Выбор формата данных в ячейке

Для форматирования данных в ячейке можно воспользоваться кнопками на Панели инструментов или диалоговым окном Формат ячеек, вкладкой Число (рис.4.2).

В левой части диалогового окна Формат ячеек представлен список всех возможных форматов отображения данных в ячейках:

- для числовых – общий, числовой, денежный, финансовый, экспоненциальный, процентный, дробный;

- для текстовых – текстовый;

- для даты и времени – дата, время;

- для работы с базами данных и списками адресов – дополнительный.

Здесь отображается преобразованное форматом число

Рис. 4.2. Диалоговое окно «Формат ячеек» вкладка «Число»

Внутри каждого формата используйте доступные настройки представления отформатированного числа. Например, в формате Числовой (рис. 4.2) с помощью счетчика Число десятичных знаков можно указать число десятичных знаков после запятой, а с помощью флажка Разделитель групп разрядов задать пробел после тысячного разряда в целой части числа (рис.4.3).

Пробел между разрядом тысяч

 

Рис. 4.3. Представление числа в поле Образец

В формате Экспоненциальный обратите внимание на символ Е, обозначающий 10, последующие цифры обозначают степень десяти (запись числа на рис.4.4 равносильна записи 2,79*10³).

Рис.4.4. Представление числа в формате Экспоненциальный

Помимо «готовых» форматов в Excel предусмотрена возможность создания собственных (пользовательских) форматов. В списке Числовые форматы выберите Все форматы (рис.4.5). Для обозначения пользовательских форматов используется набор специальных символов шаблона: 0? #;;;; " " * и др, назначения которых представлены в таблице 4.1. [1]

Ввод символов шаблона пользовательского формата

Рис.4.5. Создание пользовательского формата

Таблица 4.1

Назначение символов

Символ	Назначение
	определяет количество отображаемых значащих цифр в дробной части числа. Возможны два варианта. Первый вариант имеет место, если нулей в формате указано меньше, чем цифр в форматируемом числе. В этом случае дробная часть числа будет округлена в соответствии с правилами арифметики. Так, для числа 46,786 если в поле Тип введен пользовательский формат 0,00, то в результате исходное число будет отформатировано к виду 46,79. Целая часть числа в этом случае не изменилась, но если применить пользовательский формат 0,0 к числу 2789,98, то последовательные округления, начиная с младших разрядов, достигнут цифр целой части числа 2790,0. Второй вариант имеет место, если нулей в пользовательском формате больше, чем цифр в форматируемом числе. В этом случае в результате форматирования к числу будут добавлены ведущие (перед цифрами целой части) и концевые (после цифр дробной части) нули. Например, если для числа 73,648 в поле Тип диалогового окна Формат ячеек введен пользовательский формат 0000,00000,то результат будет 0073,64800.
?	действует аналогично символу 0. Отличие в том, что ведущие и концевые нули заменяются на пробелы, что позволяет выровнять число относительно правой или левой границы ячейки.
#	действует аналогично символам 0 и? при округлении дробной части, но не вызывает появления ведущих и концевых пробелов или нулей.
“ “	позволяют вводить в конечное представление отформатированного числа символы.
/	позволяет представлять нецелое число в виде дроби с числителем и знаменателем.
*	позволяет заполнять символами пробелы, предшествующие числу. Повторяет символ, следующий непосредственно за * в записи пользовательского формата. Работает только с числовыми данными и применяется для исключения возможности приписывания цифр слева от числа, например в бухгалтерских документах.
;;;	позволяет скрыть содержимое ячейки на экране. Ячейка лишь видится пустой, но записанная в ней информация не уничтожена – в строке формул содержимое ячейки продолжает отображаться. Чтобы скрыть числовые данные, достаточно одиночной точки с запятой (;), а для скрытия символьных данных требуется ввести три точки с запятой (;;;).

Пробел в конце символов шаблона форматирования позволяет округлить число до тысяч. Два пробела в конце шаблона округляют число до миллионов.

Пробел внутри шаблона позволяет установить пробел в форматируемом числе для отделения разрядов тысяч, миллионов и т. д.

Условное форматирование

Условное пользовательское форматирование позволяет программировать применение того или иного формата представления данных в ячейке в зависимости от выполнения или невыполнения некоторых условий. Условный пользовательский формат можно создавать самостоятельно, а можно воспользоваться мастером условного форматирования.

Самостоятельное составление условного формата

Как и рассмотренные выше пользовательские форматы, условный формат записывается в поле Тип. Он имеет четыре секции, разделенные точками с запятой (без пробелов). В первой секции записывается формат, который следует применить к числу в ячейке, если это число окажется положительным. Во второй секции записывается формат, который надо применить, если число окажется отрицательным. Формат в третьей секции предусмотрен на случай, если число окажется равным нулю. В четвертой секции указывается формат, если в ячейку будет введено не число, а символьная информация.

В секциях, помимо рассмотренных выше пользовательских форматов, можно указывать цвет, заключая его название на русском языке в квадратные скобки. Предусмотрены следующие названия цветов: Белый, Черный, Зеленый, Красный, Синий, Голубой, Желтый. Обратите внимание, что слова Черный, Зеленый, Желтый пишутся через е, а не через ё. На рис.4.18 приведен пример записи условного формата для изменения цвета представления данных, вводимых в ячейку (рис.4.6). Если пользовательский формат представления чисел не указан (символы 0 #?), то по умолчанию применяется один из основных форматов.

	Если число >0		Если число <0		Если число =0		Если не число

 

Рис. 4.6. Пример записи условного формата для изменения цвета

В условный формат можно включать пользовательские форматы.