Обеспечение деятельности подсистемы управления персоналом организации

Учебные вопросы лекции

1 Семантика понятия «обеспечение управления персоналом»

2 Содержание основных видов обеспечения управления персоналом

 

Первый вопрос

Основываясь на учебном материале предыдущей лекции можно утверждать о том, что подсистема управления персоналом обеспечивает деятельность всех объектов и всей организации в целом. В то же время сама система управления персоналом для эффективной ее деятельности сама требует обеспечения. В данном случае под термином «обеспечить» следует понимать – сделать возможным, действительно выполнимым, то есть создать все необходимые условия для выполнения задач управления персоналом.

К числу основных видов обеспечения подсистемы управления персоналом относятся:

- кадровое обеспечение;

- документальное обеспечение;

   - информационное обеспечение;

- техническое обеспечение;

- нормативно – методическое обеспечение;

- правовое обеспечение.

 

Второй вопрос

Кадровое обеспечение – это обеспечение системы управления персоналом организации необходимым количественным и качественным составом ее работников (кадров).

Служба управления персоналом – это  важнейшее структурное подразделение каждой  организации. В народе правомерно говорят: «Кадры решают всё», так как кадры - это один из основных трудовых потенциалов любой организации. В последние годы работников (менеджеров) по управлению персоналом стали готовить в образовательных учреждениях, но пока их количество недостаточно и знать вопросы управления кадрами должны все руководители.

Кадровое обеспечение или кадровый состав – это кадровый потенциал организации.

Кадровый состав системы управления персоналом характеризуется качественным (уровнем и специализацией  подготовки) и количественным составом.

Количественный состав зависит от многих факторов, в числе которых:

- общая численность работников организации;

- условия деятельности организации;

- социальная характеристика персонала;

- сложность решаемых задач;

- уровень технического обеспечения.

Количество работников кадровой службы может быть определено различными методами (экономико-математическими, экспертными, методом сравнений, или методом норм обслуживания, или методом прямого расчета). В общем виде количество работников определяется методом прямого расчета по формуле

                      Ч = Т / Ф,                                                 (8.1)

      где: Ч – численность работников кадровой службы;          

                  Т – общая трудоемкость всех работ кадровой службы за год    работы, чел. - час.;

                  Ф – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, час. (в среднем принимается – 1840 час. в год).

В последнее время, особенно за рубежом, широко используется метод норм обслуживания, который заключается в определении количества работников кадровой службы в зависимости от количества обслуживаемых ими работников организации. Российские кадровые службы в основном принимают одного работника кадровой службы на 100 человек, работающих в организации (для сравнения: в США 1 на 100 - 150; в Германии 1 на 130 – 150; в Японии 2,7 на 100 работников). 

  Качественный состав кадровой службы определяется количеством работников по категориям: руководителей, специалистов и других служащих (технических работников). Качественный состав персонала зависит от организационных и производственных особенностей каждой организации.

Документальное обеспечение – это деятельность, заключающаяся в работе с документами, обращающимися в системе управления персоналом, и характеризуется степенью обеспеченности ими. Основой документального обеспечения является делопроизводство, как полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи на хранение или в другие подразделения.

Все работы в делопроизводстве направлены на работу с документами.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой – либо факт или письменное свидетельство о чем – нибудь.

Работа делопроизводства организуется в соответствии с требованиями стандартов:

- ГОСТ 16487 – 83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

- ГОСТ Р 6.30 – 97 «Унифицированная система документации».

К основным видам документов можно отнести:

- руководящие документы;

- нормативные документы;

- планово – отчетные документы;

- учетные документы;

- бланки документов.

Информационное обеспечение – это деятельность, направленная на обеспечение системы управления персоналом сведениями, необходимыми для ее функционирования. Под информацией следует понимать совокупность сведений о чем – либо. В подсистеме управления персоналом, информация – это совокупность сведений о персонале и среде его деятельности, необходимых для управления персоналом.

Вся информация кадровой службы организации делится на внемашинную и внутримашинную.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации, систему управленческой документации, систему организации обработки и систему хранения документации.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, а также систему програмного обеспечения работ с документами.

Вся информация, используемая в системе управления персоналом делится на виды по следующим признакам:

· по содержанию (научная, техническая, экономическая и т.д.);

· по месту образования и использования (входящая, исходящая и внутренняя);

· по постоянству (базовая, переменная);

· по источникам (достоверная – абсолютная или относительная, не достоверная);

· по возрасту (текущая, архивная);

· по способу передачи (вербальная - документальная, устная; невербальная);

· по объему (избыточная, достаточная, недостаточная);

· по грифу доступности (конфиденциальная – секретная, служебная, открытая).

