Третий подраздел. Хранение и предоставление

 

§ 257. [Хранение документации; сроки хранения]

(1) Каждый коммерсант обязан хранить в порядке следующую документацию

1 торговые книги, инвентарные описи, начальные балансы, годовые балансы, отчеты о состоянии дел, балансы концерна, отчеты о состоянии дел концерна, а также необходимые для их понимания рабочие инструкции и прочую организационную документацию,

2 полученные деловые письма;

3 воспроизведения отправленных деловых писем,

4 оправдательные документы по бухгалтерским записям в книгах, ведущихся им согласно § 238 абз. 1 (оправдательные бухгалтерские документы).

(2) Деловыми письмами являются только документы, которые касаются торговых операций.

(3) За исключением начальных балансов, годовых балансов и балансов концерна, документация, перечисленная в абз. 1, может также храниться на видео- или на других носителях данных, если это соответствует принципам надлежащего бухгалтерского учета и обеспечивает, что отображения или данные

1 являются пригодными для чтения, по внешнему виду совпадают с полученными деловыми письмами и оправдательными бухгалтерскими документами и по содержанию — с другой документацией,

2 имеются в распоряжении в период срока их хранения и в любое время в течение соразмерного срока могут быть сделаны пригодными для чтения.

Если документация на основании § 239 абз. 4 предл.1 занесена на носители данных, то данные могут храниться вместо носителя данных также в напечатанном виде, отпечатанная документация может также храниться в соответствии с предл.1

(4) Приведенная в абз. 1 п. 1 документация хранится десять лет, а прочая перечисленная в абз. 1 документация — шесть лет.

(5) Срок хранения начинается по окончании календарного года, когда была сделана последняя запись в торговую книгу, составлена инвентарная опись, сведен начальный баланс или годовой баланс, составлен баланс концерна, получено или отправлено деловое письмо или появился бухгалтерский оправдательный документ.

 

§ 258. [Предоставление документов в случае спора]

(1) В ходе спора суд может по ходатайству или по долгу службы распорядиться о предоставлении торговых книг одной из сторон.

(2) Предписания Гражданско-процессуального кодекса относительно обязательства противной стороны о предоставлении документов не затрагиваются.

 

§ 259. [Выписка при предоставлении документов в случае спора]

Если в случае спора предоставляются торговые книги, то с их содержанием, когда оно касается спорного момента, можно ознакомиться с привлечением сторон и в надлежащем случае сделать выписку. Прочее содержание книг предъявляется суду постольку, поскольку это необходимо для проверки их над лежащего ведения.

 

 

§ 260. [Предоставление документов при разделах]

При разделах имущества, в частности в делах о наследстве, при разделе общего имущества, разделе торгового товарищества, суд может потребовать предоставить для ознакомления все торговые книги.

 

§ 261. [Предоставление документации на видео- и иных носителях данных]

Тот, кто может предоставить подлежащую хранению документацию только на видео- или на иных носителях данных, обязан за свой счет представить в распоряжение суда те вспомогательные средства, которые сделают документацию пригодной для чтения, если это требуется, он должен отпечатать документацию за свой счет или предоставить воспроизведение, пригодное для чтения без вспомогательных средств.

 

Четвертый подраздел. Коммерсанты по обязанности. Право земель

 

§ 262. [Применение к коммерсантам по обязанности]

В отношении предпринимателей, которые согласно § 2 обязаны осуществить регистрацию своего предприятия в торговом регистре, действуют предписания настоящего раздела начиная с того момента, когда возникла эта обязанность.

 

§ 263. [Оговорка о правах земель]

Отличающиеся от предписаний настоящего раздела предписания права земель, касающиеся предприятий без собственной правосубъектности, принадлежащие общине, союзу общин или целевому союзу, не затрагиваются.

 

Второй раздел. Дополнительные предписания об обществах, являющихся объединением капиталов (акционерные общества, коммандитные товарищества на акциях и общества с ограниченной ответственностью)

 

Первый подраздел. Годовой баланс общества и отчет о состоянии дел

 

Первая глава. Общие предписания

 

§ 264. [Обязанность составления]

(1) Законные представители общества дополняют годовой баланс (§ 242) приложением, которое вместе с балансом и расчетом прибылей и убытков.

