Розділ №3 . Методика аудиту операційних витрат тов «брокер Сервіце Гроуп» в умовах застосування комп'ютерних інформаційних систем

З економічної точки зору витрати – це спожиті матеріальні, трудові і фінансові ресурси в процесі виробництва й реалізації продукції та управління підприємством.

Відповідно до П(с)БО 16 «Витрати», витрати – це зменшення економічних вигод у вигляді вибуття активів або збільшення зобов’язань, внаслідок чого зменшується власний капітал.

Відповідно проведеного аналізу виявлено, що існує певна розбіжність між ознаками видів діяльності й здійсненими витратами, фінансовими результатами від них. Щоб уникнути такої невідповідності, слід запропонувати чітко розмежовувати види діяльності та операції, які до них належать. У зв’язку з цим необхідно внести зміни назв рахунків у Плані рахунків та класифікація доходів та витрат [10,11].

У зв'язку з необхідністю відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності витрат у розрізі видів діяльності доцільним було б послідовне відображення витрат, згрупованих за видами діяльності, з метою забезпечення наочності інформації, що надається, та зручності складання «Звіт про фінансові результати» («Звіт про сукупний дохід»). Як відомо, діюча форма передбачає визначення спочатку фінансового результату від основної діяльності, а потім відображення доходів від фінансової та інвестиційної діяльності, а потім витрат від фінансової та інвестиційної діяльності з метою подальшого формування відповідних фінансових результатів [15,17].

Розглядати питання удосконалення обліку на рівні підприємства, то слід зазначити, що постановка задачі – це формування початкових посилань, необхідних для розв’язання задачі, і описання її математичного змісту. У постановці задачі відображаються її організаційно-економічна суть, зміст постановки, періодичність розв’язання, зв’язок задачі з іншими задачами, організація збирання початкових даних або використання наявних у базах даних, часові обмеження на видання розв’язку задачі [21].

Використання автоматизованого рішення задач обліку витрат базується на підготовці веденні інформації до обробки, яка включає первинні документи.

На сучасному етапі підприємствам необхідна автоматизована система обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дозволяє забезпечити:

· повне та своєчасне задоволення інформаційних запитів користувачів;

· виконання контрольних та аудиторських завдань, з метою отримання необхідної інформації про наявні відхилення;

· отримання автоматизованим шляхом готових комп'ютерних управлінських рішень;

· аналіз та прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства. Застосування обчислювальних машин призвело до змін в організаційній структурі та процесі прийняття рішень керівництвом. Значна кількість робіт на рівні середнього керівництва була виключена. В результаті обчислювальні машини вивільнили керівників середнього рівня від прийняття однотипних рішень та паперової роботи і таким чином дали можливість сконцентруватися на творчих завданнях [31].

Системний підхід до автоматизації обліку доходів, витрат і фінансових результатів передбачає машинне оформлення:

· первинної облікової інформації − документів та носіїв;

· ведення аналітичного та синтетичного обліку;

· ведення зведеного обліку, складання періодичної та річної звітності;

· машинну реалізацію інформаційно-довідкового забезпечення, контрольно-аналітичних функцій бухгалтерського апарату;

· оформлення управлінських рішень;

· машинну реалізацію передачі підсумкової інформації системи автоматизованого обліку, тобто інформаційного забезпечення даними про результати господарської діяльності підприємства.

Існують великі багатомодульні облікові програми договірної роботи (наприклад, «1С: Бухгалтерія 8.2»),що дозволяють автоматизувати процес укладання договорів і описувати їх реквізити, основні і додаткові умови в декілька етапів. Після оформлення та затвердження договору він з'являється в реєстрі виконаних договорів і стає доступним в інших модулях системи. Під час подальшої роботи можна формувати рахунки, замовлення, платіжні доручення та накладні відповідно до стадій виконання договорів.

Методика документування при цьому наступна: рахунки і замовлення прикріплюються до договорів, а накладні, акти виконаних робіт і платежі можуть прикріплюватись як до рахунків, так власне і до договорів. При цьому робота з типовими первинними документами, створення регістра (журналу) документів. На відміну від типових операцій первинні документи на основі типових форм можна оформляти до здійснення господарської операції [22,39].

Сукупний аналіз за різними видами договірної діяльності здійснюється в звітах. За допомогою них можна:

· переглянути зведений реєстр договорів;

· сформувати оперативне зведення по контрагентах, що уклали договори з підприємством;

· вивести борги за конкретним договором на конкретну дату;

· перевірити розрахунки за конкретним договором тощо.

Таким чином, у модулі обліку договірної діяльності можна отримати повну інформацію про стан справ за будь-яким договором в різноманітних розрізах. Інформація надається в оперативному режимі і дозволяє користувачу приймати управлінські рішення відповідно до реального стану справ.

Щоб здійснювати чіткі, правильні розрахунки в обліку електронних програмах, необхідно створити об'єкти нормативно-довідкової інформації:

· реквізитів контрагентів (організації або фізичні особи, що мають договірні відносини з підприємством);

· інформацію про агентів (структурний підрозділ або відповідальна особа, що несе відповідальність по укладанню і виконанню договору);

· інформації про укладені договори (документ, що є підставою здійснення операцій).

Сучасні програмні продукти для бухгалтерії, в тому числі і «1С: Бухгалтерія 8.2» дозволяють вести не тільки синтетичний, але й аналітичний облік господарських операцій. Навіть прості програми для малих підприємств, які мають тільки один рівень аналітичного обліку, дозволяють одержувати інформацію про фінансові результати діяльності підприємства.

