Заполнение документа «решение о командировании за пределами Российской Федерации»

1.2.4.1 Раздел Главное

При создании нового документа в открывшейся форме документа в разделе Главное необходимо заполнить реквизиты:

· Наименование документа для Документа-основания, выбрав значение из одноименного справочника документов, являющихся основанием для командирования сотрудника. Если в данным реквизите выбрать элемент справочника Иное, то можно ввести произвольное наименование документа, являющегося основанием для командирования сотрудника. 

· Номер документа-основания – номер документа основания.

· Дата документа-основания – дата документа–основания. 

· Подотчетное лицо – сотрудник, который направляется в командировку. Заполняется автоматически соответствующим значением Пользователя  и корректировке не подлежит. Если ввод документа осуществляет пользователь с полномочиями Ответственный исполнитель, то Подотчетное лицо заполняется из списка сотрудников, за которых может вводить документы пользователь, имеющий полномочия Ответственный исполнитель.

· Согласовывает – лицо, ответственное за согласование Решения о командировании, заполняется автоматически, может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Финансовое обеспечение – организация, которая осуществляет финансовое обеспечение командировки, заполняется автоматически и корректировки не подлежит.

· Особый статус – следует заполнить, выбрав значение из одноименного справочника, если командировка планируется в составе официальной делегации, либо командируемый обладает особым статусом для применения нормативов командирования. Чтобы ввести Особый статус, надо нажать на ссылку Изменить особый статус.

 

Реквизит № формуляра будет заполнен автоматически номером формуляра в МВУ ПУИО после экспорта формуляра в конфиденциальный контур.

Перемещение между разделами осуществляется перемещением вниз с помощью соответствующих стрелок на клавиатуре или прокрутки документа (полоса прокрутки справа) вниз с помощью мыши.

 

Необходимо заполнить реквизит Служебное задание, подраздел Места и сроки командировки с помощью кнопки Добавить еще один пункт назначения.

Рисунок 19 – Документ Решение о командировании (раздел Главное)

 

В новой строке подраздела Места и сроки командировки необходимо заполнить:

· Страна, выбрав соответствующее значение из справочника Страны мира

· Населенный пункт, введя текст с наименованием населенного пункта, куда командируется подотчетное лицо.

· Организация, выбрав значение из справочника Контрагенты. Если в справочнике отсутствует организация, в которую направляется командируемый, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Организация наименование организации.

· Дата начала – дата начала командировки в выбранном населенном пункте и организации.

· Дата окончания – дата окончания командировки в выбранном населенном пункте и организации.

 

Длительность нахождения в командировке по каждой строке рассчитывается автоматически и не требует заполнения вручную.

 

Подраздел Дополнительные условия можно заполнить, нажав на ссылку Указать дополнительные условия

 

 

Рисунок 20 – Документ Решение о командировании (подраздел Дополнительные условия)

 

 

В новой строке подраздела Дополнительные условия необходимо заполнить:

· Дату начала – дата начала периода, в котором условия командирования отличаются от стандартных и корректируют значение установленного норматива суточных расходов.

· Дату окончания – дата окончания периода, в котором условия командирования отличаются от стандартных и корректируют значение установленного норматива суточных расходов.

· Дополнительные условия, выбрав значение из справочника Нормативы.

 

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .

 

 

Раздел Условия проезда

 

Рисунок 21 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проезда)

 

Если в командировке предполагаются расходы по проезду, то в разделе Условия проезда с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Вид транспорта – значение устанавливается путем нажатия на значение из предложенного списка значений.

· Страна отправления, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Страна прибытия, выбрав соответствующее значение из справочника Страны Мира.

· Дата отправления – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата прибытия – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Пункт отправления, выбрав соответствующее значение из справочника Пункты отправления или введя вручную в строке Пункт отправления наименование пункта.

· Пункт прибытия, выбрав соответствующее значение из справочника Пункты прибытия или введя вручную в строке Пункт прибытия наименование пункта.

