Текстовый редактор Word. Основные элементы настройки при работе с документами.

Те́кстовый реда́ктор — компьютерная программа, предназначенная для создания и изменения текстовых файлов, а также их просмотра на экране, вывода на печать, поискафрагментов текста и т. п.

Microsoft Word (часто — MS Word, WinWord или просто Word) — это текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Текстовый процессор, выпускается корпорацией Microsoft в составе пакетаMicrosoft Office. Первая версия была написана Ричардом Броди (Richard Brodie) для IBM PC, использующих DOS, в 1983 году. Позднее выпускались версии для Apple Macintosh(1984), SCO UNIX и Microsoft Windows (1989).

Редактор заголовков

Для создания заголовков, надписей, подписей и макетов печати в Word имеется специальная программа WordArt. Эта программа реализует различные преобразования текстовых строк, неподдерживаемые в стандартном режиме создания документа: написание текста по кругу, заполнение текстом областей различной формы, написание текста «волной», поворот текстовой строки, изменение наклона символов, создание тени, отбрасываемой текстом, изменение межсимвольного интервала и т.п.

Для того чтобы создать и включить в текст документа заголовок необходимо установить курсор в нужную позицию (элемент вставляется в позицию курсора) и выполнить команду Вставка/Рисунок/Объект WordArt или воспользоваться кнопкой панели инструментов Рисование. Затем в окне Коллекция WordArt (рисунок 5) выбрать вариант написания заголовка и в специальном диалоговом окне Изменение текста WordArt ввести текст.

Кроме ввода текста в окне можно выполнить и простейшее форматирование: задать тип и размер шрифта, а также полужирное или курсивное начертание. После закрытия окна изменения текста надпись переносится на экран, и становятся доступными все средства WordArt.

Фигурный текст, создаваемый WordArt, является графическим объектом, а не текстом. Он не отображается на экране в режиме структуры и невозможно выполнить проверку его орфографии.

Вывод панели WordArt на экран и её удаление с экрана осуществляются с помощью пункта меню Вид/Панели инструментов/ WordArt. В соответствии с кнопками панели инструментов WordArt производятся преобразования над текстом.

При изменении объекта WordArt важную роль играет окно форматирования, которое вызывается по нажатию кнопки Формат объекта WordArt.

В окне Формат объекта WordArt параметрами на вкладке Обтекание определяется отношение объекта к остальному тексту. Текст может либо обтекать рисунок различным образом, либо проходить сквозь него.

Редактор формул

Для ввода математических выражений любой сложности в текстовый документ при создании научных статей и отчетов используют редактор формул. При этом редактор формул не производит вычислений по введенным формулам и не отслеживает корректность составленных математических выражений.

Для того чтобы создать и включить в текст документа формулу необходимо установить курсор в нужную позицию (формула вставляется в позицию курсора) и выполнить команду Объект из меню Вставка. В диалоговом окне нужно выбрать вкладку Создание. Создание формулы происходит после выбора Microsoft Equation из списка Тип Объекта. При этом откроется панель управления Формула и произойдет замещение строки меню текстового процессора строкой меню редактора формул.

Математические символы вносятся в рабочую область окна редактора формул при помощи кнопок Панели инструментов Редактора формул.

В верхнем ряду панели инструментов редактора формул расположены кнопки для вставки математических символов.

Кнопки нижнего ряда создают своеобразные шаблоны, включающие символы типа дробей, радикалов, сумм, интегралов, произведений, матриц или различных скобок или соответствующие пары символов типа круглых и квадратных скобок. Многие шаблоны содержат специальные поля для ввода текста и вставки символов. Шаблоны можно вкладывать один в другой для построения многоступенчатых формул.

Ввод и редактирование формул завершается нажатием клавиши ESC или закрытием панели редактора формул. Можно также щёлкнуть левой кнопкой мыши где- либо в поле документа вне области ввода формулы. Введённая формула вставляется в текст в качестве объекта. Далее её можно перемещать в любое место документа и редактировать.

При создании формул допускается увеличение или уменьшение размера экрана редактора формул для текущей задачи. Для изменения масштаба необходимо выделить формулу и выполнить последовательность пунктов меню Правка/Объект/Формула/Открыть. Затем нужно в меню Вид установить соответствующий масштаб (от 25% до 400%).

Размер символа в формуле можно задавать стандартным или непосредственно в пунктах.

Для установки стандартного размера нужное значение выбирается в меню Размер. В этом же пункте меню с помощью команды Другой можно задать размер элемента в пунктах.

