Коммерческая корреспонденция

Под коммерческой корреспонденцией подразумевается обобщенное название различных по содержанию деловых писем, которые служат средством общения между учреждениями в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (или, как их принято называть, служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д., могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями под­ведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д. Письма же, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Составляют деловые письма только на фирменных бланках. Фирменный бланк представляет собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа, во второй приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей текста может измениться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст начинают обычно с выводов. Письма по простым или ого­воренным заранее вопросам могут состоять вообще из одной части.

Каждая разновидность делового письма  характеризуется аспектом

содержания и языковой формулой. Так, если аспектом содержания является выражение гарантии, то для его реализации потребуется гарантийное письмо, напоминание потребует письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах отразится в письме-предупреждении и т.д. В отдельных случаях деловое письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Под языковой формулой подразумевается устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции¹. Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., письма-напоминания — «напоминаем». По языковой формуле можно судить о разновидности письма, что позволяет оп­ределить цель его использования и приемы работы с ним.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии со стандартом, который определяет содержание и форму, а также место проставления на бланке документа реквизитов делового письма: авторские реквизиты, адресат, дата, номер (индекс), заголовок к тексту, текст, отметка о приложениях (если они есть), подписание, отметка о составителе.

Рассмотрим отдельные разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.

Составление сопроводительных писем оправданно лишь в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990. — С. 36.

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на Зл. в 3 экз.

Гарантийное письмо составляется в целях обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит, как правило, из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главный бухгалтер в зависимости от наличия той или иной должности в штате организации). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации.

Пример текста гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой. Наш

расчетный счет № _ в_______ отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

Директор            (подпись) А.П. Петров

 

Гл. бухгалтер     (подпись) О.Н. Иванова

Следует помнить, что гарантийное письмо имеет правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Оно может быть адресовано как организации, так и конкретному лицу. Если определять минимальный состав информации такого письма, то это будет сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

Приглашаем Вас принять участие в работе 1У научной конференции «Актуальные проблемы науки и современное состояние развития общества», которая состоится в актовом зале Российского нового университета 27 — 29 марта 2003 года.

Тезисы доклада объемом 2 компьютерные страницы через 1,5 интервала должны быть получены нами не позднее 10 февраля 2003 года, в противном случае доклад не будет включен в программу конференции.

Публицистический стиль

Публицистический стиль - стиль, наиболее часто использующийся в средствах массовой информации: газетах, журналах, на радио, телевидении и пр. В произведениях публицистики отражаются события общественной жизни, обсуждаются вопросы политики, экономики, культуры и т.д. В публицистическом стиле реализуются две функции языка - информационная и агитационная.

Зарождение русского публицистического стиля относится к XVI в. (выступления Максима Грека против невежества и корыстолюбия духовенства, памфлетаы Ивана Пересветова, критиковавшего произвол бояр и отстаивавшего идею централизованной власти, переписка царя Ивана Грозного с князем Курбским). Дальнейшее развитие он получил в XVIIIB., когда появилась первая печатная газета «Ведомости» (1702 год), был

создан ряд журналов, во главе которых стояли баснописец И. А. Крылов, писатели Н. И. Новиков, А. П.Сумароков, Д. И. Фонвизин. К основным чертам языка газеты относятся:

1) экономия языковых средств, лаконичность изложения при
информативной насыщенности;

2) отбор языковых средств с установкой на их доходчивость (газета —
наиболее распространенный вид СМИ);

3) наличие общественно-политической лексики и фразеологии,
переосмысление лексики других стилей (в частности, терминологической)
для целей публицистики;

4) использование характерных для данного стиля речевых стереотипов,
клише;

5) жанровое разнообразие и связанное с этим разнообразие
стилистического использования языковых средств, многозначности слова,
ресурсов словообразования (авторские неологизмы), эмоционально-
экспрессивной лексики;

6) использование изобразительно-выразительных средств языка, в
частности средств стилистического синтаксиса (риторические вопросы и
восклицания, параллелизм построения», повторы, инверсия и т. д.).

