Перенос заголовков таблицы на следующую страницу

При создании таблиц, размещаемых на нескольких страницах, необходимо, чтобы названия столбцов таблицы отображались и печатались на каждой странице документа.

1. Установите курсор в первую строку таблицы или, если в качестве заголовков используется несколько первых строк, выделите их.

2. Во вкладке Макет в группе Данные нажмите кнопку Повторить строки заголовков. Если эта кнопка не отображается, щелкните по стрелке кнопки Данные и, после отображения кнопки, нажмите её.

 

4.8.Создание и настройка оглавления

Для создания оглавления заголовки в тексте документа должны быть должным образом помечены. Проще всего для этого при оформлении заголовков использовать стили типа Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3.

Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся списке выберите один из предлагаемых вариантов автособираемого оглавления (см. рис. 15). По умолчанию в оглавление включаются заголовки, оформленные стилями Заголовок 1-3.

Рис. 15.Выбор типа оглавления

Оглавление вставляется как специальное поле. При наведении указателя мыши оглавление затеняется бледным фоном. При печати документа этот фон не отображается.

Можно настроить параметры оглавления. Во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Оглавление. В диалоговом окне Оглавление (см. рис.16) выберите и установите требуемые параметры. Можно, например, выбрать другой заполнитель или уровни заголовков, включаемых в оглавление.

Рис. 16.Настройка параметров оглавления

Если в документе произведены изменения, оглавление следует обновить. Для этого необходимо выделить оглавление, нажать правую клавишу мыши и выбрать команду Обновить поле. Также можно на вкладке Ссылки в группе Оглавление нажать кнопку Обновить таблицу. В окне запроса на обновление оглавления (см. рис. 17) необходимо выбрать требуемый режим.

Для удаления оглавления во вкладке Ссылки в группе Оглавление щелкните по кнопке Оглавление и в появившемся меню выберите команду Удалить оглавление.

Рис. 17. Обновление оглавления

4.9.Использование слияния

О применении слияния

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы.

С помощью слияния можно создавать следующие документы:

· комплект конвертов - обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным;

· комплект наклеек с адресами - на каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными;

· комплект документов на бланке или сообщений электронной почты - основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию;

· каталог или папка- для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны.

Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.

Для слияния используются элементы вкладки Рассылки.

При слиянии используется следующая терминология:

· основной документ - документ, содержащий данные, которые остаются при слиянии неизменными во всех производных документах, например обратный адрес или текст письма;

· источник данных - файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом, например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных;

· поле слияния - поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия;

· составной документ - документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.

 

Подготовка документов к слиянию

1. Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ.

2. Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов MicrosoftOutlook и т.д., содержащие организованные данные.

После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.

1. Откройте основной документ. Перейдите во вкладку Рассылки. Большинство элементов вкладки будут недоступны (см. рис. 18).

2. Нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите команду Использовать существующий список.

3. В окне Выбор источника данных дважды щелкните по значку файла данных или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

 

Рис. 18.Вкладка Рассылки

4. В окне Выделить таблицу выберите таблицу, из которой будут извлекаться данные для слияния. После подключения источника данных станут доступными элементы вкладки Рассылки.

5. Установите курсор в место основного документа, в которое требуется вставить поле слияния, и щелкните по стрелке кнопки Вставить поле слияния и выберите вставляемое поле.

6. Таким же образом вставьте в основной документ все необходимые поля слияния.

Основной документ готов к слиянию. Пользуясь кнопками Следующая запись, Предыдущая запись и полем Перейти к записи можно провести предварительный просмотр объединенных документов.

Слияние документов

Слияние можно выполнить в новый документ.

1. Нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Изменить отдельные документы.

2. В окне Составные новые документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния.

Результатом слияния будет новый документ, которые содержит текст основного документа со вставленными значениями источника данных. Текст основного документа повторяется столько раз, сколько записей было выбрано для слияния. Каждый фрагмент документа заканчивается разрывом раздела.

 

5.ТАБЛИЧНЫЙПРОЦЕССОРMSEXCEL2007/2010

5.1.Элементы окна рабочей книги

MicrosoftOfficeExcel – основной, в настоящее время, редактор, с помощью которого можно создавать и форматировать таблицы, анализировать данные.