Для изменения стандартных типов размеров используется команда Определить (меню Размер). Применение этой команды позволяет изменить размер всех символов, имеющих определенный тип.

В окне диалога (рисунок 9) рядом с нужным типом размера следует указать размер в пунктах. В специальной области окна находится примерная формула, на которой можно отслеживать внесенные изменения.

Кнопка Применить позволяет увидеть влияние изменений на формулу перед их сохранением, а кнопка По умолчанию служит для восстановления размеров установленных по умолчанию.

При внесении изменений в окне диалога Размеры редактируемая формула изменяется в соответствии с ними. Остальные формулы, сохраненные в документе, не изменятся, если после изменения размеров шрифтов они не будут редактироваться.

Допускается задание размера элемента в процентах к обычному размеру. Тогда при изменении обычного размера все стандартные типы размеров изменяются пропорционально. Для определения размера в процентах после числа нужно ввести знак % в соответствующее поле.

Встроенный графический редактор

В документах Microsoft Word можно использовать два типа графических объектов: рисунки и изображения.

Рисунки – объекты векторной природы (линии, прямые и кривые, геометрические фигуры, стандартные и нестандартные). Рисунки всегда внедрены в документ – их можно редактировать непосредственно по месту.

Изображения – растровые объекты. Они вставляются в документ как внешние объекты из файла, подготовленного другими средствами (графическим редактором, с помощью сканера, цифровой камеры, графического планшета) методом связывания или внедрения.

Их редактирование средствами текстового процессора возможно в ограниченных пределах.

Для работы с векторными рисунками служит Панель инструментов Рисование (Вид/ Панели инструментов/Рисование).

Основным средством этой панели является раскрывающийся список Автофигуры. В его категориях представлены заготовки для создания простейших объектов. Для создания, которых необходимо на панели инструментов Рисование щелкнуть команду Автофигуры, а затем выделить нужную линию или фигуру. Щёлкнув окно документа, перетаскивать указатель мыши, пока линия или фигура не достигнут нужного размера, а затем отпустить кнопку мыши.

Для управления графическими изображениями в Word имеется специальная панель Настройка изображения.

Инструмент Изображение позволяет установить графический формат для выделенного рисунка. 2С помощью команды Порядок из раскрывающегося списка Действия панели инструментов Рисование можно изменить расположение рисунков относительно друг друга. Она позволяет переместить рисунок на один слой вверх или вниз, а также поместить рисунок в самый верхний или в самый нижний слой.

При задании рисунку формата Подложка он автоматически помещается в нижний по отношению ко всем имеющимся рисункам графический слой и становится очень светлым и малоконтрастным. В процессе работы с документом можно поместить любой рисунок в графический слой, расположенный ниже, чем подложка. При этом подложка не изменит цвет, а будет закрывать рисунок, находящийся под ней. Варианты взаимного расположения текста и графического объекта можно выбрать либо через команду меню Формат/Рисунок/Обтекание, либо непосредственно в панели Настройка изображения, где есть команда Обтекание текстом.

В панели Настройка изображения также имеется специальная команда, позволяющая изменить контур, по которому текст обтекает рисунок. После её активизации вокруг рисунка проявляется контур с узловыми точками, которые можно перетягивать мышью на другое место, тем самым, изменяя контур. Основные команды, связанные с форматированием рисунка, находятся в диалоговом окне Формат рисунка, которое вызывается через меню Формат/Рисунок или с помощью кнопки Формат рисунка в панели инструментов. Это позволяет задать место привязки рисунка, поворот на некоторый угол, заливку определенным узором, обтекание текстом и многое другое.

 

 

67. Текстовый редактор Word. Элементы автоматизации при работе с большими документами и/или с большим количеством однотипных документов. Рассмотреть на примерах, предложенных преподавателем

68. Электронные таблицы Excel. Функции рабочего листа. Примеры логических функций. Рассмотреть на примерах.

Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами, или табличными процессорами.

На первых порах электронные таблицы применялись в основном для обработки числовых данных, точнее, для автоматизации рутинных процедур пересчета производных величин в зависимости от изменений в исходных данных. Часто электронная таблица использовалась как обычный калькулятор. Многие новички и сейчас полагают, что табличные процессоры предназначены исключительно для обработки числовых данных.

Однако современная электронная таблица — это не просто инструмент для калькуляции, для расчетных операций.

