Використання баз даних у роботі підприємства.

В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них програма Microsoft Access 2000 займає одне з перших місць по популярності. Причиною цього є те, що дана програма входить до складу пакета Microsoft Office, тобто добре інтегрована з іншими популярними продуктами фірми Microsoft. Це означає, що Access підходить для рішення задач якщо не більшості, то, принаймні, значній частині користувачів. Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, а й не потребує складних спецефічних знань програмування та є простою в застосуванні. Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі. Безсумнівним достоїнством Access є те, що ця програма створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі обмежень, обумовлених "спадщиною MS-DOS". Для того, щоб почати роботу з базою даних, слід завантажити MicrosoftAccess. На екрані з’являється вікно-запрошення, яке пропонує зробити наступний вибір: створити нову базу даних, або відкрити існуючу. Початкове вікно відрізняється простотою та лаконічністю. Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об’єктів, з якими працює програма. Таблиці – основні об’єкти бази даних. Утворення бази даних починається з утворення таблиці. Цей процес полякає у завданні її полів та зазначенні їх властивостей. Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база – це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо зробити його копію. Структура таблиць – також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файлу не має, але структура таблиць входить у склад загального файлу бази даних наряду з запитами, формами та іншими об’єктами. Система автоматизації документообігу цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів. Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація простан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами. Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:· Заощадження організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.· Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.· Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.· Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу. Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу є сучасним масштабованим рішенням. Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка документа електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних. Функціональні можливості системи автоматизації діловодства підтримують ведення реєстраційної картки на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів. Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:· вхідні; · вихідні (внутрішні); · листи і звернення громадян.Група «Вхідні» призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить в організацію. Група «Вихідні» (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група «Листи і звернення громадян» для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.Наприклад, групу «Вихідні» можна розділити на підгрупи документи, що «Відправляються», і «Внутрішні» документи, а підгрупу «Внутрішні» документи на підгрупи «Накази», «Розпорядження», «Інструкції» тощо.Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими українськими нормативними документами.Пройшовши узгодження і затвердження, проект вихідного документа автоматично реєструється в системі автоматизації діловодства як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.Після того, як вихідний документ зареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хто затвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресованому органу влади електронною поштою. Якщо система автоматизованого діловодства встановлена і там, то оригінальний документ, що надійшов пізніше, реєструється як вхідний вже в автоматизованому режимі багато з реквізитів реєстраційної картки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманих разом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується час проходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітники організації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістом документу задовго до доставки паперового екземпляра.Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до уваги визначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передається на збереження в архів.Система автоматизації архівної справи, розроблена партнером компанії Microsoft компанією «Електронні офісні системи», призначена для ведення та обліку архівних документів органів влади і місцевого самоврядування. Більш докладно вона розглядається в розділі «Архівне збереження».Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.Використання баз даних в роботі діловода має ряд безперечних переваг.По-перше будь-яка база даних – це систематизація наявної інформації, що дозволяє отримувати зручний та швидкий доступ до цієї інформації.По-друге, зберігання інформації в одному певному місці зменшує вірогідність її втрати.По-третє, використання баз даних дозволяє економити час на роботу з документами.

Однак в разі некомпетентного створення та ведення баз даних, інформація може бути використана не повністю, отримуватись користувачем невчасно та у незручній формі.

 

Висновок до розділу 1

В першому розділі курсової роботи були розглянуті теоретичні засади створення та використання баз даних і зроблені наступні висновки: Основним об'єктом, який, з одного боку, визначає діяльність органів державного управління, а з іншого — відображаює і фіксуює результати цієї діяльності, є документ. Організація роботи з документами — важлива частина процесів керування і прийняття управлінських рішень. Тому інформаційні технології підтримки діяльності органів державного управління повинні надавати ефективні і гнучкі засоби роботи з цим об'єктом на всіх етапах його життєдіяльності. Відомі два підходи до організації інформаційних масивів: файлова організація та організація у вигляді бази даних. Файлова організація передбачає спеціалізацію та збереження інформації, орієнтованої, як правило, на одну прикладну задачу, та забезпечується прикладним програмістом. Електронні таблиці та текстові документи є чудовими засобами для вирішення так званих “однокористувачевих” задач, але вони погано корисні в якості шаблонів для простих форм вводу інформації,фле,якщо вам необхідно провести комплексну перевірку даних, то тут їх функцій явно недостатньо. Але, якщо з розширенням бізнесу починає збільшуватись кількість співробітників, що вводять у комп’ютер закази, то без бази даних вам необійтись. Так само електронна таблиця може використовуватись на великих підприємствах для підготовки співробітникам звітів про свої витрати,але для створення загальної бухгалтерської звітності ці дані все одно повинні збиратися у базі даних. Коли виникає необхідність колективного використання інформації, справжня система управління базами даних дає можливість захищати інформацію від несанкціонованого доступу так, що право переглядати дані або вносити в них зміни отримують тільки відповідні користувачі.

РОЗДІЛ 2.