В дальнейшем в тексте вместо этого названия используется термин «общество» образует единое целое, а также составляют отчет о состоянии дел. Годовой баланс и отчет о состоянии дел за истекший хозяйственный год составляются законными представителями в первые три месяца хозяйственного года. Малым обществам (§ 267 абз. 1) разрешается составлять годовой баланс и отчет о состоянии дел также и позднее, если это соответствует надлежащему ведению предприятия, эта документация, однако, составляется в течение первых шести месяцев хозяйственного года.

(2) Годовой баланс общества должен, при соблюдении принципов надлежащего бухгалтерского учета, давать фактическую картину имущественного, финансового положения и поступлений общества. Если особые обстоятельства ведут к тому, что годовой баланс не дает фактической картины в смысле абз. 1, то в приложении следует указать дополнительные сведения.

 

§ 265. [Общие принципы структуры]

(1) Форма представления, в частности структура следующих друг за другом балансов и счетов прибылей и убытков, сохраняется, если в исключительных случаях из-за особых обстоятельств не требуются отклонения. Отклонения указываются и обосновываются в приложении.

(2) В балансе, а также в счете прибылей и убытков по каждой статье показывается соответствующая сумма предыдущего хозяйственного года. Если суммы не сопоставимы, то это следует показать и разъяснить в приложении. Если сумма предыдущего года корректируется, то это также показывается и разъясняется в приложении.

(3) Если имущественный объект или долг подпадает под несколько статей баланса, то принадлежность к другим статьям помечается в статье, в которой приводятся данные, или показывается в приложении, если это требуется для составления ясного и наглядного годового баланса. Собственный пай независимо от его целевого назначения показывается только в предусмотренной для этого статье в оборотном имуществе.

(4) Если имеются несколько отраслей деятельности и это обусловливает разделение годового баланса на основании различных предписаний о структуре, то годовой баланс составляется в соответствии со структурой, предписываемой для одной отрасли деятельности, и дополняется в соответствии со структурой, предписываемой для других отраслей деятельности. Дополнения показываются и обосновываются в приложении.

(5) Допускается дальнейшее подразделение статей, при этом, однако, соблюдается предписываемая структура. Новые статьи разрешается добавлять, если их содержание не покрывается предписываемыми статьями.

(6) Структура и обозначение снабженных арабскими цифрами статей баланса и счета прибылей и убытков изменяются, если это требуется в связи с особенностями общества для составления четкого и наглядного годового баланса.

(7) Снабженные арабскими цифрами статьи баланса и счета прибылей и убытков, если не предписываются особых формуляров, могут быть показаны в сводном виде, при наличии одного из условий:

1 они содержат сумму, которая не является значительной для фактической картины в смысле § 264 абз. 2,

2 посредством этого увеличивается ясность данных, однако в этом случае сводные статьи должны быть особо показаны в приложении.

(8) Статью баланса или счета прибылей и убытков, в которой не показывается сумма, можно не приводить, если только в предшествующем хозяйственном году в этой статье не показывалась сумма.

 

Вторая глава. Баланс

 

§ 266. [Структура баланса]

(1) Баланс составляется в форме счета. При этом крупные и средние по величине общества (§ 267 абз. 3, 2) особо и в предписанной последовательности показывают в активе статьи, обозначенные в абз. 2, и в пассиве — обозначенные в абз. 3. От малых обществ (§ 267 абз. 1) требуется составлять лишь укороченный баланс, в который особо и в предписанном порядке включаются только статьи, обозначенные в абз. 2 и 3 буквами и римскими цифрами.

(2) Актив

А Основное имущество:

I. Нематериальные имущественные объекты.

1. Концессии, права на промышленную собственность и водные права и ценности, а также лицензии но такие правд и ценности

2. Стоимость дела или фирмы

3. Произведенные предварительные платежи.

II. Материальные вложения

1. Земельные участки, права, аналогичные правам на землю и строения, включая строения на чужих земельных участках

2. Технические установки и машины.

3. Другие установки, производственное и торговое оборудование

4. Производственные предварительные платежи и установки в стадии строительства

III. Финансовые вложения:

1. Паи в родственных предприятиях.

2. Ссуды родственным предприятиям.

3. Вложения.

4. Ссуды предприятиям, с которыми существуют отношения участия

5. Ценные бумаги основного имущества.