Для ведения учета и обработки информации выполняются следующие виды работ:

· Оформление приказов о приеме, переводе и увольнении с работы;

· Учет персонала и выдача соответствующих справок;

· Ведение трудовых книжек;

· Оформление документов на социальные выплаты;

· Разработка научно – методических материалов;

· Создание и обновление банка данных о персонале;

· Разработка должностных обязанностей и инструкций;

· Ведение личных дел персонала;

· Подготовка аттестационных материалов;

· Подготовка документов в архив.

 Техническое обеспечение – это обеспечение системы управления персоналом необходимыми техническими средствами (орг. техникой и вычислительной техникой, средствами связи и вещания и др.). В одной из предыдущих лекций уже отмечалась значимость технических средств, которые являются обязательным элементом любой системы управления.

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) как совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств

сбора, регистрации, накопления, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Основные группы видов технических средств:

· Простейшие средства (канцтовары);

· Офисная мебель;

· Оргтехника:

- носители информации (бумажные, репрографические, магнитные и пр.);

- средства составления и изготовления документов;

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов;

· Средства связи;

· Информационно – технические системы:

- простые системы (обработка информации вручную);

- смешанные системы (обработка информации вручную с использованием технических средств);

- информационно – справочные системы (автоматическая выдача справок)

- информационно – советующие системы (выработка репродуктивных вариантов решений).

Нормативно - методическое обеспечение – это совокупность документов организационного характера, а также нормативно – справочных материалов (норм, правил, требований, рекомендаций, характеристик и других данных), используемых при управлении персоналом (в соответствии с основными руководящими и нормативными документами) и утвержденных соответствующим компетентным органом или руководством организации.

В системе нормативно – методического обеспечения к числу основных документов относятся:

  а) На государственном уровне:

- Гражданский кодекс РФ;

- Трудовой кодекс РФ;

- Закон «О занятости населения в РФ» и другие.

б) На уровне организации:

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Коллективный договор;

- Положение о подразделении;

- должностная инструкция;  

- личностная спецификация;

- штатное расписание.

 Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании юридических воздействий на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основными задачами правового обеспечения являются:

- правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и работниками;

- защита прав и законных интересов работодателей и работников, вытекающих из трудовых отношений.

Эти задачи в организациях решают штатные юристы или юридические отделы, а в случаи их отсутствия – работники кадровой службы.

Формальной основой правового обеспечения работников является контракт  (трудовой договор), оформленный в письменной форме.

В содержание контракта входят следующие типовые разделы:

· Общие положения;

· Обязанности сторон;

· Правила оплаты труда;

· Режим рабочего времени;

· Время и порядок отдыха;

· Социальные льготы;

· Ответственность сторон за исполнение обязанностей;

· Условия пересмотра контракта;

· Особые требования к работнику;

· Порядок поощрения.

 

Вопросы для самоконтроля

1 Сущность и виды обеспечения системы управления персоналом?

2 Сущность и содержание кадрового обеспечения?

3 Сущность и содержание документального обеспечения?

4 Сущность и содержание информационного обеспечения?

5 Сущность и содержание технического обеспечения?

6 Сущность и содержание нормативно - методического обеспечения?

7 Сущность и содержание правового обеспечения?

 

 

Лекция 9

Особенности управления персоналом организаций на различных этапах их развития

Учебные вопросы лекции

1 Общие понятия особенностей управления персоналом

2 Особенности управления персоналом на этапе создания организации

3 Особенности управления персоналом на этапе развития организации

4 Особенности управления персоналом на этапе зрелости организации

5 Особенности управления персоналом на этапе спада организации

 

Первый вопрос

В учебном материале шестой лекции данного курса было отмечено, что управление персоналом подчиняется определенным закономерностям. Закономерны и особенности управления персоналом на различных зтапах жизненного цикла организаций, схема которого представлена на рисунке 9.1.

 

      Э

 

 

                                                                                                                 Т

            1   2                          3                   4  5(1)

          Рисунок 9.1 – Схема жизненного цикла организации

На рисунке схематично представлены обязательные типовые этапы жизненного цикла организации:

1 Этап создания (формирования) организации;

2 Этап развития (бурного роста) организации;

3 Этап стабильной деятельности (зрелости) организации;

4 Этап спада (кризиса) организации;

5 Этап возрождения (подъема) организации (если организация не ликвидируется), который в то же время является новым этапом создания (1) в новой фазе (последующем жизненном цикле) развития организации.