Рабочие листы MicrosoftExcel состоят из ячеек. Ячейку можно определить как элемент рабо­чего листа, в котором хранится текст, чис­ла и другие данные. Ячейка находится на пересечении опреде­лён­ного столбца и строки листа. Адрес ячейки (ссылка) – имя столбца и номер стро­ки, которые ей соответствуют.

В одной ячейке может храниться до 65 000 символов, включая текст, числа, формулы, графические изображения и любое их соче­та­ние. Часть текста, находящегося в ячей­ке, которая будет видна поль­зо­вателю, зависит от ширины столбца, в котором нахо­дится ячей­ка, а так­же оттого, как отформатирована ячейка и её содержимое.

Текст, числа и формулы, которые вводятся в ячейку, однов­ре­менно отображаются и в строке формул.

На активном рабочем листе всегда есть как минимум одна ак­тив­ная ячейка, которая выделена жирной черной рамкой, называемой таб­личным курсором. Содержимое активной ячейки отобра­жается в стро­ке формул, а ее адрес (или имя) - в поле Имя.

Строка формул – панель в верхней части окна MicrosoftExcel, которая используется для ввода или изменения значений или формул в ячейках или на диаграммах. На ней отображается константа или формула, содержащаяся в активной ячейке.

На рисунке 19 представлено окно рабочей книги Excel.

 

5.2.Формулы Excel

Формулы существенно облегчают обработку дан­ных рабочего листа. Именно возможность быстрого создания и редактирования фор­мул являет­ся определяющим фактором при выборе электронных таб­лиц для хранения и анализа числовых данных. Вычислительные воз­мож­ности, которые предоставляет Excel, помогут сэкономить вре­мя, быстро и легко проводить обновление результатов, свести к мини­му­му количество ошибок. К тому же, поскольку данные хранятся в ячейках, а при создании формул можно ссылаться на эти ячейки, то об­новление результатов вычислений происходит автоматически.

Рис. 19.Окно рабочей книги Excel

Excel позволяет создавать формулы как вручную, так и с ис­поль­зованием различных средств автоматизации.

Существует несколько основных правил, которые нужно помнить при создании формул в Excel:

· все формулы начинаются со знака равенства (=);

· при вычислениях формулы могут использовать только дей­ст­ви­тельные числа (константы) либо ссылки на ячейки;

· Excel поддерживает следующие математические операции: + (сложение), – (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень) и % (проценты);

· для задания порядка выполнения математических операций можно использовать круг­лые скобки;

· после того как формула введена, она отображается в Стро­ке формул, если ячейка, в которой записана формула, активна. Резуль­тат вычисления формулы отображается в ячейке на рабочем листе;

· во время редактирования формула отображается и в Строке формул, и в ячейке (ее можно редактировать и там, и там).

Функции – заранее определенные формулы, которые выполняют вычисления по заданным величинам, называемым аргументами, и в указанном порядке.

Структура функции:

имя функции(список аргументов)

Аргументом функции может быть число, текст, логическое значение, массив, значение ошибки, ссылка на ячейку. В качестве аргументов используются также константы, формулы, или функции. В каждом конкретном случае необходимо использовать соответствующий тип аргумента.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов текущей книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

Операторы

В Excel используются арифметические, логические операторы, оператор конкатенации и операторы ссылок (см. таблица 1).Операторы ссылок используют для описания ссылок на диапазоны ячеек.

Таблица 1

Значения оператора ссылок

Оператор	Значение	Пример
: (двоеточие)	Ставится между ссылками на первую и последнюю ячейки диапазона	B5:B15
; (точка с запятой)	Оператор объединения	B5:B15;D5:D15
(пробел)	Оператор пересечения множеств, служит для ссылки на общие ячейки двух диапазонов	B7:D7 C6:C8

Ввод формул с клавиатуры

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel.

С использованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки и, иногда, функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

1. Выделите ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. Введите = (знак равенства).

3. Выделите мышью ячейку, являющуюся аргументом формулы.

4. Введите знак оператора.

5. Выделите мышью ячейку, являющуюся вторым аргументом формулы.

6. При необходимости продолжайте ввод знаков операторов и выделение ячеек.

7. Подтвердите ввод формулы в ячейку: нажмите клавишу ENTER или TAB или кнопку Ввод  в строке формул.

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле шрифтом того же цвета.