Документооборот транспортного процесса

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:

- Товарно–транспортная накладная - Счет-фактура - Акт загрузки автотранспортного средства - Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение - Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение - Сертификат о происхождении - Доверенность на перевозку – Накладные - Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Перечень документооборота транспортно-экспедиторской компании можно расширить при международных перевозках.

Инкотермс (англ. Incoterms, International commerce terms) — международные правила по толкованию наиболее широко используемых торговых терминов в области внешней торговли. Международные торговые термины представляют собой стандартные условия договора международной купли-продажи, которые определены заранее в международном признанном документе.

Инкотермс регулирует три ключевых «транспортных» вопроса, без которых доставка товара до места назначения не может быть осуществлена. Это:

1. Распределение между продавцом и покупателем транспортных расходов по доставке товара, то есть определение, какие расходы и до каких пор несет продавец, и какие, начиная с какого момента, — покупатель.

2. Момент перехода с продавца на покупателя рисков повреждения, утраты или случайной гибели груза.

3. Дату поставки товара, то есть определение момента фактической передачи продавцом товара в распоряжение покупателя или его представителя — например, транспортной организации — и, следовательно, выполнения или невыполнения первым своих обязательств по срокам поставки.

За рамками Инкотермс остались правила перехода права собственности с продавца на покупателя, а также последствия невыполнения сторонами обязательств по договору купли-продажи товаров, включая основания освобождения сторон от ответственности, что регламентируется нормами применимого права или Венской конвенцией.

Для разрешения проблем, которые касаются перевозок, Международная торговая палата опубликовала впервые в 1936 году свод международных правил для точного определения торговых терминов. Эти правила известны как «Инкотермс 1936».

С 1 января 2011 года вступили в силу новые Инкотермс-2010.

Изменения Инкотермс приводят правила оформления перевозок к соответствию современной практике международной торговли.

Термины Инкотермс можно разделить на 4 группы:

· Группа E — Место отправки (Departure);

· Группа F — Основная перевозка не оплачена (Main Carriage Unpaid);

· Группа C — Основная перевозка оплачена (Main Carriage Paid);

· Группа D — Доставка (Arrival);

Коносамент (фр. le connaissement; англ. bill of lading, B/L, BOL) — документ, выдаваемый перевозчиком груза грузовладельцу. Удостоверяет право собственности на отгруженный товар. Он выполняет одновременно несколько функций:

- расписка перевозчика в получении груза для перевозки, с одновременным описанием видимого состояния груза;

- товарно-транспортная накладная;

- подтверждение договора перевозки груза;

- товарораспорядительный документ.

Он также может служить обеспечением кредита под отгруженные товары. Первоначально коносамент применялся при транспортировке грузов морским транспортом. Сейчас коносамент может охватывать перевозки не только морским или речным транспортом, но и те случаи, когда перевозки осуществляются разными видами транспорта. В этом случае коносамент называется сквозным.

Законодательно требования к оформлению и содержанию коносамента изложены в Кодексе торгового мореплавания Российской Федерации, Законе о перевозках грузов морем (COGSA: Carriage of goods by sea Act США), несколькими международными конвенциями — например, Конвенция 1924 года «Об унификации некоторых правил о коносаменте» (Гаагские правила, Hague rules).

Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).

Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.

Сертификат о происхождении — это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Специальное разрешение — разовое разрешение на проезд авто­транспортного средства, максимальная общая и (или) осевая масса или габаритные размеры которого превышают допустимые пара­метры, установленные для проезда по автомобильным дорогам.

Страховое свидетельство — содержит краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом (ущерб от огня, воды, кражи и т.д.), наименование страхователя и описание застрахованного имущества экспортера.

Грузовой манифест — в нем указываются все остановки в случае, когда на одном транспортном средстве перевозятся смешанные грузовые отправки.

Счет-фактура — документ, составляемый при отправке груза одним предприятием другому предприятию. Он содержит следующую информацию:

- реквизиты покупателя и продавца (наименование и адрес каждой из сторон, участвующих в сделке);

- номер счета-фактуры;

- номер и дата заключения контракта поставки и его условия;

- наименование и код товара по ТН ВЭД;

- вид и количество грузовых мест и масса груза брутто;

- цена за единицу груза и общая стоимость товара;

- дата составления счета-фактуры;

- условия оплаты и штамп продавца.

Товарно-транспортная накладная — документ, подтверждающий заключение договора перевозки, характеризующий перевозимый груз, место его погрузки/разгрузки, протяженность маршрута и содержащий отметки грузоотправителя и грузополу­чателя.