Различие в стилистической характеристике отдельных газетных жанров связано с различным их назначением. Некоторые из них (хроникальная заметка, репортаж, интервью, путевая зарисовка, отчет корреспондента) преследуют в первую очередь информативные цели и по приемам подачи материала сближаются с деловой речью. Но такие жанры, как очерк, фельетон, памфлет являются своего рода «гибридами», совмещая черты публицистического стиля и стиля литературно-художественного.

В зависимости от тематики и жанра в публицистическом стиле используется весьма разнообразная лексика и фразеология. Некоторую ее часть составляет общественно-политическая лексика и закрепившиеся в рассматриваемом стиле сочетания слов: демократические свободы,

избирательная кампания, инициатор соревнования. Значительную часть лексики газетного стиля составляют общелитературные слова и различные термины (науки, военного дела, искусства, спорта): и те и другие в соответствующем контексте могут переосмысливаться и приобретать публицистическую окраску: политическая арена, армия безработных.

В языке газеты так же, как и в языке документов, распространены
различные речевые стереотипы (стандарты, клише). Такое явление
объясняется несомненным удобством подобных оборотов: легкая
воспроизводимость готовых речевых формул, облегчение коммуникации,
экономия усилий и времени. Однако нередко из-за частой повторяемости
речевые клише превращаются в штампы и теряют свою
первоначальную образность.         Например,      стали      шаблонными

выражения: труженики полей, работники прилавка, дать зеленую улицу, получить прописку (закрепиться в новом месте) и др. Следует, однако, отметить, что тенденции к стандартизации в языке газеты противостоит тенденция к усилению экспрессивности, оживлению повествования словами и оборотами из других стилей, в особенности из разговорного.

Синтаксис публицистических произведений в основном книжный, с упорядоченным строем предложения, с развернутыми синтаксическими конструкциями (простые предложения преобладают в таких газетных жанрах, как хроникальная заметка). В целях выразительности используются также элементы синтаксиса разговорной речи¹.

Об ораторском искусстве

Устная монологическая речь состоит из трех частей: вступление, основная часть и заключение. Во вступлении устанавливается связь между темой, слушателями и выступающим с целью привлечь внимание слушателей к предмету изложения.

Каждый оратор должен стремиться к тому, чтобы сделать начало речи

¹  Розенталь Д.Э. Практич. стилистика русского языка: Учебн. для вузов. — М.: Высш. шк., 1987. — с.44-49.

возможно более эффектным, нетрадиционным для данной ситуации. В качестве примера можно привести следующие речевые приемы, которые используются ораторами во вступительной части речи:

ретроспективный обзор затрагиваемой темы;

обоснование необходимости рассмотрения темы с позиций сегодняшнего дня;

разъяснение основных понятий темы;

краткое изложение производственной (или какой иной, в зависимости от аудитории) деятельности слушателей и их трудовых успехов;

перечисление благоприятных предпосылок, облегчающих слушателям восприятие затронутой темы;

изложение ошибок, предрассудков, одностороннего подхода к проблемам темы речи;

использование для установления контакта с аудиторией поговорок, цитат, анекдотов, сравнений;

изложение плана предстоящей речи;

отказ от вступительной части, то есть начать с сути темы.

В основной части с помощью логически безупречных и достоверных аргументов раскрывается суть темы. Аргументация побуждает слушателей к творческому осмыслению темы, приглашает к диалогу и дискуссии.

При изложении основной части выступления оратор должен следить за тем, чтобы предмет речи оставался неизменным, чтобы на него «нанизывались» все аргументы, подчеркивая и укрепляя те или иные его аспекты.

Если у слушателей нет достаточных теоретических знаний по тематике выступления и навыков абстрактного мышления, то лучше использовать метод индукции: от изложения типичных, конкретных, известных явлений переходить к выявлению закономерностей и обобщению. При дедуктивном методе, наоборот, от общих закономерностей переходят к детальным ха­рактеристикам и оценкам конкретных процессов и явлений.

Если оратор предполагает, что слушатели мало склонны принимать выдвигаемые доводы, то самые убедительные и интересные для них аргументы он переносит в начало основной части. В других же случаях сильнейшие аргументы приводятся «под занавес», поскольку готовность слушателей согласиться с выводами при этом постепенно возрастает.

В речи нередко используется такой прием, как смена аспектов в процессе аргументации: посмотреть на проблему с другой стороны; оставить в стороне технический аспект предмета и рассмотреть его с экономических, социальных или иных позиций.

