Основи роботи в табличному процесорі Excel 2010

Оновлене робоче середовище Excel 2010

Головна відмінність Excel 2010 від попередніх версій програми – це повністю інший принцип організації інтерфейсу. Для роботи з Excel 2010 необхідно освоювати нову логіку спілкування: замість принципу командних меню зі списком наявних операцій діє принцип списку контекстних груп і функцій. Таким чином, вікно програми тепер не містить звичні меню й списки команд – усе будується на активній взаємодії програми й користувача.

Стрічка (рис.1), яка вперше з’явилась у програмі Excel 2007, здійснює пошук команд і функцій, які раніше знаходилися в меню й на панелях інструментів. На стрічці розташовано тематичні набори команд, зібрані у вкладках і групах. Фактично в стрічці інтегровано панелі інструментів і функції меню.

Рис. 1. Стрічка в Microsoft Excel 2010

Вкладка – це частина стрічки з командами, згрупованими за завданнями, які зазвичай спільно виконуваними для певних видів роботи в електронних таблицях. Спочатку у вікні відображається стрічка з вісьмома вкладками, але під час переходу до нових об'єктів роботи автоматично активуються додаткові вкладки, необхідні для виконання нових завдань.

Щоб збільшити робочу область вікна програми, стрічку можна згорнути постійно або тимчасово. Для цього необхідно клацнути в будь-якій частині стрічки правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню пункт Згорнути стрічку. Для використання стрічки в згорнутому стані достатньо клацнути ім’я потрібної вкладки й, коли вона розгорнеться, вибрати кнопку команди. Після виконання команди стрічка автоматично згорнеться.

На стрічці можна створювати власні вкладки та групи, а також перейменовувати вбудовані вкладки та групи або змінювати їх порядок, це здійснюють за допомогою функції вкладки стрічки Файл – Параметри – Настройка стрічки (рис. 2).

Подання Backstage, додане до програм системи Microsoft Office 2010, – це остання інновація в інтерфейсі користувача, яка доповнює функцію стрічки. Подання Backstage містить засоби для керування, захисту та надання спільного доступу до вмісту документа, відкривається після вибору меню Файл і надає можливості відкриття, збереження, друку та керування файлами, а також до настроювання параметрів програми (рис. 3).

У верхній частині вікна Excel 2010, над стрічкою, розташована панель швидкого доступу (рис. 4), на якій за замовчуванням розміщаються кнопки збереження, скасування й повтору дій. На панель швидкого доступу можна додати кнопки інших команд, як основних, так і додаткових, що будуть доступні незалежно від активності вкладок. Для настройки панелі швидкого доступу необхідно клацнути на ній правою кнопкою миші, вибрати в контекстному меню Настроювання панелі швидкого доступу і додати зі списку команд потрібні пункти.

 

Рис. 2. Настроювання стрічки в Microsoft Excel 2010

Рис. 3. Подання Backstage у Microsoft Excel 2010

Робоча область головного вікна Excel 2010, як і раніше, зайнята вікном робочої книги, що складається з робочих аркушів. Елементи робочої області зображено на рис. 4.

Рис. 4. Елементи вікна Excel 2010

1 - поле назви головного вікна; 2 - стрічка меню;
3 – панель швидкого доступу; 4 - групи команд вкладок стрічки; 5 - поле імені; 6 - рядок формул;
7 - активний аркуш робочої книги; 8 - активна (поточна) комірка; 9 - ім'я стовпця; 10 - ім'я рядка.

 

Робочі книги - це файли MS Excel, які можуть містити один або декілька робочих аркушів, у Excel 2010 вони мають розширення. xlsx.

Робочий аркуш - це власне електронна таблиця, основа документа, використовувана в Excel для зберігання даних і роботи з ними. Аркуш складається з комірок (клітинок), організованих у стовпці й рядки, і завжди є частиною робочої книги.

Розміри робочого аркушаExcel2010порівняно з попередніми версіями електронних таблиць значнозбільшено, він тепер складається з 16 384 стовпців і 1 048 576 рядків.

Рядки мають числову нумерацію, стовпці іменовані буквами англійського алфавіту: A, B, C і т.д., коли алфавіт закінчується, за Z ідуть AA, AB, AC,… AZ; AAA, AAB, AAC, …, AAZ і т.д.

Перетин рядків і стовпців утворює комірки, кожна з яких має адресу, позначувану ім'ям стовпця і номером рядка, наприклад G8 (див. рис. 4). Клацання мишею на будь-якій комірці робочого аркуша робить її поточною (вона буде позначена рамкою). У полі імені буде показана адреса поточної комірки
(див. рис. 4).

Рядок формул з находиться безпосередньо під стрічкою (див. рис. 4), він призначений для відображення вмісту активної комірки – даних або формули, за допомогою якої отримані дані. Рядок формул зручно використовувати для перегляду або редагування вмісту активної комірки.

У Excel2010 рядок формул набув змінного розміру, який автоматично збільшується, щоб у рядку розмістилися довгі формули з більшим рівнем вкладеності. Тепер можна не затуляти формулою інші дані в таблиці. Для збільшення розміру рядка формул необхідно клацнути на ньому правою кнопкою миші і вибрати в контекстному меню Розгорнути рядок формул або використати сполучення клавіш Ctrl+Shift+U.

Під час роботи з книгами (файлами) програма Excel2010 надає деякі нові можливості.

Відновлення попередніх версій. Завдяки функціям автовідновлення, створеним на основі попередніх версій системи Microsoft Office, в Excel 2010 з’явилася можливість відновлення версій файлів, які було закрито без збереження. Це зручно, якщо забуто зберегти книгу вручну, збережено непотрібні зміни або потрібно повернутися до попередньої версії книги.

Безпечне подання. Програма Excel 2010 містить безпечне подання, яке дає змогу приймати обґрунтовані рішення, перш ніж піддавати комп’ютер можливому ризику. За замовчуванням документи, отримані з інтернет-джерел, відкриваються в безпечному поданні. При цьому в рядку повідомлень відображається попередження та параметр активації можливості редагування. Можна керувати джерелами, які мають відкриватися в безпечному поданні, а також настроїти певні типи файлів, що мають відкриватися в безпечному поданні незалежно від їх джерела.

Надійні документи. У системі Office 2010 з’явилася функція «Надійні документи», призначена для документів, які мають активний вміст, наприклад макроси. Тепер після підтвердження того, що активний вміст у документі можна безпечно активувати, немає потреби робити це повторно. Програма Excel 2010 запам’ятовує надійні книги, тому запит не з’являтиметься кожного разу під час відкриття книги.