6. Прочие ссуды. В. Оборотное имущество

I. Запасы

1. Сырье, вспомогательные и производственные материалы

2. Неготовые изделия, незавершенные услуги.

3. Готовые изделия и товары

4.Произведенные предварительные платежи.

II. Требования и прочие имущественные объекты:

1. Требования из поставок и услуг

2. Требования к смежным предприятиям.

3. Требования к предприятиям, с которыми существуют отношения участия.

4. Прочие имущественные объекты

III. Ценные бумаги

1. Паи в смежных предприятиях

2. Собственные паи.

3. Прочие ценные бумаги

IV. Чеки, кассовая наличность, активы в Федеральном банке и на почтовом жиросчете, активы в кредитных институтах.

C. Статьи разграничения учета

(3) Пассив

А Собственный капитал

I. Номинальный капитал.

II. Накопления капитала.

III. Накопления прибыли:

1. Законные накопления.

2. Накопления в счет собственных паев.

3. Уставные накопления

4. Другие накопления прибыли.

IV. Перенос прибылей/перенос убытков

V. Годовое превышение/годовой дефицит.

В. Отчисления в резервный фонд

1. Отчисления в резервный фонд на пенсии и подобные обязательства.

2. Отчисления в резервный фонд на налоги.

3. Прочие отчисления в резервный фонд.

С Обязательства:

1. Ссуды:

в том числе конвертируемые

2. Обязательства перед кредитными институтами.

3. Платежи, полученные по заказам.

4. Обязательства по поставкам и услугам.

5 Обязательства из принятия переводных векселей и выставления собственных векселей

6. Обязательства перед родственными предприятиями

7. Обязательства перед предприятиями, с которыми существуют отношения участия.

8. Прочие обязательства.

в том числе по налогам,

в том числе в рамках социального обеспечения.

D. Статьи разграничения учета.

 

§ 267. [Описание градации на классы]

(1) Малыми обществами являются такие, которые не превышают по меньшей мере двух из трех ниженазванных показателей.

1 сумма баланса в три миллиона девятьсот тысяч немецких марок за вычетом дефицита, показанного в активе (§ 268 абз. 3),

2 восемь миллионов немецких морок выручки от оборота за двенадцать месяцев перед расчетным днем,

3 в среднем за год пятьдесят наемных работников.

(2) Средними по величине обществами являются такие, которые превышают по меньшей мере два из трех указанных в абз. 1 показателей и соответственно не превышают по меньшей мере двух из трех ниженазванных показателей.

1 сумма баланса в пятнадцать миллионов пятьсот тысяч марок за вычетом дефицита, показанного в активе (§ 268 абз. 3),

2 тридцать два миллиона немецких марок выручки от оборота за двенадцать месяцев перед расчетным днем,

3 в среднем за год двести пятьдесят наемных работников.

(3) Крупными обществами являются такие, которые превышают по меньшей мере два из трех указанных в абз. 2 показателей. Общество в любом случае считается крупным, если акции или иные выпущенные им ценные бумаги допущены к официальной торговле на бирже в одном из государств — членов Европейского Экономического Сообщества, или допущены на регулируемый рынок, или включены в регулируемое свободное обращение, или подано ходатайство о допущении к официальной торговле или на регулируемый рынок.

(4) Правовые последствия показаний согласно абз. 1-3 предл.1 наступают лишь в тех случаях, когда они превышаются или не достигаются в расчетные дни двух следующих друг за другом хозяйственных годов. В случае слияния, реорганизации либо создания нового общества правовые последствия наступают ранее, если предпосылки абз. 1, 2 или 3 имеются в первый расчетный день после слияния, реорганизации или создания нового общества.

(5) Средним количеством наемных работников считается четвертая часть от общей суммы наемных работников, занятых соответственно на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря, включая наемных работников, занятых за границей, однако без учета тех, которые заняты своим профессиональным образованием.

(6) Право представительств наемных работников на получение информации и сведений в соответствии с другими законами остается незатронутым.

