Заполнение документа «решение о командировании на территории Российской Федерации»

1.2.3.1 Раздел Главное

При создании нового документа в открывшейся форме документа в разделе Главное необходимо заполнить реквизиты:

· Наименование документа для Документа-основания, выбрав значение из одноименного справочника документов, являющихся основанием для командирования сотрудника. Если в данным реквизите выбрать элемент справочника Иное, то можно ввести произвольное наименование документа, являющегося основанием для командирования сотрудника. 

· Номер документа-основания – номер документа основания.

· Дата документа-основания – дата документа–основания. 

· Подотчетное лицо – сотрудник, который направляется в командировку. Заполняется автоматически соответствующим значением Пользователя  и корректировке не подлежит.

· Согласовывает – лицо, ответственное за согласование Решения о командировании, заполняется автоматически, может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Финансовое обеспечение – организация, которая осуществляет финансовое обеспечение командировки, заполняется автоматически и корректировки не подлежит

 

Реквизит № формуляра будет заполнен автоматически номером формуляра в МВУ ПУИО после экспорта формуляра в конфиденциальный контур.

 

Перемещение между разделами осуществляется перемещением вниз с помощью соответствующих стрелок на клавиатуре или прокрутки документа (полоса прокрутки справа) вниз с помощью мыши.

 

Необходимо заполнить реквизит Служебное задание, подраздел Места и сроки командировки с помощью кнопки Добавить еще один пункт назначения.

 

Рисунок 10 – Документ Решение о командировании (раздел Главное)

 

В новой строке подраздела Места и сроки командировки необходимо заполнить:

· Населенный пункт, открыв с помощью кнопки форму выбора населенных пунктов и выбрав соответствующий регион Российской Федерации, а далее Район и /или Город и /или Населенный пункт, куда направляется командируемый.

Рисунок 11 – Выбор населенного пункта

· Организация, выбрав значение из справочника Контрагенты. Если в справочнике отсутствует организация, в которую направляется командируемый, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Организация наименование организации.

· Дата начала – дата начала командировки в выбранном населенном пункте и организации.

· Дата окончания – дата окончания командировки в выбранном населенном пункте и организации.

Длительность нахождения в командировке по каждой строке рассчитывается автоматически и не требует заполнения вручную.

 

Подраздел Дополнительные условия можно заполнить, нажав на ссылку Указать дополнительные условия

Рисунок 12 – Документ Решение о командировании (подраздел Дополнительные условия)

 

 

В новой строке подраздела Дополнительные условия необходимо заполнить:

· Дату начала – дата начала периода, в котором условия командирования отличаются от стандартных и корректируют значение установленного норматива суточных расходов.

· Дату окончания – дата окончания периода, в котором условия командирования отличаются от стандартных и корректируют значение установленного норматива суточных расходов.

· Дополнительные условия, выбрав значение из справочника Нормативы. Для командировок по территории Российской Федерации это может быть значение Ежедневное возвращение к месту проживания.

 

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .

 

Раздел Условия проезда

 

Рисунок 13 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проезда)

 

Если в командировке предполагаются расходы по проезду, то в разделе Условия проезда с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Вид транспорта – значение устанавливается путем нажатия на значение из предложенного списка значений.

· Пункт отправления, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт отправления отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт отправления наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

· Пункт прибытия, выбрав из справочника Пункты отправления/прибытия в зависимости от выбранного ранее вида транспорта. Если в справочнике необходимый пункт прибытия отсутствует, то надо выбрать элемент Иное (ввод строкой) и ввести вручную в строке Пункт прибытия наименование пункта. В справочнике можно осуществлять контекстный поиск, введя в строку сочетание символов для поиска.

· Дата отправления – дата отправления вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата прибытия – дата прибытия вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу.

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если Категория по факту не соответствует Категории по нормативу.

· Стоимость проезда – сумма планируемого расхода по проезду вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

 

Ввести данные о проезде в обратную сторону, если условия проезда совпадают с уже введенной строкой, можно путем нажатия кнопки Добавить обратный проезд. При этом скопируется выбранная строка без заполнения реквизитов Дата отправления и Дата прибытия, Категория по нормативу, Категория факт, Стоимость и будут переменены местами реквизиты Пункт отправления и Пункт прибытия.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .

После ввода всех данных о проезде необходимо нажать на кнопку Готово  для сохранения и закрытия формы.

Если введенные ранее данные о проезде требуют корректировки, то необходимо нажать на кнопку Изменить .

1.2.3.3 Раздел Суточные

Рисунок 14 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

 

В разделе Суточные реквизиты Дата начала и Дата окончания командировки в целом с учетом времени в пути устанавливаются автоматически, исходя из данных введенных в разделах Места и сроки командировки и Условия проезда. Также автоматически рассчитывается длительность командировки и производится расчет суммы суточных. Реквизиты Норматив, Общая сумма заполняются автоматически и корректировки не требуют. Реквизит Способ обеспечения заполняется автоматически значением Аванс подотчетному лицу и редактируется пользователем в случае необходимости.

Рисунок 15 – Документ Решение о командировании (раздел Суточные)

 

Если заполнен подраздел Дополнительные условия, влияющий на расчет суммы суточных, то в разделе Суточные отображается несколько строк, которые формируются автоматически и редактированию не подлежит:

· Дата начала – дата начала периода расчета суточных.

· Дата окончания – дата окончания периода расчета суточных.

· Длительность – рассчитывается автоматически, как разница между реквизитами Дата окончания и Дата начала.

· Норматив – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Дополнительные условия  для периодов, заполненных в табличной части Дополнительные условия.

· Сумма – рассчитывается автоматически, как произведение Длительности на Норматив с учетом значения коэффициента норматива, соответствующего установленному Дополнительному условию.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов устанавливается по умолчанию значением равным Аванс подотчетного лица, и которое пользователь может изменить, выбрав из предложенного списка значений.

 

Если в дальнейшем даты в разделах Места и сроки командировки, Дополнительные условия и Условия проезда будут откорректированы таким образом, что период командировки при этом изменится, то данные в разделе Суточные будут пересчитаны.

1.2.3.4 Раздел Условия проживания

 

 

Рисунок 16 – Документ Решение о командировании (раздел Условия проживания)

 

Если в командировке планируются расходы по проживанию, то в разделе Условия проживания с помощью кнопки Добавить условия проживания будет открыта форма для Ввода условий проживания. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

· Условия проживания – значение устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Дата заезда – дата заезда в место проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Дата выезда – дата выезда из места проживания вводится вручную или с помощью календаря по соответствующей кнопке.

· Итого – рассчитывается автоматически, как разница между Датой заезда и Датой выезда, может быть откорректирована вручную в случае необходимости. Участвует в автоматическом расчете Стоимости в случае, если для проживания подотчетного лица установлен суммовой норматив и/или заполнен реквизит Сумма факт.

· Категория по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора).

· Категория факт – значение устанавливается вручную, если расходы планируются по нормативам, отличным от положенных подотчетному лицу и не являющимся суммовыми (установлен размер норматива).

· Причина отклонения – значение выбирается из списка, если Категория факт не соответствует Категории по нормативу.

· Сумма по нормативу – значение устанавливается автоматически в соответствии с параметрами подотчетного лица (категория и группа должности, тип договора), если для категории по нормативу предусмотрено суммовое значение.

· Сумма факт – значение устанавливается вручную, если расход панируется в размере, отличном от положенного подотчетному лицу и проставленном автоматически.

· Обеспечение – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений

· Стоимость – сумма планируемого расхода по проживанию вводится вручную или с помощью калькулятора по соответствующей кнопке.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .

 

 

1.2.3.4 Раздел Дополнительные расходы

 

 

Рисунок 17 – Документ Решение о командировании (раздел Дополнительные расходы)

 

Если в командировке планируются дополнительные расходы, отличные от расходов по проезду к месту командирования и по проживанию, то в разделе Дополнительные расходы с помощью кнопки Добавить дополнительные расходы будет открыта форма для ввода условий проезда. В первой строке формы необходимо заполнить следующие реквизиты:

 

· Вид расходов – значение вида расходов, устанавливается путем выбора элемента из соответствующего справочника Виды расходов. Если ни одно значений справочник не подходит для обозначения планируемых расходов, то следует выбрать элемент Прочие расходы.

· Наименование расхода – если выбран Вид расходов со значением Прочие расходы, то следует заполнить данную строку с расшифровкой планируемых расходов. В противном случае наименование расходов будет заполнено автоматически значением выбранного Вида расходов, и может быть откорректировано пользователем в случае необходимости.

· Способ обеспечения – значение способа обеспечения финансирования планируемых расходов, устанавливается путем выбора из предложенного списка значений.

· Количество – количество планируемых расходов, вводится вручную.

· Сумма – цена планируемых расходов, вводится вручную.

· Итого – рассчитывается автоматически как произведение Количества и Сумма. Если ввести Итого вручную без заполнения Количества и Сумма, то Сумма будет установлена равной Стоимости, а Количеству будет присвоено значение «1».

 

Если необходимо ввести еще одну строку Дополнительных расходов, надо нажать кнопку Добавить дополнительный расход.

Удалить излишне введенные строки можно с помощью кнопки Удалить текущую строку , находясь на строке, которую требуется удалить.

Перемещать положение строки на другую позицию в табличной части в случае необходимости можно с помощью стрелок  и .

Раздел Расходы всего

Рисунок 18 – Документ Решение о командировании (раздел Расходы всего)

 

В разделе Расходы всего расположены:

· подраздел с суммами планируемых расходов, сгруппированными по способам обеспечения (носит информационный характер и будет заполнена автоматически);

· подраздел, в котором следует заполнить реквизит Способ выдачи денежных средств, выбрав одно из предложенных значений (по умолчанию устанавливается способ выдачи Наличными); 

· подраздел с данными о состоянии расчетов по ранее выданным подотчетным суммам или предоставленным отчетам о расходах, заполняемыми автоматически с помощью нажатия кнопки Обновить. Если задолженности нет, то будет выведена надпись «Отсутствует задолженность».