Правильно складати автобіографію, заяву, резюме, характеристику.

 

 

Теоретичний матеріал з підготовки до практичної роботи № 13

Укладання довідково - інформаційних документів

 

Види службових листів. Ділове листування. Вимоги до ділового листування. Оформлення довідково-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні і пояснювальні записки, виробничі звіти. Виробничі протоколи. Витяг з протоколу.

 

Довідково-інформаційні документи

Переважна більшість документів, що відправляється із установ та спрямовується в них є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в цій групі документів може спонукати до дії або бути доведена до відома.

До довідково-інформаційних документів відносяться: акт, довідка, доповідна і пояснювальна записки, звіт, оголошення, запрошення, протокол, витяг з протоколу, службові листи, службові телеграми, телефонограми.

Пояснювальна записка. За функціональним призначенням поділяється на 2 види:

І.вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту, дипломної роботи тощо), в якій обґрунтовується мета, завдання, актуальність та причини створення.

2.документ, в якому пояснюються певні дії, невиконання роботи, порушення дисципліни, тих чи інших правил. Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється, в основному, на стандартному аркуші із дотриманням таких реквізитів:

- посада, назва організації, прізвище, ініціали особи, якій адресується документ;

посада, прізвище, ініціали особи, що створює документ;

назва виду документа;

текст;

дата створення;

підпис особи, що склала документ.

Якщо пояснювальна записка відправляється за межі установи, її оформляють на бланку організації і реєструють.

Доповідна записка- документ, адресований керівникові організації з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Залежно від цільового призначення доповідні записки поділяються на такі групи:

звітні;

інформаційні;

ініціативні.

Існує внутрішня і зовнішня доповідна записка. Внутрішню підписує той, хто її складає, зовнішня оформляється на загальному бланку організації за підписами керівника організації.

 

 

Протокол - це документ колегіальних органів, в якому фіксуються хід і результати роботи зборів, нарад, засідань, конференцій і т.д. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар. Підписує протокол голова зборів і секретар. За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяються на групи:

стислі, де фіксуються лише ухвали;

повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно. Реквізити:

назва виду документа і номер (при необхідності);

назва зборів, конференцій, засідання і т.д.

назва організації чи установи, дата проведення;

посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова,секретар);

кількісний склад учасників; порядок денний;

Текст -кожне питання тексту складається з розділів: (Слухали:, Виступили:, Ухвалили:;

перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (при необхідності);

підписи голови і секретаря зборів.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання в порядку денному, ставлять після цього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище і ініціали доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється і розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої та розпорядчої частини.

Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, створений при необхідності передати інформацію з якогось ухваленого рішення. Реквізити:

- назва виду документа, номер;

заголовок протоколу;

дата протоколу;

текст витягу;

підпис секретаря або голови засідання чи зборів.

печатка (якщо є).

Зразки документів

Завідуючому ЧистенськимФАПом

Мусаєву Ф.Ш.

фельдшера ФАПу

Максимовської Ю.І.

 

Пояснювальна записка

 

5 січня 2003 року я припинила роботу на дві години раніше визначеного терміну у зв`язку з несприятливими погодними умовами.

б. 01.2003р. Максимовська

 

Деканові фізико-математичного

факультету проф. Бойко В.Г.

старшого викладача кафедри

теорії фізики РибниковаA.M.

 

Доповідна записка

Довожу до вашого відома, що протягом II семестру студенткаКорнєєва С. Т. пропустила 26 академічних годин, має неатестації і тем, численні зауваження.

Прошу вжити заходів до студентки Корнєєвої С. Т.

 

26.06.2001р. Рибников

 

 

Протокол

загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультету від З вересня 2003р Голова зборів Мурашко В.Д.

Секретар Доценко А.Р.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко А. Ю., Доц. Макаров П. Т., асистент Кривоніс Н.М., студенти 1 курсу -45 осіб. Відсутні: студенти І курсу - 3 особи.

Порядок денний:

Підготовка студентів до виробничої практики.

Робота з озеленення й благоустрою навколишньої території.

1.СЛУХАЛИ:

Кривоніс Н.М. Інформація керівника виробничої практики. ВИСТУПИЛИ:

Доц.Макров П.Т. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на виробництві.