Во-первых, электронная таблица позволяет проводить численные эксперименты с математическими моделями, а исследование моделей — это универсальный метод научного исследования. При этом это исследование может проводиться с помощью непосредственных измерений, а не расчетов. Мощный аппарат построения диаграмм и графиков на основе полученных данных, по-видимому, не имеет себе равных в других приложениях Windows.

Во-вторых, электронную таблицу можно использовать как простую базу данных (с операциями сортировки, выборки, импорта-экспорта информации).

В-третьих, электронные таблицы — удобный инструмент для изготовления форматированных документов с произвольной информацией.

В-четвертых, в электронных таблицах можно создавать всевозможные анкеты, бланки, формы, опросные листы, тесты и т.п. (для последующего заполнения произвольным числом персон). Если такой документ содержит числовые данные (например, баллы или очки в тестах), их можно обработать и, используя аппарат алгебры логики, выдать результаты в текстовой форме.

В-пятых, табличный процессор позволяет нам создавать сложные и красиво оформленные документы, которые вообще не имеют никакого отношения к математическим расчетам, — например, рекламу с прайс-листами, каталоги, планы и графики работ, расписания и т.п.

Таким образом, электронная таблица — это специальная табличная модель структурирования, представления, обработки и отображения произвольной информации, тесно связанная и с текстовыми документами, и с базами данных.

Функции рабочего листа.

Функция — это специальная, заранее подготовленная формула, которая выполняет операции над заданными значениями и возвращает результат. Значения, над которыми функция выполняет операции, называются аргументами. В качестве аргументов могут выступать числа, текст, логические значения, ссылки. Аргументы могут быть представлены константами или формулами. Формулы в свою очередь могут содержать другие функции, т. е. аргументы могут быть представлены функциями. Функция, которая используется в качестве аргумента, является вложенной функцией. Excel допускает до семи уровней вложения функций в одной формуле.

В общем виде любая функция может быть записана в виде:

=<имя_функции>(аргументы)

Существуют следующие правила ввода функций:

· Имя функции всегда вводится после знака «=».

· Аргументы заключаются в круглые скобки, указывающие на начало и конец списка аргументов.

· Между именем функции и знаком «(» пробел не ставится.

· Вводить функции рекомендуется строчными буквами. Если ввод функции осуществлен правильно, Excel сам преобразует строчные буквы в прописные.

Для ввода функций можно использовать Мастер функций, вызываемый нажатием кнопки Вставка функции на панели инструментов. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию из списка и выводит для нее панель формул. На панели формул отображаются имя и описание функции, количество и тип аргументов, поле ввода для формирования списка аргументов, возвращаемое значение.

Excel содержит широкий набор функций, позволяющих выполнять стандартные вычисления. Виды функций перечислены ниже.

· Арифметические и тригонометрические.

· Инженерные, предназначенные для выполнения инженерного анализа (функции для работы с комплексными переменными; преобразования чисел из одной системы счисления в другую; преобразование величин из одной системы мер в другую).

· Информационные, предназначенные для определения типа данных, хранимых в ячейках.

· Логические, предназначенные для проверки выполнения условия или нескольких условий (ЕСЛИ, И, ИЛИ, НЕ, ИСТИНА, ЛОЖЬ).

· Статистические, предназначенные для выполнения статистического анализа данных.

· Финансовые, предназначенные для осуществления типичных финансовых расчетов, таких как вычисление суммы платежа по ссуде, объема периодической выплаты по вложению или ссуде, стоимости вложения или ссуды по завершении всех платежей.

· Функции баз данных, предназначенные для анализа данных из списков или баз данных.

· Текстовые функции, предназначенные для обработки текста (преобразование, сравнение, сцепление строк текста и т. д.).

· Функции работы с датой и временем. Они позволяют анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах.

· Нестандартные функции. Это функции, созданные пользователем для собственных нужд. Создание функций осуществляется с помощью языка Visual Basic.

Логические функции Excel

Функция ЕСЛИ

Функции И, ИЛИ, НЕ

Вложенные функции ЕСЛИ

Функции ИСТИНА и ЛОЖЬ

Функция ЕПУСТО

Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числа, функции, формулы, текстовые или логические значения. Любое логическое выражение должно содержать, по крайней мере, один оператор сравнения, который определяет отношение между элементами логического выражения. Ниже представлен список операторов сравнения Excel

= Равно

> Больше

< Меньше

>= Больше или равно

<= Меньше или равно

<> Не равно

Результатом логического выражения является логическое значение ИСТИНА (1) или логическое значение ЛОЖЬ (0).

