Методи і засоби аналізу матеріалів обстеження

 

Зібраний у процесі обстеження великий і різноманітний матеріал необхідно проаналізувати, що іноді зробити надто важко з огляду саме на цілі обстеження і його аналіз. Зважаючи на це для обробки даних застосовують різні методи, вибір яких залежить від конкретних задач аналізу, можливості використання ЕОМ, кваліфікації розробників та інших факторів.

Системний аналіз – дослідження реальної або проектованої системи для визначення інформаційних потреб і процесів системи, а також їх співвідношень між собою.

Можемо класифікувати методи, які використовуються по ознаці застосування ЕММ і ЕОМ.

Без застосування ЕОМ або графічні методи дають змогу відобразити: організаційні, функціональні, виробничі та загальноекономічні характе-ристики об’єкта, який вивчаємо, і їх взаємозв’язки, послідовність впливу окремих факторів, порядок формування як первинних, так і результатних показників.

Для того щоб показати складний, багатоступеневий зв’язок у дослід­жуваних об’єктах, процесах і явищах, застосовують таблиці, графіки, діа­грами і структурні схеми для аналізу динаміки якого-небудь процесу (випуск продукції за кілька років, аналіз трудових ресурсів і т.п.).

Головна вимога – компактний, логічно побудований запис чи відоб­раження у вигляді символів, який дає змогу легко вносити зміни і доповнення в розглядуваний процес, можливості використання прийнятої термінології (символіки) та інших умовних позначень для скорочення текстових нотаток.

Залежно від цілей і задач дослідження потоки інформації можна вивчати, описувати і аналізувати на макро- чи мікрорівні.

На макрорівні аналізують загальну структуру і схеми функціо-нування інформаційної системи, вдосконалюють документопотік.

Табличне зображення дає змогу судити про рух документів між окремими підрозділами об’єкта, виконавцями. По вертикалі записують роботи чи функції, по горизонталі – організовують структуру об’єкта. Документи позначають прямокутниками, а їх – рух лініями. На базі таблиць будують схеми руху документів, виявляють методи обробки і заповнення документів.

Для більш поглибленого аналізу періодичності формування документів і отримання об’ємних характеристик складають карту обстеження документопотоків. У ній можна наводити: код і найменування підрозділу, код і найменування документа, номер затвердженої форми, код підрозділів по маршруту документа, код періоду складання, код вихідних документів, код і найменування задачі, об’ємні характеристики (кількість рядків, знаків). Недолік – відсутність наглядності через статичність відобра­жуваних у картах інформаційних сукупностей.

При побудові оперограм увесь процес обробки інформації поділяють на елементарні операції, які розглядають як найменшу логічно закінчену частину всього комплексу досліджуваного процесу. Кожну елементарну операцію, носій інформації і т.п. відображають на оперограмі у вигляді умовного запису. У середині можна записувати номер документа та інші пояснення (рис. 4.1).

 

Рис. 4.1. Фрагмент оперограми

 

Переваги: наочність відображення не втрачає, якщо шлях документа складний; досліджується не лише порядок руху документів, а й засоби обробки змісту в них даних, можуть вноситися також рекомендації щодо їх вдосконалення.

Структурні схеми інформаційного складу функцій і процесів відбивають взаємозв’язок процесів, вхідну і вихідну інформацію, яка використовується, джерела інформації та ін. (рис. 4.2).

 

 

Рис. 4.2. Структурна схема розрахунку зведеної потреби
в матеріалах на рік

 

Побудова таких схем полегшить перехід до процесу проектування, оскільки видно логічну послідовність виконання операцій і можливість зміни порядку обробки даних, суміщення окремих операцій, раціональної побудови вихідної інформації і т.п.

Для детального аналізу інформаційної системи документопотоки аналізують іще на мікрорівні. Досліджують зміст інформаційних носіїв, аналізують інформаційні сукупності, показники, атрибути (реквізити). Найбільшого поширення набуло табличне зображення показників, що аналізуються, – «Карта обстеження інформаційних потоків за показни-ками», яка містить код підрозділу, код документа, найменування показника, код показника, джерело формування показників (номер документа, номер показника, найменування показника, код показника, алгоритм формування показника).

Графічний метод застосовують для опису потоків невеликої розмірності. Головний елемент документа – Dj (j = 1, 2,..., m), компоненти документа – К, набір компонентів – Djk. Інформаційна множина – це найменування, які збігаються за змістом окремих компонентів, що входять до складу всіх документів досліджуваної інформаційної системи. Однак при збільшенні розмірностей потоку трудомісткість і складність використання цього методу різко зростають, а це обмежує практичне застосування.

Інформація про діючу систему управління деталізується і уточнюється в міру заповнення документації. Якщо виконують які-небудь роз­біжності за одними і тими самими показниками, потрібно провести додаткове дослідження для виявлення достовірної інформації. Вся інформація, отримана при вивченні діючої системи, міститься в розглянутій документації, сукупність якої є формалізованим описом моделі діючої системи.