Доц. Кащенко А.Ю. зазначив, що треба підготувати всю необхідну документацію для проходження виробничої практики завчасно. УХВАЛИЛИ:

Усім студентам взяти участь у виробничій практиці.

4. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.
2. ВИСТУПИЛИ:

Староста курсу Литвинов П.О. запропонував всім студентам відгукнутися на заклик адміністрації району міста і прийняти участь в озелененні і благоустрої території інституту.

 

УХВАЛИЛИ:

Всім курсом взяти участь у суботнику з озеленення і благоустрою навколишньої території. Голова зборів Мурашко Секретар Доценко

 

Витяг з протоколу

загальних зборів студентів 1 курсу природничо-географічного факультетувід З вересня 2003 р
Голова зборів Мурашко В.Д.

Секретар Доценко А.Р.

Присутні: заступник декана факультету доц.КащенкоА.Ю., Доц. Макаров П. Т., асистент Кривоніс Н.М., студенти 1 курсу -45 осіб. Відсутні: студенти І курсу - 3 особи. І.СЛУХАЛИ:

Кривоніс Н.М. Інформація керівника виробничої практики.

ВИСТУПИЛИ:

Доц.Макров П.Т. Запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на виробництві.

Доц. Кащенко А.Ю. Зазначив, що треба підготувати всю необхідну документацію для проходження виробничої практики завчасно.

УХВАЛИЛИ:

Усім студентам взяти участь у виробничій практиці.

Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

 

Голова зборів Мурашко Секретар Доценко

 

 

Етикет ділового листування

Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа повинні дотримуватись таких правил:

1.Починати лист необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний…, Шанивний пане\ пані….
Шановні панове! Шановні колеги! Вельмишановний добродію!

Глибокошановний…..

Високошановний пане…..

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Шановний директоре!

Високоповажний пане прокуроре!

Шановний суддя!

До Президента держави слід звертатися: Вельмишановний Пане Президенте! Високоповажний Пане Президенте! Пане Президенте!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового спілкування.

2.Дуже важливо ретельно обмірковувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист -відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому 1 реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за…..

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо….

Насамперед (передусім)дозвольте подякувати Вам за….

Прийміть нашу щиру подяку за….

Цей лист - вияв нашої вдячності за…. І т.д.

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилення на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:
У відповідь на Ваш лист від (дата)

3.Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слова "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, кожної ділової людини:

-Позвольте ще раз подякувати Вам….

Висловлюємо ще раз вдячність…

ІЦе раз подякувати Вам і висловлюємо надію, що….

І якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил приведе до спотворення його змісту,зміни тону.

4. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною. На рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не засвоївши етикету ділового листування. Слід завжди пам'ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість. Службові листи:

Лист-відповідь, Лист-запит, Лист-відповідь на запит, Лист-прохання, Лист-відповідь на прохання, Лист-підтвердження, Супровідний лист, Лист-нагадування, Лист-претензія, Рекламаційний лист Лист-відповідь на претензію, Лист-подяка Рекомендаційний лист, Гарантійний лист Лист-вибачення, Лист-повідомлення, Лист-запрошення.

Це найпоширеніший вид документації, який належить до головних засобів встановлення офіційних контактів між підприємствами, організаціями або установами. З іншого боку, це найскладніший вид документації, бо тексти листів майже не підлягають стандартизації.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на ті, що потребують відповіді, і ті, що її не потребують.

За кількістю адресатів листи бувають звичайні(на адресу однієї інстанції), циркулярні (великій кількості адресатів-, підпорядкованих одній установі) і колективні (па одну адресу від імені керівників кількох установ).

Службові листи пишуть або друкують на бланку або чистому аркуші паперу.

Лист -запит

Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнення попередньої інформації. Тут мають місце такі обов'язкові реквізити:

підстава для запиту;

назва товару (його марка, якість, модель тощо); умови й термін постачання; умови оплати.

 

 

При підготовці до практичного заняття студент повинен знати: етикет ділового листування;

Класифікацію службових листів та правила їх оформлення; розміщення реквізитів в документах; розподіл документів за функціональним призначенням; основні вимоги до написання до написання листів, виробничих звітів, до тексту протоколу; розміщення реквізитів у документах.

Студент повинен вміти:

створювати формуляр документа за вказаними реквиитами; правильно добирати спосіб викладу тексту до складання тексту документа;

будувати правильно речення і вживати розділові знаки в текстах документів;