Назначение табличных процессоров

Табличный процессор (синоним - электронная таблица) - это пакет прикладных программ, обеспечивающий автоматизированную обработку информации, представленной в табличной форме.

Назначение табличных процессоров:

· построение диаграмм, их модификация;

· создание и редактирование таблиц любого вида;

· автоматический расчет и пересчет всей таблицы с использованием набора встроенных функций;

· оформление и печать таблиц в виде удобном для пользователя;

· создание многотабличных документов, объединенных формулами;

· представление информации в графическом виде, т.е. автоматическое

· сортировка данных в таблице; создание итоговых и сводных таблиц;

· работа с ЭТ как с базой данных: выборка данных по определенному критерию, по запросу пользователя;

· статистическая обработка информации

· хранение ЭТ на дисках для многократного использования;

Элементы интерфейса Microsoft Excel 2007

После запуска программы Excel 2007 на экране появляется рабочее окно программы (Рис.1).

Рис.1 Рабочее окно программы Excel 2007

Основными элементами рабочего окна программы являются:

Ø строка заголовка;

Ø лента;

Ø строка формул и поле имени;

Ø рабочее поле;

Ø полоса прокрутки;

Ø строка состояния.

Строка заголовка

Это самая верхняя строка окна программы, на ней можно видеть: имя текущего файла, ( на рис.2 – это Книга1) и имя приложения MicrosoftExcel. Здесь же слева находятся кнопки управления, которые можно использовать для изменения внешнего вида окна: Свернуть, Восстановить/Развернуть, Закрыть.

Рис. 2 Строка заголовка

В левом верхнем углу строки заголовка (рис.2) находится главная кнопка Office . Щелчок на этой кнопке откроет системное меню, с помощью которого можно создавать, открывать, сохранять и распечатывать документы, отправлять их по электронной почте, просматривать свойства и выполнять другие действия. В нижней части меню кнопки Office есть кнопки: Параметры Excel, которая поможет найти множество параметров настройки программы и кнопка Выход из Excel (Рис.3).

Рис.3 Меню кнопки Office

Справа от кнопки "Office " в строке заголовка(рис.2) располагается панель быстрого доступа: . На нее вынесены самые главные команды: Сохранение документа, Отмена и Возврат действий и кнопка Настройки панели быстрого доступа.

Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.

Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.

Лента

Лента – один из главных элементов пользовательского интерфейса MS Excel 2007. Она расположена следом за строкой заголовка.

На ленте расположены все основные команды MS Excel 2007, сгруппированные по тематическим вкладкам: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид (рис.1).

Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстно-зависимых вкладок, которые появляются автоматически при выделении соответствующего объекта или установке на него курсора.

Например, при работе с диаграммами появляются вкладки Конструктор, Макет и Формат (рис.4). При снятии выделения или перемещении курсора контекстно-зависимая вкладка автоматически скрывается.

Рис.4 Контекстно-зависимые вкладки для работы с диаграммами

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть на ее названии. Каждая вкладка состоит из групп, на которых, собственно, и расположены инструменты для работы с электронными таблицами: обычные или раскрывающиеся кнопки, списки или раскрывающиеся списки, счётчики, кнопки с меню, флажки, значки групп.

Например, на вкладке Главная,которая по умолчанию активизируется после запускаExcel, имеется 7 групп (рис.1): Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, Число, Стили, Ячейки и Редактирование. Как правило, на панель группы вынесены наиболее часто используемые инструменты.

Например, в группе Шрифт собраны средства форматирования данных в ячейках (рис.5).

Рис.5 Группа Шрифт с возможными средствами форматирования

Если необходимо получить доступ к дополнительным инструментам, нужно щелкнуть по значку группы с диагональной стрелкой , который расположен в нижней части практически каждой группы.

Строка формул

Строка формул располагается сразу за лентой и используется для ввода и редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах, а также для отображения адреса текущей ячейки (рис.6).

Рис. 6 Строка формул

Эта строка разделена по вертикали на три секции. Левая секция - Поле имени указывает имя или адрес активной ячейки в текущей рабочей книге (на рис.6 - это адрес ячейки В3).

Щелчок на стрелке в поле имени раскроет список (область имен), в котором перечислены все поименованные ячейки и диапазоны активной рабочей книги.

В правой секции в строке формул отображается содержимое активной (выделенной в данный момент) ячейки, например, в ячейку А2 введем текст Excel, который и отобразится в строке формул (рис.7).

Рис.7 Ячейка А2содержит текст ЕXCEL

Вторая (средняя) секция строки формул в обычном состоянии является пустой (рис.6). Однако, при начале ввода или редактирования данных в ячейке, в строке формул появляются три кнопки (рис.7): - Отмена; - Ввод; - Вставить функцию.

Данные можно вводить как непосредственно в ячейку, так и в строку формул.

Рабочее поле

В центре окна находится рабочее поле таблицы, разбитое на ячейки. Ячейка - место пересечения столбца и строки. Адрес каждой ячейки таблицы состоит из заголовка столбца и номерастроки.

Заголовки столбцов обозначаются буквами латинского алфавита от А до ХFD (всего 16 тыс. столбцов), номера строк - арабскими цифрами от 1 до 1 048 576 строк. Например, ячейка В15 состоит из имени столбца В и номера строки 15.

