Интегрированные пакеты программных продуктов

Электронный офис

Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.

Электронным офисом называется программно-аппа­ратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);

· печатающие устройства;

· средства копирования документов;

· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);

· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;

· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;

· проекционное оборудование для проведения презентаций.

Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.

В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.

1.2.Автоматизация деловых процессов

Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.

Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.

Первый класс. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).

Второй класс. Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.

Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Четвёртый класс. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.

Пятый класс. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.

1.3.Классификация работников офиса

При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).

Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления

Менеджеры высшего звена –топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники от­делов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие ре­шений и являются основными потребителями обоб­щенных информационных ресурсов учреждения.

Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.

Эффективность функционирования учреждения в основном опре­деляется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.

Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информаци­онную подготовку для принятия решения руководителем. Они явля­ются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не про­исходит).

Исполнители, менеджеры низшего звена – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.

Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информа­ции. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто про­изводственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного по­нимания обрабатываемой информации. Основной критерий про­дуктивности их работы - оперативность и своевременность инфор­мационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и оши­бок. Наиболее многофункциональными работниками данной груп­пы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, пла­нируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руково­дителей.

Лента

Традиционные меню и панели инструментов заменены в OfficeFluent лентой — компонентом, представляющим команды, организованные в виде набора вкладок. Эти вкладки на ленте отображают команды, наиболее востребованные для каждой из областей задач в приложениях. Например, в OfficeWord 2007/2010 доступны вкладки, где группируются команды, с помощью которых можно вставлять такие объекты, как рисунки и таблицы, выполнять разметку страницы, организовывать работу со ссылками, создавать сообщения электронной почты и выполнять рецензирование (см. рис. 2). На вкладке «Главная» можно получить доступ к часто используемым командам.

 

Рис. 2. Лента в MSWord 2007

OfficeExcel 2007/2010 содержит аналогичный набор вкладок, предназначенных для работы с электронными таблицами, включая вкладки для работы с формулами, управления данными и рецензирования (см. рис.3). Эти вкладки упрощают доступ к возможностям приложения, поскольку они организуют команды таким способом, который прямо соответствует задачам, выполняемым пользователями в своих приложениях.

Рис. 3.Лента в MSExcel 2007

Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения MicrosoftOffice нельзя.

Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть):

1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа.

2. В меню выберите команду Свернуть ленту.

Лента будет скрыта, названия вкладок останутся.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина (больше разрешение экрана), тем подробнее отображаются элементы вкладки.

Кнопка «MicrosoftOffice» появилась в выпуске 2007.

В пользовательском интерфейсе OfficeFluent реализована единая точка доступа ко всем возможностям системы MicrosoftOffice – кнопка «Office». При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (см.рис.4). Кнопка «Office» позволяет упростить базовые сценарии создания документов, освобождая ленту для команд, нужных для создания и оформления документа.

Рис. 4.Кнопка, меню «Office» и панель быстрого доступа в Word 2007

Новый интерфейс MicrosoftOffice 2010 включает вкладку Файл, которая заменяет кнопку MicrosoftOffice , доступную в программах Word, Excel, PowerPoint и Outlook выпуска 2007 системы MicrosoftOffice.

Вкладка Файл — это цветная вкладка (например, синяя в MicrosoftWord 2010), расположенная в верхнем левом углу программ MicrosoftOffice 2010.

Вкладка Файл находится там же, где и кнопка MicrosoftOffice, но отличается от нее внешним видом. При выборе вкладки Файл на экран выводятся те же основные команды, которые доступны при нажатии кнопки MicrosoftOffice.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям (см. рис. 4).

По умолчанию панель содержит три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить ). Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления текста документа.

В Word мини-панель отображается автоматически при выделении фрагмента документа (см. рис. 5).

 

Рис. 5.Мини-панель инструментов

В Excel мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области.

Первоначально отображается полупрозрачная мини-панель.Состав элементов мини-панели инструментов постоянный и неизменный.

