Формирование структуры подразделения в системе управления

Цель работы

1.1 Изучить теорию построения организаций

1.2 Разработать структуру организации, распределить полномочия

 

2. методические рекомендации

2.3 При выполнении работы использовать конспект теоретического материала.

 

Порядок выполнения работы

3.1. Ознакомиться с теоретическими сведениями по теме (приложение А).

3.2. Выполнить задания. Оформить отчет

3.3. Задание (приложение Б)

 

 

4. Контрольные вопросы

 

4.1 Какова последовательность действий при разработке организационной структуры?

4.2 Каковы основные признаки рациональной бюрократии?

4.3 Какие характеристики позволяют установить степень децентрализации?

4.4 Что означает термин «интеграция»?

4.5 Опишите основные методы интеграции.

4.6 Перечислите основные типы организационных структур.

 

Выводы

 

 

Приложение А

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности. Также на эффективность делегирования влияет выбор структуры организации.

Рассмотрим основные модели организационной структуры:

Бюрократия – это чётко отлаженная форма разделения труда с иерархией власти и цепями команд в организации с зафиксированными нормами поведения и профессиональным подбором кадров.

Преимущества бюрократических структур управления состоят в четком разделении труда, иерархической соподчиненности сотрудников и органов управления, профессиональном росте, базирующемся на компетентности, и в упорядоченной системе правил и стандартов, определяющих функционирование организации. Потенциальные негативные воздействия, оказываемые бюрократическими структурами на функционирование организации, состоят в жесткой заданности поведения, трудностях связи внутри организации и неспособности к быстрым нововведениям. Масштабы этих проблем быстро возрастают, если организация сталкивается с быстрыми изменениями окружающей среды или высокотехнологичной продукцией.

Департаментализация – процесс деления организации на части с определением задач, прав и обязанностей. В рамках любой структуры можно сделать упор на децентрализацию полномочий с тем, чтобы дать нижестоящим руководителям право самим принимать важные решения. Потенциальные преимущества такой схемы заключаются в улучшении взаимодействия и обмена информацией между руководством разных уровней (т. е. по вертикали), повышении эффективности процесса принятия решений, усилении мотивации деятельности руководителей, улучшении подготовки руководителей разных уровней. Децентрализованные структуры обычно целесообразно применять тогда, когда окружение организации характеризуется динамичными рынками, конкуренцией при наличии диверсифицированной продукции, а также быстро меняющейся технологией. Целесообразность введения таких структур также растет по мере увеличения размеров организации и ее сложности.

Различают следующие типы структур организаций:

1) Функциональная (деление по функциям).

2) Дивизиональная (организация делится на дивизионы по типу выпускаемой продукции, по регионам и т.д.).

3) Структуры, ориентированные на покупателей (универмаг, центры обслуживания).

4) Адаптивная и органическая (структура, быстро приспосабливающаяся к меняющимся условиям потребности на рынке).

5) Механическая (каждый субъект решает свою задачу, не думая о взаимосвязи с другими субъектами).

6) Проектная организация – это временная структура для решения конкретной задачи, реализации какого-либо проекта.

7) Матричная организация – это организация, которая обеспечивает однотипное управление и последовательности работ для разных проектов.

8) Организация конгломератного типа – это структура смешанного типа, возникающая в зависимости от ситуации (прим.: консорциум, ассоциация, союз, и т.д.).

9) Централизованная организация – это многоуровневая иерархическая структура, управляемая из центра посредством скалярной цепи команд, оставляющая за собой большую часть полномочий.

10) Децентрализованная организация – это организация с автономными подразделениями, независимыми и хозяйствующими, как правило, самостоятельно и питающееся частью ресурсов из центра; взаимодействие и распределение прибыли с центром регулируется с помощью договоров и контрактов. Основные полномочия – у автономии.

Интеграция – это процесс достижения единства усилий всех подразделений; достижение цели одного подразделения зависит от достижения цели другого подразделения. Таким образом, наблюдается взаимозависимость результатов работ подразделений.

Классификация структур управления:

а) Линейная структура управления:

б) Линейно-функциональная структура:

в) Линейно-штабная структура:

На выбор структуры управления влияют:

1) стоящие задачи;

2) имеющиеся в наличии ресурсы;

3) окружающая среда (поставщики, конкуренты), и т.д.

Следует выбирать такую организационную структуру, которая соответствует стратегическим планам и обеспечивает ей эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей. Структура организации не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

Приложение Б

Задание № 1

Построить графически функциональную структуру организации и указать взаимосвязь между уровнями управления. Указать плюсы и минусы этой структуры.

