Заполнение документа «отчет о расходах подотчетного лица» в случае командировки за пределы Российской Федерации

1.4.4.1 Раздел Главное

 

В разделе Главное реквизиты будут заполнены автоматически на основании Решения о командировании/Изменения Решения о командировании. Реквизиту Назначение аванса  будет присвоено значение Командировочные расходы за пределами РФ.

 

Рисунок 53 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Главное)

 

В разделе Главное значение реквизита Служебное задание будет заполнено автоматически. Для заполнения Результата выполнения служебного задания надо нажать на кнопку Изменить в подразделе Служебное задание и в открывшейся форме ввести текстовые данные о выполненной работе в каждом месте командирования. После чего нажать на кнопку Готово  для автоматического заполнения реквизита Результат выполнения служебного задания.

Рисунок 54 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (подраздел Дополнительные условия)

 

Раздел Дополнительные условия будет заполнен автоматически на основании табличной части Дополнительные условия документа «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании». Можно скорректировать данные о дополнительных условиях, влияющих на норматив суточных, или ввести новые данные с помощью кнопки Изменить. Удалить строку в случае необходимости можно, нажав на кнопку Удалить

1.4.4.2 Раздел Условия проезда

Рисунок 55 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Условия проезда)

 

В разделе Условия проезда табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Условия проезда документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения колонок Отправление, Прибытие, Дата пересечения границы, Количество, Сумма в валюте, Норматив являются информационными и корректировке не подлежат. По столбцу Факт значения перечисленных колонок по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Условия проезда для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить условие проезда. В новой строке надо ввести:

· Страна отправления, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Страна прибытия, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Вид транспорта – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений. При этом будет открыт для выбора список Пунктов отправления/прибытия в зависимости от выбранного вида транспорта и стран отправления/прибытия, в котором надо будет выбрать последовательно Пункт отправления и Пункт прибытия. При этом автоматически будет сформировано значение по колонке Наименование расхода.

· Отправление – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата пересечения границы - дата пересечения границы вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Прибытие – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Количество – автоматически будет установлено количество, равное единице.

· Сумма в валюте – сумма фактически произведенных расходов в валюте.

· Валюта – валюта фактически произведенных расходов

· Способ обеспечения -  значение способа обеспечения финансирования фактических расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна), может быть откорректировано по фактическим значениям, если фактические расходы были произведены по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании» расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании», такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

· Дата – дата первичного подтверждающего документа

1.4.4.3 Раздел Условия проживания

 

Рисунок 56 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Условия проживания)

В разделе Условия проживания табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Условия проживания документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения реквизитов Дата заезда, Дата выезда, Количество, Сумма в валюте, Норматив являются информационными и корректировке не подлежат. В столбце Факт значения перечисленных реквизитов по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Условия проживания для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

 

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить условия проживания. В новой строке надо ввести:

· Условия проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Наименование расхода – значение устанавливается автоматически, исходя из выбранного значения Условия проживания, корректировки не требует.

· Страна – страна, в которой производились фактические расходы по проживанию. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Дополнительные условия проживания – из справочника Дополнительные условия проживания выбирается значение, соответствующее городу, в котором осуществлялось проживание. Если значение населенного пункта, в котором осуществлялось проживание в справочнике отсутствует, то необходимо выбрать значение Вся территория. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Дата заезда – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата выезда – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Количество – рассчитывается автоматически, как разница между Датой заезда и Датой выезда, может быть откорректирована вручную в случае необходимости. Участвует в автоматическом расчете Суммы в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма по факту за сутки.

· Сумма за сутки - значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна, дополнительное условие проживания), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение или вводится вручную.

