Особенности работы с зарубежными партнерами.

Выбор зарубежных партнеров

При выборе и работе с зарубежными партнерами необходимы:

1.Серьезный подход к качеству услуг, предоставляемых партнером, а также учет репутации фирмы — поставщика услуги среди других партнеров туристского рынка.

2.Соблюдение соответствия уровня и типа гостиницы, предприятия питания, транспортных услуг и т.п. тому социальному сегменту потребителей и виду туризма, на который ориентирован конкретный тур.

3.Внимательный и квалифицированный подход к составлению всей договорной документации по сотрудничеству, т.к. это в дальнейшем может оказать влияние на авторитет вашей фирмы. Ответственность перед клиентом за всех своих партнеров несете вы, а значит, и эти моменты д.б. предусмотрены во внутренней договорной документации [2].

Для поиска деловых партнеров можно использовать различные справочники, Интернет и другие средства коммуникации. Традиционным является установление контактов с поставщиками услуг во время специализированных выставок, ярмарок и др. Выбирая партнеров в гостиничном и транспортном обслуживании, важно помнить о не желательности работы только с одним партнером. Наличие в регионе путешествия и отдыха нескольких гостиниц и перевозчиков значительно расширяет их выбор и служит альтернативой при возникновении конфликтных ситуаций. То же относится и к другим видам поставщиков услуг.

Деловые партнеры выбираются по региональному интересу, виду туризма, содержанию программ обслуживания, а также по сегменту потребителей в возрастном, социальном и экономическом плане. Немаловажное значение имеют их деловые качества и репутация. Однако в большинстве случаев тур. фирме приходится работать с различной клиентурой, поэтому фирма должна иметь возможность предложить ей услуги различного уровня. Главный вопрос, стоящий перед фирмой, — комплексное соответствие предлагаемых услуг определенному клиенту.

Кроме вышеизложенных технологических аспектов при подборе поставщиков услуг следует обратить внимание на стаж и опыт работы партнера на рынке, на его правовое положение и успешность туристкой деятельности, на наличие лицензии, сертификатов и уровень предоставляемых услуг, на тарифы, скидки и льготы, а также на наличие и состав клиентов. Полезно поинтересоваться его партнерскими связями с другими тур. операторами и долговременностью их сотрудничества. Следует помнить, что российское законодательство и международное тур. право возлагают на тур. оператора серьезную ответственность за предоставление всех предусмотренных туром и договором с туристом услуг, независимо от того, предоставляются ли эти услуги самим тур. оператором или 3-ей стороной, поэтому к выбору партнеров следует подходить крайне серьезно и ответственно.  

 

Договорной план

Взаимоотношения с партнерами-поставщиками услуг оформляются в контрактной форме (путем заключения договоров). Каждому году работы (или другому рабочему периоду) предшествует договорная кампания, во время которой и заключаются договора. Перед договорной кампанией обычно составляется договорной план, включающий следующие разделы:

· Наименование партнера

· Основной предмет договора

· Срок действия договора

· Сроки заключения договоров

· Особые сведения [2].

Этот план позволяет составить реальную картину – схему действия работников тур. фирмы по обеспечению услуг на туре. Состав договорного плана зависит от вида тура и предполагаемых услуг. При нескольких видах туров первоначально составляются отдельные субпланы по каждому виду тура, а затем – сводный план, где партнеры группируются по срокам заключения договоров или по географическому принципу. Перед составлением договорного плана необходимо четко представлять себе предполагаемых партнеров, а также быть готовым к заключению договоров на стадии переговоров.

При проработке договорной кампании тур. фирмы широко пользуются справочно-информационными сборниками туристско-гостиничной направленности. Данные справочники включают информацию по возможностям организации отдыха и путешествий, размещения и гостиничного обслуживания с указанием основных видов услуг, предоставляемых туристам. Путеводители, справочники маршрутов, достопримечательностей, календари местных событий, аналогичные Интернет-ресурсы, т.е. все, что используется при организации туров и программ обслуживания, является информационными источниками, которыми пользуются туроператоры при разработке новых маршрутов и составлении договорного плана.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Что необходимо учитывать при выборе и работе с зарубежными партнерами?