Контекстные вкладки

Определенные наборы команд действительны, только когда редактируются объекты конкретного типа. Например, команды редактирования диаграммы не действуют до тех пор, пока диаграмма не появится в электронной таблице и пользователь не соберется изменить ее. В OfficeExcel 2007 щелчок диаграммы вызывает появление контекстной вкладки с командами, используемыми для редактирования диаграммы. Контекстные вкладки появляются только тогда, когда они необходимы, что делает гораздо более легким делом поиск и использование команд, необходимых для часто выполняемых операций.

Коллекции

Коллекции являются основой переработанного пользовательского интерфейса. Коллекции предлагают пользователям для выбора набор ясных результатов при работе с их документами, электронными таблицами, презентациями или базой данных Access. Предоставляя простой набор потенциальных результатов вместо сложного диалогового окна с многочисленными параметрами, коллекции упрощают процесс создания профессионально оформленного продукта (см. рис. 6). В то же время для желающих получить большую степень контроля результатов операции доступны и традиционные интерфейсы в виде диалоговых окон.

Рис. 6.Коллекция вариантов размещения легенды в Excel 2007

Динамический просмотр

Динамический просмотр является новой технологией, позволяющей просматривать результаты выполнения редактирования или изменений в форматировании сразу же, как только пользователь переводит курсор на результаты, представленные в коллекции. Эта новая динамичная функция упорядочивает процесс компоновки, редактирования и форматирования настолько, что пользователь может создавать превосходные результаты за меньшее время и с меньшими усилиями. Эти элементы являются лишь частью новых технологий, комбинируемых с целью создания пользовательского интерфейса OfficeFluent.

 

3.РАБОТА С ФАЙЛАМИ MICROSOFTOFFICE

 

В MicrosoftOffice 2007/2010 введен новый формат файлов, основанный на языке XML (ExtensibleMarkupLanguage). По умолчанию документы, создаваемые в приложениях Office 2007/2010, сохраняются с новым расширением имени файла, которое получается путем добавления суффикса «x» или «m» к привычному расширению. Суффикс «x» указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс «m» – что XML-файл макросы содержит. Например, имена обычных файлов Word 2007/2010 имеют расширение docx, а не doc.

XML-форматы предоставляют целый ряд преимуществ – не только для разработчиков и создаваемых ими продуктов, но также для отдельных пользователей и организаций.

Формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов. Файлы построены по модульному принципу, при котором разные компоненты данных хранятся отдельно друг от друга. Это позволяет открывать файлы даже при разрушении или повреждении какого-либо компонента (например, диаграммы или таблицы).

Различные расширения имен файлов позволяют легко отличать файлы, содержащие макрос, от файлов, которые его не содержат, и облегчают обнаружение антивирусными программами файлов, содержащих потенциально опасный код. Кроме того, системные администраторы могут заблокировать документы с нежелательными макросами или элементами управления, – это повышает общий уровень безопасности при работе с документами.

Следует отметить, что с файлами новых форматов невозможно работать в предыдущих версиях Office. Чтобы можно было открывать и изменять файлы Office 2007/2010 в более ранних версиях, следует загрузить необходимые конвертеры файлов.

Создание документов

Новый документ создается автоматически сразу после запуска любого приложения Office.

Новый пустой документ или документ на основе шаблона можно создать в процессе работы:

1. Нажмите кнопку Office / вкладку Файл и выберите команду Создать.

2. В окне Создание документа для создания пустого документа выберите группу шаблонов Пустые или последние и дважды щелкните по значку Новый документ.

3. Для создания документа на основе шаблона выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.

4. При наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте MicrosoftOfficeOnline. Выберите соответствующую группу шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся в окне Создание документа. Прокручивая список, выберите нужный шаблон и дважды щелкните по его значку.

Сохранение файлов

Сохранение изменений в существующем файле и в виде нового файла осуществляется стандартно для всех приложений Office. По умолчанию все файлы сохраняются в том же формате, в котором были открыты.

При сохранении можно изменить формат файла. Для этого в окне Сохранение документа щелкните по кнопке с указанием типа файла и в появившемся меню выберите необходимый тип.

Выбранный формат может не поддерживать какие-то элементы оформления документа, о чем появится соответствующее предупреждение.