 

Второй вопрос

Особенности работы с персоналом на стадии создания организации зависят от следующих основных признаков этого этапа:

- высокие ресурсные (особенно человеческие и сырьевые) возможности;

- неопределенность целей деятельности организации;

- завышенная самооценка будущих работников;

- неопределенность структуры персонала организации;

- приоритет личных отношений в «команде» руководства организацией.

На этапе формирования организации (создание) решаются следующие основные задачи по управлению персоналом:

     1 Создание системы управления персоналом;

2 Формирование кадровой стратегии (миссия организации,  ее возможности, форма собственности, вид стратегии: открытая или закрытая);

3 Проектирование персонала (разработка кадрового проекта);

4 Набор и расстановка персонала;

5 Формирование персонала в коллектив, способный решать задачи организации и формализация отношений в персонале;

6 Оценка потенциала персонала и планирование его корректировки.

Важнейшей задачей руководства организацией и создаваемой кадровой службы на это этапе развития организации является формирование кадровой стратегии, которая формируется и реализуется в следующем порядке:

1 Нормирование (формирование целей и принципов работы с кадрами в соответствии с целями и ценностями организации);

2 Программирование (разработка системы, процедур, работ и технологии формирования персонала);

3 Мониторинг персонала (наблюдение за реализацией спланированных мероприятий и оценка их эффективности).

 После проектирования персонала (определения количественного и качественного состава) составляется и реализуется план набора персонала.

План набора персонала включает следующие мероприятия:

1 Определение времени набора по конкретным должностям;

2 Составление плана профориентации населения и профотбора персонала;

3 Определение затрат на набор персонала;

4 Определение системы контроля за набором.

План набора основывается на глубоком анализе кадровой ситуации в регионе (местности), проведение которого основывается  на следующей информации:

1 Характеристика основных профессионально-возрастных групп населения;

2 Характеристика рынка профессий;

3 Уровень оплаты (по категориям);

4 Уровень занятости (по категориям);

5 Характеристика системы подготовки кадров;

6 Состояние демографической ситуации и прогноз ее развития;

7 Характеристика национальных и культурных особенностей жителей региона.

В ходе анализа кадровой ситуации в регионе или муниципальном образовании оформляется характеристика среднего кандидата в работники, которая должна содержать следующие сведения:

1 Средний возраст;

2 Традиционные профессии;

3 Престижность выбора профессий молодыми людми;

4 Трудовые семейные традиции;

5 Традиции отношения населения к работе.

    До расстановки кадров по местам производится проектирование и создание рабочих мест. В начале работы производиться корректировка рабочих мест с учетом существующих требований и квалификации работников.

 

Третий вопрос

На стадии роста (интенсивного развития) организации присущи признаки:

   - закрепление организации на рынке;

- формирование и закрепление имиджа организации и соответствующих ей организационных знаков;

- интеграция системы управления организацией;

- совершенствование состава и структуры персонала.

На этой стадии развития организации кадровая служба решает задачи:

1 Оптимизация (корректировка) состава и структуры персонала за счет привлечения новых кадров (с учетом принципа замены «своих» людей на людей, нужных организации);

2 Оценка имеющегося персонала;

3 Повышение профессионализма (подготовка и переподготовка) персонала;

4 Адаптация существующего персонала и вновь принимаемых работников;

5 Совершенствование производственных отношений;

6 Совершенствование состава, структуры и организации работы кадровой службы;

7 Обеспечение самоутверждения работников.

 

Четвертый вопрос

На этапе стабильной деятельности организации присущи следующие признаки:

- устойчивое положение на рынке;

- стабильно высокая прибыль в производственной деятельности и соответствующее ей повышение благосостояния персонала;

- расширение производственной деятельности.

На этом этапе деятельности организации кадровая служба решает следующие основные задачи:

1 Удержание кадров, соответствующих требованиям организации;

2 Повышение эффективности работы персонала при совершенствовании условий труда работников;

3 Обеспечение удовлетворения жизненных потребностей персонала;

4 Совершенствование организации и технологии работы кадровой службы;

5Оценка и организация повышения производительности труда;

6 Создание и организация работы системы аттестации персонала;

7 Работа с резервом кадров и планирование его развития;

8 Планирование и реализация деловой карьеры кадров;

9 Организация работы системы обучения персонала;

10 Стимулирование трудовой деятельности персонала.