Основою створення інформаційної системи є модель системи управління, яка відбиває склад об’єкта, характер взаємодії його елементів і їх особливості. На цій стадії головна мета обстеження – отримання необхідних відомостей і побудова моделі системи управління. Ця модель повинна відбивати всі функції об’єкта, показники, які при цьому використовуються, схеми, процедури, їх рух і розробку. Вона може мати вигляд інформаційної схеми, яка містить близько 4 тис. показників, пов’язаних між собою відповідними процедурами обробки. Наявність повної робочої моделі на перших етапах створення іформаційної системи не є необхідною умовою. На першому етапі створюється концептуальна (принципова) модель системи управління як методичної основи створення інформаційної системи. На другому – здійснюється розробка детального обмеженого першочергового переліку функцій управління або комплексу моделей управління діяльністю об’єкта. Так, на схемі даних (ГОСТ 19.701–90 «Схемы алгоритмов, программ, данных и систем») показано шлях даних при розв’язанні задач і визначено етапи обробки, а також різні носії даних, які застосовуються (рис 4.3).

Модель проблемної сфери – це параметричне формалізоване зображення процесу циркуляції і обробки інформації в системі виробництва і управління, яка відбиває дійсність у спрощеному вигляді.

 

 

 

 

Рис. 4.3. Схема даних з обліку відвантаження готової продукції у відділі збуту

 

Отже, при проектуванні інформаційної системи застосовують методи з використанням ЕММ і ЕОМ: сіткову модель, матричну модель, графоаналітичний метод, опис процедур на алгоритмічній мові, динамічну інформаційну модель.

Сіткова модель відбиває взаємозв’язки функцій і процесів правління, вона будується за окремими функціями управління, підрозділах і об’єкта в цілому. Під подією розуміють певний документ, який містить результат конкретного процесу, під роботою – виконання працівниками управління логічних, арифметичних та інших операцій з формування документа, який розглядається. Вона дає змогу здійснювати комплексний аналіз функцій управління, виявляти вузькі місця, аналізувати тенденцію розвитку потоків інформації, прогнозувати функціонування всієї системи. Проте ця модель не дозволяє виявити зміст повідомлень, які передаються, і неповно характеризує складний документообіг.

Матрична інформаційна модель є шахова таблиця, в якій записують у рядках і стовпцях документи і показники, а на перетині відмічають їх взаємозв’язки у системі управління, що дає змогу визначити, скільки разів і для створення яких показників використовується кожний із них. У таблиці виділяють чотири квадранти. У першому квадранті підсумок по кожному стовпцю показує, скільки показників використовується для формування показника, записаного у даному стовпці, а підсумок по рядку – скільки разів показник даного рядка використовується при створенні інших показників. Перший і третій квадранти дають уявлення про застосування кожного із показників, другий і четвертий – виявляють осідання показників, перелік показників, які надійшли, знову розраховані й не використовуються у подальшій роботі.

За допомогою матричних моделей можна раціоналізувати документопотік, виявити дублювання в документах і показниках, встановити надмірні показники і документи, виявити показники, яких не вистачає. Недоліки: не дають уявлення про детальну постановку задач з метою їх алгоритмізації, неповно відбивають динаміку інформаційних потоків, не відображають технології обробки документів. (Модин А. А. и др. Исследование и анализ потоков информации на промышленных предприятиях. – М.: Наука, 1970).

Графоаналітичний метод передбачає відображення потоків інформації у вигляді орієнтованого графа, вершини якого відбивають певні структурні одиниці (підрозділи об’єкта), а ребра – інформаційні потоки і засоби передавання. Опис потоків інформації зводиться до заповнення уніфікованої таблиці закодованими даними на спеціальній мові. Обробка таблиць виконується на ЕОМ. За допомогою цього методу можна виявити у потоках інформації ту, що дублюється, встановити динамічні характеристики інформаційних потоків (обсяг даних по кожному документу, методику його формування і т.п.).

Опис процедур на алгоритмічній мові дає змогу схарактеризувати процес обробки інформації, який аналізується, і розробити програми автоматизації процесу руху інформаційних потоків, їх удосконалення, інтеграції і т.п. Цей метод в основному використовується спільно з іншими методами. Однак для цих методів характерні значні обсяги ручних робіт і фрагментарне використання ЕОМ на стадії обробки даних, обстеження і моделювання процесів, які вивчаються. Як правило, вони фіксують стан системи на конкретний момент часу, на момент обстеження, що не дає змоги взяти до уваги ті зміни, які відбулися після обстеження.

Динамічна інформаційна модель будується як інформаційно-довід­кова система і може застосовуватись для спостерігання за станом системи управління у режимі функціонування об’єкта.

Інформаційне забезпечення моделі складається з трьох базисних масивів.

1. Інформація про структуру управління дає змогу отримати кіль-кісні характеристики в різних розрізах.

2. Дані про існуючі потоки інформації.

3. Дані про кожний документ, включаючи опис атрибутів.

Усі дані постійно оновлюються і віддзеркалюють реальний стан об’єкта.

