Методи підготовки і ведення переговорів

 

Метод	Зміст
Метод складання балансових аркушів	Авторство належить Р.Фішеру. Використовують метод для уточнення власних інтересів та інтересів партнера. З цією метою на аркуші пишуть можливі варіанти розв’язання проблеми, а потім – різноманітні позитивні й негативні його наслідки.
Метод «мозкового штурму»	Може бути використаний як на етапі підготовки до переговорів, так і в процесі їх. Для вироблення варіантів рішення передбачуваних учасників переговорів розбивають на дві групи: «генераторів ідей» і «критиків». На першому етапі діють «генератори ідей», які повинні змоделювати якомога більше варіантів розв’язання проблеми. На другому етапі «критики» сортують пропозиції (відсівають, на їх погляд, непридатні), вказують на слабкі та сильні сторони кожного позитивного й негативного варіанта. Цей метод пов’язаний з колективною підготовкою до переговорів, груповим прийняттям рішення. Основна мета цього методу полягає в отриманні багатьох різних варіантів розв’язання проблеми.
Метод проведення ділових нарад	Їх мета – проінформувати учасників переговорів, одержати потрібну інформацію, проаналізувати проблему, виробити прогноз – сценарій майбутніх переговорів і розробити відповідні документи.
Метод проведення ділових індивідуальних бесід	Вони мають уточнити позицію кожного учасника майбутніх переговорів, одержати додаткову інформацію. Ділові індивідуальні бесіди поділяють на такі групи: - «вільні» бесіди з двостороннім обміном інформацією, що відбуваються без спеціальної підготовки; - спеціально підготовлені і суворо регламентовані бесіди.

 

Універсальної, придатної для всіх ситуацій моделі переговорів не існує. Загальна їх схема охоплює такі структурні компоненти, як знайомство, привітання і введення в проблему, характеристика проблеми і пропозиції щодо переговорів, детальне формулювання позицій, діалог, вирішення проблеми, завершення.

Розпочинають переговори із взаємного знайомства. При цьому, як правило, керівники представляють учасників своїх делегацій. Доцільно, щоб у цей час відбувся обмін візитками, їх варто покласти перед собою, намагаючись зафіксувати і пам'ятати, кому яка належить. Дуже важливо правильно вимовляти імена і прізвища гостей. Якщо є сумніви (наприклад, щодо наголосу), прізвище уточнюють і надалі не допускають помилок. Для створення невимушеної атмосфери необхідно розпочати розмову з дружнього привітання і фраз загального характеру (наприклад, чи влаштовують гостей умови проживання в готелі, які враження від міста, якщо вони у ньому вперше, тощо).

Учасники делегації повинні відчути, що вони цікаві представникам організації — ініціатора переговорів — як ділові партнери і як особистості. Неприпустимо, щоб у них склалося враження, що ці переговори є обтяжливими для протилежної сторони. Також недоцільно нагнітати атмосферу дефіциту часу: партнерів ніщо не повинно підганяти за необхідності обдумати свої пропозиції, оцінки.

Недостатня увага до об'єктивних і психологічних аспектів організації і проведення переговорів породжує такі типові помилки (іноді за такими діями маскується намір зірвати переговори):

1. «Холодний запуск». Партнер розпочинає переговори, недостатньо продумавши їх необхідність, мету, можливі ускладнення та наслідки. У такому разі він змушений лише реагувати, а не діяти. Будучи обмеженим у вияві власної ініціативи, він здебільшого підтримує ініціативу іншого учасника переговорів.

2. «Відсутність програми». У партнера немає чіткого плану дій, обумовленого його максимальними і мінімальними інтересами, а без цього йому надто важко формулювати і відстоювати їх.

3. «Головне, щоб це було вигідно мені!» Партнер настільки захоплений власними інтересами, що представники іншої сторони не бачать для себе ніяких переваг. Така розбіжність інтересів найчастіше зумовлена егоїстичними міркуваннями, що блокує інших учасників переговорів, відбиває у них бажання розглянути взаємоприйнятні варіанти.

