Органам местного самоуправления

муниципальных образований

или

Главам местного самоуправления

Муниципальных районов области

Главе администрации г.Белгорода

или

Руководителям

Структурных подразделений

Органов исполнительной власти

И аппарата губернатора области

(по списку)

 

Подготовленные два экземпляра служебного письма подписываются руководителем. Адресатам направляются ксерокопии первого экземпляра письма, а подписанные экземпляры хранятся в отделе делопроизводства или у сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Заголовок.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание письма. Заголовок составляется лицом, готовящим проект письма.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Текст.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этом случае номер и дата документа могут быть вынесены в заголовок. Ответы на служебные письма, полученные из вышестоящих органов и рассматриваемые губернатором Белгородской области, готовятся только за подписью губернатора Белгородской области или его заместителей.

Начинать текст письма необходимо с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом полужирным шрифтом, например:

 

Уважаемый.................................................!

 

Текст письма обычно излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (правительство вносит; департамент представляет и т.д.). При оформлении письма на бланке руководителя структурного подразделения (должностного лица) текст излагается от первого лица единственного числа (…прошу…, направляю… и т.д.)

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если текст письма начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста перед подписью должна быть заключительная формула вежливости: «С уважением,». Слова «С уважением,» выделяются полужирным шрифтом, отделяются от последней строки текста и от ниже следующей подписи двумя интервалами. Например:

 

…направляю Вам информацию…………………………..……………………………….

…… в соответствии с установленной формой.

 

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

 

 

С уважением,

 

Губернатор

Белгородской области подпись И.Фамилия

 

Подпись руководителя оформляется как обычно. Первое слово в наименовании должности руководителя в подписи начинается с заглавной буквы.

Приложение.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

При наличии в тексте нескольких приложений, или если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложенных документов перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого документа, например:

 

Приложение: 1. Проект федерального закона о... на 7л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту федерального

закона о... на 3л. в 1 экз.

 

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

 

Приложение: на 2 л. во второй адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

 

Приложение: программа в 3 экз.

 

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172

и приложение к нему, всего на 3л.

 

Приложение оформляется согласно общим правилам оформления (п.п. 3.3.11, 3.3.13).

При оформлении приложения на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа только арабскими цифрами. Если приложений несколько, каждое из них нумеруется отдельно.

Каждое приложение обязательно подписывается лицом, подготовившим приложение.

Подпись.

Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении (Административном регламенте) структурного подразделения и должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова «Руководитель», «Начальник» могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрированным относительно самой длинной строки.

Инициал имени и фамилия печатаются на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.

Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию.

 

Например:

Начальник

Департамента социальной

Политики подпись И. Фамилия

 

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия:

 

Заместитель губернатора Белгородской области – руководитель аппарата губернатора области

подпись

И.Фамилия

 

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.

Отметка об исполнителе.

Инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

И.О.Фамилия

33- 46- 46

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Оформление служебного письма приведено в приложении № 8.

4.5.Подготовка и оформление служебных телеграмм

 

4.5.1.Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 или А5 в двух экземплярах.

Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочный интервал без знаков препинания.

4.5.2.Телеграммы имеют следующие реквизиты:

Адрес (Куда) (Кому)

В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

или

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД

НАЧАЛЬНИКУ

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области (края), например:

ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ или ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом:

АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

или

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

ГУБЕРНАТОРУ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА ИНИЦИАЛЫ ФАМИЛИЯ

или

И О ФАМИЛИЯ

Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

УВАЖАЕМЫЙ ИМЯ ОТЧЕСТВО

 

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.

Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия), печатается от левой границы текстового поля.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование структурного подразделения.

Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя структурного подразделения, подготовившего телеграмму, а также дата и время сдачи телеграммы на отправку. Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 9.

 

4.6.Оформление приказов

4.6.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы органов исполнительной власти и государственных органов области.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти области, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются руководителем органа исполнительной власти области или по его поручению заместителем руководителя.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагаются на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

4.6.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юридической службой. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

4.6.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы, к ним при необходимости прилагается справка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

4.6.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы делопроизводства и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

4.6.5. Проект приказа во исполнение постановления, распоряжения правительства Белгородской области (губернатора Белгородской области) должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.

4.6.6. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером №13-14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти области;

наименование вида документа – приказ;

дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

15 февраля 2006г. № 21; 03.02.2006 № 14.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

О командировании работников управления в...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю»,которое печатается с разряженным интервалом.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают наименование должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписывает руководитель органа исполнительной власти области, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. Образец оформления приказа приведен в приложении № 4.