Модель надає таку інформацію:

про структуру і кількісні характеристики підрозділів об’єкта;

про інформаційні та управлінські зв’язки підрозділу з іншими об’єктами і елементами системи;

про маршрути руху документів;

про технологію формування документів;

про застосування документів і реквізитів;

періодичність їх складання і т. ін.

Динамічну модель розглядають не лише як інструмент для передпроектного аналізу системи, але і як основу створюваної інформаційної системи, як динамічну стежучу за допомогою ЕОМ систему, котра може інформаційно відображати в кожний момент часу стан усіх підрозділів об’єкта і всіх його елементів у період функціонування.

Із упровадженням інформаційної технології дані стають своєрідним ресурсом економічного об’єкта. Так, набули широкого розвитку бази даних і знань під керуванням своєї СУБД. На цьому етапі виникла потреба створити словники-довідники даних (ССД) іще на етапі дослідження об’єкта. Вони суттєво змінюють методи проектування. Так, ручне проектування необхідне лише для оновлення даних, які зберігаються.

Дані в словниках-довідниках описують один раз, надалі ж, описуючи звіти, файли, програми, тільки посилаються на визначення, які вже є. Словник-довідник може формуватися вручну групою розробників інформаційної системи, яка створює формалізований опис даних і підтримує їх каталоги. Однак у цьому разі ускладнюється контроль за внесенням змін. Уникнути цих складнощів допомагають програмні системи ведення словників-довідників даних чи СУБД СДД.

ССД є динамічною інформаційною моделлю проекта інфор-маційної системи, яка супроводжує його протягом усього життєвого циклу. У ССД описують усі інформаційні побудови, що присутні в проекті, об’єкти, які їх використовують, а також взаємозв’язки між ними. У ССД може зберігатися інформація про атрибути, показники, бази даних, вхідні й вихідні повідомлення, записи, файли, програмні модулі, пакети прикладних програм, обладнання введення-виведення, документи проекту і т.п.

Первісне завантаження інформації у ССД виконується на першій стадії. На наступних стадіях життєвого циклу ССД безперервно модифікується і доповнюється, зберігаючи повну відповідність проекту, забезпечуючи його інформаційну єдність.

ССД є основою автоматизації документування проекту інфор-маційної системи. Сам проект може містити в середньому щонайменше 4000 показників, одну базу даних, близько 200 форм вхідних і 400 форм вихідних повідомлень, порядку 400 файлів, приблизно 1000 програм, 6 ППП, 20 обладнань введення-виведення, 69 документів проекту.

Без СУБД ССД його створення і функціонування має теоретичну абстракцію.

При СУБД ССД його організація і ведення зводяться до таких операцій:

внесення нових компонентів і їх зв’язків;

коригування компонентів і зв’язків;

пошук інформації, причому вхід може бути з будь-якої із зазначених складових:

виведення на друк чи на екран дисплея інформації про компоненти і зв’язки;

контроль даних, наприклад виконання накладених заборон.

У результаті проведення всіх вказаних робіт з`являються:

- доцільність і можливість створення ІС на даному економічному об`єкті;

- тип створюваної ІС (інформаційно-довідкова, інформаційно-порадницька, експертна та інші системи);

- формування загальної економіко-математичної моделі управління об`єктом в умовах ІС;

- визначення бажаних характеристик ІС і приведення техніко-економічного обгрунтування цих характеристик.

 

4.7. Розробка пропозицій щодо вдосконалення
інформаційної системи

 

Розробка пропозицій щодо вдосконалення інформаційної системи спирається на основні принципи її створення.

Обсяг, зміст і характер пропозицій встановлюються на основі аналізу матеріалів обстеження об’єкта. Можна виділити чотири групи пропозицій щодо вдосконалення організаційної та функціональної структури, документообігу, інформаційної бази, методології.

1. Удосконалення організаційної і функціональної структури передбачає необхідність реорганізації у певних масштабах структури системи та її ланок, ліквідації, введення нових чи посилення окремих напрямків взаємодії, перепорядкування виконавчих ланок системи, скорочення чи збільшення кількості управлінських інстанцій; перетворення форм керування, посилення централізації чи децентралізації функцій керування, перерозподіл прав і обов’язків посадових осіб та органів керування по вертикалі управління, впорядкування прав, обов’язків і форм взаємодії по горизонталі системи управління; уточнення положень про функції і задачі об’єктів системи і т.п.

2. Удосконалення документообігу передбачає вдосконалення процесу діловодства, впорядкування документообігу, уніфікацію форм і змісту документів, визначення складу необхідної для нормального функціону­вання системи інформації, встановлення ступеня доцільності її надмірності, погодження обсягів і періодичності потоків інформації, встановлення категорій терміновості видів інформації.

3. Удосконалення інформаційної бази передбачає вдосконалення і впорядкування нормативного господарства, систем класифікації і кодування інформації, а також систем їх ведення.

4. При вдосконаленні методології погоджують методики розв’я-зання задач, їх відповідність економіко-математичним методам, які використовуються, уточнюють постановки і розрахункові методики.

Отже, можна виявити широке коло проблем, вирішення яких ще до створення інформаційної системи дасть змогу істотно поліпшити якість керування об’єктом.