Посвідчення факту часу пред’явлення документів.

 

 

1. Засвідчення вірності копій (фотокопій)
документів і витягів з них

 

Засвідчення вірності копій документів та витягів з них є найбільш поширеною серед усього переліку нотаріальною дією, яка має суттєве значення для охорони прав і законних інтересів громадян.

Слід зазначити, що якщо закон не передбачає обо­в’язкову нотаріальну форму засвідчення вірності копії документа, то її зобов’язані засвідчити відповідні підприємства, організації та установи. Проте за бажанням громадяни мають право звернутися за засвідченням копії документа, який не потребує обов’язкової нотаріальної форми засвідчення, до нотаріуса.

Вірність копії (фотокопії) документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою особою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Нотаріуси засвідчують вірність копій (фотокопій) документів, виданих юридичними особами за дотримання нас­тупних умов:

1) документи не суперечать законові;

2) документи мають юридичне значення;

3) засвідчення вірності копій (фотокопій) документів не заборонено законом.

Першою умовою є відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити закону як за змістом, так і за формою. Невідповідними закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або порочать честь і гідність громадянина, ділову репутацію юридичної особи.

Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів. Це в основному дипломи, документи органів РАЦСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо, наприклад, вони видані неправомочною установою, на яких немає підпису службової особи чи печатки, не вказано числа, місяця, року видачі документа, немає реєстраційного номера і т.д. Усе це дає нотаріусові підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії [56, с. 220–221].

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус, відповідно до ст. 51 Закону України «Про нотаріат», може відкласти вчинення нотаріальної дії і направити такий документ на експертизу на підставі своєї постанови.

Вимога щодо наявності юридичного значення документа випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого засвідчується вірність копії, повинен стосуватися прав й законних інтересів громадян або юридичних осіб, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки.

Засвідчуючи вірність копії документів, нотаріус з’ясовує чи не заборонено засвідчення правильності копій таких документів законом.

Закон України «Про нотаріат» не містить переліку документів, з яких можна засвідчити вірність копій. Тому при цьому слід керуватися п.п. 3.4 п. 3 гл. 7 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, відповідно до якого не допускається засвідчення вірності копії документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть).

Вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо вірність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія видана юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ. Вірність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знаходиться в справах суду, який видав документ. Засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля [16; 41].У практицітрапляються випадки, коли немає потреби засвідчувати копію всього документа в цілому – громадянинові потрібен тільки витяг (виписка) з документа. Вірність витягу може бути засвідчена лише у тому випадку, коли його зроблено з документа, у якому міститься рішення кількох не пов’язаних між собою питань. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.При виготовленні витягу з багатосторінкового документа обов’язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність витягу з якого засвідчується.Засвідчення вірності витягу з документа здійснюється за правилами, викладеними в гл. 7 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Нотаріус зобов’язаний звірити з оригіналом копію чи витяг з документа, вірність яких він засвідчує. Відповідно до чинного законодавства, перелічені нотаріальні дії можуть вчиняти державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи органів місцевого самоврядування. За кордоном ці нотаріальні дії вчиняються посадовими особами консульських установ.Засвідчувати вірність копії документа можна в будь-якій нотаріальній конторі, в цьому випадку діє загальне правило територіальної компетенції.

Засвідчення вірності копії документа проводиться шляхом вчинення посвідчувального напису у вигляді штампів з текстом відповідного напису. Посвідчувальний напис повинен бути виконаний ясно, чітко, без підчисток і виправлень.

У написі також робиться відмітка про наявність чи відсутність застережених виправлень та інших особливостей оригіналу документа.

Після вчинення посвідчувального напису, провадиться реєстрація нотаріальної дії в реєстрі.

Засвідчувати вірність копій документів, крім нотаріусів, мають право державні та громадські організації, установи, підприємства на прохання громадян. Такі документи повинні виходити від цих підприємств, організацій та установ і стосуватися прав та законних інтересів громадян, які звернулися до них з проханням. Копії документів видаються на бланках відповідних підприємств, організацій та установ. Вірність копії засвідчується підписом керівника чи уповноваженої на те службової особи та печаткою, причому на копії зазначається дата її видачі та робиться відмітка, що оригінал знаходиться на цьому підприємстві, організації, установі. Також вони на прохання громадян можуть видавати копії документів, які знаходяться у них, але виходять від інших підприємств, організацій та установ, в разі неможливості одержати ці копії від останніх.