4.7. Оформление протокола заседания правительства Белгородской области

Оформление принятых на заседаниях правительства области решений осуществляется протоколами в соответствии с регламентом правительства области отделом организационно-распорядительных документов управления информатизации, связи и делопроизводства.

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется в течение 7 дней после заседания на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 10).

Датой протокола является дата проведения заседания правительства. Протоколам присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.

Фамилии членов правительства и приглашенных располагаются в алфавитном порядке (отдельно члены правительства, отдельно — приглашенные). После инициалов и фамилии приглашенного необходимо указывать наименование должности и название организации.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают в текстовой части повестку дня, фамилии выступающих, темы выступлений и принятые решения. Полные протоколы содержат выступления всех участников заседания правительства, дают возможность судить не только о его характере, но и о деятельности правительства области в целом.

Краткие протоколы ведутся в тех случаях, когда заседания записываются с помощью звукозаписывающей аппаратуры.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, присутствовали, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ.

Документы, утверждаемые правительством, прилагаются к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Подписывает протокол председатель правительства. Подпись состоит из слов «Председатель правительства», личной подписи, расшифровки подписи (инициала имени и фамилии). Слова «Председатель правительства» печатаются от левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия на той же строке у правой границы текстового поля и выделяются полужирным шрифтом.

При составлении протоколов необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она определяется количеством присутствующих членов правительства, наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным оформлением и строгой достоверностью информации, содержащейся в протоколе.

Подлинники протоколов заседаний правительства области, подписанные председателем правительства, вместе с материалами по вопросам, рассмотренным на заседании правительства, направляются в отдел делопроизводства по истечении календарного года для формирования дел в установленном порядке.

Аналогично оформляются протоколы заседаний других коллегиальных органов.

 

4.8. Подготовка, оформление, постановка на контроль и снятие с контроля поручений губернатора Белгородской области и заместителей губернатора области

 

Подготовка, оформление, постановка на контроль, отслеживание исполнения и снятие с контроля поручений губернатора Белгородской области и его заместителей производятся в соответствии с Регламентом, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 18 мая 2005 года № 342-р.

По итогам заседания правительства Белгородской области, рабочих поездок, совещаний, встреч и иных мероприятий, проводимых губернатором Белгородской области или его заместителями, оформляется протокол поручений согласно правилам, представленным в приложении №11.

В протоколе поручений указываются дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется содержание поручения с указанием ответственного лица и срока исполнения поручения (формы №№ 1-2 к приложению № 11).

5. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

 

Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в отделе делопроизводства, отделе режима и секретного делопроизводства аппарата губернатора области, отделе писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы аппарата губернатора Белгородской области, а также в подразделениях, которым предоставлено право самостоятельной регистрации документов.

Работа со шрифтограммами обеспечивается отделом специальной документальной связи при правительстве Белгородской области.

 

5.1. Обработка простой служебной корреспонденции

5.1.1. В отделе делопроизводства регистрируются документы, поступившие по почте, фельдъегерской связью, факсимильной связью, по электронной почте, а также телеграммы, телетайпограммы, шрифтограммы и письма, доставленные курьером.

5.1.2. При поступлении корреспонденции по почте конверты вскрываются в отделе делопроизводства, при этом проверяются правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (приложение № 12) в трех экземплярах, один из которых остается в отделе делопроизводства, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде», фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год.

Пакеты или конверты с пометкой «Лично», «Только лично» передаются адресатам в закрытом виде.

Конверты после проверки обычно уничтожаются. Сохраняются и прилагаются к документам конверты от заказной корреспонденции, а также в случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

На регистрацию не принимаются документы:

-без подписи;

-направленные не по адресу;

-документы на факсовой бумаге (необходимо представить их ксерокопии на листах формата А4).

5.1.3. В корреспонденции, доставленной курьером, в присутствии курьера проверяется наличие и правильность оформления всех реквизитов служебного письма. В случае просроченной даты регистрации, отсутствия фамилии исполнителя или наличия других нарушений в оформлении документ возвращается.

5.1.4. Документы, поступающиеиз вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

Не подлежат регистрации сводки по различным сельскохозяйственным, финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению заместителя губернатора области – руководителя аппарата губернатора области.