Закрытие файлов

Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна приложения Office 2007/2010.

Для закрытия единственного открытого файла без завершения работы приложения в Office 2007 нажмите кнопку «Office» и выберите команду Закрыть. В Office 2010 на вкладке Файл выберите команду Закрыть.

4.ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MSWORD 2007/2010

4.1.Этапы подготовки текстовых документов

Подготовка текстовых документов с помощью ПК заключается в последовате­льном выполнении ряда этапов:

1. Создание текста.

2. Редактирование введённой информации.

3. Форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа.

4. Печать текста.

5. Сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. Операции оформления возможны как при этапах набора и редактирования, так и при собственно форматировании.

 

4.2.Форматирование текста документа

 

Форматирование – это тонкое искусство создания эффективных и привлекательных документов. Хорошее форматирование позволяет визуально различить разные части текста и помогает читателям лучше понять суть написанного.

В Word форматирование применяется на трех разных уровнях:

· для символов;

· абзацев;

· разделов.

На каждом из этих уровней применяются различные типы форматирования.

Каждый тип форматирования имеет собственное диалоговое окно, предоставляющее доступ ко всем имеющимся параметрам. Большую часть этих параметров можно найти на ленте и мини-панели инструментов или применить при помощи комбинаций клавиш.

 

 

4.3.Форматирование символов

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове, и т.д.

Для форматирования символов используются Лента (область Шрифт вкладки Главная) (см. рис. 7) или диалоговое окно Шрифт.

 

Рис. 7.Область Шрифт вкладки Главная

Установка размера шрифта

Размер шрифта определяет высоту и ширину символов текста. Размер шрифта устанавливается в специальных единицах - пунктах. 1 пункт (1 пт) равен 0,35 мм.

Минимально возможный размер шрифта 1пт. Максимальный размер - 1638пт. Размер шрифта можно устанавливать с точностью до 0,5пт.

Для установки произвольного размера шрифта введите требуемое значение в поле раскрывающегося списка Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная или мини-панели инструментов и нажмите клавишу ENTER.

Если в области Шрифт нет нужного инструмента, то надо открыть диалоговое окно Шрифт. Это диалоговое окно хорошо тем, что объединяет в одном месте все команды форматирования символов, так что можно быстро внести несколько изменений сразу.

Диалоговое окно Шрифт имеет две вкладки. Во вкладке Шрифт устанавливаются параметры, определяющие внешний вид символов.

Вкладка Интервал (см. рис. 8) позволяет изменить интервал между символами. С использованием раскрывающегося списка Интервал вкладки Интервал и рядом расположенного счетчика надиалогового окна Шрифт можно изменять интервалы (расстояние) между символами в строке текста.

Рис. 8.Вкладка Интервалдиалогового окна Шрифт

Кернинг (англ. kerning) при наборе текста – избирательное изменение интервала между буквами в зависимости от их формы.

Кернинг используется для выравнивания зрительных интервалов между символами. Есть ряд букв, интервалы между которыми выглядят больше, чем есть на самом деле. Например, АУ, УД, ЬТ и др. Кернинг может быть установлен для шрифтов любого размера, но особенно важно устанавливать кернинг для прописных букв крупных шрифтов.

4.4.Форматирование абзацев

Абзацем называют фрагмент текста от одного нажатия клавиши ENTER до следующего. Абзацем также является фрагмент от начала документа до первого нажатия клавиши ENTER.

Абзацы могут иметь разный размер: от одной строки до любого количества строк. Может существовать пустой абзац, не содержащий текста.

Установка отступов

Установка отступа абзаца изменяет положения текста относительно левого и/или правого полей страницы. Можно установить отступ всего абзаца, только первой строки абзаца или всех строк, кроме первой (выступ первой строки). Положительное значение отступа означает смещение абзаца к центру страницы, отрицательное - от центра, к краям страницы.

Для установки отступов можно использовать «бегунки» на горизонтальной линейке:

1. Выделите один или несколько абзацев.

2. Перетащите соответствующий бегунок горизонтальной линейки.

