Правила взаимодействия с внешней средой

Каждый сотрудник предприятия при взаимодействии с внешней средой является носителем информации, поэтому он должен понимать и всегда помнить, что любая высказанная им как сотрудником компании точка зрения или распространенная информация соотносится непосредственно с самой компанией, ее имиджем и влияет на ее репутацию в деловом сообществе.

В связи с этим, сотрудникам компании необходимо понимать и четко соблюдать следующие правила:

 

· осуществлять любое взаимодействие со СМИ, контролирующими государственными органами, представителями иных компаний и т.д. должны исключительно сотрудники, на это уполномоченные, в строгом соответствии с должностной инструкцией и другими локальными актами компании;

· при обращении или запросах из государственных органов, иных компаний, СМИ и т.д. в первую очередь сотрудник должен проинформировать своего непосредственного руководителя, не комментируя запрос по своей личной инициативе, так как любая несогласованная информация может негативно повлиять на репутацию компании;

· не комментировать любые запросы к компании со стороны СМИ предприятия, а в обязательном порядке оперативно передавать информацию специалисту по рекламе и PR;

· если есть подозрение о том, что кто-то из внешней среды пытается получить закрытую информацию о нашем предприятии, немедленно обратиться к своему непосредственному руководителю;

· максимально уважительно и тактично высказываться о деятельности конкурентов Всеволожского завода алюминиевых сплавов;

· участие сотрудника в деятельности политических и общественных организаций осуществляется только вне стен компании и в нерабочее время, при этом каждый сотрудник действует как частное лицо без использования ресурсов предприятия;

· не принимать участие в деятельности экстремистских и других нелегальных организаций;

· воздержаться от проведения агитации, расклеивания рекламных материалов, распространения соответствующей информации в поддержку политических кандидатов, за исключением различных официальных благотворительных акций.

 

Общение по телефону

При общении по телефону следует придерживаться следующих правил:

· недопустимо игнорирование телефонных звонков: после второго сигнала звонка должен следовать ответ;

· отвечая на телефонный звонок, необходимо вежливо поздороваться, произнести название компании, назвать свое имя;

· телефонные переговоры должны вестись четким голосом, речь должна быть внятной и доброжелательной;

· при проведении телефонных переговоров недопустимы посторонние громкие звуки, так как это может являться коммуникационном барьером, искажающим информацию (вызывать раздражение собеседника);

· в случае, если сотрудник, у которого звонит телефон, не находится на рабочем месте, на телефонный звонок обязательно должен ответить его коллега.

· в начале разговора следует поинтересоваться, удобно ли собеседнику сейчас разговаривать;

· оставляя сообщение на автоответчике, называть дату, время звонка, название предприятия, свое имя, а затем кратко излагать цель звонка;

· не застав на месте необходимого абонента, поинтересоваться, когда удобнее перезвонить или оставлять свое имя и номер телефона для связи;

· при завершении телефонного разговора необходимо следовать правилу: тот, кто первым начал разговор (позвонил), тот должен его закончить;

· для передачи значительного объема информации, необходимо пользоваться электронной почтой;

· при поступлении звонка коллеге, который отсутствует на рабочем месте, необходимо принять для него сообщение;

· при обрыве связи, перезванивать следует тому, кто позвонил;

· если звонивший набрал неправильный номер, необходимо вежливо попросить его перезвонить;

· по отношению к позвонившему человеку следует проявлять доброжелательность, внимание и вежливость, всегда помнить о том, что Вы являетесь представителями компании.

 

Пользование компьютером, Интернетом, электронной почтой

Все сотрудники в той или иной степени являются пользователями

компьютерной системы ООО «НПК «Старт» (Интернет, электронная почта, мобильные гаджеты, компьютер).

Наши сотрудники должны осознавать ответственность за использование компьютерной системы, необходимо понимать, что использование происходит строго в служебных целях, а в иных целях по согласованию с непосредственным руководителям, строго в соответствии с приказом по информационной безопасности.

В связи с тем, что компьютерная система принадлежит компании, сотрудники не должны рассчитывать на сохранение приватности при ее использовании. Наша компания оставляет за собой право мониторинга информации в пределах, разрешенных законом, а именно:

• блокировку доступа к нежелательным веб-сайтам;

• перехват или просмотр каких-либо сообщений или файлов,

передающихся или хранящихся в ее системах;

• удаление документов, хранящихся в компьютерной системе;

• отслеживание сайтов, посещенных работниками в интернете;

• отслеживание чат-групп и групп новостей;

• обзор входящих и исходящих сообщений электронной почты;

• обзор загруженных материалов;

Особое внимание хочется уделить блогам, социальным сетям и чатам.

Действие любого сотрудника может ассоциироваться с компанией в

целом, поэтому будьте внимательны при размещении любого вида

информации в медиаполе.

Так как, для нас очень важно защищать любого вида

информацию, относящуюся к нашей компании, мы никогда не

должны делиться такими данными, которые могут поставить под

угрозу конфиденциальность сведений о компании или ее

репутацию.

Кроме того, сотрудники не должны выражать критику в

отношении работодателя и продукции компании вне работы. Если

Вы не удовлетворены какими-либо действиями нашей компании,

то данные проблемы следует обсуждать в стенах компании,

желательно с непосредственным руководителем. Абсолютным

табу являются непристойности, оскорбления и дискриминация по

расовому, религиозному, половому и национальному признаку

анонсированные в публичном медиаполе.

Недопустимым является размещение в социальных сетях и

любых других публичных интернет-ресурсах фото и видео-

материалов на которых фигурирует информация о производстве,

технологиях, производственном цикле, либо упоминание о

продукции, ноу-хау, раскрытие внутренней информации

касающейся интеллектуальной собственности компании.

Также, недопустимо раскрывать информацию в различных

интернет-ресурсах, касающуюся руководителей, стратегических

планах компании. Любой фото и видео-материал о компании

является ее нематериальным активом, и разглашению не

подлежит.

Любые публичные комментарии о компании от лица сотрудника

могут носить только сугубо личный, субъективный характер.

От лица компании функция анонсирования информации для

публичных коммуникаций возложена только на сотрудника

рекламы и PR, и на Генерального директора. При нарушении

данных условий в каждом индивидуальном случае мера

наказания будет рассматриваться лично Генеральным

директором.

 

При составлении электронного письма необходимо соблюдать следующие правила:

· вести переписку с корпоративной электронной почты;

· необходимо всегда указывать развернутую тему письма;

· одно электронное письмо – одна тема;

· файлы к письму необходимо прикреплять только с корректными названиями;

· не забывать в начале письма здороваться с адресатом, обращаясь по имени;

· тема письма пишется с заглавной буквы. Точно так же, как новое предложение в русском языке;

· в конце письма в обязательном порядке должна стоять подпись сотрудника ООО «НПК «Старт», сделанная по следующему образцу:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

Заместитель Генерального директора по производству

Общество с ограниченной ответственностью

ООО «НПК «Старт»

109542, Москва, Рязанский проспект, дом 99

Тел.: [phone]

Факс: [phone]

E-mail: [e-mail]