В заключении подводится итог выступления. Здесь также имеются свои особенности. Если оратор не вписался в регламент, то он вынужден прервать выступление на полуслове, что придает речи в целом незавершенность, недосказанность. С другой стороны, излишне затянутое заключение поневоле воспринимается как новая основная часть выступления.

Заключение должно быть естественным и вытекать из содержания и коммуникативной цели выступления, иначе придется прибегать к искусственным фразам типа: «А теперь мне хотелось бы перейти к заключительной части выступления».

Мастерство устной монологической речи приходит с опытом. Некоторые молодые ораторы (и таких не так уж мало) испытывают скованность и даже страх перед публичным выступлением. Не имея достаточного опыта выступлений, они нередко недооценивают свои возможности, не владеют в должной мере психологически целесообразными и риторически эффективными речевыми приемами и тактиками. Вот некоторые причины, вызывающие скованность оратора:

Чрезмерное погружение в собственные переживания. Чтобы исключить или ослабить эту помеху, специалисты рекомендуют сконцентрировать свое внимание на содержании речи, внушая себе при этом: «Представляемая мною позиция важнее моей особы». Но для этого как минимум надо иметь четкую, продуманную позицию.

Недооценка собственных возможностей. Следует заставить себя поверить, что подготовленность к выступлению отличная, собранный по теме материал весьма информативен и должен произвести нужное впечатление на слушателей.

Кстати сказать, одной из обычных причин, по которой люди оказываются непонятыми, является то, что они сами недостаточно ясно понимают, что хотят выразить. Поэтому тщательная подготовка к предстоящей речевой коммуникации позволит поверить в собственные возможности.

Недостаток опыта. Противодействие здесь одно: накапливать опыт. Рекомендуется использовать любую возможность для развития своей коммуникативной компетенции в целом: выступать почаще на семинарах, вступать в дискуссии о спорте, политике, культуре и на другие темы, особенно в кругу друзей.

Ошибочная оценка слушателей. Некоторые молодые ораторы склонны видеть в любом негативном поведении аудитории предвзятое отношение к нему. Иногда это действительно так, но в большинстве случаев аудитория нейтрально или доброжелательно настроена по отношению к оратору, особенно начинающему. Поэтому необходимо приучить себя видеть в слушателях не злонамеренных цензоров, а понимающих партнеров.

Воспоминания о провале. Нужно смириться с мыслью, что одно из выступлений действительно может оказаться неудачным (кстати, даже с опытным оратором может случиться неудача, не говоря уже о том, что далеко не каждое выступление приносит полное удовлетворение). Преодоление последствий неудач является составной частью процесса становления оратора, а осуществляется оно путем скрупулезного анализа выступления, способа изложения информации и аргументации основных положений, вплоть до манеры изложения и невербального поведения в ходе выступления (мимики, жестов, позы и др.).

Ни один оратор, как бы тщательно он ни готовился к выступлению, не

застрахован полностью от неудач. Но опытного оратора отличает быстрое и четкое реагирование на различные неполадки в процессе речи.

К примеру, выступающий вдруг потерял нить выступления, оборвал речь на полуслове и не знает, что говорить дальше. Иной на его месте может просто закончить речь, в лучшем случае затронет новую тему. Что же сделает оратор-профессионал?

Прежде всего сохранит спокойствие: ничего страшного, такое может случиться с каждым, надо найти нить повествования! Собравшись, повторит последнюю высказанную мысль, сначала дословно, а потом другими словами, используя языковую модель: «Я хочу еще раз подчеркнуть...» Если это не помогло, то следует потянуть время. К примеру, превратить мысль последней фразы в начало новой фразы либо рассказать любопытный случай, как бы связанный с последней фразой, — это и украсит речь, и, возможно, поможет вспомнить ее продолжение.

Если и это не дало результата, то придется ответить себе (и аудитории) на вопрос чисто логический: какие выводы следует сделать из высказанной напоследок мысли? Эти выводы и станут той нитью, которая соединит прерванное выступление. Теперь остается комментировать вывод (выводы), и помеха устранена. В противном случае, к сожалению, выступление следует закончить примерно такими словами: «Это в основном все, что я хотел сказать по этому вопросу. Если в ходе дискуссии мне представится возможность высказаться еще раз, я готов дополнить свое выступление».