5.1.5. Поступающая корреспонденция регистрируется на карточках (приложение № 13) или в журнале регистрации входящих документов (приложение № 14). В первом случае при регистрации документа заполняются две карточки, одна из которых помещается в справочную картотеку отдела делопроизводства, а вторая вместе с документом передается в приемную руководителя структурного подразделения.

На документах, зарегистрированных на карточках, штамп регистрации ставится в правом верхнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.

На документах, зарегистрированных в журнале регистрации, штамп регистрации ставится в правом нижнем углу на лицевой стороне первой страницы документа.

На штампе указываются дата получения документа и регистрационный номер.

5.1.6. Все зарегистрированные документы сканируются и хранятся в электронном виде в компьютерной базе отдела делопроизводства.

5.1.7. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках ставится отметка «Контроль»:

- в тексте письма из вышестоящей организации указан обязательный срок исполнения;

- в письме затрагиваются вопросы особой важности;

- в резолюции, наложенной на письмо руководителем структурного подразделения, указан срок исполнения документа.

На документе и регистрационных карточках отметка «Контроль» проставляется в виде штампа в правом верхнем углу.

5.1.8. Служебные документы, поступившие минуя отдел делопроизводства с поручениями (резолюциями) руководителя непосредственно в структурные подразделения (исполнителям), подлежат обязательной регистрации в отделе делопроизводства.

Ответственность за регистрацию таких документов несут сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

5.1.9. Срочная корреспонденция передается по назначению немедленно, а остальная корреспонденция - в течение рабочего дня.

Документы передаются, как правило, без расписки в получении, но с отметкой в регистрационной карточке, кому и когда передан документ.

С распиской в получении передаются документы в:

-департамент финансов и бюджетной политики;

-департамент экономического развития;

-департамент агропромышленного комплекса;

-департамент имущественных и земельных отношений;

-управление информационных социальных технологий, государственного заказа и лицензирования Белгородской области;

-управление государственной службы и кадров аппарата губернатора Белгородской области;

-информационно-аналитическое управление аппарата губернатора Белгородской области;

-государственно-правовое управление аппарата губернатора Белгородской области.

5.1.10. Корреспонденция, поступившая в подразделение и не соответствующая его ведению, передается по принадлежности в другое подразделение через отдел делопроизводства по согласованию руководителей, о чем делается соответствующая отметка в регистрационной карточке.

5.1.11. Все поступившие документы, как правило, должны распределяться в день их получения. Исключение составляют документы, поступившие на регистрацию после 17 часов. Эти документы регистрируются и передаются на рассмотрение руководителям на следующий день.

5.1.12. Рассмотрение документов проводится в установленные сроки.

Срок исполнения документа устанавливается:

- в документе вышестоящей организации;

- в резолюции руководителя.

Если срок исполнения не указан руководителем в резолюции, документ подлежит исполнению в месячный срок (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты регистрации документа. Если последний день исполнения поручения приходится не на рабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

5.1.13. На документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, руководитель подразделения (помощник руководителя) на первой странице делает отметку, когда и как решен вопрос, и заверяет ее своей подписью с указанием даты.

Исполненные документы передаются исполнителями в отдел делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.1.14. Вся переписка по исполнению документов, зарегистрированных в отделе делопроизводства, отражается в регистрационных карточках ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

5.1.15. Документы, подготовленные в структурном подразделении и используемые внутри этого подразделения, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в соответствующем журнале.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении.

 

5.2. Рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

 

5.2.1. В органах исполнительной власти области организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются отделом писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы аппарата губернатора Белгородской области (далее - отдел писем и приема граждан).

5.2.2. Письма (телеграммы) граждан, поступившие на имя губернатора Белгородской области, его заместителей, начальников департаментов Белгородской области, регистрируются в отделе писем и приема граждан и в тот же день докладываются руководителям органов исполнительной власти области.

На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письма (телеграммы) проставляется специальный штамп, указываются дата поступления, начальная буква фамилии заявителя и входящий регистрационный номер (например, А-2775).

На каждое письмо, заявление, жалобу заполняются две карточки (приложение № 15), одна из которых помещается в справочную картотеку по структурным подразделениям, а вторая передается с письмом, заявлением, жалобой по принадлежности руководителю органа исполнительной власти области.

5.2.3. Поручения должностных лиц по письму (заявлению, жалобе) отражаются в регистрационных карточках.

Карточки по обращениям граждан, взятым на контроль, помещаются в контрольную картотеку.