4. «Пустити все на самоплив». Партнер не має чітко визначених власних інтересів, тому його пропозиції, оцінки, аргументи є неконкретними, що ускладнює досягнення адекватного розуміння сторонами предмета переговорів, пошук прийнятного рішення.

5. «Комунікативні руйнатори» (втрата комунікативного контакту). Неправильна поведінка одного з партнерів негативно впливає на атмосферу переговорів, перешкоджає досягненню їх мети, оскільки він не володіє мистецтвом вислуховування іншого. Надмірна емоційність, нестриманість, психологічна неготовність піти назустріч партнерові, побачити спільні інтерес і вигоду, небажання прийняти аргументи співрозмовника створюють у ділового партнера враження безплідності і безперспективності затрачених зусиль.

 

Загальні правила поведінки на переговорах

 

 

Потрібно	Не можна
Запитувати	Говорити надто багато
Слухати	Пом'якшувати доводи
Узагальнювати	Робити надто багато зустрічних пропозицій
Ґрунтуватися на їхніх ідеях	Підкреслювати розбіжності
Знайти спільні інтереси і ґрунтуватися на них	Сперечатися, вигравати бали, глузувати, мудрувати, нападати (захищати, загрожувати, звинувачувати)
Вести себе недвозначно	Виявляти розбіжності
Виражати свої почуття	Вживати такі слівця, як "За всієї моєї поваги до Вас", "Щиро кажучи"

 

Конференція

Для пошуку шляхів вирішення якихось кардинальних на­укових або практичних проблем використовують таку форму колективного обговорення, як конференція. Мета конференції полягає в тому, щоб довести підняту ідею до необхідності відповідних змін, виробити загальний погляд на майбутнє, на­мітити перші кроки до реалізації змін і сприяти активній участі присутніх у їх проведенні. На конференціях, спрямова­них на пошук стратегічних змін у режимі реального часу, ге­нерується набагато більше інформації, ніж в інших формах ко­лективного обговорення. За часом конференція може відбува­тися від одного до кількох днів. За цей час її учасники озброю­ються розумінням тих практичних кроків, які слід зробити для підтримки стратегії, і мотивів для їх здійснення. Тому, як пра­вило, на конференцію запрошуються люди, що мають хорошу професійну підготовку і практичний досвід діяльності з обра­ної проблеми.

Набули поширення зустрічі "за круглим столом", коли кілька учасників дискутують між собою в присутності слу­хачів. Така дискусія дає змогу ознайомити людей з різними поглядами фахівців на якусь проблему і стимулювати до ак­тивного мислення, самостійних висновків. Інколи колектив­не обговорення має форму диспуту, під яким розуміють пуб­лічну суперечку на наукову чи суспільно важливу тему. Учас­ники диспуту, звичайно, не ставлять перед собою мети обов'яз­ково дійти згоди.

Останнім часом для розв'язання перспективних і досить складних проблем дедалі частіше використовується така фор­ма колективного обговорення, як "мозковий штурм". Вона дає змогу генерувати нові ідеї, шукати шляхи розв'язання склад­них проблем, окреслювати шляхи розвитку, скажімо, якоїсь організації. Ця форма, як і інші, зокрема ділові та рольові ігри, використовується не тільки для соціально-орієнтованого на­вчання людей, а й у виробничій сфері для вирішення проблем­них завдань.

 

Презентація

У наш час, коли постійно зростає кількість пропозицій про нові проекти, види продукції, послуги та ін., важливим стає те, як представити інформацію про них. І для того, щоб нові ідеї дійшли до свого адресата, треба це робити в заманливій, цікавій і переконливій формі. Такою формою може стати пре­зентація. Змістом презентації може бути інформація про нову видану книгу, новий товар, створену організацію.

Презентація проводиться з метою надання інформації для певної групи людей. І в цьому вона схожа на лекцію. Але це не лекція, бо люди на презентацію приходять не за власним ба­жанням, щоб пізнати щось нове, і рідко виявляють активність. Як правило, на презентацію людей спеціально запрошують, причому у запрошених бажання отримати нову інформацію значно менше, ніж у організаторів передати її.

