Робота з базами даних в табличному npoцecopi Excel

Мета роботи- придбати навички створення та роботи з базами даних в MS Excel.

Основні положення

З електронними таблицями Excel можна виконувати цілий ряд дій, характерних для робіт з базами даних (БД). При виконанні цих дій стовпці таблиці будемо називати, як це прийнято в БД, полями, а рядка — записами. Основні роботи, виконувані із БД, що випливають:

v сортування;

v пошук записів за прийнятим критерієм;

v дії із записами, що задовольняють прийнятому критерію.

Почнемо із сортування, під яким розуміють упорядкування записів по зростанню або по

спаданню прийнятої ознаки в призначеному стовпці. Процес виконання сортування

покажемо на прикладі впорядкування результатів оптирисьного розподілу ресурсів в

часі, які отримані в главі 8 і наведені там же на рис. 8.4.3 (у даній главі рис.

1).

Алгоритм 1. Сортування елементів стовпців

1. Викликати на екран БД, наведену на рис. 1, для виконання сортування.

 

Рис. 1

2.Курсор у будь-який осередок БД.

3.Дані, Сортування...

На екрані: діалогове вікно Сортування діапазону (рис. 2).

4.Увести імена полів і напрямок сортування, які
відображаються в діалоговому вікні.

5.ОК.

На екрані: результат сортування (рис. 3).

 

Рис. 2.

Рис. 3

Алгоритм 2. Сортування елементів рядків

 

1. Викликати БД для сортування рядків(рис. 4).

Рис. 4

2.Виділити сортируемую частина БД: комірці C2:F4.

3.Дані, Сортування...

4.Параметри...

5.Сортувати: стовпці (!) діапазону.

6.ОК.

7.Увести:

Ø номер рядка електронної таблиці Excel (а не порядковий номер рядка в БД);

Ø напрямок сортування.

 

Рис. 5

8. ОК.

На екрані: результат сортування (рис. 5).

 

Алгоритм 3. Сортування за допомогою кнопок панелі інструментов

За допомогою кнопок можна виконати сортування по елементах тільки одного стовпця.

1.Курсор в комірку стовпця, по якому виконується сортування.

2.Курсор на кнопку По зростанню або По спаданню.
4. М1.

На екрані: результат сортування.

Розглянутий алгоритм сортування забезпечує впорядкування даних як по стовпцях, так і по рядках. Інший важливою, якщо не основною, задачою БД є пошук записів, що задовольняють призначеному критерію. Однак пошук виконується тільки по полях, тобто по стовпцях електронної таблиці.

Якщо ж необхідно виконати пошук по записах, тобто по рядках електронної таблиці, то попередньо електронну таблицю треба транспонувати, у результаті чого рядки

таблиці стануть стовпцями, і таким чином таблиця буде готова для виконання необхідного пошуку.

Алгоритм 4. Транспонування бази даних

1.Викликати на екран БД (рис. 6).

2.Виділити всю БД, тобто B4:F9.

3.Виправлення, Копіювати...

Рис. 6

4.Курсор у лівий верхній кут де розташована транспонуюча БД, в В13.

5. Виправлення, Спеціальна вставка...

6.Транспонувати.

7.ОК.

На екрані: в осередках B13;G 17 перебуває транспонована БД, у якій рядки вихідної БД (B4:F9) стали стовпцями, а стовпці - рядками. При необхідності в транспонування БД можна змінити ширину стовпців, після чого транспонована БД буде готова до пошуку потрібної інформації.

Пошук

Під пошуком, що часто називають фільтрацією, будемо розуміти знаходження в БД таких записів, які задовольняють вимогам, що вводять для полів. Ці вимоги називаються критерієм пошуку (фільтрації). В Excel передбачено 2 види пошуку:

§ автофильтром;

§ розширеним фільтром.

Алгоритм 5. Пошук автофильтром

1.Викликати на екрані БД (рис. 2.Э.1).

2.Курсор у будь-який осередок БД.

3.Дані, Фільтр, Автофильтр.

На екрані: у кожному імені поля з'явилася стрілка.

4.Курсор на стрілку того поля, по якому хочемо зробити пошук (у прикладі:
Вартість).

5.М1.

На екрані: перелік значень всіх записів у цьому полі.

5.Увести значення, по якому потрібно виконати пошук.

На екрані: всі записи, що задовольняють уведеному значенню. Але це ще не все.

6.Якщо потрібно виконати пошук за таким значенням, якого немає в жодному записі, то
необхідно:

7.Условие...

На екрані: діалогове вікно Користувальницький автофильтр.

8.Увести необхідний критерій пошуку. Як приклад виберемо
критерій:

 

200 ≤ Вартість ≤ 400 (рис. 7)

Рис. 7

9. ОК.

На екрані: результат пошуку (рис. 8).

Рис. 8

Такий пошук можна послідовно виконувати по декількох полях.