Классификация приказов, ее значение и применение

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности.

Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.

Подготовлен

Производственным отделом Л.А.Иванова

Проекты приказов составляются как правило на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения:

- были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;

- обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;

- исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управления предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.

При составлении приказа необходимо:

- увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений исходя из сроков, установленных руководителем, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;

- обеспечивать юридическое обоснование издания приказов (при необходимости иметь правильные ссылки), правильные написания наименований подразделений предприятия.

Если подготовляемый приказ изменяет или отменяет ранее изданные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них утратили силу или подлежат изменению и в какой части.

Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов, утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом количестве он может быть дан в приложении).

Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, например:

 

«Пункт 7 приказа от __________ № _________ изложить в следующей редакции: _________» (далее дается новый текст)

Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в исключительных случаях и только после рассмотрения причин срыва выполнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисциплинарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных приказов.

Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны иметь в тексте оговорку:

«В дополнение к приказу от ___________ № ________».

Наличие приложений к приказу должно обязательно оговариваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается ссылка «согласно приложению» или «прилагается», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется:

Приложение к приказу

От 15. 05. 2008 №12

При наличии нескольких приложений они нумеруются, без знака №

«Приложение 1 к приказу _________________»

Если приложением к приказу является утвержденный им документ, который впоследствии действует в виде самостоятельного документа, то на нем в правом верхнем углу проставляется гриф в соответствии с ГОСТ 6.38-90.

 

Утверждено

Приказом от 15.05.2008 №12

В приказах по основной деятельности не рекомендуется отражать вопросы по личному составу, т.к. сроки хранения этих документов различны. Допускается в приказах по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений предприятия наряду с изложением задач нового подразделения указание о назначении его руководителя.

При реорганизации предприятия или его структурных подразделений в приказе должны быть отражены все основные сведения о характере проводимых структурных изменений, передаче основных фондов, помещений, документальных материалов, оборудования и т.п. Трудовые отношения с работниками реорганизуемых подразделений оформляются приказами по личному составу.

Оформляется приказ на специально разработанном бланке «Приказ» или на общем бланке с указанием вида документа (Приложение 1).

Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Заголовок приказа начинается с предлога «О», «Об»: например:

«Об утверждении …»;

«О создании ….»

«Об итогах ….» и т.д.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, раскрывает причины, цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа, или обосновывает необходимость его выпуска.

Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:

«В соответствии ….»;

«Во исполнение ….»,

«В целях….»

«Для …».

Если приказ издается на основании и в развитие документов государственных органов, в констатирующей части указывают:

Наименование документа, автора, дату, номер, заголовок к тексту и при необходимости краткое изложение содержания документа в целом или его раздела.

Например:

«В соответствии с указом президента РФ от 1ё2.05.2008 №234 «…».

Если прказ создается на основе собственных решений, вытекающих из функций и задач предприятия, в констатирующей части должны излагаться:

-факты;

- события;

- обоснование необходимости осуществления управленческих действий.

 

Например:

«На основе анализа деятельности производственного отдела …. В целях дальнейшего совершенствования форм работы …. Приказываю:»

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов, нормативов и т.д.).

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого табулятора.

Текст распорядительной части излагается в повелительной форме и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой.

Для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручения каждый пункт должен включать:

-ответственного исполнителя;

-содержание задания;

-срок исполнения; (дата).

Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то пункт делится на подпункты.

В тексте распорядительной части следует избегать неконкретных заданий.

Последним пунктом приказа должно быть определено структурное подразделение или должностное лицо, ответственное за исполнение приказа в целом:

«Контроль за исполнением приказа возложить на …»

Согласование

Проект приказа до представления на подпись должен быть тщательно отредактирован, согласован с заинтересованными структурными подразделениями, завизирован на первом экземпляре должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую экспертизу.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект приказа.

Проект приказа по основной деятельности визируется руководителем структурного подразделения – составителя проекта, руководителями заинтересованных структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, заместителем руководителя предприятия, курирующим данный вопрос, юристом.

Заместители руководителей структурных подразделений имеют право визировать только при отсутствии руководителей, это право должно быть зафиксировано в положении об этом подразделении. Запрещается визировать приказы другим работникам.

Проекты приказов, выполнение которых требует финансового обеспечения, согласовываются с финансовым директором или главным бухгалтером.

Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет ответственность за соответствие приказа действующему законодательству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инструкциям, а также за правильность ссылок на законодательные или нормативные документы.

Юрист имеет право вносить в проекты приказов редакционные поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязывать исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить дополнительное согласование.

Визы проставляются в соответствии с ГОСТ 6.38-90 на первом экземпляре приказа после реквизита «подпись». Практика проставления виз на оборотной стороне последнего листа приказа вызывает дополнительные затруднения при его размножении и дальнейшем использовании.

Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку его подписи и дату согласования.

Начальник планового

Отдела Подпись В.В Ванин

Дата

Юрисконсульт Подпись И.Я. Иванов

Дата

Возражения, замечания или дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе.

В этом случае виза имеет следующую форму:

С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

Начальник планового подпись Н.Н.Николаев

отдела

Дата

Упрощенное оформление визы (только подпись) без указания должности, расшифровки подписи, отсутствие даты визирования снижает его юридическую силу, а в отдельных случаях приводит к тому, что документ теряет юридическую силу.