Автоматически обновляемая текущая дата

Для вставки текущей автоматически обновляемой даты используется функция СЕГОДНЯ().

Функция аргументов не имеет.

Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла.

Функцию СЕГОДНЯ можно использовать для вставки не только текущей, но и вообще любой автоматически обновляемой даты. Для этого надо после функции ввести со знаком плюс или минус соответствующее число дней. Например, для вставки вчерашней даты достаточно ввести -1.

Текущие дата и время

Для вставки текущей даты и времени можно использовать функцию ТДАТА.

Функция аргументов не имеет.

Значение в ячейке будет обновляться при открытии файла, а также после любых вычислений в книге или вводе данных на любой лист. В связи с этим данной функцией удобно пользоваться, например, при подготовке и распечатке счетов.

Использование логических функций

Логические функции используют для проверки и анализа данных, а также в условных вычислениях.

Вместо функций ЛОЖЬ и ИСТИНА можно непосредственно ввести слово с клавиатуры в ячейку или в формулу.

Логические функции в качестве аргументов используют логические выражения. Логические выражения используются для записи условий, в которых сравниваются числовые или текстовые значения. В логических выражениях используют операторы сравнения, приведенные в таблице.

Проверка и анализ данных

Для наглядного представления результатов анализа данных можно использовать функцию ЕСЛИ.

Синтаксис функции:

ЕСЛИ(А;В;С),

где A – логическое выражение, правильность которого следует проверить;

В – значение, если логическое выражение истинно;

C – значение, если логическое выражение ложно.

5.5.Анализ и управление данными

Список Excel как база данных

Несмотря на то, что основное назначение Excel – обработка чис­ловой информации, представление данных в форме таблиц идеально подходит для создания и манипулирования базами данных. Такие базы данных в Excel называются списками. В Excel все команды ма­ни­пулирования данными (добавление, редактирование, сортировка, фильтрация и т.п.) вызы­ваются с помощью вкладки Данные.

База данных это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. Например, телефонный справочник – это печатный вариант компьютерной базы данных, поля которой включают фамилию, имя, адрес и номер телефона. Отдельный пункт в телефонном справочнике – это запись, содержащая один набор полей: фамилию, имя, адрес и номер телефона одного абонента. У каждого поля должно быть уникальное имя. В Excel поле задается столбцом, а каждой записи отводится отдельная строка.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных необходимо соблюдать два правила:

1) пустая строка указывает на окончание базы данных. Не должно быть пустых строк между заголовками столбцов и записями с данными. Следует оставлять пустую строку после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые данные;

2) имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.

Прежде чем создавать список, нужно тщательно продумать его струк­туру, так как от этого зависит способ и эффективность извле­чения из него необходимой информации. Изменить структуру списка в дальнейшем будет достаточно сложно, поэтому необходимо предус­мот­реть все тонкости еще до его создания.

При проектировании списка надо определить, данные какого ти­па будут храниться в спи­ске и, какую информацию требуется полу­чать из него. Только после этого можно приступать к созданию спис­ка. В списке, изображенном на рисунке 21, данные сгруппированы по катего­риям (Фамилия, Имя, Оклад и т.п.), поэтому при необходимости можно извлекать данные, как в полном объеме, так и из отдельных категорий.

Имена полей располагаются в заголовках столбцов

Запись

 

Рис. 21.Пример списка Excel

При создании списка важно выделить из всего объема данных наиболее важные категории. Это поможет правильно структурировать список и сделать работу с ним более удобной.

Нельзя оставлять в списках пустые строки или столбцы, пос­коль­ку это может стать причиной проблем при работе с данными. Каж­дый логический уровень списка должен находиться в отдельном столбце без пропусков между соседними столбцами.

При добавлении новых значений в конец списка они автома­тически преобразовываются к формату списка. Если ранее введенные элементы списка содержат формулу, то она будет скопирована и в новую строку. Но для того чтобы описанное свойство списка «ра­ботало», не­обходимо, чтобы по меньшей мере три из последних пя­ти записей содержали одинаковые формулы или имели одинаковое форматирование.

Сортировка списков

Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке.

Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки.

Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.

Поскольку при сортировке MicrosoftExcel автоматически определяет связанный диапазон данных, сортируемый диапазон не должен иметь пустых столбцов. Наличие пустых строк допускается, но не рекомендуется.

При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.

Скрытые строки не перемещаются при сортировке строк. Тем не менее при сортировке строк данные скрытых столбцов также упорядочиваются. Прежде чем приступать к сортировке, рекомендуется сделать видимыми скрытые строки и столбцы.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.