Відмітка про наявність додатка.

Додатки до документа можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа мусять мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому полі першої сторінки додатка:

Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України

15.10.05 №15

Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів установи на останній сторінці додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:

1) якщо документ має додатки, про які згадується у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так:

Додаток:на 2 арк. у 3 прим.;

2) якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додаток: “Проект реконструкції ділянки” на 5 арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:

Додаток:на 2 арк. лише адресатові.

У разі великої кількості додатків окремо складають їхній опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 2 прим. на першу адресу.

Підпис.

Обов’язковий реквізит будь-якого документа. Підписують, як звичайно, перший примірник документа. До складу підпису входять:

- найменування посади (з лівого боку);

- підпис (між назвою посади і прізвищем);

- ініціали й прізвище особи, яка підписала документ (праворуч).

Наприклад:

Директор рекламної агенції

„Панорама” (Підпис) Л.М. Кузовський

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписують тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Два підписи і більше ставлять на документах, за зміст яких відповідає кілька осіб (грошово-фінансових документах, угодах тощо).

Підписи кількох службових осіб на документах розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді, напр.:

Директор (Підпис) А.В. Саварин

Головний бухгалтер (Підпис) О.І. Микитенко

Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні, напр.:

Директор ВАТ “Галич – Авто” Директор торгового Автоцентру

(підпис) М.Й. Джунь (Підпис) Бурмай Н.К.

В актах, висновках та подібних документах, які уклала група або комісія, зазначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їхніх обов’язків у конкретній комісії, напр.:

Голова комісії (Підпис) Л.І. Мокрицька

Члени комісії (Підпис) М.О. Борисюк

(Підпис) Б.Г. Яворський

У вищих навчальних закладах та академічних наукових установах у назвах посад вказують науковий ступінь і наукове звання (професор, доцент, кандидат філологічних наук, доктор економічних наук тощо), напр.:

Завідувач кафедри вищої математики

доктор фізико-математичних наук,

професор (Підпис) Д.М. Гнатюк

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її обов’язки, або заступник. Тоді обов’язково зазначають посаду (“в.о.”, “заст. ”) і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять чорнилом або машинописним способом).

Не допускається підписання документа з прийменником за чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Документ колегіальних органів (протокол, рішення тощо) підписує голова та секретар колегіального органу.

Гриф погодження.

Розрізняють дві форми погодження документів – внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з відомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

- слова „ПОГОДЖЕНО”;

- назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

- особистого підпису;

- його розшифрування;

- дати.

Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту „підпис” або на окремій сторінці, напр.:

ПОГОДЖЕНО

Директор ЗОШ № 93

(Підпис) С.П. Дмитрів

01.09.05

Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України

01.07.05 №12

Віза.

Внутрішнє погодження проекту документа – це його візування. Віза складається з:

- особистого підпису особи, що візує;

- дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри кібернетики (Підпис) М.І. Свирид

28.08.05

Невеликі зауваження (1–2 рядки) розташовують перед візою, напр.: Не заперечую; Не бачу підстави; Уважаю, що пункт 3 треба доопрацювати. Якщо зауважень чи доповнень більше, їх оформляють на окремому аркуші.

У разі внутрішнього погодження візи ставлять на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

Печатка.

Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитку печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. ін. Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Відмітка про засвідчення копій.

У правому верхньому кутку пишуть слово „Копія”; під реквізитом „підпис” – слово „Правильно”; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. Якщо потрібно, підпис засвідчують печаткою.

Прізвище виконавця та номер його телефону.

Цей реквізит обов’язковий у вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

- прізвища виконавця;

- номера його службового телефону.

Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа, напр.: Н.М. Вальчук Тел. [phone]

Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

- стислу довідку про виконання;

- дату скерування документа до справи;

- підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Наприклад:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 05.06.05

(посада, ініціали, прізвище).

Відмітка „ До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:

- запис „Інформація перенесена на машинний носій”;

- підпис особи, відповідальної за перенесення інформації;

- дату перенесення.

Відмітка про надходження.

Містить:

- скорочену назву організації, що отримала документ;

- дату його надходження.

Цю відмітку записують чи проставляють за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

- назву організації;

- дату надходження;

- індекс документа.

Відмітку про надходження розташовують на нижньому правому полі першої сторінки документа.

 

§ 3. Загальні вимоги до оформлення та особливості мови ділових паперів

 

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу – А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Усі реквізити документа розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уніфікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незаповнене місце – поля, або береги, документа. Вони призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри берегів формуляра-зразка:

· лівого – 35 мм;

· правого – не менше, ніж 8 мм;

· верхнього – 20 мм;

· нижнього – не менше, ніж 19 мм (для формату А4);

не менше, ніж 16 мм (для формату А5).

Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускають розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.

Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.

Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам’ятати:

· на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обов’язково має бути не менше двох рядків тексту;

· лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки – чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

· не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:

· нумерація починається з другої сторінки;

· номери проставляють посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка” на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

· якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторінок ставлять вгорі скраю: парні – зліва, непарні – справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Найпростішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традиційної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних частин. Нова система рубрикації ґрунтується на використанні лише арабських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу, напр.: