Путь к успеху. Составляем списки дел

Список дел похож на внешний жесткий диск, поддерживающий вашу память. Он позволяет полностью сосредоточиться на самих делах, а не удержании их названий в памяти. То, что казалось ужасно трудным, становится выполнимым. Но когда такие списки используются неправильно, они могут стать дополнительными источниками стресса. Рекомендую следовать простым правилам.

Выбирайте подходящий вам формат списков. Если вы привыкли к письменному фиксированию своих планов и дел, то для вас естественным будет использование блокнотов или дневника. Если же вам больше нравится работа с современной техникой, воспользуйтесь мобильным телефоном и другими портативными устройствами. При этом вы можете получить определенные преимущества: синхронизировать ваш список с календарем, составить заметки-напоминания на важные даты и легко обновлять эту информацию. Есть различные приложения и онлайн-ресурсы, значительно упрощающие работу по планированию ваших дел и контролю их выполнения. Помните, что списки должны облегчать вам жизнь, а не наоборот. Так что выбирайте любой формат, который больше всего соответствует вашему ритму жизни и характеру.

Пусть списки будут простыми и выполнимыми. Чем более сложными окажутся списки ваших дел, тем с меньшей вероятностью вы будете строго придерживаться их и тем труднее вам покажутся задачи. Усложнение и перегрузка списков ненужной информацией обернутся дополнительной стрессовой нагрузкой и даже могут помешать выполнению задач. Дополнительным стрессом может стать и попытка достижения слишком большой цели. Пункты списка должны быть простыми и понятными. Вместо того чтобы пытаться одним махом решить огромную задачу, попробуйте разбить ее на мелкие части и решайте их по очереди. По мере продвижения у вас будет сохраняться мотивация к тому, чтобы добиться и поставленной вами большой цели.

Систематизируйте списки по времени достижения целей. Система­тизируйте списки так, чтобы не смешивать задачи, которые требуют значительного времени, с относительно краткосрочными. Перемешивание таких задач и целей может негативно отразиться на вашей способности их выполнить. Сгруппируйте задачи, которые должны быть решены в данный конкретный день, отдельно от тех, которые можно решить позже. Дэвид Аллен, автор бестселлера «Как привести дела в порядок», утверждает, что если в списке ваших дел на сегодня есть то, что может подождать до завтра, то оно отвлечет вас от задач, которые необходимо решить именно сегодня. Аллен рекомендует тщательно записывать и систематизировать дела, цели и задачи, которые вам предстоит решить. Он считает, что мы должны иметь отдельный список неотложных дел «на сегодня» и «ближайшую перспективу». Также нужно составить «более толстые файлы» для дел на следующий месяц и следующие 12 месяцев. Аллен рекомендует иметь под рукой списки на сегодня и ближайшую неделю, а «списки будущего» хранить в отдель­ных папках в другом месте и просматривать раз в неделю-две, выделяя те позиции, которые должны быть перенесены в списки ближайших текущих дел.

Систематизируйте списки по целям. «Материальные списки» (например, списки покупок, ведомости или списки приглашенных на вечеринку), конечно, имеют какую-то цель — прежде всего снизить стрессовую нагрузку из-за боязни что-то забыть. Но их нужно отделять от тех, в которых формулируется решение конкретных задач. Помните, что в таких списках не может быть недоговоренностей и неясностей. Например, пункт «Подумать о летнем отдыхе семьи» неконкретен и расплывчат. Лучше формулировать задачу иначе: «Подобрать конкретное место отдыха и гостиницу для летнего отпуска». Она предполагает получение определенного результата или решения. Расплывчато звучит и задача «Проработать вопрос о покупке для нашей семьи идеального дома». А вот если в ней выделить четкую цель «Открыть накопительный счет на сумму 500 долл. для приобретения дома», то это уже требует конкретного действия и результата.

Систематизируйте списки целей по сферам жизни. Отделяйте списки личных целей от рабочих. Это позволит вам избежать отвлекающих моментов. Например, если вы работаете со списком задач, где обозначены сроки завершения рабочих проектов, запись «Позвонить ветеринару и договориться о посещении» отвлечет вас от важных дел, станет раздражающим фактором и ослабит внимание к решению актуальной задачи.

Расставляйте дела в ваших списках по их приоритетности. Каждый день просматривайте свои списки дел и расставляйте в них приоритеты, используя буквы алфавита (А, Б, В и т. д., в порядке убывания срочности и важности). Литерой А обозначайте самые важные дела, Б — следующие в очереди, а В — те, которые могут подождать.

Искореняйте в себе медлительность. Если вы заметите, что один и тот же пункт в вашем списке дел назойливо «выскакивает» перед вашими глазами, то, скорее всего, вы слишком медлительны и желаете отложить дело в долгий ящик. К сожалению, от медлительности или нерешительности никто не застрахован. Они проявляются в следующих ситуациях: 1) когда мы не испытываем острой необходимости в выполнении этого пункта плана или считаем его не слишком важным; 2) если поставленная нами задача слишком трудна; 3) когда пункт важен, но мы настолько не заинтересованы в решении этой задачи, что готовы смириться с негативными результатами от ее невыполнения, чем что-то сделать, чтобы вычеркнуть ее из списка. Если решение задачи откладывается по первой причине, то ее и не нужно упоминать среди первоочередных. Если действует вторая причина, то вам могут помочь время, совет со стороны или даже участие кого-то из вашего окружения в ее решении. Если же вы имеете дело с третьей причиной, попросите помощи, чтобы облегчить задачу. Можно поместить ее в категорию первоочередных. Это будет означать, что только после ее решения вы можете перейти к другим, более приятным делам. Если при этом вам удастся закончить дело, то вы получите большое моральное удовлетворение.

Анализируйте ход выполнения дел и вознаграждайте себя. В конце каждого дня просматривайте список дел, чтобы увидеть, чего вам удалось достичь. Если остались невыполненные пункты, то при составлении списка на следующий день внесите их первыми. Если вы увидите, что в этот день вам удалось решить особенно сложные или трудозатратные задачи, потратьте несколько минут на то, чтобы вспомнить ваше достижение. Наградите себя за него небольшим отдыхом или чем-то приятным.