Методичні рекомендації щодо написання ділових листів

Адреса на конверті друкується на машинці. Номер будинку пишеться перед назвою вулиці, а місто – після вулиці і району.

Якщо конверт адресовано в Лондон, то після слова London ставлять скорочене позначення відповідного почтового району – Е.С.,Е.С.1,Е.С.2, N.W., W.C. – та інші (E.C. – East Central; N.W. – North West; W.C. – West Central).

Якщо конверт адресується за корон, то після назви міста пишеться також назва країни.

Над адресом великим шрифтом друкують слова, які вказують на спосіб відправки, а саме:

Registered (заказаний),

Air Mail (повітряною поштою),

Express Delivery (з терміновою доставкою)

To be Called for (до потреби)

REGISTERED Stamp Messrs, Smith. & Co., Limited 25 Leadenhall Street, London E.C. England

 

Stamp The Modern Machine Tool Corporation, 280 Lincoln Street, Chicago, Illinois, U.S.A.

Зворотна адреса пишеться на лицьовій стороні конверта або на його зворотній стороні. Йому часто передує надпис: «If not delivered, please return to…» (далі йде адреса відправника).

Якщо лист адресується особі, чию точну адресу ви не знаєте, то його потрібно направити в будь-яку організацію, з якою отримувач підтримує ділові зв’язки і яка може передати або переслати йому цей лист. Тоді перед назвою організації пишуть слова In care або Care of (скорочено С/о). Ці слова означають «на дорученні» і вживаються в розумінні «по адресі». Наприклад, лист інженеру об’єднання, який поїхав у відрядження в Нью-Йорк і зв’язаним по роботі з організацією Амторг, може бути адресовано наступним чином:

Stamp Mr. A.B. Ivanov, C/o Amtorg Trading Corporation, 20 Madison Avenue, New York, N.Y. U.S.A

Якщо лист адресується в США, то необхідно після назви міста вказати назву штату. Пояснюється це тим, що в різних штатах США є міста з однаковими назвами. Наприклад, в США є п’ять міст з назвою Нью-Йорк, п’ять – з назвою Філадельфія, дванадцять – з назвою Бостон і т. д.

Назви штатів часто скорочують, за винятком назв: Idaho, Iowa, Maine, Ohio, Texas i Utah.

Скорочення назв амереканських штатів

AK (Alaska), AL (Alabama), AR (Arkansas), AZ (Arizona), CA (California), CO (Colorado), CT (Connecticut), DC (District Columbia) DE (Delaware), FL (Florida), GA (Georgia), HI (Hawaii), ID (Idaho), IL (Illinois), IN (Indiana), IA (Iowa), KS (Kansas), KY (Kentucky), LA (Louisiana), MA (Massachussetts), MD (Maryland), ME (Maine) MI (Michigan), MN (Minnesota), MO (Missouri), MS (Mississippi), MT (Montana), NB (Nebraska), NC (North Carolina), ND (North Dakota) NH (New Hampshire), NJ (New Jersey), NM (New Mexiko), NV (Nevada) NY (New York), OH (Ohio), OK (Oklahoma), OR (Oregon), PA (Pennsylvania), RI (Rhode Island), SC (South Carolina), SD (South Dakota), TN (Tennessee), TX (Texas), UT (Utah), VA (Virginia), VT (Vermont), WA (Washington), WI (Wiscosin), WV (West Virginia), WY (Wyoming)

 

Назва міста Нью-Йорк в штаті такої самої назви пишеться двояким способом:

New York, N.Y. або New York City.

 

Комерційний лист має бути коротким, тобто воно не повинно мати нічого зайвого, крім того що сталося необхідно повідомити адресату листа.

Комерційні листи зазвичай пишуть по встановленій формі на надрукованих типографічним методом бланках.

 

Його прийнято ділити на наступні частини:

1. Назва і адрес відправника листа (заголовок).

2. Дата відправки листа.

3. Назва і адреса отримувача листа (внутрішня адреса).

4. Вступне звернення.

5. Основний текст листа.

6. Завершувальне привітання.

7. Підпис.

Питання для самоконтролю

Написати діловий лист,оформивши його відповідним чином.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

 

Оцінка________________ Викладач____________________

САМОСТІЙНА РОБОТА № 5

 

Дисципліна: «Іноземна мова за професійним спрямуванням»

Тема для самостійного опрацювання: Презентації. Конференції. Структура діалогу загально наукового характеру. (4год.)