 

§ 268. [Предписания об отдельных статьях баланса; балансовые отметки]

(1) Баланс разрешается составлять с учетом полного или частичного использования годового итога. Если баланс составляется с учетом частичного использования годового итога, то вместо статей «Годовое превышение/годовой дефицит» и «Перенос прибыли/перенос убытков» применяется статья «Балансовая прибыль/балансовый убыток», имеющийся перенос прибыли или убытков включается в статью «Балансовая прибыль/балансовый убыток» и особо показывается в балансе или в приложении.

(2) В балансе или в приложении представляется развитие отдельных статей основного имущества и статьи «Расходы на начало и расширение дела». При этом, исходя из общей стоимости приобретения и производства, особо приводятся в полном объеме поступления, выбытия, переносы записей со счета на счет, и причисления за хозяйственный год, а также списания. Списания за хозяйственный год или помечаются в балансе в соответствующей статье, или раздельно показываются в приложении в соответствии со структурой основного имущества.

(3) Если собственный капитал в результате убытков истрачен и возникает перевес статей пассива над статьями актива, то эта сумма особо показывается в конце баланса в активе под заголовком «Дефицит, не покрытый собственным капиталом».

(4) Сумма требований с остаточным сроком действия более чем один год помечается в каждой отдельно показанной статье. Если в статье «Прочие имущественные объекты» показываются суммы за имущественные объекты, которые юридически возникают после расчетного дня, то крупные суммы должны быть особо разъяснены в приложении.

(5) Сумма обязательств с остаточным сроком действия до одного года помечается в каждой отдельно показанной статье. Полученные предварительные платежи за заказы показываются отдельно как обязательства, если предварительный платеж за запасы открыто не приведен в статье «Запасы». Если в статье «Обязательства» показаны суммы по обязательствам, которые юридически возникают лишь после расчетного дня, то крупные суммы должны быть либо разъяснены в приложении.

(6) Величина разницы, включенная согласно § 250 абз. 3 в статьи разграничения учета в актив, отдельно показывается в балансе и приводится в приложении.

(7) Обозначенные в § 251 отношения ответственности приводятся отдельно в балансе или в приложении в данных о предоставленных залоговых правах и прочих обеспечения, если такие обязательства существуют по отношению к смежным предприятиям, то они отмечаются особо.

 

§ 269. [Расходы на начало и расширение дела]

Расходы на начало дела и его расширение, если их невозможно показать в балансе, разрешается вносить в актив как вспомогательные при составлении баланса, статьи приводятся в балансе под заголовком «Расходы на начало и расширение дела» перед основным капиталом и разъясняются в приложении. Если такие расходы показаны в балансе, то прибыль разрешается распределять только в том случае, если остающиеся после распределения и ликвидные на любой момент накопления прибыли, с учетом переноса прибыли и за вычетом переноса убытков, по меньшей мере соответствуют установленной сумме.

 

§ 270. [Образование определенных статей]

(1) Зачисления в счет накопления капитала и их ликвидация осуществляются уже при составлении баланса. Предл.1 применяется в отношении зачисление по особым статьям паевого накопления и его ликвидации.

(2) Если баланс составляется с учетом полного или частичного применения годового итога, то те изъятия из накоплений прибыли и зачисления в накопления прибыли, которые осуществляются согласно закону, договору об обществе или уставу, а также те, решение о которых принято на основании таких предписаний, учитываются уже при составлении баланса.

 

§ 271. [Участие в капитале; родственные предприятия]

(1) Участием в капитале являются паи в других предприятиях, которые предназначены служить собственному деловому предприятию посредством установления продолжительной связи с указанными предприятиями. При этом несущественно, гарантированы ли паи ценными бумагами или нет. В качестве участия в капитале в зависимости от обстоятельств рассматриваются такие паи в обществе, номинальная сумма которых в целом превышает пятую часть номинального капитала этого общества. К расчетам соответственно применяется § 16 абз. 2 и 4 Акционерного закона. Членство в зарегистрированном кооперативе не считается вкладом в смысле настоящего Уложения.

(2) Родственными предприятиями в смысле настоящего Уложения являются такие предприятия, которые как материнское или как дочернее предприятие (§ 290) согласно предписаниям о полной консолидации включаются в баланс концерна материнского предприятия, причем последнее как головное материнское предприятие либо должно составлять сводный баланс концерна согласно второму подразделу, даже если составление не имеет место, либо составляет или может составлять освобождающий баланс концерна согласно § 291 или правовому предписанию, изданному согласно § 292, дочерние предприятия, которые по § 295 или § 296 не входят в состав концерна, тем не менее являются родственными предприятиями.