2. Как и по каким критериям осуществляется поиск зарубежных партнеров?

3. Что такое и как составляется договорной план?

 

Лекция 2

Переговоры с партнерами

Ответственный этап работы с деловыми партнерами, предшествующий подписанию договора, — переговоры, которые важно провести таким образом, чтобы получить желаемый результат — необходимый тур. продукт хорошего качества, нужного количества и по желаемой цене.

К ведению переговоров необходимо тщательно готовиться. Необходимо проанализировать:

v Обстоятельства переговоров — что именно вам нужно от партнера? В каком объеме? В какой период? Что вы хотите дополнительно от партнера? Каков уровень цен на товар или услуги у него и на рынке? Дифференцируются ли требования? И т.д.

v  Пути реализации возможных решений — надо знать, кто и что конкретно делает и к какому сроку? Как одна стадия решения будет переходить в другую? В какой степени готовности находятся средства заключения договора? Кто подготавливает проект договора и график заезда групп? Как будут обсуждаться вопросы по дополнительным услугам? Включать их в договор сразу или нет? Условия вносятся в текст договора, а в процессе переговоров либо исключаются, либо дополняются.

v «портрет» вашего партнера по переговорам — насколько цель партнера отличается от вашей? На каких параметрах (сроки, уровень обслуживания, набор услуг) будет базироваться стратегия партнера? И др. [2]

Используя данные рекомендации, перед началом переговоров полезно составить план их ведения. Это поможет выявить слабые стороны вашей позиции и найти дополнительные решения. План ведения переговоров даст вам возможность спрогнозировать неожиданные варианты поведения партнера и поможет заранее подготовиться к альтернативным предложениям и решениям.

Во время переговоров следует также определиться с выбором средств связи между партнерами (факс, телефон, электронная почта и т.п.), а также оговорить терминологию, сокращения, аббревиатуры и собственно характер информации, передаваемой посредством того или иного средства связи. Переписка между деловыми партнерами должна носить деловой характер, информация должна излагаться максимально точно, четко, корректно, этично, в некоторых случаях — достаточно кратко, без повторений и отступлений от основной темы сообщения. Все документы при переписке (главным образом — деловые письма) должны соответствовать общепринятым международным стандартам и образцам.

 

Договорная документация

Любой договор является юридическим фактом и документом, поэтому всегда влечет за собой правовые последствия. Следовательно, важно так подготовиться к заключению договора, чтобы учесть все возможные варианты взаимоотношений, а также форс-мажорные обстоятельства, условия материальной и финансовой ответственности, порядок взаиморасчетов (на международном уровне), сроки действия и возможности преждевременного аннулирования и пролонгации договора. Все это д.б. зафиксировано в виде письменного документа (договора, контракта), заверенного подписями руководителей договаривающихся фирм и печатями этих фирм. К договору необходимо подготовить графики заезда групп (для гостиниц), выделения транспорта (для автотранспортного предприятия) и т.д. с указанием дат, сроков и количества туристов, а также калькуляции или тарифы стоимости предоставляемых услуг по уровням и категориям.

Контракт (договор) необходим для урегулирования обязанностей и ответственности сторон, в частности, в ситуациях, когда остаются непроданные места в гостиницах, посадочные места в самолете, или в случаях, когда отменяются чартерные авиарейсы, чтобы предусмотреть систему санкций и штрафов для каждого конкретного случая.

Правильно организованная договорная работа тур. оператора помогает ему не попадать в зависимость от деятельности своих партнеров — различных поставщиков услуг. Так, например, крупные тур. операторы обычно подписывают долговременные контракты с отелями на определенное количество номеров или на обеспечение полной загрузки отеля, что дает им низкие цены, но представляет определенный риск для владельца отеля (он может потерять деньги в период высокой инфляции). Риск есть и для тур. оператора — он потеряет деньги в случае, если не все туры будут проданы.

 

        Вопросы для самоконтроля

1. Что необходимо учитывать при подготовке и проведении переговоров с зарубежными партнерами?

2. Что необходимо учитывать и на что необходимо обращать внимание при составлении договорной документации?

 

 

ТЕМА 8

Лекция 1