Література: Карпусь І.А. «Английский деловой язык»; Письменная О.А. «Английский для офиса»; Деловой английский. English for business; Богацкий И.С., Дюканова Н.М. Бизнес-курс английского языка; двомовний англо-український, українсько-англійський словник

О.М.Павліченко «Граматичний практикум».

Завдання для самостійної роботи:

1.Прочитати, перекласти діалог

2.Приступити до виконання завдань, що подані у вигляді лексико – граматичних вправ

3. Проектна робота: ситуація ділового спілкування

 

Вправи:

Exercise 1. Read and translate the dialogue:

(Peggy Forman is talking with Jeff Downing, another administrative assistant in her company)

 

Jeff: How are you today, Peggy?

Peggy: Oh, fine thanks.

Jeff: Glad to heart that. By the way, are you familiar with the organizational chart for the company?

Peggy: No, I am not. What is it like actually?

Jeff: Well, the chart shows how the employees are divided into groups. It gives one an overview of the chain of command in the company.

Peggy: I see. The position can be line and staff ones.

Jeff: Yes. The subject is not new to you. What else do you know about it?

Peggy: As far as I know a worker in a line position receives orders from his immediate subordinate.

Jeff: Exactly, that`s the line chain of command.

Peggy: A worker in a staff position reports directly to a line worker but he neither gives nor receives orders for line workers. Am I right?

Jeff: Yes, you are. But someone may have line authority over people in his department and not be considered a line administrator.

Peggy: How can it be?

Jeff: That`s possible when a whole department is a stuff department. For example, in our company the head of the credit department or the personnel department can hardly ever be president of the company.

Peggy: And what do the people in staff departments do, how is their work different?

Jeff: Well they are usually busy with services and they could do the same service for any company. So they are not in the line.

Peggy: It seems to be rather complicated.

Jeff: It only seems so. I think the chart should help.

Peggy: Oh, sure. But, Jeff, would you explain me what span of control is?

Jeff: Oh, span of control refers to the number of people whom one manages directly.

Peggy: Can you give me an example?

Jeff: Well. The President of your company directly manages the Vice-President of Production, the Vice-President of Marketing and the Controller. Thus, his span of control includes three people.

Peggy: Yes, now I see. Thank you for your help.

Jeff: Not at all. Why don`t we go to the coffee stall and have a snack together?

 

Active vocabulary

organizational chart організаційна схема

line position лінійна посада

staff position штатна посада

immediate superior безпосередній керівник

immediate subordinate безпосередній підлеглий

line chain of command лінійна структура підпорядкування

to report повідомляти, доповідати

credit department кредитний відділ

span of control сфера безпосереднього підпорядкування

vice-president of production віце-президент з виробництва

vice-president of marketing віце-президент зі збуту

controller головний фінансист

 

Exercise 2. Give affirmative and negative answers to the questions:

M o d e l: Have you examined the organizational structure of the company yet?

Yes, I have already examined it. No, I haven`t examined it yet.

 

1. Have you reported to the controller yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

2. Have you settled this problem with the manager yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

3. Have you learned line and staff positions of the company yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

4. Have you got acquainted with your immediate superior yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

5. Have you heard about his span of control yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

6. Have you met your immediate subordinates yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

7. Have you passed your report to the credit department yet?

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

Exercise 3. Change the sentences according to the model:

M o d e l: A staff employee doesn’t give orders.

A staff employee doesn’t receive orders.

A staff employee neither gives, nor receives orders.

 

1. He isn’t a Controller. He isn’t a sales manager.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

2. The head of credit department doesn’t advise to President. The head of the credit department doesn’t want to hold a position of general manager.

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

3. He doesn’t want to hold a position of vice-president of marketing. He doesn’t want to hold a position of general manager.

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

4. A credit department doesn’t have direct authority over a line department. A personnel department doesn’t have direct authority over line department.

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

5. I don’t want to talk with the Boss. I don’t want to talk with the Controller.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

6. She doesn’t like to give orders. She doesn’t like to receive orders.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

7. Jacky doesn’t want to attend annual meeting of shareholders. Susan doesn’t want to attend annual meeting of shareholders either.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Exercise 4. Answer the questions:

1. What position in your company do you want to hold?

________________________________________________________________

________________________________________________________________

 

2. What do you like more: to give orders or to receive orders?

______________________________________________________________

______________________________________________________________

3. Do you want to work in a staff department or in a line department? Give your reasons.

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Питання для самоконтролю: