Документация как элемент метода бухучета

 

Бухгалтерская документация имеет юридическую силу, т.к. он должен содержать обязательные реквизиты, к которым согласно ст.9 ФЗ «О бухучете» отношения:

1. Наименование документа

2. Дата составления документа

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ

4. Содержание хозяйственной операции

5. Измеритель хозяйственной операции в натуральном «денежном» выражении

6. Наименование должностей и лиц, ответственных за совершение хоз. Операции и правильность ее оформления

7. Личные подписи указанных лиц

 

Бухгалтерский документ подтверждает факт совершения хозяйственной операции, явл-ся основанием для отражения операции на счетах и явл-ся средством предупреждения хищения товарно – материальных ценностей.

К первичным учетным документам предъявляются требования:

1. Они д/б составлены по форме, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учетных регистров (книги, журналы, карточки, ведомости), которых нет в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации и альбомах специализированных форм документов.

2. Они должны содержать все необходимые реквизиты

3. Они должны быть составлены в момент совершение хоз. операции, в исключительных случаях – непосредственно после ее окончания

4. Исправления первичной учетной документации д/б подтверждены подписями должностных лиц, участвующих в хозяйственной операции с указанием даты исправления

5. Заполнение первичного документа должно обеспечить сохранность в течении срока, установленного для их хранения в архиве

 

При необходимости организация имеет право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичной документации, которых нет в альбомах. Должны содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа

2. Дата составления документа

3. Наименование организации, от имени которой составляется документ

4. Содержание хозяйственные операции

5. Измерители хозяйственной операции в натуре и денежном выражении

6. Наименование должностей и лиц, ответственных за совершение хоз. Операции и правильность ее оформления

7. Личные подписи указанных лиц

Для отдельных первичных документов м/б предусмотрены дополнительные реквизиты 9н: печати, штампы). Перечень лиц, которые имеют право подписи первичных документов утверждается руководителем организации по согласованию с гл.бухгалтером.

Признаки:

I. По своему назначению:

1. Распорядительные – содержат указание на выполнение хоз.операции (распоряжение, приказ, депозитный чек)

2. Исполнительные – составляются в момент совершение операции ил сразу же после нее. Они подтверждаются дополнительно, что операция была совершена (акт о списании материальных ценностей)

3. Комбинированные – содержат как на выполнение операции, так и о факте ее совершения (н: платежное поручение, ведомости, авансовый учет)

4. Документация бухгалтерского оформления – они служат для оформления бухгалтерских записей, дальнейшей целью учетного процесса (н: бухгалтерская справка)

II. По методу составления:

1. Внутренние документы – документы оформляются в пределах предприятия (н: накладная на внутренне перемещение товара, акт на списание товара, приходный кассовый ордер)

2. Внешние документы – документы, которые поступают из других организаций или направляются из данной организации в другую организацию (н: счет – фактура, поручения, платежи, товарно – транспортная накладная)

III. По объему содержания:

1. Первичные – документы, в которых впервые регламентируется хоз.операция. они составляют основу текущего учета (н: накладные, приходные и расходные кассовые ордера)

2. Сводные документы – вторичные документы, которые составляются на основе первичных и обобщают их (н: отчет материально – ответственно лица о расходе материалов)

IV. По порядку составления:

1. Разовые – они составляются в один рабочий прием (н: квитанция, накладная, поручение, финансовый отчет)

2. Накопительные – составляются в несколько рабочих приемов и отражают однородные операции за определенный период (н: личная карточка работника по з/п, в которой ежемесячно записывается з/п, лимитно – заборная карта, по которой отпускается сырье в производство в течении месяца, пока не закончиться лимит отпуска сырья в производство, накопительные ведомости)

V. По способу исполнения:

1. Исполненные ручным способом

2. Исполненные машинным способом (н: пишущая машинка, ЭВМ)

VI. По содержанию хозяйственной операции:

1. Материальные – предназначены для оформления операций по движению, товар0 – материальных ценностей (н: накладная, акт о списании материалов)

2. Денежные – для оформления документов с наличными и безналичными денежными средствами (н: приходные и расходные кассовые ордера, платежные ведомости на выдачу премий)

3. Расчетные – используются для оформления расчетных взаимоотношений организаций со своими контрагентами по возникновению обязательства воли (н: счет-фактура)

VII. По числу учтенных позиций:

1. Односрочные – содержат одну учетную позицию (н: расходный кассовый ордер)

2. Многосрочные – содержат 2 или более учетные позиции (н: наклодная, авансовый отчет)

VIII. По качественным признакам:

1. Полноценные (доброкачественные) документы – документы, которые должны удостоверить следующим требованиям:

a) Они д/б правильно оформлены, т.е. составлены по форме и иметь обязательные реквизиты

b) Они должны отражать законные по содержанию операции. Запрещается принимать к оформлению и исполнению первичные документы по операциям, которые противоречат первичному действующему законодательству, не соответствуют нормам, нормативам и сметам. Критерий законности предполагает, что хозяйственная операция, отраженная в документе д/б законна по своему содержанию. Контроль соответствия осуществленных хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечить главный бухгалтер.

c) Они должны точно отражать действительно – совершенные операции. Критерий действительности заключается в необходимости отражения в документе реальной хозяйственной операции, объемов операции, даты и конкретных лиц, участвующих в операции.

d) Документы должны отвечать всем предусмотренным выше требованиям одновременно. Бухгалтерские документы, не отвечающие хотя бы одному требованию называются неполноценными (недоброкачественными) документами.

2. Недоброкачественные (неполноценные):

a) Неправильно оформленные документы:

¯ Недооформленные документы, в которых отсутствуют необходимые реквизиты (н: нет даты, подписи)

¯ Документы, которые имеют лишние реквизиты (н: накладная с гербовой печатью)

¯ Документы, которые имеют ненадлежащие реквизиты (н: чек на получение денег из банка, подписанное неправомочны лицом)

¯ Документы, оформленные на бланках неустановленной формы

b) Документы, отражающие незаконные операции – документы, которые составлены на хозяйственные операции, которые по существующим правовым нормам не должны совершаться (н: акт на списание материалов на текущий капитальный ремонт с завышением их стоимости), либо документы, которые были составлены с нарушением технологий учетной работы (н: отпуск товаров сверх указанного в накладной количества)

c) Подложные документы – документы, которые отражают вымышленные операции, которые в действительности не осуществлялись, связаны с фиктивными хозяйственными операциями:

¯ Фальсифицированные документы, которые содержат материальный подлог, который означает внесение непосредственный изменений в реквизиты документа (н: подчистка, дописка, дорисовка, травления, смывание, техническая подделка подписи, подделка печати и штампов)

¯ Содержащие заведомо ложные сведения (фиктивный документ – это вымышленный первичный документ, подлинного аналога которого не имеется, м/б изготовлен от имени как несуществующей организации, так и реальной организацией, он м/б зарегистрирован в сводном документе, но в действительности никогда не существовавший). Данные документы также содержат интеллектуальный подлог (н: бестоварные и безденежные документы – расходный кассовый ордер, деньги по которому в действительности не выдавались получателю; бестоварные – документы, которые содержат все реквизиты (н: накладная счет-фактура), по которым в действительности передача товаров не осуществлялась). Оформление бестоварных документов может осуществляться:

- с целью предоставления поддельных данных о фактических расходах сырья и материалов на производство с последующим их хищением

- с целью выдачи сторонним организациям заведомо фиктивных документов для прикрытия их противозаконных действий

- с целью составления фиктивных или измененных подлинных документов в целях сокрытия недостаточных материальных ценностей, образовавшейся в следствии хищения

¯ Номинированные – как материальный, так и интеллектуальный подлог

d) Документы, которые содержат случайные ошибки – при проверке документов представителями правоохранительных органов и контролирующих их органов на предмет их подлинности необходимо учитывать, что они могут содержать в себе случайные ошибки, связанные с невнимательностью, неопытностью материально – ответственного лица, а также не знание им основ учетной работы (н: дата совершения хозяйственной операции, ее объем).