Вимоги до оформлення документів

Стандартизація змушує автора не творити тексти, а відтворювати їх за готовими зразками, укладати за певною схемою. Крім того, високий рівень стандарту диктує не тільки вибір мовних засобів, а й форму документа, взаєморозташування в ньому частин, вибір шрифту тощо.

Стандартизація є обов’язковою ознакою всіх документів, але ступінь її вираження залежатиме від виду документа.

Як сам процес створення документів, так і організація з ними завжди регламентуються спеціальними законодавчо-нормативними та нормативно-методичними актами.

Законодавчі акти, що стосуються окремих сторін документування і нормативно-методичні документи, що регламентують ведення діловодства, видавались ще в радянський період. Сьогодні варто було б мати свої, українські акти, які б регламентували український документ.

Зупинимось на деяких нормативних актах.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Запровадження ЄДСД дало змогу досягти єдиного цілого в організації діловодства в країні. 

Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документаційних процесів у діяльності держапарату на різних рівнях управління. Ця система вимагає доведення до рівня загальної та обов’язкової для всіх установ норми вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Першим розділом “Оформлення документів” встановлюється максимальна кількість реквізитів (обов’язкових елементів документів). а також їх зміст та порядок розташування на стандартних аркушах паперу форматів А4 та А5.

Оформлення обов’язкової частини документа, що підтверджує його юридичну силу, розміри площ, відведених для розміщення реквізитів, викладено у другому розділі державного стандарту “Вимоги до бланків”.

У ДЕСТ 6.38 – 90 уперше зроблено спробу викласти основні вимоги до текстів.

Для збільшення корисної площі документа цим стандартом встановлено нові розміри полів: ліве поле – 20 мм, верхнє – не менше 10 мм, праве й нижнє – не менше 8 мм.

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок складання, оформлення документів і роботи з ними в організації, установі, закладі є Інструкція з діловодства.

Вона повинна були в кожній установі, організації, закладі, на підприємстві, фірмі тощо.

Розробляється інструкція на основі державних нормативних документів: державних стандартів на уніфіковані системи документації, Типової інструкції з діловодства в міністерствах та відомствах України тощо.

Вимоги до документа можна кваліфікувати за правовими, мовними, логічними та технічними ознаками.

Правові вимоги до документа: документ видає повноважний орган чи особа відповідно до їх компетенції; він повинен відповідати чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів; має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки; має відповідати своєму призначенню і укладатися за певною чи встановленою формою; бути бездоганно відредагованим та оформленим.

Логічні вимоги є такі, як: використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв’язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (у першу чергу, одночасно, після тощо); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 – через один інтервал. Тексти документів. що готуються для друкованого видання, друкують через два інтервали.

У справочинстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше аркушах сторінки. частини, починаючи з другої, мають бути пронумеровані.

Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами. Крапки й тире перед цифрами й після них не проставляються.

Номер сторінки друкують в інтервалі 10-15 мм від верхнього зрізу аркуша.

Колір паперу – білий, хоча останнім часом спостерігаються тенденції використовувати у документоведенні різні кольори.

Важливе значення при складанні документа і набуття ним юридичної сили мають реквізити. Тому слід дотримуватися їх вимог та використання.

Не можна забувати про поля документа, які також мають важливе значення при зшиванні документа у томи справи.

Мовні вимоги. Обов’язковим складником ділових паперів, де викладається зміст документа є текст. Під час написання тексту укладач повинен дотримуватися таких вимог.

1. Документ має бути позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. В тексті документа необхідна певна стандартизація початку та закінчення документа: стійкі (стандартизовані) словосполучення типу: відповідно до..., у зв’язку з..., з метою..., як виняток... Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома..., Відповідно до попередньої домовленості..., У порядку обміну досвідом... тощо. На початку речення вживати дієприслівникові звороти: враховуючи певні обставини..., розглянувши питання..., порушивши справу..., вступивши до вищого навчального закладу... тощо.

2. Лексика повинна бути здебільшого нейтральна, вживатися в прямому значенні.

3. У текстах уживати словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу. Наприклад: рішення надсилається. академія запрошує, управління проводить конкурс, міністерство попереджає. Вживаються усталені мовні звороти, наприклад: вжити заходів, оголосити подяку, накласти дисциплінарне стягнення, брати участь, надати слово тощо. Текст документа повинен чітко і переконливо відбивати причину й мету написання, розкривати суть справи.

4. Найхарактерніші реченні – прості поширені.

5. Текст повинен викладатись від третьої особи:

Ректорат університету порушує питання про заохочення студентів, які брали участь у заходах до...