Призначення та основні елементи електронних таблиць.

Електронні таблиці (скорочено ЕТ) — це клас прикладних програм, які призначені для опрацювання інформації, поданої в табличній формі. Вони дають змогу виконувати бухгалтерські та різні математичні розрахунки, розв'язувати задачі з планування, прогнозування та оптимізації виробництва. За допомогою електронних таблиць можна нараховувати зарплатню, планувати випуск продукції, вести облік матеріалів на складах, готувати дані для аналізу фінансової діяльності фірми тощо. Найбільш відомі програми цього класу: MS Excel, Lotus 1-2-3, SuperCalc. Ми вивчатимемо електронні таблиці на прикладі програми MS Excel.
Запуск: Пуск → Программы → Microsoft Ex
Основним елементом електронної таблиці є клітинка (комірка, ячейка). Рядки в таблиці пронумеровані числами 1, 2, З,..., а стовпці позначені англійськими літерами А, В, С,..., АА, АВ,... Літерою та числом, як у грі «Морський бій», задається адреса будь-якої клітинки, наприклад, А1, А2. Оскільки латинських літер є 26, то 27 стовпець називається АА, 28-й — АВ і т. ін.

Над таблицею є рядок для введення даних ─ це рядок формул. У ньому висвітлюється дане, яке вводять або яке є у поточній клітинці.

Декілька клітинок утворюють діапазон клітинок. Діапазон описують координатами двох діагонально протилежних клітинок, між якими є символ «:», наприклад, Е1:Е20 — це 20 клітинок зі стовпця Е, A1:D1 — це 4 клітинки першого рядка, А1:В2 — це прямокутний діапазон з чотирьох клітинок.

Щоб виділити діапазон клітинок потрібно перетягнути курсор миші по клітинках, або клацнути на 1 клітинку натиснути Shift та не відпускаючи клацнути на останню клітинку діапазону. Щоб виділити несуміжні діапазони потрібно натиснути клавішу Ctrl.

Під час роботи з електронною таблицею одна з клітинок є поточною (інші терміни: активною, вибраною, відокремленою). Поточна клітинка відокремлена рамкою, яку називають табличним курсором.
Над даними в поточній клітинці визначені такі дії: введення, редагування, вилучення, копіювання, форматування тощо (аналогічно Word). Щоб зробити клітинку поточною, клацають над нею мишею, або виділяють її клавішами-стрілками. Заповнені клітинки містяться на робочій сторінці (листку, аркуші), яка має назву Аркуш1. Ця назва написана на бірці внизу екрана. Щоб перейти на іншу сторінку, потрібно клацнути на відповідній бірці.

Таблиці можна копіювати з одної сторінки на іншу. Декілька робочих сторінок утворюють робочу книжку (Книга1). Книжка зберігається на диску у файлі з розширенням .xls.
Введення даних
Клацнути на комірці. → Набрати на клавіатурі дані → Натиснути на клавішу вводу Enter, або Tab або стрілки.
Редагування даних
1 спосіб двічі клацнти на клітинці → Поставити курсор в потрібне місце → виправити дані → Enter
2 спосіб клацнути на клітинці і F2.
3 спосіб клацнути на клітинці → клацнути в рядку формул → виправити дані, Enter
2. Типи даних.
У клітинки користувач уводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати. Уведений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється вздовж лівого краю, а числа — вздовж правого. Змінити розташування даних можна форматуванням.

Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків чи стовпців даних. Щоб програма розглядала число як деякий текст, перед числом ставлять апостроф, наприклад, ’2001.

Формат даних.
Відображення (але не значення) даного залежить від формату його зображення і може бути змінене командами вкладка Главная => Числовой формат і вибором формату з меню.

У меню є різні формати відображення даних на екрані: загальний, числовий, грошовий, текстовий, декілька варіантів для дат, номерів телефонів, так звані формати користувача тощо. Але простіше до вибраних клітинок застосувати кнопки з панелі: Грошовий формат, Процентний формат, Збільшити розрядність, Зменшити розрядність.

Дати можна вводити різними способами, наприклад, так: 21.04.2002, або так: 21 квітня 2002. Вигляд дати можна змінити форматуванням.
3. Форматування таблиці.
Зміна вигляду таблиці називається форматуванням. Дії над елементами ЕТ виконують командами контекстового чи основного меню або за допомогою кнопок на закладках.
Зміна розмірів стовпців та рядків.

1. За допомогою миши
2. Встановити курсор миши на межу, що розділяє стовпці (рядки) до появи ↔
3. Натиснути ЛКМ і не відпускаючи перетягнути межу в потрібному напрямку
Вставка рядків чи стовпців.
Виділити рядок (стовпчик), на місце якого вставиться новий → ПКМ → Вставить
Вилучення рядків чи стовпців.

Виділити рядок (стовпчик) → ПКМ → Удалить.
Щоб вставити (вилучити) кілька рядків (стовпців), необхідно виділити відповідну їх кількість.
Встановлення шрифту, накреслення, розміру, підкреслення.
ПКМ → Формат ячеек → Шрифт або Главная → Шрифт
Орієнтація тексту в клітинці
Текст у клітинку можна вводити горизонтально, вертикально, під кутом, в один чи в декілька рядків. Орієнтацію тексту (наприклад, з горизонтальної на вертикальну) в клітинці змінюють командою ПКМ → Формат ячеек → Выравнивание.
Або використати кнопку Ориентация
Рамки таблиці.

Зазвичай таблиця на екрані має сітку. Однак під час друкування на папері вона не відображається. Щоб таблиця була розграфлена на папері, тобто мала рамки різної товщини, треба виконати команди ПКМ → Формат ячеек → Граница, або використати кнопки на закладці Главная.
Колір, узор.
ПКМ → Формат ячеек → Заливка можна задати колір клітинок і узор.
Об'єднати і розмістити в центрі.

1. Виділити комірки рядка, в які буде розміщено текст.
2. Закладка Главная кнопка „Объединить и поместить в центре” «←а▼→»
3. ввести текст.
Відміна об’єднаних комірок: Виділити→ Очистить → «←а▼→»
4. Створення, збереження, відкриття таблиці аналогічно Word.

 

Макроси в ЕТ

Макрос Excel - це програмка, написана на мові VBA (Visual Basic for Applications), і покликана автоматизувати яку-небудь задачу. Це може бути виконання рутинної операції з використання формату комірки або однакових дій над великою кількістю записів таблиці і т.п. За формою - це записаний за певними правилами текст програми, який зберігається в тих же файлах, що і листи робочої книги, тільки в особливих областях, званих модулями.

Припустимо, треба часто застосовувати напівжирний шрифт Arial 12-го розміру як стиль форматування символів комірок робочих аркушів, до яких треба привернути особливу увагу. З метою скорочення часу, необхідного для форматування тексту, треба записати макрос, який вибирає напівжирний шрифт Arial 12-го розміру і застосовує це форматування до будь-якої комірки або діапазону комірок поточного виділеного фрагмента.

Оскільки необхідно, щоб макрос працював з будь-якою виділеною коміркою або діапазоном комірок, стартовими умовами для цього макросу є відкрита робоча книга з виділеним діапазоном комірок в активному робочому аркуші.

Для запуску макрорекордера в Excel, призначення імені макросу, вибору місця для збереження нового макросу і вибору додаткових опцій треба виконати наступне:
• Вибрати команду "Сервис-Макрос-Начать запись";
• У текстовому вікні "Имя макроса" в якості імені макросу ввести наприклад - ArialBold12. Таке ім'я дозволить запам'ятати, що виконує макрос;
• У полі "Описание" додати наступний текст: Форматує виділені комірки Arial, Bold, 12;
• Список "Сохранить в" слід використовувати для вибору місця, в якому буде збережений записаний макрос. Доступними варіантами є: "Личная книга макросов", "Новая книга", "Эта книга". Оскільки необхідно, щоб цей макрос був доступний у всіх робочих книгах, треба вибрати " Личная книга макросов ";
• Якщо майбутній макрос планується використовувати досить часто, можна призначити для його запуску гарячу клавішу;

• Для початку запису макросу необхідно натиснути кнопку "ОК".

Про процес запису макросу свідчить наявність панелі " Остановить запись", при цьому, у лівому нижньому кутку вікна книги Excel з'являється напис " Запись ".

За замовчуванням панель "Зупинити запис" в Excel містить дві командні кнопки. Ліва кнопка - кнопка "Стоп"; служить для завершення процесу запису макросу. Права кнопка - кнопка " Относительная ссылка ". За замовчуванням Excel записує абсолютні посилання на клітинки у макроси. Якщо, наприклад, почати запис у виділеній комірці А5, а потім виділити клітинку праворуч від А5, тобто В5, то записаний макрос також буде виділяти комірку В5.

Якщо натиснути кнопку "Относительная ссылка", Excel запише відносне посилання на клітинку кожен раз, коли виділяється якась клітинка. Якщо виділеної в даний момент ми знаходимось в комірці А5 і вибирається комірка праворуч від неї під час запису з відносними посиланнями, то Excel записує, що була виділена комірка, що знаходиться на 1 стовпець і 0 рядків правіше від поточної вибраної комірки. Коли макрос буде запущений, то він виділить комірку, що знаходиться безпосередньо праворуч від активної клітинки.

Для запису нашого макросу необхідно виконати наступні дії (після натискання кнопки "ОК" у вікні " Запись макроса "):
• З випадного списку "Шрифт" панелі " Форматирование " вибрати шрифт Arial;
• З випадного списку " Размер шрифта "тієї ж панелі вибрати 12-й кегль;

• Натиснути кнопку "Ж" вибору накреслення шрифту.

Після цього макрорекордер необхідно зупинити, натиснувши кнопку "Стоп" на панелі " Остановить запись". Або вибрати команду " Сервис-Макрос-Остановить запись ").

Наш новий макрос в Excel тепер закінчений і готовий до виконання.

Краще всього винести кнопку з макросом на панель інструменов. Вибираємо меню Сервис —Настройка.

Закладка " Команды ", категорія " Макросы ". Кнопочку зі смайлом пересуваємо на будь-яку зручну і відповідну за змістом панель інструментів. Закриваємо вікно налаштування. Тепер натискаємо смайлик.

Ах так! Ми ж ще не вказали Excel, який саме макрос потрібно виконувати при натисканні смайлика. Не біда - при першому натисканні Excel сам запропонує нам вибрати макрос для присвоєння кнопці. Вибираємо свій макрос.

Тепер все? Якщо пощастить і Ви не наробили помилок, то все. Тепер натискання смайла буде пророблювати над будь-якою коміркою або комірками всі операції, записані нами.