 

Задание № 2

Построить графически одну из дивизиональных структур организации (продуктовую, региональную или клиентовую) и указать взаимосвязь между уровнями управления. Указать плюсы и минусы этой структуры.

 

Задание № 3

Построить проектную (матричную) структуру организации и указать взаимосвязь между уровнями управления. Перечислить плюсы и минусы этой структуры.

 

Задание № 4

Изобразить графически и дать характеристику организационным структурам международных фирм: макропирамидальной, «зонтичной», интерконгломератной.

Практическая работа № 4

Анализ распределения полномочий и ответственности

Цель работы

1.3 Изучить теорию построения организаций

1.4 Разработать структуру организации, распределить полномочия

 

2. методические рекомендации

2.4 При выполнении работы использовать конспект теоретического материала.

 

Порядок выполнения работы

3.1. Ознакомиться с теоретическими сведениями по теме (приложение А).

3.2. Выполнить задания. Оформить отчет

3.3. Задание (приложение Б)

 

 

4. Контрольные вопросы

 

5.1 Почему делегирование имеет фундаментальное значение для управления?.

5.2 Перечислите наиболее распространенные препятствия для эффективного делегирования.

5.3 Опишите основные типы административно-управленческого аппарата..

5.4 Как эффективный двусторонний обмен информацией связан с эффективным делегированием?

.

 

Выводы

 

 

Приложение А

 

Для реализации стратегии, эффективного достижения целей необходима правильно построенная организационная структура. Процесс построения структуры организации, определение существенных связей среди людей, задач и видов деятельности называется организацией. Это одна из основных функций управления. При создании, проектировании организации необходимо определить, по каким признакам будут группироваться работники, какие виды работ выполнять, из каких подразделений будет состоять организация, как распределить полномочия и ответственность между уровнями управления, как организовать правильно систему обмена информацией, координации деятельности. Формальные организационные отношения между людьми устанавливаются с помощью определения полномочий и их делегирования, установления ответственности в выполнении задач.

Делегирование – передача задач и полномочий нижестоящему лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Это средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей организации. Если существенная задача не делегирована другому подчиненному, то руководитель должен выполнять ее сам, а это фактически невозможно. Мэри Паркер Фоллетт, один из классиков менеджмента, заметила, что сущность управления заключается в умении «добиваться выполнения работ другими».

Ответственность представляет собой обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия, но вышестоящий начальник не имеет право передавать подчиненному свою ответственность перед своим руководителем.

Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации, направлять усилия подчиненных на выполнение определенных задач, принимать решения. Полномочия делегируются должности, а не индивиду.

Линейные полномочия – это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному. Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд или скалярной цепью.

Штабные полномочия – это право специалистов штабного аппарата советовать или помогать линейным руководителям в принятии решений. Виды штабных полномочий определяются типом штабного аппарата и силой его властных полномочий и влияния в организации.

Административный или штабной аппарат может быть трех видов:

1.Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов, консультирующих по проблемам, требующим специальной подготовки (правовым проблемам, новейшей или специальной технологии, обучения и повышения квалификации).

2.Обслуживающий аппарат выполняет обслуживающие функции (маркетинговые исследования, финансирование, планирование, материально-техническое снабжение).

3.Личный аппарат формируется из секретарей и помощников руководителя.

Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся к консультированию линейного руководства. Параллельные полномочия включают право отклонять определенные решения линейного руководства и представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий. Функциональные полномочия означают представление штабному аппарату прав как предлагать, так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.

 

Приложение Б

Задание № 1

 

Попытайтесь конкретизировать понятия «делегирование» (кому какая задачи делегирована) и «ответственность» (какие сотрудники несут ответственность и какие действия предприняты после обнаружения ошибок в работе) в следующих проблемных ситуациях:

Ситуация 1. Сотрудник принят на работу по монтажу печатных плат видеомагнитофонов. В процессе контроля готовой продукции обнаружен брак монтажа печатных плат.

Ситуация 2. Врач-хирург поручил медицинской сестре в ходе процесса проводимой операции перелить кровь больному. Пациент умер из-за неправильно выбранной медицинской сестрой группы крови для переливания.

Ситуация 3. В результате ошибки инженера не заказаны комплектующие для производства подъемных механизмов, поэтому обязательства завода по отгрузке готовой продукции не выполнены в срок.

 

Задание № 2

Методом коллективного генерирования идей: разработайте организационную структуру учебной фирмы, осуществите делегирование в рамках своей организационной структуры, разработайте проекты должностных инструкций.

 

Практическая работа № 5