Если перетаскивание производить при нажатой клавише клавиатуры ALT, на горизонтальной линейке будут отображаться точные размеры устанавливаемых отступов, а также размер полей страницы Отступ изменится после того, как будет отпущена левая кнопка мыши.

Более точная установка отступов (с точностью до 0,01 см.) производится во вкладке Отступы и интервалы диалогового окна Абзац

.

Рис. 11– Окно диалога Абзац

Интервалы между абзацами

Интервалы между абзацами могут быть больше, чем между строками в абзацах. Увеличение интервалов облегчает чтение текста. Особенно часто увеличенные интервалы после абзаца используются при оформлении заголовков.

По умолчанию при создании нового документа для обычного текста установлены интервалы до и после абзаца 1пт. Увеличенные интервалы установлены и для заголовков.

Интервалы между абзацами удобно устанавливать в счетчиках Интервал группы Абзац вкладки Разметка страницы.

Для установки интервалов между абзацами можно воспользоваться счетчиками Перед и После в группе Интервал вкладки Отступы и интервалы диалогового окна Абзац.

Удалить или добавить интервалы перед и после абзаца можно также выбрав соответствующую команду в меню кнопки Междустрочный интервал группы Абзац вкладки Главная.

 

4.5.Оформление простых нумерованных и маркированных списков

При создании документов может потребоваться различная нумерация абзацев. Word позволяет создать следующие виды списков:

· нумерованные

· маркированные

· многоуровневые

Принцип созданию списков одинаков:

1. Выделите несколько абзацев, оформляемых в виде списка.

2. Щелкните по стрелке соответствующей кнопки группы Абзац вкладки Главная, и в галерее списков выберите нужный вариант.

При наведении указателя мыши на выбираемый список срабатывает функция предпросмотра, и фрагмент документа отображается нумерованным или маркированным.

Каждый вариант оформления нумерованного, маркированного списка имеет свои параметры отступов оформляемых абзацев, а также устанавливает собственные позиции табуляции, отделяющие нумерацию (маркер) от текста нумеруемых (маркируемых) абзацев. При этом размеры отступов, установленные ранее при оформлении абзацев, могут быть изменены.

Отступы в списках можно устанавливать так же, как и в обычных абзацах, но удобнее воспользоваться специальной настройкой для отступов в списке.

 

4.6.Работа с колонтитулами

 

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа, помогающие читателю ориентироваться в содержании текста на странице.

Колонтитулы могут содержать текст, таблицы, графические элементы. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла и т.д.

В документе все страницы могут иметь одинаковые колонтитулы. Но можно сделать так, чтобы отличались колонтитулы четных и нечетных страниц, а колонтитул первой страницы отличался от всех остальных. Кроме того, для каждого раздела документа можно создавать независимые колонтитулы.

Колонтитулы можно создавать самостоятельно или воспользоваться коллекцией стандартных блоков колонтитулов.

Колонтитулы отображаются в окне Word только в режиме отображения Разметка страницы и в режиме предварительного просмотра.

Нельзя одновременно работать с основной частью документа и его колонтитулами.

Для перехода к созданию и/или редактированию колонтитулов дважды щелкните мышью в верхнем или нижнем поле страницы. При этом автоматически откроется специальная вкладка - Работа с колонтитулами/Конструктор (см. рис. 12).

В режиме работы с колонтитулами текст основной части документа отображается бледным шрифтом.

Если содержимое колонтитула превышает установленную для него высоту, размер поля страницы не увеличивается, но текст на странице смещается вниз (при работе с верхним колонтитулом) или вверх (при работе с нижним колонтитулом).

 

Рис. 12.Режим работы с колонтитулом

4.7.Создание и использование таблиц в документе

 

Общие сведения о таблицах

Таблицы в документах Word используют, большей частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно использовать для создания бланков документов. Табличные данные можно использовать для создания диаграмм.

Ячейки таблицы могут содержать текст, графические объекты, вложенные таблицы.Для вставки таблицы используют вкладку Вставка.

Для работы с таблицами в MicrosoftWord используют контекстные вкладки Конструктор и Макет группы вкладок Работа с таблицами. Эти вкладки автоматически отображаются, когда курсор находится в какой-либо ячейке существующей таблицы.

