Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники организации, получившие авансом ДС на предстоящие расходы, связанные с хоз-ой деятельностью орг-ии.

Под отчет выдаются ДС из кассы орг-ии, а с 1.08.2011 -путем перечисления на зарплатные карты.

С 1.01.2012 для получения ДС в подотчет каждому подотчетному лицу необходимо оформлять заявление на имя руководителя орг-ии с просьбой выдать ДС - указывается сумма, цель и дата.

Списание подотчетных сумм производится на основании предоставленных в бухгалтерию авансовых отчетов формы-АО-1 с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Подотчетные расходы делят на 2 вида:

· Административно-хозяйственные расходы (списание подотчетной суммы производится на основании приложений к авансовому отчету: кассовые чеки, товарные чеки). Расчеты наличными средствами между юр лицами по одной сделке в день не могут превышать 100 000 руб.

· Командировочные расходы

 

Списание подотчетной суммы производится на основании представленного авансового отчета с приложением к нему всех первичных документов. Бухгалтер при получении авансового отчета возвращает работнику отрывную часть бланка, которая является распиской для работника подтверждение принятия в бухгалтерии документа. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. А перерасход по авансовому отчету—выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в установленные сроки или не возвратившие в кассу неиспользованные остатки авансов, орг-ия вправе удержать из заработной платы (ст137 ТК РФ) Однако, согласно Ст138 ТК РФ орг-ия единовременно может удержать не более 20% з/п.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен активный синтетический счет 71. В БУ составляются след записи:

1.Выданы денежные средства сотруднику подотчет

А) из кассы Д71 К50

Б) путем перечисления на з/п. карту Д71 К51

2. подотчетным лицом приобретены

А) ОС Д08 К71 Д01 К08

Б) материалы Д10 К71

В) товары Д41 К71

3. Оплачены подотчетными лицами услуги

А) общепроизводственного назначение Д25 К71

Б) общехозяйственного назначения Д26 К71

 

4. оприходованы ДС, неизрасходованные подотчетным лицом Д50 К71

5.возмещен сотруднику перерасход подотчетной суммы Д71 К50

6. отражена своевременно невозвращенная работником подотчетная сумма Д94К71

7. отражено удержание из з/п. своевременно невозвращенной подотчетной суммы Д70 К94

КОМАНДИРОВАЧНЫЕ РАСХОДЫ

Согласно статье 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В приказе формы Т-9, Т-9а указываются ФИО, структурное подразделение, должность командируемого, цель, время и место командировки. Документом, удостоверяющим время пребывания в командировке, в котором указывается время прибытия и убытия является командировочное удостоверение формы Т10., которое выписывается кадровой службой на основании приказа о направлении в командировку.

Работникам, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе в форме Т-10а, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и передаётся бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом с приложением документов.

СогласноСТ168 ТК РФ определены виды командировочных расходов, которые работодатель обязан возместить работнику.:

1. Расходы по найму жилого помещения

2. Расходы по проезду, включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходов за пользование постельными принадлежностями в поездах.

3. Суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства)

4. Прочие расходы с разрешения работодателя

 

Суточные. В настоящее время для целей исчисления налога на прибыль ограничений (лимита) по размеру суточных нет. Орг-ии самостоятельно внутренними распорядительными док-ми устанавливают размер суточных. Для целей исчисления НДФЛ главой 23 НК РФ установлены ограничение:

а) для командировок на территории РФ - 700 р. (при установлении размера суточных свыше 700 руб. на разницу начисляется НДФЛ =13%)

б) загранкомандировки -2500 руб.

 

Расходы на проезд. Оплачиваются исходя из фактических затрат. В целях исчисления налога на прибыль в сумме фактических затрат (за исключением проезда в бизнес-классе, в СВ-вагонах, люкс-каютах и такси) на проезд включается оплата дороги из аэропорта в гостиницу и обратно.

При электронном билете: билет, посадочный талон + маршрутная квитанция.

При отсутствии оправдательных документов на проезд орг-ия может возместить расходы из минимальной стоимости билетов (т.е. бухгалтер должен сделать запрос на этот рейс и получить официальный документ, подтверждающий минимальную стоимость)

Расходы на проживание. Исходя из сумм фактических затрат за исключением люкс-номеров. При отсутствии оправдательных документов сумма возмещения составит 12 руб.