  Однако, как бы не была успешной деятельность организации на этапе ее зрелости, нельзя не учитывать негативное влияние среды деятельности организации, а также то, что конкуренты тоже стремятся к лидерству и их соперники в определенный период деятельности могут оказаться в состоянии кризиса (спада). 

 

Пятый вопрос

Причин спада в организации бывает много, к числу основных из которых относятся: негативное влияние факторов внешней и внутренней среды деятельности организации, а также упущения в работе руководства организацией в целом и системы управления персоналом в частности.

Основные признаки спада в организации:

1 Прекращение реализации и затоваривание продукции на складах;

2 Отсутствие прибыли от продажи продукции;

3 Рост числа конфликтов в коллективе;

4 Увеличение числа ошибок и упущений в деятельности руководства, повышение числа совещаний и планерок;

5 Повышение текучести кадров.

Кризис всегда вызывает конфликтную ситуацию в коллективе, которая бывает 4-х видов:

1 Персонал не хочет работать по новому, и не оснащен технически;

2 Персонал не хочет работать по новому, но оснащен технически;

3 Персонал хочет работать по новому, но не оснащен технически;

4 Персонал хочет работать по новому, и технически хорошо оснащен, но организация переживает спад.

Выход организации их кризисного положения в определяющей степени зависит от руководителя.

 С учетом сложившихся условий руководитель может выбрать одну из кадровых политик деятельности в кризисной ситуации:

1 Пассивная позитивная (самоуверенность и спокойствие руководителя, постепенная ликвидация негативных факторов);

2 Реактивная (срочная реакция на действия негативных факторов – разработка плана действий и их реализация);

3 Авантюристическая (кадровые изменения без диагноза ситуации и персонала, без обоснования прогноза их изменения).

В любом случае на этапе спада руководство организацией должно менять:

1 Цели предприятия и стратегию кадровой политики;

2 Систему управления;

3 Качественные и количественные характеристики персонала;

4 Стиль руководства.

Этапы работы антикризисного руководителя:

1 Этап агитации (пропаганда антикризисных мероприятий);

2 Этап профессионального роста;

3 Этап интеграции персонала в новых условиях деятельности.

    Персонал не всегда позитивно относится к переменам, поэтому руководитель должен знать и использовать существующие методы преодоления сопротивления персонала в процессе внедрения антикризисных мероприятий:

1 Принудительный;

2 Метод адаптивных изменений;

3 Метод управления сопротивлением.

План работы руководителя с персоналом на этапе спада в организации включает следующие обязательные работы:

1 Диагностирование и прогноз ситуации;

2 Разработка схемы и механизма решения проблем;

3 Выбор методов решения проблем;

4 Выявление и мобилизация «талантов» и «локомативов» предстоящих работ;

5 Создание атмосферы поддержки в коллективе;

6 Привлечение внешних специалистов;

7 Финансирование изменений и вознаграждение активистов;

8 Контроль и корректировка работ.

Главный потенциал организации – это люди, но на этапе спада всегда требуется сокращение персонала, увольнение неэффективных работников.

При увольнении персонала возникают проблемы сторон:

1 Для увольняемого – это трагедия, связанная с утратой возможности удовлетворения потребностей;

2 Для организации:

a. Необходимость единовременных выплат;

b. Психологический дискомфорт у кадровых работников и у не уволенного пока персонала.

Это нужно делать с меньшими потерями и для организации и особенно для увольняемых.

Методы сокращения персонала:

- в соответствии с условиями контракта;

- по результатам проведения аттестации;

- по плану заранее официально объявленной реорганизации;

  - посредством формирования новых команд под проекты.

 

Вопросы для самоконтроля

1 Особенности работы с персоналом на стадии создания организации?

2 Порядок формирования кадровой стратегии на стадии создания организации?

3 Сущность анализа кадровой ситуации в районе?

4 Сущность характеристики среднего кандидата на работу?

5 Особенности работы с персоналом на стадии развития организации?

6  Содержание работ по формированию кадровой службы?

7 Особенности работы с персоналом на стадии зрелости организации?

8 Признаки спада организации по деятельности персонала?

9 Виды кадровых политик на этапе спада в организации?

10 Методы сокращения персонала?

 

 

Лекция 10