Відповідно програми «1С: Бухгалтерія 8.2» можна автоматизувати наступні операції:

· укладання договору – введення первинного документу «Договір постачання» в базу даних програми;

· надходження коштів на поточні рахунки підприємства за договором на підставі банківських документів – формування записів по дебету рахунків грошових коштів і кредиту відповідних рахунків;

· формування звітів по договорах, завершених до настання встановленого строку;

· формування звіту за договорами, за якими на дату початку дії договору не відбулося руху грошових коштів або матеріальних цінностей.

Універсальною програмою на даний момент є програма «1С-Підприємство 8.2», що призначена для автоматизації всіх розділів обліку, підготовки первинних документів і звітності і може бути використана для підприємств будь-якого типу. Тому, що вона складається з двох частин — технологічної платформи (яка, у свою чергу, ділиться на три компоненти — бухгалтерський облік, оперативний облік і розрахунок) і прикладних рішень.

ТОВ «Брокер Сервіце Гроуп» використовує для ведення бухгалтерського обліку автоматизовану форму бухгалтерського обліку, а саме комплексну бухгалтерську програмну систему «1С: Бухгалтерія».

Процес автоматизації обліку витрат передбачає три етапи обробки інформації:

· на першому здійснюється вибір з бази даних (БД) інформації в залежності від показників, які обліковуються (витрати за елементами, доходи за місцями виникнення тощо), і формується в пам’яті ЕОМ робочий аналітичний масив;

· на другому інформація кожного робочого масиву перетворюється в синтетичні дані згідно з алгоритмом їх обробки (всі операції відображуються на рахунках);

· на третьому здійснюється формування вихідних документів (вихідної інформації, відеограм) у вигляді зведених відомостей, Головної книги, які використовуються обліковими службами підприємства для прийняття обґрунтованих управлінських рішень і складання бухгалтерської звітності.

Використання автоматичної системи обліку інформації зосереджується на:

· її описанні, тобто визначення складу вихідної інформації;

· функціонального призначення;

· конкретного користувача обліковою інформацією;

· відповідного періоду, за який здійснюється розробка вихідної інформації (за добу, декаду, місяць, рік).

Вихідна інформація повинна мати такий склад:

· шапку, в якій зазначається назва підприємства;

· ідентифікатор;

· назву форми;

· період за який вона складається.

У змісті форми друкується назва показників, їх цифрове значення і кореспонденція рахунків. Після завершення складання усіх форм здійснюється узагальнення результатів обліку в звітності і розробляються заходи, які спрямовані на поліпшення результатів господарської діяльності підприємства, зокрема на збільшення прибутку, а також обґрунтування оптимальних управлінських рішень.

Комп’ютеризація інформаційних систем як внутрішнього, так і зовнішнього аудиту є гарантом розвитку та підвищення ефективності управління підприємством. Сьогодні актуальним є пошук шляхів зниження витрат робочого часу аудитора та його оптимізація, що може задовольнити високоякісне комп’ютерне забезпечення. Крім того, майбутнє комп’ютеризації аудиту визначає його здатність орієнтуватися на інвесторів, власників, акціонерів, а отже, задовольняти інформаційні вимоги різних напрямків аудиту. Зазначимо, що проблемою залишається оптимальний вибір відповідного забезпечення для аудиту та безпосередньо застосування відповідного продукту.

Теоретичні аспекти проблем комп’ютеризації аудиту досліджували такі вітчизняні та зарубіжні науковці, як М.Т. Білуха, Ф.Ф. Бутинець, В.П. Завгородній, О.В. Оліфіров, С.В. Івахненков, Б.Е. Одінцов, В.І. Подольський, А.Н. Романов, Г.В. Федорова, Е.Л. Шуремов та ін. Вони визначили теоретично-методичні підходи, що застосовують аудитори під час комп’ютеризації, сформували основні вимоги щодо автоматизації аудиту на основі вітчизняних, а також міжнародних стандартів.

Зміцнення позицій аудиту в Україні, його наближення до міжнародних традицій аудиту та принципів вимагає актуалізації здатності та ефективності використання новітніх технологій організації аудиту на основі використання персональних комп’ютерів. Отже, важливі зміни в аудиті повинні торкнутися технології ведення аудиторських перевірок, насамперед на основі застосування комп’ютерних програм аудиту [30].

За допомогою комп’ютерних інформаційних систем аудит операційних витрат став би в рази ефективніше. За допомогою технологій можливо проводити онлайн опитування, використання автоматичних бланків, автоматичне складання планів аудиту та програм. Ефективний аналіз результатів діяльності підприємства, зокрема операційних витрат і аналітична допомога в складанні висновків.

Впровадження використання комп'ютерної техніки і технології в аудиті існує певне коло проблем:

· низький рівень розвитку аудиторського ринку, викликаний незначним періодом його становлення;

· бездумна комп'ютеризація аудиту може призвести до такої його автоматизації, яка потягне за собою ряд помилок при проведенні аудиту;

· різна галузева спеціалізація клієнтів аудиторських фірм, що при динамічно мінливому законодавстві заважає детально налагодити спеціалізовані системи на усі можливі випадки;

· необхідність розроблення методичних підходів реалізації трансформаційних процедур перетворення фінансових звітів по заданих форматах, не розголошуючи при цьому комерційну таємницю аудиторів;

· низький рівень комп'ютерної грамотності користувачів [39].

Наразі аудиторські фірми розробили і використовують спеціальні інформаційні системи та програми, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньо-фірмових і Міжнародних стандартів, їх можливості наведені в таблиці 3.1 [29,40].

Таблиця 3.1