Случаи, возникающие в командировке.

1. Болезнь. Работодатель обязан возместить проживание (если не содержался в стационаре) и оплатить больничный лист.

2. Вынужденная задержка в пути (метеоусловия) Возмещается проживание, суточные. Должна быть справка из аэропорта.

3. Смерть. При наступлении орг-ия списывает подотчетную сумму на расходы отчетного периода до дня смерти, а оставшуюся сумму признает чрезвычайным расходом и относит на счет 91^2. При этом орг-ия обязана близкому родственнику выплатить з/п до командировки и за время командировки (исходя из среднего заработка)

4. Отпуск.

 

УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА

Постановление правительства, приказы Минздрав соцразвития, трудовой кодекс, гражданский кодекс

Прием на работу

Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю след.документы: паспорт (или иной удостоверяющий личность); трудовая книжка (при отсутствии тр.кн. работодатель обязан её открыть); документ об образовании, о квалификации или о наличии специальных знаний; страховое свидетельство гос-ого пенсионного страхования (СНИЛС); ИНН; документы воинского учета; мед книжка; копии свидетельства о рождении детей и свидетельство о браке;

На основании заявления работника о приеме на работу работодатель согласно ТКРФ обязан заключить трудовой договор и издать приказ (распоряжение) о приеме работника формы Т-1 Данные док-ты должны быть оформлены в течение трех рабочих дней. В приказе должна стоять запись «с приказом ознакомлен. Дата. Подпись. Расшифровка подписи». А в трудовом договоре запись «второй экземпляр на руки получил. Дата. Подпись. Расшифровка подписи».

Трудовой договор оформляется при приеме сотрудника в штат (основное место работника) или по совместительству (0,5; 0,25 ставки). Однако, согласно ГК РФ работодатели могут заключать договоры гражданско-правового характера: договор подряда, авторский договор, договор поручения и т.д.

Согласно ТК РФ трудовые договоры делят на 2 вида:

1. На неопределенный срок (бессрочный тр-ой договор). Если в тр-ом договоре не оговорен срок её действия.

2. На определенный срок (срочный тр-ой договор). Срок не более 5 лет.

Согласно ТК трудовой договор должен содержать обязательные элементы:

- Фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

- Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, - также срок его действия и обстоятельства (причины)

- условия оплаты труда

- режим рабочего времени и времени отдыха

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы

- условие об обязательном социальном страховании работника

- другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными

правовыми актами,

 

Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется во всех документах по учету личного состава, выработки, з/п и т.д. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение 1-2 лет. На каждого работника заводится личная карточка работника формы Т-2. для оформления структуры штатного состава в орг-ия в соответствии с у3ставом разрабатывается и утверждается штатное расписание формы Т-3. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о кол-ве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда.

Ст80. Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении. В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

Ст81. Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях:

1) ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем;

2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя;

3) несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации;

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

5) неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание;

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:

а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);

б) появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

в) разглашения охраняемой законом тайны;

г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества;

д) нарушения работником требований охраны труда

7) совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности;

8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы;

9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества;

10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;

11) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора;

13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации;

14) в других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Рабочее время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка орг-ии и условиями трудового договора должен выполнять трудовые обязанности.

 

Согласно ТК РФ в зависимости от продолжительности различают след виды рабочего времени:

· Нормальная продолжительность не превышает 40 часов в неделю

· Сокращенное рабочее время а) для работников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю б) для работников 16-18 лет – не более 35 часов в неделю в) для работников, являющимися инвалидами- не более 35 часов г) для работников, занятых на работах с вредным производством – не более 36 часов

· Неполное рабочее время: По соглашению между работником и работодателем могут устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя. Работодатель обязан устанавливать неполный рабочий день (смену) или неполную рабочую неделю по просьбе беременной женщины, одного из родителей (опекуна, попечителя), имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет), а также лица, осуществляющего уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ. Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Табельный учет орг-ии должны вести ежемесячно. Он охватывает всех работников орг-ии и оформляется в табеле учета рабочего времени формы Т-13, который составляется в 1ом экземпляре и передается в бухгалтерию 2 раза в месяц: 1) для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) 2) для расчета з/п за месяц.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА

Оплата труда – это вознаграждение, установленное работнику за выполнение трудовых обязанностей. Оплата труда каждого работника определяется работодателем в зависимости от кол-ва и кач-ва выполняемой работы.