Ячейка, в которой находится курсор, называется активной или текущей. Прямоугольная группа смежных ячеек называется блоком. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием. Поэтому адрес блока - это адреса любых противоположных угловых ячеек блока, разделенных двоеточием, например, A1:A6, А2:С8, В3:Е10.

Таблица в Еxcel называется рабочим листом. Рабочий лист служит для ввода и анализа данных. Имена листов выводятся на ярлычках в нижней части экрана. Щелкнув соответствующий ярлычок можно перейти к нужному листу . С помощью кнопок-стрелок в левом нижнем углу экрана рядом с именами ярлычков можно прокручивать ярлычки горизонтально, чтобы найти нужный лист.

Любому листу можно присвоить другое название, для этого нужно дважды щелкнуть по ярлычку листа и ввести новое имя.

Рабочие листы можно вставлять, удалять, переименовывать, перемещать и копировать, используя контекстное меню листов книги.

Один файл может содержать несколько рабочих листов и называется рабочей книгой. По умолчанию книга открывается с рабочими листами - Лист1, Лист2, Лист3, число которых можно увеличить или уменьшить (Ярлычок Вставить лист ).

В книгу можно поместить несколько различных типов документов. Например, рабочий лист с ЭТ, лист диаграммы, лист макросов и т.д.

Каждая рабочая книга представляет собой отдельный файл с расширением хlsх.

Строка состояния

Эта строка находится в нижней части окна (рис.1). Справа на ней находятся кнопки быстрого переключения между режимами отображения документа: Обычный, Разметка страницы, Страничный. Правее этих кнопок расположен ползунок изменения масштаба документов.

Ввод данных в ЭТ

Типы вводимых данных

В Excel существует 3типа данных:

I. Числовые значения.

Включают в себя само число, дату, время, деньги, проценты, дроби, экспоненциальное представление чисел. В Excel числовые данные выравниваются в ячейке по правому краю. При вводе десятичных числах дробная часть отделяется от целой запятой.

Если число не помещается в ячейку, Excel может вывести или округленное значение в экспоненциальной форме, (например, 3,14Е+12), или строку символов ###, которая означает, что следует увеличить ширину соответствующего столбца.

Числовой формат определяет внешнее представление числа в ячейке. Изменить числовой формат можно при нажатии кнопки Общий (вкладка Главная группа Число) (рис.8) или нажать значок группы Число (рис.8) или щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Формат ячеек, затем вкладку Число.

Примеры числовых форматов: 8 16,25 15 000р 2Е+3.

Рис. 8 Панель инструментов Группы Число

Даты. При вводе дат: число, месяц и год отделяются знаком слэш (/), или дефис (-), или точкой (.).

Например, 1/1/09 или 1-1-09 или 1.1.09

При необходимости формат представления даты можно изменить, выбрав формат Дата, при нажатии кнопкигруппы Число во вкладке Главная.

Независимо от формата, в Excel все даты сохраняются в памяти в виде последовательности чисел. Начало отсчета дат в Excel – 1.01.1900, запоминается как число 1. Благодаря этому, даты можно складывать, вычитать и др.

Например, записав формулу: =2.09.2008+25, получим результат 27.09.2008 - новая дата.

II. Текст

Текст-это любая последовательность до 255 символов. Текстовые данные выравниваются в ячейке по левому краю.

Если вы хотите записать код товара, который выглядит как 0256 или прогноз погоды, то вначале введите апостроф ('), а затем то, что вам необходимо.

Например, код товара введем как '0256, а температуру как '+25.

III. Формулы.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака =.

При вводе формулы в ячейке электронной таблицы отображается значение, вычисленное по этой формуле, а в строке формул – сама формула.

Приоритет выполнения операций в формуле:

1. (%) – процент

2. (^) – возведение в степень,

3. (*) – умножение и (/) – деление,

4. (+) – сложение и (-) – вычитание.

Операции с одинаковым приоритетом выполняются слева направо. Для изменения приоритета операций используют круглые скобки.

В формулах можно использовать адреса ячеек или блоков ячеек, константы и функции.

Например, =А5/H8*12, =С12/(В6+Е12)^2

СОВЕТ: При вводе формул после знака = рекомендуется адреса ячеек не вводить с клавиатуры, а выделять мышкой соответствующие ячейки в электронной таблице, чтобы избежать некорректного ввода адресов (например, на русском языке).

ЗАДАНИЕ 1.

Введите число 2244,555 в ячейку Е3, как указано на рис.9.

Скопируйте это число в ячейки Е4:Е8 и установите в них формат, указанный на рис.9. Для этого на вкладке Главная в группе Ячейки используйте кнопку Формат, выберите команду Формат ячеек или щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат ячеек, или кнопка Общий в группе Число или щелкните значок группы Число.

Рис. 9 Форматы числовых значений

Подсчитайте, сколько дней вы прожили.

Для этого в ячейку Н2 введите сегодняшнюю дату, а Н3 – дату вашего рождения, в Н4 - расчетную формулу =Н2-Н3

В ячейку Е9 введите формулу:

Результат в числовом формате:

27,75