Отражение операций по формированию резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете организаций негосударственного сектора

 

В бухгалтерском учете коммерческих и иных организаций негосударственного сектора в соответствии с положениями приказа Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н операции по формированию резерва на предстоящую оплаты отпусков должны отражаться в бухгалтерском учете следующими записями:

 

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. Кредит счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» - суммы отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков;

 

Дебет счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – на сумму начисленного среднего заработка за отпуск, а также компенсаций за неиспользованные отпуска;

 

Дебет счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпусков» Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (по соответствующим субсчетам) – на сумму исчисленных с «отпускных» страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

 

В случае, если сумм начисленного в установленном порядке резерва на оплату отпусков становится недостаточным, суммы среднего заработка и страховых взносов относятся напрямую на счета учета расходов – дебет счетов 20, 23, 26, 44 и др. кредит счетов 70, 69 (по соответствующим субсчетам учета).

Варианты формирования резерва расходов на оплату отпусков

 

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков может формироваться по разным правилам. При этом конкретный вариант формирования резерва должен быть закреплен в учетной политике учреждения. В данном случае необходимо учитывать возможности программного обеспечения.

Например, оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из данных количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно), как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время, на дату расчета, и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков может быть определена по одной из следующих методик:

Первый вариант основан на расчете, который производится персонифицировано по каждому сотруднику по следующей формуле:

 

Резерв отпусков = К * ЗП, где

К - количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП - среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

 

Пример 1

Предположим, что работники организации пользуются в соответствии с положениями действующего законодательства правом на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Следовательно, по окончании каждого месяца текущего года они приобретают право на 2,33 календарных дня отпуска.

По окончании января 2015 г. резерв формируется посредством расчета среднего дневного заработка по каждому из работников за период 12 месяцев, предшествующих февралю, а именно с 1 февраля 2014 г. по 31 декабря 2015 г.

Расчет резерва по работникам:

1) Работник «А» - 1689 руб. 25 коп. (725 руб. х 2,33 календарных дня отпуска, где 725 руб. – средний дневной заработок работника за расчетный 12-месячный период);

2) Работник «Б» - 1523 руб. 82 коп. (654 руб. х 2,33 календарных дня отпуска).

И т.д.

Всего по работникам организации – 135600 руб., а с учетом страховых взносов (общая ставка 30,2 процента) – 176551 руб. (135600 руб. + (135600 руб. х 30,2 %).

 

В бухгалтерском учете по итогам января 2015 г. оформляется запись по дебету счета 20 и кредитк счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпуска» на сумму 176551 руб.

 

Возможен расчет резерва исходя из ежемесячной заработной платы работника.

 

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1.

Расчет резерва может производиться следующим образом:

Работник «А» - 1590 руб. 44 коп. (20000 руб. / 29,3 х 2,33 календарных дня отпуска, где 20000 руб. - величина месячного заработка работника, 29,3 – коэффициент, предусмотренный методикой расчета среднего заработка за отпуск);

 

В дальнейшем сумму резерва предлагается формировать совокупным образом на последний день следующего месяца и с учетом произведенных за месяц фактических расходов на оплату отпусков.

 

 

Пример 3

Воспользуемся условиями примера 1.

По итогам января 2015 г. сумма резерва составила 176551 руб. При этом расходы на оплату отпуска и отчислений взносов за февраль составили (использование резерва) величину 52600 руб., в том числе по работнику «А».

По состоянию на 28 февраля 2015 г. у работников возникло право на 4,66 календарных дня отпуска (2,33 за январь + 2,33 за февраль).

Расчет резерва следует производить исходя из расчетного периода в 12-ть месяцев, предшествующих марту 2015 г., а именно с 1 марта 2014 г. по 28 февраля 2015 г.

Расчет резерва по работникам:

1) Работник «А» - не производится, так как работник воспользовался своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск;

2) Работник «Б» - 3066 руб. 28 коп. (658 руб. х 4,66 календарных дня отпуска).

И т.д.

Всего по работникам организации – 221600 руб., а с учетом страховых взносов (общая ставка 30,2 процента) – 288523 руб. (221600 руб. + (221600 руб. х 30,2 %).

 

Величина отчислений в резерв за февраль 2015 г. должна быть определена с учетом остатка резерва на 27 февраля 2015 г. (дата, предшествующая дате, на которую определялся резерв).

Сумма отчислений составит 164572 руб. (288523 руб. – (176551 руб. – 52600 руб.), где 288523 руб. – величина резерва по расчету на 28 февраля, 176551 руб. – величина резерва по предыдущему расчету на 31 января, 52600 руб. – расходы на оплату отпусков с отчислениями страховых взносов за февраль 2015 г.).

 

В бухгалтерском учете по итогам февраля 2015 г. оформляется запись по дебету счета 20 и кредиту счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпуска» на сумму 164572 руб.

 

При втором варианте расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом по следующей формуле:

 

Резерв отпусков = К х ЗПср, где

К - общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср - средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

 

При данном варианте возможно формирование резерва одной записью на конец календарного года для формирования информации в основном для целей отражения в бухгалтерской отчетности.

 

Пример 4

Фонд годовой заработной платы организации составляет 10 800 000 руб. Штатная численность (с учетом вакантных должностей) – 45.

На конец текущего года по данным кадрового подразделения организации работниками не использовано 157 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска.

Величина среднего дневного заработка работников организации составит 682 руб. 59 коп. (10800000 руб. / 45 / 12 / 29,3, где 12 – 12 месяцев года, 29,3 – коэффициент для расчета среднего заработка за отпуск).

