Apology for Accounting Error and Past Due Notices

Dear …….,

You deserve an explanation for what went wrong in our accounting department, and I hope that this letter will serve to resolve our recent difficulties.

I know that you can appreciate the fact that it has taken some time to find out exactly what occurred, and, therefore, please accept our apologies for the delay in this response.

Apparently, your payment was received in a timely fashion, but it was credited to an account which bears a similar name to yours. Therefore, we commenced sending you our standard notices requesting payment, in keeping with our routine policy. Even after the posting error was rectified, our accounting department failed to notify our credit department, which is why you continued to receive our correspondence demanding payment.

I know how exasperating this has been for you and I am deeply sorry that it has taken so long to straighten out this problem. While there is a procedure within our firm to preclude this type of error from occurring, we are reinforcing this procedure.

You have been a valued customer of ours for a long time and we appreciate your affording us the opportunity to serve you. You may rest assured that this problem will not surface again.

Sincerely

 

 

Уважаемый ………!

Благодарим Вам за Ваше недавнее сообщение относительно Вашего счета № ……. Нам удалось найти ошибку, и мы прокредитовали Ваш счет соответственно. Отчет об этом также направлен в нашу компанию, предоставляющую отчетность по кредитам.

На настоящую дату сальдо по Вашему счету составляет …… долларов США.

Вы являетесь нашим ценным клиентом, и мы приносим извинения за любые неудобства, которые могла вызвать эта путаница. Если мы можем оказать дополнительную помощь, пожалуйста, обращайтесь в этот офис в любое удобное для Вас время.

Искренне

……………

_____________________________________________________

Сайт Деловой английский www.delo-angl.ru

Apology to Customer for Accounting Error

Dear ……….,

Thank you for your recent correspondence regarding your account number ………. We were able to track down the error and have credited your account accordingly. A report to this effect has also been sent to our credit reporting company.

As of this date, your account balance is $ ……..

You are a valued customer and we apologize for any inconvenience this mix-up may have caused. If we may be of further assistance please contact this office at your convenience.

Sincerely

 

(ваши имя и фамилия)
(улица)
(город, штат)

(дата)

Кому:
(имя и фамилия)
(улица)
(город, штат, почтовый код)

Уважаемый господин ______,

Мы заинтересованы в наших клиентах и всегда стараемся найти новые способы улучшения нашего сервиса. По этим причинам мы интересуемся, почему случилась дополнительная задержка в оплате вашей давно просроченной дебиторской задолженности по счету. Мы должны напомнить вам о вашем открытом счете, задолженность на котором в настоящее время на 15 дней превышает установленный нами 7-дневный срок оплаты.

Несмотря на факт игнорирования вами наших предыдущих напоминаний, вы не можете больше задерживать оплату, если вы хотите оставить ваш счет открытым.

Мы неоднократно писали и звонили в ваш офис, прося об оплате. Как деловой человек, вы должны понимать, что мы также должны вести свой бизнес с прибылью.

Мы ожидаем от вас оплаты ______ (сумма) не позднее ______ (дата).

Мы рассчитываем на ваше содействие в скорейшем решении этого вопроса.

Искренне ваш,

_____ (имя и фамилия),
_____ (должность),
_____ (телефон/факс/эл. почта)

**************************

From:
(your name)
(street)
(city, state)

(date)

To:
(name)
(street)
(city, state, zip)

Dear Mr. _____,

We are interested in our customers and are always trying to find new ways to improve our service. For these reasons, we are inquiring why there has been a further delay in paying your long overdue account. We must remind you of your open account that is now 15 days beyond our 7 days payment terms.

Despite the fact that you have ignored our previous reminders, you can no longer delay payment if you wish to keep your account open.

We have repeatedly written and phoned your office asking for the payments. As a business person you must understand that we also have a business to run for profit.

We expect a payment of ______ (amount) from you on or before ______ (date).

We do expect your cooperation in this matter at the earliest.

Yours sincerely,

_______(name),
_______(title),
_______(phone/fax/e-mail).

 

 

Канцтовары «Сэмпсон»
Сильверстоун Авеню, 30,
г. Кэмлупс, Британская Колумбия,
V2A 8B1

Тел.: [phone]

21 февраля 20хх г.

Господину Кену Дэвису
Школа Хэнсона Монтеросси
Мэйн Стрит, 15
г. Кэмлупс, Британская Колумбия,
V2A 7B5

Наш №: 223

Уважаемый господин Дэвис!

Неоплаченный счет

По нашим данным, у вас имеется непогашенный остаток задолженности, возникший в январе 200х г. Вам был выставлен счет за январь на сумму 445,00 долларов, и мы еще не получили платежа по этому счету. Копия счета прилагается.

Если эта сумма уже уплачена, пожалуйста, проигнорируйте это уведомление. В противном случае, пожалуйста, направьте нам причитающуюся сумму полностью до 1 марта 20хх г. Как указано в нашем контракте, мы начинаем начислять проценты по ставке 5% на любой непогашенный остаток через 30 дней.