 

§ 272. [Собственный капитал]

(1) Номинальным капиталом является капитал, которым ограничена ответственность участников по обязательствам общества перед кредиторами. Взносы, не внесенные в номинальный капитал, показываются в активе отдельно перед основным имуществом и соответственно обозначаются, затребованные из них взносы отмечаются особо. Незатребованные невнесенные взносы разрешается также открыто изъять из статьи «Номинальный капитал», в этом случае остающаяся сумма показывается как статья «Востребуемый капитал» в главной графе пассива, а затребованная, но еще не внесенная сумма показывается особо и соответственно обозначается.

(2) В качестве накоплений капитала показываются:

1. сумма, которая превышает номинальную сумму при изъятии паев, включая новые паи,

2 сумма, которая образуется при выдаче долговых обязательств по преобразовательным правам и опционным правам в целях приобретения паев;

3. сумма доплат, которые участники производят при предоставлении преимущества для их паев;

4. сумма других доплат, которые участники производят в счет собственного капитала.

(3) В качестве накоплений прибыли разрешается показывать только суммы, которые были образованы по итогам хозяйственного года или предыдущего хозяйственного года. Сюда относятся подлежащие образованию по итогом накопления, основанные на законе, на договоре об обществе или но уставе, а также другие накопления прибыли.

(4) В накопления в счет собственных паев включается сумма, которая соответствует сумме, установленной в активе баланса по собственным паям. Накопления разрешается ликвидировать, когда собственные паи выданы, отчуждены или изъяты либо когда согласно § 253 абз. 3 в активе установлена более низкая сумма. Накопление, которое уже проведено при составлении баланса, разрешается образовывать за счет наличествующих накоплений прибыли постольку, поскольку таковые имеются в свободном распоряжении. Накопление согласно предл. 1 также образуется в счет паев предприятия, занимающего доминирующее положение или имеющего большинство в капитале общества.

 

§ 273. [Особые статьи по паевым накоплениям]

Особую статью по паевым накоплениям (§ 247 абз. 3) разрешается образовывать только постольку, поскольку налоговое право ставит признание стоимостной оценки при установлении размера прибыли в соответствии с налоговым правом в зависимость от того, что в балансе образуется особая статья. Она должна быть показана в пассиве перед отчислениями в резервный фонд, предписания, согласно которым она образована, указываются в балансе или в приложении.

 

§ 274. [Разграничение налогов]

(1) Если налоговые платежи, подлежащие начислению за хозяйственный год и предыдущие хозяйственные годы, являются слишком низкими, поскольку прибыль, облагаемая налогом согласно предписаниям налогового права, меньше, чем результат в смысле торгового права, и если слишком низкие налоговые платежи хозяйственного года и предыдущих хозяйственных годов в последующие хозяйственные годы предположительно компенсируются, то в размере предполагаемого налогообложения последующих хозяйственных годов образуются отчисления в резервный фонд согласно § 249 абз. 1 предл.I, что особо указывается в балансе или в приложении Отчисления в резервный фонд прекращаются, как только будет применяться более высокое налогообложение или оно не будет более приниматься в расчет на будущее.

(2) Если налоговые платежи, подлежащие начислению за хозяйственный год и предыдущие хозяйственные годы, являются слишком высокими, поскольку прибыль, облагаемая налогом согласно предписаниям налогового права, выше, чем результат в смысле торгового права, и если слишком высокие налоговые издержки хозяйственного года и предыдущих хозяйственных годов в последующие хозяйственные годы предположительно компенсируются, то в размере предполагаемого освобождения от налогов последующих хозяйственных годов разрешается в качестве вспомогательной образовывать в активе баланса разграничительную статью. Эта статья показывается отдельно под соответствующим заголовком и разъясняется в приложении. Если такая статья показана, то прибыль разрешается распределять, только если остающиеся после распределения ликвидные но любой момент накопления прибыли, с учетом переноса прибыли и за вычетом переноса убытков, по меньшей мере соответствуют установленной сумме. Сумму можно ликвидировать, как только наступит освобождение от налогов или оно не будет более приниматься в расчет на будущее.