Реализация группового проекта: критический анализ проекта, управление временем

Цель работы: Ознакомиться с принципом организации и распределения времени для достижения максимальной эффективности в проектной работе.

Порядок выполнения работы:

1. Провести критический анализ проекта, основываясь на знания критериев оценки проекта.

2. Выявить узкие места разрабатываемого проекта, провести работу по разработке необходимых изменений в проекте с использованием методики Kanban и ТРИЗ.

3. Провести оценку необходимых временных затрат для доработки проекта, распределить обязанности согласно компетенций команды и приступить к доработке проекта.

Критический анализ проекта

При осуществлении оценки готовности и качества разрабатываемого конечного продукта как анализируемого материала, необходим честный и непредвзятый подход. Поэтому главными критериями здесь выступают объективность и всестороннее рассмотрение, тестирование и выявление неточностей, а также выявление отклонений от конечного планируемого результата при применении цифровых инструментов.

Применение каждого цифрового инструмента в научном продукте носит прикладной характер и преследует определённые цели и задачи, которые команда ставит в начале работы над проектом.

В нашем случае анализировать критически означает проверить влияние используемых цифровых решений и цифрового мультимедийного контента на достижение этих целей и задачи, а также, используя детальный разбор проекта, подтвердить или опровергнуть правильность использования применяемого инструментария и контента.

Применение Kanban и ТРИЗ для корректировки проекта

Необходимо расписать задачи по реализации научного проекта, полученные после его критической оценки, с учетом применения ранее полученных знаний по методике Kanban. Осуществить коллективное обсуждение трудностей в реализации проекта, используя оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастичных (мозговой штурм). Распределить полученные идей для реализации среди членов команды, осуществить поиск и/или подбор необходимого графического контента.

Применить знания, полученные при знакомстве с ТРИЗ для решения поставленных задач пор визуализации контента.

Управление временем

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) - это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности. В нашем случае необходимо некоторые из них преобразовать для корректной работы над проектом:

•   Постановка целей и конкретизация задач

•   Планирование и распределение времени

•   Делегирование задач и управление ресурсами

•   Анализ затрат времени

•   Фиксация времени

•   Приоритизация

•   Составление списков

•   И многие другие

Эффективное использование знаний в области тайм менеджмента позволяет нам гибко встроить работу над разработкой цифрового проекта в учебный процесс, адаптируя свободное время (как ресурс) и пространство.

Наш мозг может удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается нами как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая с проектом, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – по окончанию выделенного для работы времени испытываем беспокойство, и раздражение на любые новые вводные.

Ощущение собственной неэффективности не позволяет продвинуться в реализации проекта и подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию.

Первый помощник в управлении временем и собственными силами – планирование.

Планирование помогает организовать последовательный процесс работы над цифровым продуктом, выстроить делегирование, организовать совместную командную работу, и систему контроля исполнения задач, принимать оптимальные решения.

8.3.1 Парадоксы планирования

Обычно рабочий процесс представляется в виде реализации конкретной задачи, с учетом виденья и знания ресурсов, необходимых для ее реализации. Но растущее количество вводных заставляет нервничать, выходя за комфортные для мозга 7(±2) области внимания и происходит потеря контроль происходящего. Мозг, боясь не успеть, вынужденно ускоряет процесс. Работа на предельных скоростях снижает концентрацию внимания и качество реализуемых решений, а следовательно, проблем становится больше, качество рабочего взаимодействия внутри команды ухудшается. Круг замыкается.

Рисунок 1 - Замкнутый круг проблем

Решить все задачи одновременно невозможно, поскольку количество новых вводных (новых обстоятельств и возникших в связи с ними задач) будет только расти.

Критически важно в работе над проектом расставлять приоритеты и заниматься только приоритетными делами на данный момент времени.

Пожиратели времени

Для использования времени, отведенного для решения поставленных задач, более эффективно, необходимо детально разобрать технический процесс и определить факторы, оказывающие влияние на его нерациональное использование.

Поэтому, необходимо контролировать рациональность использования отведенного времени с помощью хронометража, исключая и фиксируя в процессе работы над задачей сторонние отвлекающие факторы, не оказывающие качественного влияния на реализуемую задачу.

Собрав информацию, можно получить список того, что подрывает деятельность и не позволяет эффективно использовать отведенное время. Рассмотрим несколько основных виновников снижения производительности в ходе выполнения задач.

• Неясные цели (когда задача не расписана и не имеет четкого определения).
• Не согласована методика достижения цели (когда выполнение работы производится не оптимальными способами для задачи).
• Нет приоритетов задач (когда происходит потеря в задачах).
• Неумение говорить обоснованное «Нет» несоответствующим задачам (когда берете на себя дополнительные задачи, не справившись с текущими).
• Большое количество заданий, требующих высокой концентрации (когда нет понимания, на чем концентрироваться).
• Не видны перспективы выполняемых задач (когда не знаете конечных целей выполнения задачи).
• Отсутствие собственной мотивации (когда у вас нет желания заниматься задачей).
• Недостаточная координация с другими членами команды («пожарные команды»: когда все вокруг пытаются потушить возникший пожар – задачи, которые нужно было решить ранее, в том числе с вашим привлечением).
• Недостаточное делегирование работы (когда делаете все сами).
• Недостаточно организованное хранение, подбор и передача информации членам команды (когда тратите дополнительное время на поиск необходимой информации).

Ну и, конечно, есть еще три важных личных фактора, зависящих от каждого члена команды.

• Личная неорганизованность и недостаточная самодисциплина.
• Тлеющие конфликты внутри команды.
• Стремление собрать всю информацию до принятия решения – перфекционизм излишен, он только замедляет выполнение задачи.

С учетом полученных и собранных знаний, а также критической оценки проекта необходимо выстроить приоритеты в реализации вновь поставленных задач.

Контрольные вопросы

1. Что предполагает критический анализ проекта?

2. Что такое система Kanban?

3. Что такое ТРИЗ?

4. Суть использования системы Kanban в проектной деятельности?

5. Суть метода решения поставленных задач на основе мозгового штурма?

6. С какой целью осуществляется делегирование задач членам команды?

7. Что такое пожиратели времени?

8. Количество факторов, на которых человек способен одновременно удерживать внимание?

Лабораторная работа № 9