Рассмотрение писем, заявлений и жалоб, взятых на контроль, считается законченным после полного осуществления намеченных мер по поставленным в обращениях вопросам и сообщения заявителю о принятом решении. Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке.

5.2.4. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем и обращений граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя.

5.2.5. Если губернатор Белгородской области, его заместители или начальники департаментов сочтут необходимым направить письмо (телеграмму) гражданина на рассмотрение в органы местного самоуправления муниципальных образований в области или организацию, то оно отправляется с сопроводительным письмом за подписью должностного лица, принявшего решение по вопросу, поставленному в письме (телеграмме). В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости - органу или должностному лицу. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма (телеграммы) ставится штамп «Контроль», и письмо подлежит возврату в отдел писем и приема граждан.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в структурные подразделения органов исполнительной власти области, а также в органы местного самоуправления муниципальных образований в области, органы и организации, осуществляют их руководители.

5.2.6. Если рассмотрение письма закончено непосредственно в структурном подразделении (т.е. по нему не дано поручение руководства и не принято иное решение), то автор извещается об этом, как правило, в письменной, а в отдельных случаях - в устной форме. О дате разговора с заявителем исполнитель проставляет отметку (запись) в правом нижнем углу первого листа письма.

5.2.7. Копии всех документов, связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел писем и приема граждан.

Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет отдел писем и приема граждан.

5.2.8. Прием посетителей в приемной органов исполнительной власти области организуется работниками отдела писем и обращений граждан совместно с советниками губернатора Белгородской области и его заместителями в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным губернатором Белгородской области.

Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы (приложение № 16).

Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан.

5.2.9. Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, обеспечивает составление и представляет губернатору Белгородской области полугодовую и годовую отчетность о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

6. Отправка исходящей корреспонденции

 

6.1. Документы, отправляемые из аппарата губернатора Белгородской области, департаментов Белгородской области, передаются почтовой, электрической связью или вручаются под расписку в разносной книге.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом делопроизводства.

Прием писем и телеграмм на отправку осуществляется с 9-00 до 15-30. В рабочие дни после 18 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы отправляются дежурными приемной губернатора Белгородской области.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

6.2. Сотрудник отдела делопроизводства принимает документы к отправке полностью оформленными (в соответствии с п.4 настоящей Инструкции).

Документы, зарегистрированные в отделе делопроизводства, принимаются к отправке в следующем виде:

- 1-й экземпляр отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения;

- копия отправляемого документа, с подлинной подписью руководителя структурного подразделения, с обязательным указанием имени, отчества, фамилии и телефона исполнителя на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу;

- материалы, на основании которых подготовлен отправляемый документ.

Копии отправляемых документов и материалы к ним хранятся в отделе делопроизводства в папках соответствующих дел.

Копии писем, зарегистрированных в структурном подразделении, в отдел делопроизводства не сдаются. Они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном подразделении.

При направлении документа более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки и прилагается необходимое количество копий, подписывается каждый экземпляр.

Копии нормативных правовых и распорядительных документов рассылаются по электронной почте сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов и представляются на бумажных носителях для отправки согласно листу рассылки в отдел делопроизводства. При отправке копий нормативных правовых и распорядительных актов в организации, не указанные в листе рассылки, ответственный исполнитель дополнительно указывает организацию и адрес, который передается в отдел делопроизводства сотрудниками отдела организационно-распорядительных документов. Работником отдела делопроизводства в листе рассылки ставится соответствующая отметка о принятии на отправку документов.

Копии нормативно-правовых и распорядительных актов, зарегистрированных в отделе организационно-распорядительных документов, передаются во все структурные подразделения с распиской в получении.

6.2.1. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида.

В отделе делопроизводства конвертируются следующие документы:

- зарегистрированные в отделе делопроизводства и направляемые согласно резолюции исполнителю;

- ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе писем и приема граждан;

- нормативные правовые и распорядительные акты (постановления и распоряжения), зарегистрированные в отделе организационно-распорядительных документов;

- документы, направляемые в органы местного самоуправления муниципальных образований в области.

6.2.2. Письма, зарегистрированные в структурных подразделениях, конвертируются в этих структурных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с заполненным реестром на рассылку.

6.2.3. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, избирательной комиссии Белгородской области, Главного федерального инспектора в Белгородской области также конвертируются в указанных подразделениях и передаются в отдел делопроизводства с указанием общего количества отправляемых писем.

6.3. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.