 

 

2. Засвідчення справжності підпису
на документах

 

Відповідно до положень ст. 78 Закону України «Про нотаріат», нотаріус, посадова особа органів місцевого самоврядування, начальник установи виконання покарань засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини. Вчинення даної нотаріальної дії покладається також на консульські установи (ст. 38 Закону України «Про нотаріат»).При цьому слід мати на увазі, що нотаріус, посадова особа органів місцевого самоврядування, а також посадова особа консульської установи не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.На договорі може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зробити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як того, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася. Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні нотаріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі. Договір не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено. Коло документів, на яких потрібно засвідчувати справжність підпису є досить широким; на практиці найчастіше засвідчуються різноманітні заяви, пов’язані з сімейними правовідносинами (згода на розлучення, усиновлення, про прийняття спадщини чи відмову від неї тощо), а також заяви, пов’язані з цивільними правовідносинами (згода другого з подружжя на відчуження нерухомого майна чи автомобіля, відмова одного співвласника від переважного права купівлі частки іншого і т. ін.). Справжність підпису засвідчується також і на статутах юридичних організацій, установчих документах господарських товариств. Обов’язковому засвідченню підлягає справжність підпису під текстом перекладу з однієї мови на іншу, якщо такий переклад здійснив перекладач.Відповідно до п.п. 6.4 п. 6 гл. 7 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України нотаріус не може засвідчувати справжність підпису фізичної особи на документі, у якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить лише відповідному державному органові (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Законодавство передбачає лише одне виключення з цього правила: справжність підпису на зазначеному документі може бути засвідчена у випадку, якщо документ призначений для подання до компетентних органів іншої держави. При засвідченні зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків з метою відкриття рахунків, нотаріус перевіряє обсяг правоздатності юридичної особи, справжність підписів посадових осіб та їх повноваження на право підпису. На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи, тощо. За наявності технічних можливостей роботи з електронними документами нотаріус засвідчує справжність електронного цифрового підпису на таких документах за правилами, передбаченими законодавством, та вчиняє посвідчувальний напис.

3. Засвідчення вірності перекладу документів
з однієї мови на іншу

 

У зв’язку з розвитком міжнародних відносин України з іншими державами все більшого поширення набуває така нотаріальна дія, як засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу.Відповідно до ст. 79 Закону України «Про нотаріат» нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, якщо він знає відповідні мови. Нотаріус засвідчує вірність перекладу документа за усним зверненням заінтересованої особи, а також за клопотанням заінтересованої особи при вчиненні іншої нотаріальної дії (п.п. 1.1 п. 1 гл. 8 розд. ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, а нотаріус засвідчує фактично не правильність перекладу, а справжність підпису перекладача. При вчиненні такої нотаріальної дії нотаріус встановлює як особу заявника, що надав документ для перекладу, так і перекладача. При цьому перекладач поряд з документом, що встановлює його особу, повинен представити документ, який стверджує його кваліфікацію. Якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення правочину, засвідчення вірності копії та ін.) одночасно вчиняється й переклад на іншу мову, то переклад вміщується поруч з текстом документа на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівій стороні, а переклад – на правій. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, і закінчуватися підписами. Під перекладом вміщується підпис перекладача. Посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього.Переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії аркуші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.Документи, видані державними органами інших країн, приймаються нотаріусами для вчинення перекладу і засвідчення вірності копії документа лише за наявності на документі відмітки про його легалізацію, тобто відмітки консула або консульським управлінням МЗС України тієї обставини, що даний документ відповідає законодавству країни, де він виданий, і що підписи посадових осіб на документі не породжують сумніви в їх достовірності. Прийняття документів без легалізації можливе, якщо існує відповідна угода між Україною та відповідною державою.