Фонд заработной платы – это сумма вознаграждений, предоставленных наемным работникам в соответствии с кол-ом и кач-ом их труда, а так же компенсаций, связанных с условиями труда. (заработная плата всех сотрудников). В настоящее время выделяют 2 вида з/п:

1. Основная- оплата,начисляемая работникам за отработанное время, кол-во и кач-во выполненных работ (оплата по окладам, премии, оплата на работу в ночное время, за сверхурочные работы, оплата простоев не по вине рабочих)

2. Дополнительная – выплаты за неотработанное время, предусмотренные законодательством (оплата очередных отпусков, перерывов на работе кормящих матерей, за время выполнения гос-ых и общ-ых обязанностей, выходное пособие при увольнении, оплата пособия по нетрудоспособности (больничный лист), оплата пособий по беременности и родам, по уходу за ребенком до 1,5 лет.)

Кроме того различают формы и сис-мы оплаты труда, которые устанавливаются орг-ей самостоятельно.

Формы оплаты труда:

· Повременная –з/п зависит от кол-во затраченного времени с учетом квалификации работника и условий труда.

· Сдельная – з/п зависит от кол-ва произведенных единиц продукции с учетом их кач-ва, сложности и условий труда. При сдельной оплате труда расценки определяются исходя из установленных разрядов работы, тарифных ставок и норм выработки (норм времени). Сдельная расценка определяется путем деления часов (дневной тарифной ставки), соответствующей разряду выполняемой работы на часовую (дневную) норму выработки.

Системы оплаты труда:

Согласно ТК орг-ии обязаны начислять каждому сотруднику з/п в размере не менее установленного минимального оплата размера труда. С 1 июля 2011 установлен МРОТ=4611 рублей.

ТК предусмотрены доплаты и надбавки, которые оговариваются в трудовом договоре. Доплаты - это выплаты компенсационного характера, связанные с режимом работы и условиями труда. Надбавки – это денежная выплата сверх з/п, которая имеет цель стимулировать работников к повышению квалификации, длительному выполнению трудовых обязанностей в определенной местности или в определенной сфере деятельности (за допуск к гос. тайне)

Для учета з/п предназначен пассивный синтетический счет 70. Начисление з/п отражают записью Д20,23,25,26,28,29,44,97(?) К70

УЧЕТ ОТПУСКОВ

Ст139 ТК:работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка в размере не менее 28 календарных дней. (ст122 ТК)

Согласно ТК орг-ии обязаны за две недели до нового фин года сформировать график отпусков и каждого работника ознакомить под подпись.

Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной орг-ии.

Различают след виды отпуска:

· Очередной ежегодный

· Дополнительный

· Учебный

· По беременности и родам

· По уходу за ребенком до полутора лет

Для определения суммы очередного ежегодного отпуска необходимо рассчитать средний заработок. Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск путем деления начисленной з/п на 12 месяцев и на коэффициент=29.4 (ст. 139 тк)

Сумму отпускных определяют как произведение среднего заработка на кол-во дней отпуска.

В случае если 1 или несколько месяцев расчетного периода (12 мес) отработаны не полностью, средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной з/п за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4),умноженного на кол-во полных календарных месяцев и кол-во календарных дней в неполных календарных месяцев. Кол-во календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на кол-во календарных дней этого месяца и умножения на кол-во календарных дней, приходящихся на время, отработанное в этом месяце. С 1 января 2011 орг-ии согласно пбу 8.2010 обязаны создавать резерв отпускных. Для этого предназначен пассивный синтетический счет 96 (резервы предстоящих расходов). Начисление резерва отражают записью: Д20,23,25,26,44 К96. Начисление отпускных за счет резерва отражается записью Д96 К70.