Заранее благодарим вас за сотрудничество. Надеемся на продолжение деловых отношений с вами в будущем.

Искренне,
Мария Макфи
Бухгалтер

Приложение: Счет № 315

***********************

Sampson’s Stationary
30 Silverstone Ave
Kamloops, BC
V2A 8B1

Tel: [phone]

February 21st, 20хх

Mr. Ken Davis
Hanson’s Montessori School
15 Main St.
Kamloops, BC
V2A 7B5

Our ref: #223

Dear Mr. Davis:

Outstanding Invoice

Our records show that you have an outstanding balance dating back to January, 200х. Your January invoice was for $445.00 and we have yet to receive this payment. Please find a copy of the invoice enclosed.

If this amount has already been paid, please disregard this notice. Otherwise, please forward us the amount owed in full by March 1st, 20хх. As our contract indicates, we begin charging 5% interest for any outstanding balances after 30 days.

Thank you in advance for your cooperation. We hope to continue doing business with you in the future.

Sincerely,
Maria McPhee
Accountant

Enclosure: Invoice #315

 

Управляющему директору требуется исполнительный секретарь

Престижной западной финансовой организации требуется исполнительный секретарь управляющего директора, в обязанности которого будут входить обеспечение полной административной поддержки директору, установление и развитие контактов с главными клиентами на высоком профессиональном уровне, выполнение всех секретарских функций и поддержание связей с общественностью.

Основные требования к кандидату: свободное владение английским языком, возраст от 24 до 30 лет, хорошая скорость машинописи, умение работать на компьютере, солидный опыт секретарской работы на уровне первых лиц не менее 2 лет.

Просьба высылать резюме на факс: [phone] на имя г-жи Джейн Браун, менеджера по персоналу.

_____________________________________________________________

Сайт Деловой английский / www.delo-angl.ru

Job opportunity: Executive Secretary to the Managing Director

Prestigious western financial institution seeks аn executive secretary to the managing director to provide full administrative support to the director, to maintain contacts with major clients according to high professional standards, to fulfil secretarial duties and handle PR matters in the office.

Мain requirements: fluent English, age 24 – 30, good typing skills, PC literate, solid secretarial experience with top executives for at least 2 years.

Please fax [phone]) your resume to Mrs. Jane Brown, Personnel Manager.

Пример/образец делового письма на англйском языке: Шаблон письма в отель о бронировании. Полезные фразы и лексика.

Сайт Деловой английский www.delo-angl.ru

(Date)

Dear Hotel Manager,

I would like to reserve accommodation for (room type) in your hotel for (number) nights for (number) guests.

Arrival date will be on (date, including the day of the week) at approximately (time).

Departure date will be on (date, including the day of the week) at (time).

Number of adults – …

Number of children – … Ages – …

Room type: (i.e., single, double, suite, ground floor, top floor, waterfront, self catering, bed & breakfast, half board, full board, all-inclusive).

Special requirements or needs: (i.e., any medical conditions, wheelchair access, quiet room far away from any entertainment facilities, internet connection in their rooms).

Special facilities: (i.e. sauna, Jacuzzi, and any facilities that need to be reserved before using them. You may wish to book this in advance to avoid waiting).

Thank you for your prompt attention to the above. I look forward to receiving a letter confirming my reservation.

Kind Regards,

(Your Name)

Contact Phone

E-mail

Address

*******************

(Дата)

Уважаемый менеджер отеля,

Я хотел бы забронировать (тип номера) в вашем отеле на (количество) ночей на (количество) гостей.

Дата прибытия (дата и день недели), примерно в (время).

Дата убытия (дата и день недели) в (время).

Количество взрослых – …

Количество детей – … Возраст – …

Тип номера: (например, одноместный, двухместный, люкс, первый этаж, последний этаж, с окнами на море, без включения питания, номер и завтрак, полупансион (завтрак и ужин), полный пансион (трехразовое питание), все включено).

Особые запросы и потребности: (например, любые медицинские условия, доступ для кресла-каталки, тихая комната вдалеке от любых развлекательных помещений, наличие доступа в Интернет в номере).

Особые удобства: (например, сауна, джакузи и т.д., требующие предварительного заказа. Вы можете заказать их заранее, чтобы избежать ожидания).

Благодарю вас за незамедлительное проявление внимания к вышеизложенному. С нетерпением ожидаю от вас письма с подтверждением моего бронирования.

С наилучшими пожеланиями,

(ваши имя, фамилия)

Контактный телефон:

Электронная почта:

Почтовый адрес:

 

От: Линда Р. Вильямс
4295 Максвелл Фарм Роуд
Чико, СА 95928

Кому: Марио М. Макмиллин
Менеджер
5 Стар Пасифик Отель
4873 Оук Ридж Драйв
Бентон, МО 63736

15 ноября 2011 года