· Дата пересечения границы - дата пересечения границы вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке. Дата пересечения границы вводится, если значения реквизитов Страна отправления и Страна прибытия не совпадают.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, особый статус).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если расход планируется по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Стоимость проезда – сумма планируемого расхода по проезду, вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

· Валюта, путем выбора значения, соответствующего валюте расходов, из списка валют.

 

Ввести данные о проезде в обратную сторону, если условия проезда совпадают с уже введенной строкой, можно путем нажатия кнопки Добавить обратный проезд . При этом скопируется выбранная строка без заполнения реквизитов Дата отправления и Дата прибытия, Категория по нормативу, Категория факт, Стоимость и будут переменены местами реквизиты Страна отправления, Пункт отправления, Страна прибытия и Пункт прибытия.

С помощью стрелок  и  можно менять порядок следования введенных строк.

Раздел Суточные

 

Рисунок 22 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

 

 

В разделе Суточные табличная часть заполняется автоматически, исходя из данных, введенных в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда, и редактированию не подлежит:

· Дата начала – дата начала периода расчета суточных.

· Дата окончания – дата окончания периода расчета суточных.

· Длительность – рассчитывается автоматически, как разница между реквизитами Дата окончания и Дата начала.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Дополнительные условия,  для периодов, заполненных в табличной части Дополнительные условия.

· Сумма – рассчитывается автоматически, как произведение Длительности на Норматив с учетом значения коэффициента норматива, соответствующего установленному Дополнительному условию.

· Валюта - валюта,   в которой определен норматив суточных.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается равным для всех строке значению, которое пользователь имеет возможность выбрать из предложенного списка значений для реквизита Способ обеспечения.

· Страна – страна, по нормативам пребывания в которой будут рассчитаны суточные.

 

Если в дальнейшем даты в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда будут откорректированы таким образом, что период командировки при этом изменится, то данные в разделе Суточные будут пересчитаны.

 

 

Раздел Условия проживания

 

 

Рисунок 23 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проживания)

 

Если в командировке планируются расходы по проживанию, то в разделе Условия проживания с помощью кнопки Добавить условие проживания необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Условия проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Дата заезда – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата выезда – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Итого – рассчитывается автоматически, как разница между Датой заезда и Датой выезда, может быть откорректирована вручную в случае необходимости (может быть дробной). Участвует в автоматическом расчете Стоимости в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма по факту.

· Страна – страна, в которой планируется проживание. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Дополнительное условие проживания – из справочника Дополнительные условия проживания выбирается значение, соответствующее городу, в котором планируется проживание. Если значение населенного пункта, в котором планируется проживания в справочнике отсутствует, то необходимо выбрать значение Вся территория. Ввод необходим для определения норматива проживания.

· Населенный пункт – текстовое поле, заполняемое автоматически и не требующее корректировки, если для реквизита Дополнительное условие проживания выбрано значение, отличное от предопределенного значения Вся территория. Если для реквизита Дополнительное условие проживания выбрано предопределенное значение Вся территория, то строка Населенный пункт вводится вручную.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна, дополнительное условие проживания).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу и не являющимся суммовыми (установлен размер норматива).

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если расход планируется по нормативам или в сумме, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Сумма по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора, страна, дополнительное условие проживания), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение.

· Сумма факт – значение устанавливается вручную, если расход панируется в размере, отличном от положенного подотчетному лицу и проставленном автоматически.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Валюта – валюта, в которой планируются расходы по проживания. По умолчанию устанавливается значение, соответствующее валюте норматива проживания, которое корректируется вручную в случае необходимости. Если откорректированное значение реквизита Валюта не соответствует валюте норматива, то Сумма по нормативу за сутки будет пересчитана введенной валюте по курсу документа.

· Стоимость – сумма планируемого расхода по проживанию вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

 

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .