Робота з документами. Злиття документів.

Злиттю_підлягають:

• основний документ (бланк, форма, лист, інструкція), в текст якого включені особливі поля підстановки або злиття;
• джерело даних, тобто файл, що містить персоніфіковану для кожного клієнта інформацію.

Злиття документів виконується за допомогою команди Злиття меню Сервіс (MS Office 2003) або за допомогою вкладки Розсилки (MS Office 2010).

^ Першим кроком злиття документів є підготовка основного документа.

Основний документ може бути підготовлений як: стандартний бланк для друку, наклейка (етикетка) певного формату для друку на принтері, конверт заданого розміру і розташуванням реквізитів, адрес відправника і одержувача, каталог для друку на одному листі безлічі рядків джерела тощо.

Джерелом даних може служити документ, створений у будь-якому офісному додатку. Основною вимогою до документа-джерела є формат подання даних: дані у джерелі повинні бути представлені у вигляді таблиці, в якій кількість стовпців повинна дорівнювати кількості змінюваних полів у головному документі, а кількість рядків дорівнює кількості кореспондентів даного документу.

Для зв’язування двох документів потрібно виконати наступні дії:

• у документі шаблоні активізувати панель інструментів Злиття;
• на панелі інструментів вибрати елемент (відкрити джерело даних);
• у діалоговому вікні обрати файл Джерело даних.

Для розміщення поля злиття на основний документ потрібно виконати наступне:

• помістити курсор у місце розміщення поля злиття;
• на панелі інструментів обрати елемент (вставити поля злиття);
• у діалоговому вікні обрати назву стовпця, у який містить потрібну для даного поля інформацію;

Після виконання цих дій у головному документі на у полях, які призначенні для злиття відобразяться назви стовпців таблиці, яка міститься у файлі-джерелі даних. Для перемикання між даними стовпців та назвами стовпців служить елемент «АВС».

 

 

20. Побудова й редагування графіків та діаграм у робочих таблицях. Майстер побудови діаграм. Елементи діаграми. Види діаграм. Діаграми користувача. Діаграми по замовчуванню. Засоби форматування діаграм.
Діаграми в Excel

За допомогою Microsoft 2003 можна створювати складні діаграми даних робочого листа. Діаграма – графічне зображення залежності між величинами. Діаграми є наочним засобом поданняданих робочого листа. Діаграму можна створити на окремому листі або помістити як упроваджений об’єкт на лист з даними.

Подання даних на діаграмі

Діаграма пов’язана з даними, на основі яких вона створена, і оновлюється автоматично при зміні даних.

Значення осі. Excel створює значення осі на основі вказаних даних. В даному випадку значення осі змінюються від 0 до 70, що відповідає значенням осередків діапазону на листі.

Імена категорій. Як імена осі категорій Excel використовує заголовки стовпців або рядків даних. У приведеному прикладі як імена осі категорій відображаються заголовки рядків, відповідні першому кварталу, другому кварталу тощо.

Імена рядів даних діаграми. Excel також використовує заголовки стовпців або рядків даних як імена рядів даних. Імена рядів відображаються в легенді діаграми. У приведеному прикладі як імена рядів виступають заголовки стовпців планованих і фактичних значень.

Маркери даних. Маркери даних одного кольору представляють один ряд даних. Кожен маркер відповідає одному значенню даних листа. У приведеному прикладі найправіший маркер даних відповідає фактичному значенню за четвертий квартал, рівному 60.

Підказки. При зупинці покажчика над яким-небудь елементом діаграми з’являється підказка з назвою елементу. Наприклад, при зупинці покажчика над легендою з’являється підказка «Легенда».

Створення діаграми

Щоб створити діаграму, необхідно, перш за все, ввести дані для діаграми на лист. Потім виділите будь-які комірки, які містять початкові дані діаграми. Далі в меню Вставка виберіть команду Діаграма або натисніть кнопку Майстер діаграм на стандартній панелі інструментів. У будь-якому випадку Excel виведе на екран перше вікно майстра діаграм. За допомогою чотирьох вікон діалогу майстер діаграм збере всю інформацію, необхідну Excel для побудови діаграми.

Крім того, можна створити діаграму за один крок без використання майстра діаграм. При створенні у такий спосіб діаграми використовуються стандартні тип і параметри форматування, які пізніше можна змінити.

Створення діаграми за один крок. Найшвидший спосіб для створення листа діаграми, що використовує стандартний тип діаграми, виділіть необхідні дані і натисніть клавішу F11. В цьому випадку лист діаграми – це лист книги, що містить тільки діаграму.

Крок 1. Вибір типу діаграми.

Перше вікно діалогу Майстра діаграм, пропонує вибрати тип діаграми.

Це вікно діалогу містить дві вкладки: одну для стандартних і іншу для нестандартних типів діаграм.

Крок 2. Завдання початкових даних діаграми.

У другому вікні діалогу майстра діаграм можна задати дані, використовувані Excel при побудові діаграми.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм дозволяє задати початковий діапазон і розташування в нім рядів даних. Якщо перед запуском Майстра був виділений діапазон з початковими даними, то це поле міститиме посилання на виділений діапазон.

Excel виводить рухому рамку навколо початкового діапазону. Якщо з якихось причин початковий діапазон вказаний неправильно, виділіть потрібний діапазон і введіть його прямо у вікні діалогу Майстра діаграм.

Excel зазвичай вибирає орієнтацію рядів, припускаючи, що діаграма повинна містити менше рядів, чим крапок. Проглядаючи зразок при різній орієнтації рядів, можна вибрати найбільш ефективний спосіб відображення даних в створюваній діаграмі.

Друге вікно діалогу Майстра діаграм, як і перше, містить дві вкладки. Щоб переконатися, що Excel використовує правильні імена і діапазони осередків, для кожного ряду даних, можна перейти на вкладку Ряд. Натисніть кнопку. Далі, щоб перейти до наступного кроку.

Крок 3. Завдання параметрів діаграми.

Третє вікно діалогу Майстра діаграм містить шість вкладок. Вони дозволяють задати характеристики осей, назву діаграми і заголовки для її осей, легенду, підписи значень в рядах даних тощо. Все це можна виконати при створенні діаграми або після її побудови.

Крок 4. Розміщення діаграми.

Excel може упровадити діаграму в робочий лист або помішати її на окремому листі, так званому листі діаграми.

Після побудови діаграми її можна відредагувати в режимі редагування діаграми. Для цього потрібно двічі клацнути кнопку миші на діаграмі або скористатися контекстним меню.

Типи діаграм

Еxcel пропонує 14 типів діаграм, кожен з яких рекомендується для ефективного представлення даних певного класу. Гістограма (Column charts) Лінійчата (Bar chart) Графік (Line chart) Кругова діаграма (Pie chart) Точкова діаграма (Scatter chart) Діаграма з областями (Area chart) Кільцева діаграма (Doughnut chart) Пелюсткова діаграма (Radar chart) Поверхня (3-D surface chart) Бульбашковадіаграма(Bubblechart)Біржовадіаграма (Stock chart) Циліндрова (Cylinder), конічна (Cone) і пірамідальна (Pyramid) діаграми

 

Можна створити діаграму за один крок, тобто використовуючи тип діаграми по замовчуванню (гістограма). Для створення листку діаграми, виділити необхідні дані і натиснути F11. Для створення внутрішньої діаграми виділити необхідні дані і натиснути кнопку Создать диаграмму текущего типа (якшо ця кнопка на панелі інструментів відсутня, то її необхідно добавити)