Функция ЕСЛИ

Функция ЕСЛИ (IF) имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ(логическое_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

69.

70. Электронные таблицы Excel. Ввод и форматирование данных. Расчеты по формулам. Рассмотреть на примерах.

Ввод данных

Табличный процессор Excel имеет определенные достоинства по сравнению с текстовым процессором Word с точки зрения ввода данных в ячейки таблицы. В Excel реализован ряд способов автоматизации ввода данных, что делает его достаточно "интеллектуальным" программным средством.

Одним из таких способов является возможность автоматической нумерации строк и столбцов таблицы. Для этого надо пронумеровать только первые две ячейки столбца или строки и скопировать их содержимое протяжкой мышью за маркер на остальные ячейки столбца или строки.

Другим средством автоматизации ввода данных является автозаполнение ячеек столбца при работе со списками. Достаточно часто встречаются таблицы, в столбцах которых имеются повторяющиеся данные, например, фамилии сотрудников. Если некоторая фамилия была введена в столбце, то при вводе первой буквы этой фамилии в очередную ячейку этого же столбца происходит автоматическое заполнение ячейки остальными буквами фамилии. Пример показан на рисунке.

Если в столбце имеются несколько фамилий у которых первые буквы совпадают, автозаполнение начинается с первой отличающейся буквы.

Общие принципы форматирования

Главный принцип форматирования в Microsoft Excel такой же, как и у других приложений Windows: сначала выделить форматируемую область, затем – применить инструменты форматирования. Основные инструменты форматирования вынесены на панель форматирования и большинство из них совпадают с инструментами текстового процессора Word. Среди новых следует отметить инструмент "Объединить и поместить в центре" и кнопки для задания денежного и некоторых числовых форматов.

· Операции выделения

· Операции копирования и перемещения

Для копирования формул в правом нижнем углу выделенной области имеется специальный маркер.

· Форматирование текстовой информации

Текстовый процессор Word специализирован для работы с текстами. Поэтому он имеет более широкий набор инструментов для форматирования текста, чем табличный процессор Excel.

В окне "Формат ячейки" нужный способ выравнивания устанавливается на вкладке "Выравнивание" в соответствующих полях со списком. На этой же вкладке имеются другие важные настройки:

· флажок "переносить по словам" – для переноса на новую строку слов, разделенных пробелом (широко используется в заголовках);

· группа полей "Ориентация" – для расположения текста вертикально или с наклоном;

· поле "отступ" – для задания отступов слева (единица измерения - символ).

Если некоторые тексты имеют длину, превышающую ширину одной ячейки, следует предварительно объединить эти ячейки.

По умолчанию для ячеек установлен режим "Общий". Это означает, что Excel определяет тип данных, вводимых в ячейку, автоматически. Если необходимо точно воспроизвести данные, следует установить текстовый формат ячейки. Форматы ячеек выбираются из списка на вкладке "Число" окна "Формат ячеек".

Для записи больших текстов, состоящих из одного или нескольких абзацев, желательно соблюдать основные правила форматирования текстов, принятые в текстовом процессоре Word: не выравнивать текст пробелами.

Учитывая особенности Excel, можно руководствоваться следующими правилами записи больших текстов:

o определить область листа, которую будет занимать текст и, либо "растянуть" ячейку, либо объединить несколько ячеек для его записи (второе применяется чаще);

o установить для выбранной области режим "переносить по словам";

o ввести текст, нажимая в конце абзацев Alt+Enter;

o отрегулировать высоту области, содержащей текст.

· Форматирование числовой информации

Основными операциями форматирования чисел являются: задание количества знаков в десятичной части; выравнивание по правому краю и отступ справа. Количество знаков в десятичной части числа задается на вкладке "Число" окна "Формат ячейки".

Расчеты по формулам.

Расчеты в excel – главная цель этой многофункциональной системы обработки табличных данных, прежде всего, провести предельно правильный финансовый и экономический расчет.

Многие расчеты подчитать на калькуляторе просто невозможно, особенно если вы работаете на большом предприятии.

Для активизации вычислительной функции, к примеру, сложения или вычитания в формулах прописывается операторы:

+ (посредством знака плюс сложения) =Х1+Y2

- (посредством знака минус вычитания) =Х1-Y2 =-Y2

/ (посредством знака слеш деления) =Х1/Y2

* (посредством знака звездочка умножения) =Х1*Y2

% (посредством знака процента процент) =20%

^ (посредством знака крышка возведение в степень) =2^3 (2 в 3-й).