Презентація для того щоб бути успішною, по­требує значної підготовчої роботи. Необхідно визначити її цілі, персональний склад запрошених. На презентації обов'язково мають бути: керівник організації, особа, відповідальна за підготовчу роботу, спеціаліст з предмета презентації, спеці­аліст із запрошеної аудиторії. Виступати повинен той, у кого це краще вийде. Звичайно, треба продумати, в якому при­міщенні провести цю зустріч, які допоміжні матеріали, у тому числі й сувеніри, треба мати, як розподілити час, щоб не обтя­жувати запрошених і підтримувати їхню увагу.

Особливості підготовки виступу на пре­зентації:

— спочатку сказати декілька приємних фраз, щоб привер­нути до себе увагу присутніх, встановити психологічний кон­такт із ними;

— розповісти про власний досвід, пов'язаний з предметом презентації;

— використавши запитання, з'ясувати, наскільки аудито­рія знайома з предметом презентації;

— зазначити, чому саме цих людей запрошено;

— накреслити хід проведення презентації і чітко визначи­ти час, необхідний для цього;

— викласти в дохідливій формі проблему, розбивши її на декілька етапів;

— за допомогою запитань з'ясувати, як аудиторія зрозумі­ла сказане;

— використати аудіовізуальні та інші допоміжні засоби (таблиці, схеми, діаграми);

— сформулювати пропозиції до присутніх;

— показати, що саме кожен із присутніх може втратити, якщо не підтримає запропоновану ідею;

— роздати запрошеним підготовлені матеріали (буклети, проспекти, схеми) та маленькі сувеніри;

— з'ясувати, чи мають присутні якісь запитання і дати відповідь на них;

—висловити присутнім подяку за те, що вони надали мож­ливість представити їм нову ідею, а також сподівання на по­дальше спілкування і взаємодію.

Публічний виступ

1. Якщо ви прагнете привернути увагу аудиторії:

а) активізуйте увагу слухачів, змусьте їх відволіктися від повсякденності;

б) зацікавте слухачів, переконайте з перших слів, що ваша промова буде свіжою, яскравою, образною;

в) слухачі повинні заохочено слухати вас. Дайте їм зрозуміти, що факти, які ви збираєтеся розкрити, зрозумілі й цікаві;

г) не піддавайтесь ілюзіям, що аудиторії добре відома головна думка вашого виступу, тому детально й аргументовано розкрийте її;

ґ) не зловживайте під час розкриття своїх думок запитальними формами, оскільки це може ввести в оману слухачів;

д) не плутайте основну думку з доказами та ілюстраціями, наголошуйте її інтонацією;

є) якщо у вас виник сумнів, зробіть паузу, поясніть детально основну думку і лише потім продовжуйте далі.

2. Якщо ви прагнете завоювати довіру слухачів:

а) слова вимовляйте чітко, переконливо, не змінюючи їх частоти;

б) у мові й поведінці все повинно бути чітким і визначеним: слова, постава, жести;

в) зацікавте аудиторію описами, порівняннями, зіставленнями, протиставленнями;

г) аудиторія завжди охоче сприйме цікаву інформацію. Запропонуйте факти, комічні історії, цифри, пожартуйте. Структуруйте матеріал на прості і зрозумілі елементи, щоб слухачам було легше їх запам'ятати;

ґ) усім своїм виглядом демонструйте, що раді всіх бачити. Запевніть, що сказане буде корисним слухачам, їх чекає приємне й раціональне проведення часу.

 

Отже, організаторам презентації треба докласти максимум зусиль, щоб зацікавити присутніх, якомога тісніше об'єднати їх і обов'язково встановити з аудиторією діалог. Тоді можна роз­раховувати на позитивне ставлення присутніх до предмета пре­зентації, а відповідно — на подальше спілкування.

Контрольні запитання

1. Які види ділових контактів Ви знаєте?

2. Які існують правила організації і проведення переговорів?

3. Які існують правила організації і проведення ділової бесіди?

4. Які існують правила організації і проведення співбесіди при прийомі на роботу?

5. Які Ви знаєте правила ділових телефонних розмов?

6. Які існують правила організації і проведення наради?

7. Які Ви знаєте види прийомів?

 

Література: 4, 8, 10, 15, 16, 19