Величина резерва на оплату отпусков составит 107152 руб. (682 руб. 50 коп. х 157 календарных дней отпуска, а с учетом отчислений страховых взносов – 139512 руб. (107152 руб. + (107152 руб. х 30,2 %).

В бухгалтерском учете последней датой года оформляется запись по дебету счета 20 и кредиту счета 96, субсчет «Резерв на оплату отпуска» на сумму 139512 руб.

 

 

В рамках третьего варианта расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала) по следующей формуле:

 

 

Резерв = К1 * ЗПср1 + К2 * ЗПср2 + К3 * ЗПср3, где

К1, К2, К3 - количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала),

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 - средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

 

В свою очередь, резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.

 

В частности, сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана:

 

1) по каждому работнику индивидуально - Резерв стр. взн. = К * ЗП * С;

 

2) в среднем по учреждению - Резерв стр. взн. = К * ЗПср * С;

 

3) по каждой категории работников (группе персонала) - Резерв стр. взн = (К1 * ЗПср1 + К2 * ЗПср2 + К3 * ЗПср3) * С,

 

Во всех приведенных формулах показатель «С» означает общую ставку страховых взносов, учитывающую страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, на обязательное медицинское страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемых в Фонд социального страхования Российской Федерации на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Также формирование резерва может быть основано на том, что величина ежемесячных отчислений в резерв будет определяться исходя из соотношения (то есть в процентах) величины годовых расходов на оплату ежегодных основных и дополнительных отпусков с учетом отчислений с них страховых взносов к величине годового фонда оплаты труда. При этом годовой фонд по решению учреждения может приниматься с учетом расходов на оплату отпусков или без них.

Расходы на оплату отпусков можно определить, воспользовавшись методикой расчета среднего заработка за отпуск, предусмотренной статьей 139 Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту публикации – ТК РФ). Для этого достаточно по каждой должности размер месячной заработной платы (отражается в том числе и в штатном расписании) разделить на предусмотренный ТК РФ коэффициент 29,3 и умножить на продолжительность ежегодного отпуска (основной плюс все дополнительные), на которую работник имеет право.

Годовой фонд заработной платы принимается исходя из плановой величины (в каждой из организаций по обыкновению на соответствующий год формируется документ под названием фонд заработной платы). При этом рекомендуется вычитать уже исчисленный фонд расходов на оплату ежегодных отпусков.

 

Пример 5

Предположим, что всего годовой фонд заработной платы (оклад, тарифная ставка, постоянные доплаты, надбавки, планируемые суммы премий) работников учреждения на текущий год без учета отчислений с фонда оплаты труда составил 10 600 000 руб.

Годовой фонд затрат на оплату отпусков составляет 860 000 руб., а с учетом отчислений страховых взносов (30,2 %), включающих страховые взносы на обязательное пенсионное страхование по нормативу в пределах базы (22,0 %), страховые взносы в ФСС России (2,9 %), страховые взносы на обязательное медицинское страхование (5,1 %), а также отчисленич на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (0,2 %) – 1 119 720 руб. (860 000 руб. + (860 000 руб. х 30,2 %)).

Соответственно, норматив ежемесячных отчислений в резерв расходов на оплату отпусков составит 10,56 % (1 119 720 руб. / 10 600 000 руб.) от величины фактических расходов на оплату труда работников организации.

 

Резерв может также образовываться посредством «единых» ежемесячных отчислений, определяемых в твердой сумме исходя из годовой плановой суммы на оплату ежегодных основных и дополнительных отпусков работников организации в отчетном году и отчислений с них единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное и обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

 

Пример 6

Исходя из условий примера 5 величина ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков составит 93 310 руб. (1 119 720 руб. / 12 месяцев календарного года).

 

В конце года числящийся по учету остаток резерва должен быть проинвентаризирован в соответствии с правилами, зафиксированными в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

В частности, остаток числящегося в бухгалтерском учете резерва должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка), и обязательных отчислений на обязательное социальное страхование и обеспечение.

В рамках проводимой инвентаризации необходимо:

1) по данным кадрового подразделения организации или бухгалтерии определить количество неиспользованных работниками календарных дней основных и дополнительных оплачиваемых отпусков (для этих целей могут быть использованы формы № Т-2 «Личная карточка работника» или карточка-справка, которая ведется в бухгалтерии учреждения);

2) исходя из принятой методики исчисления среднего заработка определить «расчетную» величину среднедневного заработка (величина среднемесячной заработной платы может быть определена исходя из представляемой организацией статистической отчетности или данных бухгалтерского учета);

3) определить величину расходов на оплату неиспользованных на конец года отпусков (с учетом отчислений), и полученную величину сравнить с числящимся в бухгалтерском учете остатком резерва на предстоящую оплату отпусков.

Соответствующие расчеты производятся по группам работников, затраты на оплату труда которых учитываются на различных балансовых счетах (работники основного производства, административно-управленческий персонал и др.).

В случае, если сумма числящегося в бухгалтерском учете остатка резерва предстоящих расходов на оплату отпусков превышает исчисленную величину расходов на оплату неиспользованных отпусков, производится уменьшение резерва на соответствующую разницу посредством сторнировочных записей. В случае, если остаток резерва на конец года меньше «плановой» величины расходов на неиспользованные отпуска, резерв доначисляется на разницу.

К материалам инвентаризации прилагается подробный расчет, обосновывающий числящийся остаток неиспользованного резерва. В материалах результатов инвентаризации, представляемых председателем комиссии на утверждение руководителю организации, отражаются сведения о произведенной корректировке резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.