Еще пример — оратор оговорился. Как тут поступить? Извиниться перед аудиторией: «Прошу прощения, я оговорился. Такое с каждым может случиться. Я, конечно же, имел в виду следующее...», или сделать вид, что никакой оговорки вообще не было? Все зависит от существа оговорки.

Следует быстро определить, меняется ли от этого смысл вы­сказывания? Могут ли слушатели из контекста понять, что в действительности должно было быть высказано? В соответствии с этим и выбирается вариант речевого поведения.

Малозначительные оговорки исправлять не стоит — просто продолжать выступление. Некоторые слушатели вообще не заметят ошибки, а большинство из тех, кто все-таки заметит, будет снисходительно к оратору. Если же из-за оговорки искажается смысл высказывания, необходимо сразу же поправить себя.

Бывает и такое: слушатели зевают, переговариваются друг с другом, ухмыляются, что-то выкрикивают с места, а некоторые даже покидают зал в разгар выступления.

Здесь надо помнить, что не всякая негативная реакция (или принимаемая за негативную) слушателей вызвана оратором или относится именно к нему. Не следует воспринимать ее как личное оскорбление или неуважение к содержанию выступления.

Совсем другие причины могут побудить отдельных слушателей раньше срока покинуть зал: прием у врача или прием у инспектора по жилищным вопросам, вызов на дом мастера по ремонту телевизора, посещение больного и т.д. Возможно, они заранее договорились об этом с организаторами мероприятия, но те не проинформировали оратора (этот факт, кстати, жела­тельно уточнить после выступления).

Не следует спешить, волноваться, если у кого-то из слушателей слипаются глаза. Возможно, они провели бессонную ночь: подготовка к предстоящему экзамену, уход за больным ребенком, затянувшийся домашний праздник и т.д. Поэтому не стоит отпускать в их адрес резких реплик, что может негативно повлиять на оставшихся слушателей. Напротив, рекомендуется оживить свою речь, чтобы как-то удержать внимание слушателей, разнообразить ее речевыми тактиками (примерами из жизни, любопытной информацией, легким юмором) с учетом конкретной речевой ситуации.

Разговоры в аудитории могут быть вызваны тем, что предыдущий оратор высказал то же самое или прямо противоположное, и слушатели обмениваются впечатлениями, а может, обсуждают удачно приведенную

информацию. Если же слушатели сознательно мешают выступлению, то можно указать им на значимость темы выступления и последующего ее изложения для присутствующих и сослаться на авторитет аудитории в целом.

Из зала послышались реплики — опытный оратор быстро оценивает изменение речевой ситуации в связи с этим: помешает ли реплика достижению цели выступления и в какой степени (ни в коем случае, незначительно, существенно). В соответствии с этой оценкой он может либо просто игнорировать реплики, либо отмечать их, либо аргументированно отвечать на них сразу же или в соответствующем месте выступления.

Проигнорировать можно реплику незначительную или банальную. Если слушатель повторяет ее, можно предложить ему высказать свое мнение в выступлении. Если реплика представляет, по мнению оратора, определенный интерес для решения затронутой проблемы, то следует рассмотреть ее сразу или пообещать вернуться к ней при изложении соответствующей части выступления. Но не забыть обязательно вернуться!

Если же ясно, что грубой репликой слушатель хочет сбить или вывести из равновесия оратора, подвергая при этом сомнению саму цель выступления, то желательно сразу же переходить в наступление и остроумными и неожиданными выражениями парировать реплики с места, конечно, не опускаясь при этом до оскорбительных фраз.

Художественный стиль

Художественный стиль - это стиль художественной литературы, призванный создавать образы, воздействовать на эмоции и воображение читателя.

Особенность языка художественной литературы составляют:

1) единство коммуникативной и эстетической функций;

2) широкое использование изобразительно-выразительных средств;

3) экспрессивно-стилистической окраска и субъективная оценка;

4) проявление творческой индивидуальности автора.