· Валюта – валюта фактически произведенных расходов

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования фактических расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), может быть откорректировано по фактическим значениям, если фактические расходы были произведены по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании» расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании», такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

Дата – дата первичного подтверждающего документа

1.4.4.4 Раздел Дополнительные расходы

 

Рисунок 57 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Дополнительные расходы)

 

В разделе Дополнительные расходы табличная часть при формировании документа будет заполнена автоматически на основании табличной части Дополнительные расходы документа Решение о командировании/Изменение Решения о командировании. По таким строкам в столбце План значения реквизитов Количество, Сумма являются информационными и корректировке не подлежат. По столбцу Факт значения перечисленных реквизитов по умолчанию после первичного заполнения документа равны плановым значениям и могут быть откорректированы пользователем в случае необходимости. 

Открыть форму Дополнительные расходы для просмотра или редактирования заполненных данных можно по кнопке Изменить .

Если были произведены фактические расходы, которые отсутствуют в документе Решение о командировании/Изменение Решения о командировании, то их можно ввести в новой строке табличной части с помощью кнопки Добавить. В новой строке надо ввести:

· Вид расходов – значение вида расходов, устанавливается путем выбора элемента из соответствующего справочника Виды расходов. Если ни одно значений справочник не подходит для обозначения планируемых расходов, то следует выбрать элемент Прочие расходы.

· Наименование расхода – если выбран Вид расходов со значением Прочие расходы, то следует заполнить данную строку с расшифровкой планируемых расходов. В противном случае наименование расходов будет заполнено автоматически значением выбранного Вида расходов, и может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Количество – количество фактических расходов, вводится вручную.

· Сумма – цена фактических расходов, вводится вручную

· Итого – сумма фактически произведенных расходов в валюте. Рассчитывается автоматически как произведение Количества и Суммы. Может быть откорректирована вручную. В этом случае Сумма будет пересчитана.

· Способ обеспечения -  значение способа обеспечения финансирования фактических расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Причина отклонения - значение выбирается из списка.

Если планируемые в документе «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании» расходы фактически не были произведены, то, находясь на плановой строке, необходимо нажать на кнопку Удалить .  При этом будут очищены фактические значения по такой строке.

При нажатии кнопки Удалить   на строке, по которой не было плановых расходов, сформированных из документов «Решение о командировании/Изменение Решения о командировании», такая строка будет удалена полностью.

Для любых фактических расходов обязательным для заполнения является значение реквизита Количество.

Для всех строк табличной части, по которым были произведены фактические расходы необходимо ввести реквизиты первичных документов, подтверждающих произведенных расходы:

· Первичный документ – наименование первичного подтверждающего документа. Значение выбирается из справочника или вводится вручную, если необходимое значение в справочнике отсутствует.

· № – номер первичного подтверждающего документа

· Дата – дата первичного подтверждающего документа

1.4.4.5 Раздел Суточные

 

Рисунок 58 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Суточные)

Раздел Суточные  заполняется автоматически на основании данных табличных частей Отчет о выполненной работ, Дополнительные условия, Условия проезда и корректировки не требует.

1.4.4.6 Раздел Отчет о расходах

 

В разделе Отчет о расходах табличная часть является сводной по всем расходам и заполняется автоматически на основании данных табличных частей Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы, Суточные.

Если к Отчету о расходах подотчетного лица прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы, то следует заполнить Количество прилагаемых документов и Количество листов в прилагаемых документах  прикрепить сканкопии документов на форму Отчета о расходах подотчетного лица с помощью кнопки  в любом из разделов Служебное задание, Дополнительные условия, Условия проезда, Условия проживания, Дополнительные расходы.

1.4.4.7 Раздел Расходы всего

 

В разделе Расходы всего надо заполнить реквизит Способ выдачи (удержания) денежных средств подотчетному лицу, выбрав одно из предложенных значений.

Рисунок 59 – Документ Отчет о расходах подотчетного лица (раздел Расходы всего)

Если ранее по документу–основанию Отчета о расходах (Решение о командировании/Изменение Решения о командировании) были произведены выдачи денежных средств подотчетному лицу, то в разделе Документы выдачи денежных средств можно указать данные о документах расчетов с подотчетным лицом, нажав на кнопку Указать документы:

· Документ расчета - наименование документа выдачи денежных средств.

· Дата – дата выдачи денежных средств.

· Номер – дата выдачи денежных средств.

· Сумма – сумма выданных денежных средств.