И государственных органах Белгородской области

 

Общие положения

 

1.1.Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводственного обслуживания в органах исполнительной власти области, государственных органах области.

1.2.Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, приема, учета, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

1.3.Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения регламентируется соответствующим Положением, утверждённым постановлением губернатора Белгородской области от 27 августа 2004 года № 174-ДСП.

1.4.Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документальной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.5.Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в органах исполнительной власти области осуществляет управление информатизации, связи и делопроизводства аппарата губернатора Белгородской области (далее - управление информатизации, связи и делопроизводства).

1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях органов исполнительной власти области и государственных органов Белгородской области (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, на которого возлагаются следующие основные функции:

- прием и учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильность их регистрации;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и, после получения соответствующих указаний, исполнителю;

- внесение своевременных отметок о движении документов и резолюции руководителя в регистрационные карточки или журналы регистрации документов;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных документов;

- контроль за подготовкой и своевременной отправкой исходящей корреспонденции;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах в соответствии с установленной периодичностью (или по требованию);

- ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

- внесение в регистрационную карточку (журнал регистрации) отметок о движении, исполнении и списании в дело документов;

- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их на архивное хранение;

- организация использования в подразделении средств факсимильной связи и копировальной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей,ихучет и выдача;

- учет печатей и штампов, используемых в подразделении.

1.7.При работе с подписанными документами в органах исполнительной власти области не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.8.Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.9.Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.10.С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя губернатора Белгородской области - руководителя аппарата губернатора области.

1.11.Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в управление информатизации, связи и делопроизводства.

Руководитель подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует руководство аппарата губернатора Белгородской области.

1.12.При уходе работника в отпуск, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.

1.13.Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документа осуществляется только через информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области.

1.14.Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителям структурных подразделений органов исполнительной власти области под расписку начальником отдела делопроизводства управления информатизации, связи и делопроизводства (далее - отдел делопроизводства).

2.Документация органов исполнительной власти и государственных

органов Белгородской области

 

2.1.Деятельность органов исполнительной власти и государственных органов Белгородской области обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией органов исполнительной власти области, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органами исполнительной власти области, вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

2.2.Основными организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти области являются постановления, распоряжения и приказы (приложения №№ 1-4).

Губернатор Белгородской области по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления и издает распоряжения.

Правительство Белгородской области принимает постановления и издает распоряжения, которые подписываются губернатором Белгородской области.

Заместитель губернатора Белгородской области - руководитель аппарата губернатора области по вопросам, отнесенным к его ведению, издает распоряжения.

Все перечисленные организационно-распорядительные документы в обязательном порядке направляются в областную Думу в течение недели со дня подписания.

Акты органов исполнительной власти и государственных органов области вступаютв силус момента их подписания, если иное не определено в самом акте.

2.3.Руководители структурных подразделений органов исполнительной власти и государственных органов области издают приказы в пределах своей компетенции.

2.4.Организационно-распорядительными актами органов исполнительной власти и государственных органов области также являются: решения, протоколы, акты, письма, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решение административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов исполнительной власти области.

 

3. Правила подготовки и оформления документов

 

3.1.Бланки документов

 

Документы в органах исполнительной власти области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) и применяются в зависимости от объема текста. Для сопроводительных писем и некоторых других документов используются бланки формата А6 (105х148 мм) с трафаретными частями текста.

Бланки с воспроизведением герба Белгородской области изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам органов исполнительной власти области.

Бланки документов органов исполнительной власти подлежат учету, они должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

 

Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы структурных подразделений органов исполнительной власти области, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого структурного подразделения, принимавшего этот документ.

 

3.1.1.Порядок применения цветных бланков

Цветные бланки «Губернатор Белгородской области» используются для официальной деловой переписки с:

Администрацией Президента Российской Федерации;

Правительством Российской Федерации;

Федеральным Собранием Российской Федерации;

Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации;

Советом Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

аппаратами полномочных представителей Президента РФ;

главами субъектов РФ;

главами законодательных органов РФ;

министерствами, агентствами, комитетами и службами РФ (по важности направляемых материалов);

иностранными партнерами;

в иных случаях (по усмотрению губернатора Белгородской области).

Материалы, напечатанные на цветных бланках, подписываются исключительно губернатором Белгородской области.