Будучи основным доку­ментом на перевозку груза, товарно-транспортная на­кладная также служит ос­нованием:

• для списания товар­но-материальных ценнос­тей у грузоотправителя;

• для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополуча­теля;

• для учета транспорт­ной работы и других услуг, предоставляемых тран­спортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

• для проведения рас­четов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги. ТТН содержит следу­ющие данные:

 • дата и место составления накладной;

• наименование и адрес отправителя груза и перевозчика;

• дата и место принятия груза и предназначенное для доставки (место назначения);

• наименование и адрес получателя груза;

• общепринятое обозначение характера груза и род его упаковки, а в случае перевозки опасных грузов — их обычно принятое обо­значение;

• вес груза брутто или выраженное в других единицах измерений количество груза;

• число грузовых мест, наличие их специальной маркировки нумерация мест;

• платежи, связанные с перевозкой (провозные платежи, дополнительные платежи, таможенные пошлины и сборы), и другие платежи, взимаемые с момента заключения договора перевозки и до момента сдачи груза получателю;

• сведения о наличии инструкций, требуемых для выполнения процедуры таможенного оформления и других процедур.

ТТН может содержать также допол­нительные данные:

• указание, что перегрузка в процессе перевозки не разрешается;

• платежи, которые обязан осуществить отправитель;

• сумма, подлежащая оплате при сдаче груза к перевозке;

• объявленная стоимость груза;

• инструкции отправителя перевозчику относительно страхо­вания груза;

• согласованный сторонами договора срок доставки;

• перечень документов, переданных перевозчику отправителем груза.

 ТТН выписывается в четырех экземплярах:

· первый - остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

· второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

· второй - сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

· третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта.

· третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта,

· четвертый - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

- первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй - прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

- третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

Бланк путевого листа приведен в Постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Здесь также сказано об ответственности за правильное оформление документа. Ее несет директор фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за эксплуатацию автомобилей и участвуют в составлении путевого листа.

При оформлении документа нужно заполнить все реквизиты, указать порядковый номер, дату выдачи, поставить печать организации. Кроме того, необходимо записать каждый пункт следования автомобиля (Письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257). При проверке расчета налога на прибыль инспекторы часто обращают внимание на то, как фирма оформляет путевые листы.

Путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (Письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257). Он характеризует выполнение водителем производст­венных заданий (перевозок), а также учитывает режим работы водителя и автотранспортного средства, расход горюче-смазочных материалов. Он служит для оперативного учета и содержит следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество водителя;

2) номер водительского удостоверения;

3) фамилия, имя, отчество диспетчера, выдавшего путевой лист, и его подпись;

4) результат технического осмотра автотранспортного средства механиком;

5) результат медицинского осмотра водителя;

6) показания спидометра при выезде автотранспорта на маршрут и возврате с маршрута;

7) марка и количество выданного топлива;

8) род перевозимого груза;

9) время выезда и возврата автотранспортного средства;

10) маршрут движения автотранспортного средства.

Нормы расхода топлива. Потребление топлива при эксплуатации автомобильной техники производится в соответствии с установленными нормами. Для каждой модели, марки и модификации устанавливаются свои нормы расхода, которые соответствуют определенным условиям работы автомобиля.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм: базовая, транспортная, автобуса, самосвала. Базовая норма измеряется в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспорта в снаряженном состоянии. Эта норма зависит от конструкции автомобиля и его агрегатов, категории, типа и назначения, вида используемого топлива.

Норма на транспортную работу включает базовую норму, зависит от нормируемой загрузки, грузоподъемности, конкретной массы перевозимого груза с учетом условий эксплуатации.

Мера измерения данных норм:

- для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах бензина или дизтоплива;

- для работающих на сжиженном нефтяном газе (снг) - в литрах снг (в расчете 1 л бензина/1,32 л снг);

- для работающих на сжатом природном газе (спг) - в метрах кубических (1 л бензина/1 куб. м спг);

- для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указывается в куб. м, а рядом - норма расхода дизтоплива в литрах (соотношение определяет производитель техники).

Электронный ПЛ. Программа «Путевые листы» ориентирована на бизнес в сфере автоперевозок и используется для учета парка машин и их работы, расхода топлива и автоматизации выписки путевых листов. Цена от 300 до 900 рублей.

Программа позволяет быстро составлять и оформлять путевые листы в соответствии с требованиями ГОСТ.

Для печати путевых листов используются формы утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 (рис. 9).

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз посещаемых стран.

2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем в соответствии с Конвенцией о дорожном движении.

3. Справка на право вывоза иностранной валюты.

4. Медицинский страховой полис.

5. Кредитная заправочная карточка (рекомендуется).

 

 

Рис. 9. Видеокадр электронного путевого листа

 

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Путевой лист (форма М-1).

2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября 1968 г.      

3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.                                             

4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами в соответствии с Конвенцией МДП от 14 ноября 1975

5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.  

6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.

7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).

8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.

9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).

10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспорт­ного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Книжка МДП (карнет Т1К).                         

2. ТТН, грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).

3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотпра­вителем.

4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).

5. Счет фактура на груз.

6. Лицензия на экспорт и импорт грузов от Мин. внешнеэкономических связейРФ.

7. Комплект накладных для обратной загрузки.транспортного средства.