Следует отметить, что язык художественной литературы оказывает
большое влияние на развитие литературного языка, с одной стороны,
отражая его, а с другой - во многом создавая. Образность слова обусловлена
его художественной мотивированностью, назначением и местом в составе
художественного произведения, соответствием его образному содержанию.
Слово в художественном контексте двупланово: будучи единицей
номинативно-коммуникативной, оно служит также средством создания
художественной            выразительности,            создания           образа.

Средства образности, использующиеся в художественном стиле, называются тропы (от греч. «образ»). Тропы: метафора, метонимия, синекдоха, эпитет, литота, гипербола, сравнение, перифраза, олицетворение, аллегория, эвфемизм, дисфемизм и др.¹

Разговорный стиль

Разговорный стиль - это стиль бытового общения. Он противопоставлен книжным стилям; ему одному присуща функция общения (а не только сообщения), он образует систему, имеющую особенности на всех ярусах языковой структуры: в фонетике (точнее, в произношении и интонации), лексике, фразеологии, словообразовании, морфологии, синтаксисе.

Не следует, однако, буквально понимать противопоставление «литературный язык — разговорный язык», т. е. выводить последний за пределы литературного языка: имеются в виду две разновидности последнего, обладающие каждая своей системой, своими нормами, но в одном случае это кодифицированный (строго систематизированный, упорядоченный) литературный язык, а в другом—некодифицированный (с более свободной системой, меньшей степенью регламентации), но тоже литературный язык (за пределами которого находится частично включаемое

Подробнее см. Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка: Учебник для вузов. — М.: Высшая школа, 1987 - С. 378-388.

в литературную речь, частично выходящее за ее рамки так называемое просторечие).

Разговорный стиль находит свое выражение как в письменной форме (реплики персонажей в пьесах, в отдельных жанрах художественной и публицистической литературы, жанрах художественной и публицистической литературы, записи в дневниках, тексты писем на обиходные темы), так и в устной. При этом имеется в виду не устная публичная речь (доклад, лекция, выступление по радио или телевидению, на суде, на собрании и т. п.), которая относится к кодифицированному литературному языку, а неподготовленная диалогическая речь в условиях свободного общения участников. Для последнего случая используется термин «разговорная речь».

Разговорная речь характеризуется особыми условиями функционирования, к которым относятся отсутствие предварительного обдумывания, т.е. неподготовленность (спонтанность возникновения речи), высокая эмоциональность, экспрессия, наличие субъективных оценок, непринужденность речевого акта, связанная с отсутствием официальности в отношениях между ними и в самом характере высказывания. Большую роль играет контекст ситуации (обстановка речевого общения) и использование внеязыковых средств (мимика, жесты, реакция собеседника).

К чисто языковым особенностям разговорной речи относятся использование внелексических средств (интонация — фразовое и эмфатическое (эмоционально-выразительное) ударение, паузы, темп речи, ритм и т. д.), широкое употребление обиходно-бытовой лексики и фразеологии, лексики эмоционально-экспрессивной (включая частицы, междометия), разных разрядов вводных слов, возможность использования жаргона, просторечия, диалекта, своеобразие синтаксиса (эллиптические и неполные предложения различного типа, слова-обращения, слова-предложения, повторы слов, разрыв предложений вставными конструкциями, ослабление и нарушение форм синтаксической связи между частями

высказывания, присоединительные конструкции и т. д.).

Разговорной речи свойственна экспрессивность не только в лексическом плане, но и в плане синтаксическом. Например, отрицательный ответ на вопрос Успеем? Чаще всего оформляется такими вариантами; Где там успеем!; Куда там успеем!; Какое там успеем!; Хорошенькое дело — успеет! Так тебе и успеем!; Прямо — успели!; и т. п., и весьма редко слышится ответ: Нет, мы не успеем.

Помимо своей прямой функции — средства общения, разговорная речь выполняет и другие функции: в художественной литературе она используется для создания словесного портрета, для реалистического изображения быта той или иной социальной среды, в авторском повествовании служит средством стилизации, при столкновении с элементами книжной речи может создавать комический эффект («Кушать подано, идите жрать, пожалуйста» к/ф «Джентльмены удачи»).

Функциональные стили нельзя смешивать, так как у каждого из них своя, четко определенная функция. Нарушение приведет к стилистическим ошибкам: неправильному сочетанию слов, неверному словоупотреблению и др., нарушениям при создании того или иного жанра и безграмотности.