Организация бухгалтерского аппарата.

Бухгалтерия - это самостоятельная структурная единица организации, которая не может входить в состав какого-либо другого организационного подразделения. Возглавляет бухгалтерию главный бухгалтер. Он назначается и освобождается от должности только руководителем организации и ему же непосредственно подчиняется. Главный бухгалтер обеспечивает правильность постановки учета, его достоверность, осуществляет контроль за сохранностью, рациональным и экономным использованием всех средств предприятия. Кроме этого, в его обязанности входит внедрение передовых форм и методов учета, отвечающих требованиям оперативного руководства предприятием.

Главная задача бухгалтерии - способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности. Для этого необходимо обеспечить:

· формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

· обеспечение информацией пользователей для контроля за соблюдением законодательства при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

· предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основные функции, выполняемые бухгалтерией:

· учет материально-технических ценностей (основные средства, материалы, готовая продукция и т.п.);

· учет расчетов по оплате труда (начисление заработной платы, удержания из заработной платы, отчисления на социальное, медицинское и пенсионное страхование);

· учет затрат на производство (вспомогательное производство, косвенные расходы, простои, потери от брака, расходы будущих периодов, незавершенное производство, основное производство);

· учет финансовой деятельности (реализация товаров, прибыль, фонды и резервы);

· учет денежных операций (денежные средства в кассе, на расчетном счете, валютном счете, прочих счетах в банке; расчеты с поставщиками, прочими кредиторами; расчеты с бюджетом; расчеты по отчислениям и платежам);

· составление бухгалтерской отчетности.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В основной же части организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых организациях применяют частичную децентрализацию учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата в основном зависит от условий организации и технологии производства, объема и содержания учетной работы, а также от наличия технических средств учета.

В настоящее время сложились три основных типа организации структуры бухгалтерий: линейная (иерархическая), по вертикали (линейно-штабная) и комбинированная (функциональная).

При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек. В этом случае все работники аппарата бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру.

При организации аппарата бухгалтерии по вертикали создаются промежуточные звенья управления (отделы, бюро, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Распоряжения главного бухгалтера в этом случае передаются старшим бухгалтерам соответствующих отделов, бюро, секторов, групп, которые определяют конкретных исполнителей и контролируют выполнение работ. Данная структура бухгалтерии применяется в большинстве средних и части крупных организаций.

Обычно бухгалтерия в объединениях и крупных предприятиях подразделяется на ряд отделов.

Расчетный отдел бухгалтерии ведет расчеты с рабочими и служащими по оплате труда и социальному страхованию, осуществляет расчеты с финансовыми органами, банками и депонентами, составляет отчетность по труду и заработной плате.

Материальный отдел занимается учетом расчетов с поставщиками, учитывает движение основных средств, материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Проверяет правильность ведения складского учета материальных ценностей, составляет отчет о наличии и движении материальных и других имущественных ценностей.

Производственно-калькуляционный отдел осуществляет учет издержек производства, исчисляет себестоимость продукции, составляет отчетность о выполнении плана по выпуску продукции и ее себестоимости. В функции этого подразделения бухгалтерии входят также общее руководство и контроль за наличием, движением и сохранностью полуфабрикатов собственного и незавершенного производства.

Отдел по учету сбытовых операций учитывает наличие и движение готовых изделий на складах отдела сбыта. В этом отделе ведется учет готовой продукции, ее реализации. Отдел ведет учет расчетов с покупателями, осуществляет контроль за правильностью и своевременностью поступления платежей от них.

Отдел расчетных и валютных операций занимается учетом банковских и валютных операций. На этот же отдел при отсутствии финансовой службы возлагается функция организации финансовой работы.

Общий отдел бухгалтерии предприятия ведет учет всех остальных хозяйственных операций, составляет сводные и обобщающие документы, организует бухгалтерский архив. Работники этого отдела ведут Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно выделяют группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетную группу, работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами, группу подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическую группу.

При комбинированной организации структуры бухгалтерии в ней выделяются специальные структурные подразделения (например, по производствам), выполняющие замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий, которые самостоятельно распоряжаются в пределах установленной компетентности. Такая форма организации аппарата бухгалтерии применяется в особо крупных организациях и в производственных объединениях.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

На данном этапе современности ведение бухгалтерского учета основывается на широком использовании средств вычислительной техники, их размещении, степени оснащенности ими отрасли, объеме обрабатываемой информации, сферах обслуживания.

В условиях комплексной механизации и автоматизации учета на базе ЭВМ создаются вычислительные центры. Они могут обслуживать отдельные крупные предприятия или группы предприятий, организаций. Большое распространение в последнее время получают информационно-вычислительные центры. Их функцией является обработка всей экономической информации предприятий данного района (региона). Также центры оснащены современными ЭВМ и осуществляют не только обработку бухгалтерской информации, но и планово-нормативные технические расчеты.

В современных условиях развитие вычислительной техники привело к техническому оснащению предприятий мини-ЭВМ - электронными бухгалтерскими машинами, которые широко используются в бухгалтерии. Рабочее место бухгалтера автоматизировано на базе современных персональных компьютеров.

Для дальнейшего совершенствования учетной работы организация автоматизированного рабочего места является важным резервом, повышается возможность использования информации в управлении предприятием.