Все материалы, подготавливаемые на официальных бланках «Губернатор Белгородской области» с цветным гербом области, до их подписания губернатором Белгородской области должны проверяться сотрудником отдела делопроизводства на правильность оформления, составления и соответствие правилам русского языка (п.4.4.4). При правильном оформлении проставляется виза проверяющего на обратной стороне второго экземпляра в левом нижнем углу (подпись и дата проверки).

Ответственность за представление документов на проверку в отдел делопроизводства и достоверность данных, содержащихся в письме, несет исполнитель, подготовивший документ (п.п.4.4.4 - 4.4.5).

Хранение и специальный учет выдачи и использования цветных бланков «Губернатор Белгородской области» осуществляют отдел делопроизводства и приемная губернатора Белгородской области. Исполнителям бланки выдаются только после проверки проекта письма сотрудникомотдела делопроизводства и наличия на документе визы проверяющего.

Запрещается использовать цветные бланки для служебной переписки внутри области, между губернатором Белгородской области и органами местного самоуправления муниципальных образований в области, структурными подразделениями органов исполнительной власти, если иное не определяется устным решением губернатора Белгородской области.

 

 

3.2.Общие правила оформления документов

 

Документы, создаваемые в органах исполнительной власти области, печатаются в текстовом редакторе Win Word шрифтом Times New Roman или Times DL, размером № 13-14 через 1 или 1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое – 25-30 мм, правое – 10-15 мм, верхнее -20 мм, нижнее – 20 мм. Оформление полей листа в проектах нормативных актов губернатора, правительства, заместителей губернатора области приведено в п. 4.1.

При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без кавычек и знаков препинания.

Документы, как правило, имеют установленный комплекс реквизитов:

изображение герба области;

наименование страны – Российская Федерация;

наименование области – Белгородская область;

наименования органа исполнительной власти области;

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти области (или должности лица) – автора документа;

справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

гриф и пометка ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения;

резолюция;

заголовок к тексту документа;

текст документа;

гриф приложения;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении (регистрационный штамп);

идентификатор электронной копии документа.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть сокращен или дополнен. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка «Проект». Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

Состав реквизитов и порядок их расположения для конкретных видов документов приведены в разделе 4 настоящей Инструкции.

Документ имеет юридическую силу при наличии всех необходимых для данного вида документа реквизитов.

 

3.3.Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

 

3.3.1.Изображение герба области.

Изображение герба области помещается на верхнем поле бланка документа.

3.3.2.Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) - автора документа.

Наименование органа исполнительной власти области и его структурного подразделения (или должностного лица) указывается в соответствии с Уставом области, Положением (административным регламентом) структурного подразделения.

На бланках служебных писем обязательно указываются справочные данные об органе исполнительной власти области: полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес – если таковые имеются. В основных организационно-распорядительных документах, таких как постановления, распоряжения, приказы, указывается место составления или издания документа.

3.3.3.Дата документа.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, дата проставляется: в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита; под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита); на втором экземпляре служебного письма вверху от левой границы текстового поля документа на уровне реквизита «Адресат».

Датой документа является датаего подписания: для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.02.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 21 февраля 2006 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2006.02.21.

3.3.4.Регистрационный номер документа.

На документе, оформленном на бланке, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.

Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера (п.п.4.1-4.8).

3.3.5.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

На документе, оформленном на бланке, ссылка на номер и дату документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов.

На документе, оформленном на стандартном листе бумаги, ссылка печатается под регистрационным номером документа от левой границы текстового поля.

Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен.

3.3.6.Наименование документа.

Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя органа исполнительной власти области, подписавшего документ, а также содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.).

3.3.7.Гриф (пометка) ограничения доступа к документу.

Гриф (пометка) «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.

3.3.8.Адресат.

Документы адресуются органам власти, организациям, учреждениям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Адресат указывается в правом верхнем углу первого листа документа, все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1-1,5 межстрочным интервалом.

При адресовании документа организации, ееструктурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

Департамент социальной политики Белгородской области

При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в именительном падеже, а должность, инициалы имени, отчества и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

Правительство Белгородской области Начальнику департамента социальной политики Белгородской области-заместителю председателя правительства Белгородской области И.О.Фамилия