Сортировка по значениям одного столбца

Простейшая сортировка производится по данным одного столбца.

Выделите одну любую ячейку в столбце, по данным которого сортируется таблица.

Нажмите кнопку Сортировка и фильтр группы Редактирование вкладки Главная и выберите направление сортировки.

Кроме того, для сортировки таблицы по данным одного столбца можно использовать автофильтр.

Сортировка по нескольким столбцам

Сортировку можно осуществлять по нескольким столбцам для группировки данных с одинаковыми значениями в одном столбце и последующего осуществления сортировки другого столбца или строки в этих группах с одинаковыми значениями.

Можно одновременно осуществлять сортировку по 64 столбцам.

1.Выделите одну любую ячейку в диапазоне сортируемых данных.

2. На вкладке Главная группе Редактирование нажмите кнопку Сортировка и фильтр в и выберите команду Настраиваемая сортировка или на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.

3.В окне Сортировка в раскрывающемся списке Столбец выберите название столбца, по данным которого будет выполняться сортировка. В раскрывающемся списке Сортировка выберите признак сортировки (значение, цвет ячейки, цвет шрифта или значок ячейки). Затем щелкните по стрелке раскрывающегося списка Порядок и выберите направление сортировки или цвет (значок).

4.В окне Сортировка нажмите кнопку Добавить уровень и после того, как появится новая строка, выберите название столбца, по данным которого будет выполняться последующая сортировка. Аналогично предыдущему пункту настройте порядок сортировки. Повторите это действие для других столбцов.

5.После выбора всех необходимых уровней сортировки нажмите кнопку ОК.

Фильтрация списков

По мере увеличения размеров списка усложняется и процесс поис­ка в нем конкретной записи. Для решения этой проблемы ис­поль­зуется фильтрация списков, которая позволяет отобразить только оп­ределенный набор записей. Фильтрация никак не влияет на данные, хранящиеся в списке, она служит лишь для визуального выделения информации, необходи­мой в определенный момент времени. После фильтрации содержимое ячеек можноформатировать, редактировать и даже использовать при построении диаграмм. Пара­мет­ры текущего фильтра сохраняются вместе с рабочей книгой.

В Excel существует два типа фильтров:

· Автофильтр. Параметры фильтрации задаются простым выбором значений из списка;

· Расширенный фильтр, позволяет задавать более сложные усло­вия фильтрации.

Использование автофильтра

Для быстрой фильтрации списка используют Автофильтр. Перед тем как использовать автофильтр, необходимо:

1.Выделить любую ячейку списка.

 2.На вкладке Главная в группе Редактирование нажать кнопку Сортировка и фильтр и выбрать команду Фильтр (см. рис. 22) или на вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Фильтр.

Рис. 22.Подключение автофильтра

После установки фильтров в названиях столбцов таблицы появятся значки раскрывающих списков.

Для выборки данных с использованием фильтра следует щелкнуть по значку раскрывающегося списка соответствующего столбца и выбрать значение или параметр выборки.

Заголовки строк листа, выбранных из таблицы с помощью фильтра, отображаются синим цветом. На значках раскрывающихся списков в названиях столбцов, по которым была произведена выборка, появляется особая отметка.В строке состояния окна Excel в течение некоторого времени отображается текст с указанием количества найденных записей и общего количества записей в таблице.

Отбор по условию

Можно производить выборку не только по конкретному значению, но и по условию.

Условие можно применять для числовых значений.

1. Щелкните по значку раскрывающегося списка столбца, по которому производится отбор.

2. Выберите команду Числовые фильтры, а затем в подчиненном меню выберите применяемое условие.

3. При использовании условий: равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно установите значение условия в окне Пользовательский автофильтр (см. рис.23). Значение условия можно выбрать из списка или ввести с клавиатуры.

 

Рис. 23.Пользовательский автофильтр

Во всех случаях при использовании окна Пользовательский автофильтр одновременно можно применять два условия отбора, объединяя их союзом И, если требуется, чтобы данные удовлетворяли обоим условиям, или союзом ИЛИ, если требуется, чтобы данные удовлетворяли хотя бы одному из них.

К текстовой информации можно применять текстовые фильтры (см. рис.24).

Рис. 24. Текстовые фильтры

5.6.Графические возможности табличного процессора

О диаграммах

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Диаграммы могут быть построены:

· на отдельных рабочих листах – листах диаграмм;

· на текущих рабочих листах – внедренные диаграммы.

Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице.

Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе.

В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеют еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.

Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма.

Создание диаграммы

Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.

Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник.

При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы, круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных.

При создании диаграммы типа «Поверхность» должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны иметь существенно различную величину.

Для создания диаграммы необходимо:

1.Выделить фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма.

2.На вкладке Вставка в группе Диаграммы (см. рис. 25) щелкнуть по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выбрать конкретный вид диаграммы.

3.На листе будет создана диаграмма выбранного вида.

Рис. 25.Группа кнопок для работы с диаграммами

Для создания диаграммы стандартного типа достаточно выделить фрагмент листа и нажать клавишу F11.

Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу DELETE.