Операторы (cравнения)

= (Равно) =ЕСЛИ (X1=Y2;"Да";"Нет")

> (Больше) =ЕСЛИ(X1>Y2;X1;Y2)

< (Меньше) =ЕСЛИ(YКX2;Y2;X1)

>= <= (Больше или равно, Меньше или равно) =ЕСЛИ(X1>=Y2;X1;Y2) =ЕСЛИ(XК=Y2;Y2;X1)

(Не равно) =ЕСЛИ(X1 Y2;"Не равны")

Операторы (текста)

& (Амперсанд) Организует объединение последовательности символов

= "Значение Y2 равняется: "&Y2

Операторы (адресные)

: (Двоеточие) - Служит для ссылки на все ячейки учитывая диапазоны и границы

= сумма(Х1:Y2)

; (Точка с запятой) – Помогает организовать ссылку для объединения диапазонов ячеек

Ссылка на объединение ячеек диапазонов

Пробел – Создает ссылку на ячейки с общим диапазоном = сумма (A1:B2C3D4:E5).

Для сравнения употребляются операторы, которые проводят сопоставление двух сумм.

По завершению выполнения оператором для сравнения то выявляется значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Для ввода формул можно использовать обычные значения для текста и цифр. Использование текстовые выражения в формулах заключаются в кавычки “Пример”.

Для выведения формулы =А1+В2 используем следующие операции:

Нужно выделить ячейку, в которой будет расположена формула

Вводим формулы, начиная с “=”

Кликните на ячейку А1

Вводим “+”

Кликаем на ячейке В2

И завершаем нашу операцию клавишей Enter.

71. Электронные таблицы Excel. Построение и форматирование диаграмм. Рассмотреть на примерах.

Рассмотрим процесс построения графика (диаграммы). Пункт Диаграмма из меню Вставка и Мастер диаграмм позволят вам пройти по всем шагам этого процесса. Сначала необходимо выделить область данных. Помните, что если столбцов больше, чем строк, то ряды данных располагаются по строкам. В этом случае: первая строка - X-серия, вторая - Y-серия, третья - вторая Y-серия и т. д., первый столбец - легенды. Если строк больше, чем столбцов, то ряды данных располагаются по столбцам и в этом случае: первый столбец - Х-серия, второй - Y-серия, третий - вторая Y-серия и т. д., первая строка - легенды. Давайте рассмотрим процесс построения диаграммы, выделив данные из таблицы. Необходимо щелкнуть по мастеру диаграмм и выделить область для построения графика. После этого на экране появится диалоговое окно первого шага мастера диаграмм.

На следующем шаге мастера диаграмм можно с помощью мышки выделить другую область для построения графика или для конкретного ряда данных (вкладка Ряд). Здесь же можно определить имя легенды (поле Имя). На третьем шаге мастера диаграмм необходимо определить параметры диаграммы: заголовки, подписи осей, легенду и т. д.

На последнем шаге мастера диаграмм остается определить месторасположение диаграммы: на отдельном листе диаграмм или на имеющемся листе.

Модификация диаграмм

После создания диаграммы - можно изменить ее размер, переместить диаграмму изменить диаграмму и любой ее элемент. Редактировать и модифицировать диаграмму можно как непосредственно на листе, так и с помощью меню. Перед редактированием диаграммы - ее необходимо выделить. Для этого достаточно просто щелкнуть по ней. Вокруг диаграммы появятся маркеры и можно перетащить диаграмму в другое место рабочего листа, а для изменения размера диаграммы - необходимо подвести курсор к маркеру, курсор мыши изменит вид и нажав левую кнопку мыши, можно изменять размер. Для редактирования активизированной диаграммы дважды щелкните по ней.

MS EXCEL предоставляет возможность редактировать все элементы диаграммы непосредственно на диаграмме. Для этого необходимо только щелкнуть на требуемом элементе или области, выбрать определенный пункт меню или набрать текст прямо на диаграмме. После щелчка на определенном элементе диаграммы необходимо выделить его и в зависимости от элемента сможете осуществлять над ним следующие действия: перемещать его, изменять размеры или редактировать.

Для того чтобы добавить или удалить ряд данных на диаграмму необходимо: выделить на диаграмме данные, щелкнуть правой кнопкой мышки и выбрать команду Исходные данные, появиться окно мастера диаграмм. В этом окне можно добавлять новые ряды данных (кнопка Добавить) и удалять уже существующие (кнопка Удалить).