Таблица состоит из строк и столбцов ячеек, которые могут содержать текст, рисунки, вложенные таблицы и некоторые другие объекты. При наведении курсора на таблицу рядом с левым верхним углом появляется маркер перемещения таблицы , а рядом с правым нижним углом — маркер изменения размеров таблицы.

 

 

Рис. 13.Вкладки для работы с таблицами

В режиме отображения непечатаемых знаков, помимо обычных знаков форматирования (концы абзацев, пробелы, мягкие переносы и т. п.), отображаются также непечатаемые символы концов строк и концов ячеек.

Способы вставки таблицы в документ:

· на вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и в появившемся табло при нажатой левой кнопке выделите необходимое число столбцов и строк;

· на вкладке Вставка нажмите кнопку Таблица и выберите команду Вставить таблицу;

· в окне Вставка таблицы выберите требуемое количество строк и столбцов, выберите способ автоподбора;

· на вкладке Вставка щелкните кнопку Таблица и выберите команду Экспресс-таблицы.

Автоподбор ширины столбцов

Можно подобрать ширину столбцов в зависимости от количества текста в ячейках.

1. Установите курсор в любую ячейку таблицы.

2. Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Автоподбор и выберите требуемый вариант.

Автоподбор по содержимому - автоматическое изменение ширины столбцов в таблице по размеру вводимого текста. Автоподбор по ширине окна - автоматическое изменение ширины столбцов таким образом, чтобы таблицы занимала всю ширину страницы. При изменении параметров страницы (поля, ориентация страницы, размер бумаги) ширина таблицы изменяется автоматически. Фиксированная ширина столбца - прекращение режима автоподбора ширины столбцов.

Объединение ячеек

Объединять можно только смежные ячейки, которые суммарно образуют прямоугольную область.

1. Выделите объединяемые ячейки.

2. Во вкладке Макет в группе Объединить нажмите кнопку Объединить ячейки.

При работе в других вкладках для объединения ячеек можно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенным ячейкам и в контекстном меню выбрать команду Объединить ячейки.

Установка границ

Для установки границ таблицы можно:

· использовать элементы группы Нарисовать таблицыи Стили таблиц вкладки Конструктор (см. рис. 14).;

· использовать кнопку настройки границ в области Абзац вкладки Главная.

 

Рис. 14.Инструменты для установки границ

О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

С помощью слияния можно создавать следующие документы:

· комплект конвертов - обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;

· комплект наклеек с адресами - на каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

· комплект документов на бланке или сообщений электронной почты - основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;

· каталог или папка- для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.

Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.

При слиянии используется следующая терминология:

· основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма;

· источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом, например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных;

· поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия;

· составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

 

Подготовка документов к слиянию

1. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ.

2. Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов MicrosoftOutlook и т.д., содержащие организованные данные.

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

1. Откройте основной документ. Перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны (см. рис. 18).

2. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

3. В окне Выбор источника данных дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

 

Рис. 18.Вкладка Рассылки

4. В окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки.

5. Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле.

6. Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

Основной документ готов к слиянию. Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.

Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ.

1. Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.

2. В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.

Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

 

5.ТАБЛИЧНЫЙПРОЦЕССОРMSEXCEL2007/2010

5.1.Элементы окна рабочей книги

MicrosoftOfficeExcel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные.

Рабочие листы MicrosoftExcel состоят из ячеек. Ячейку можно определить как элемент рабо­чего листа, в котором хранится текст, чис­ла и другие данные. Ячейка находится на пересечении опреде­лён­ного столбца и строки листа. Адрес ячейки (ссылка) – имя столбца и номер стро­ки, которые ей соответствуют.

В одной ячейке может храниться до 65 000 символов, включая текст, числа, формулы, графические изображения и любое их соче­та­ние. Часть текста, находящегося в ячей­ке, которая будет видна поль­зо­вателю, зависит от ширины столбца, в котором нахо­дится ячей­ка, а так­же оттого, как отформатирована ячейка и её содержимое.

Текст, числа и формулы, которые вводятся в ячейку, однов­ре­менно отображаются и в строке формул.