Ознакомление с делопроизводством и работой кадровых служб предприятия, с методологией бухгалтерской учета и отчетности

 

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов ООО ТД «Агрегат», служит номенклатура дел. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел ООО ТД «Агрегат»); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В ООО ТД «Агрегат» конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного годаСводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) являются наименования структурных подразделений.

Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме (рис. 2).

 

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
01-03	Устав фирмы		Пост., ст. 37
01-04	Положения о структурных подразделениях		Пост., ст. 38
01-05	Штатное расписание		Пост., ст. 52

Рис. 2. Форма номенклатуры дел

 

Проект номенклатуры дел ООО ТД «Агрегат» рассматривается и одобряется ЭК ООО ТД «Агрегат», визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем ООО ТД «Агрегат».

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утвержденный руководителем ООО ТД «Агрегат», имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи ООО ТД «Агрегат» не меняются, согласованная ранее номенклатура перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем ООО ТД «Агрегат» на следующий год, В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, частей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел подсчитывается количество дел постоянного хранения, длительного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно) (рис. 3).

 

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного	12	4
Длительного (свыше 10 лет)	16	8
Временного (до 10 лет включительно)	39
Итого	67	12

Рис. 3. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

 

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью можно быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Порядок формирования, хранения и оформления дел - на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству ООО ТД «Агрегат» с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники ООО ТД «Агрегат», ответственные за формирование и хранение дел.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В структурных подразделениях выделяют лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляют ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

В настоящее время в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, количество документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах, стремительно растет. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами - в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

Решение этой задачи возможно при условии использования системы автоматизированного делопроизводства, которая предоставляет следующие возможности:

1) ввод, подготовка и редактирование документов;

2) составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти персонального компьютера (ПК);

3) осуществление регистрации документов;

4) осуществление контроля исполнения документов;

5) систематизация документов, формирование дел;

6) хранение и поиск документов;

7) обмен документами с руководством и сотрудниками;

8) пересылка документов.

Автоматизация процедур делопроизводства позволяет значительно повысить производительность труда за счет сокращения времени на составление, обработку и передачу документов и снизить затраты на их хранение. В результате работа с документами становится более оперативной и эффективной.

. Рассмотрение порядка ценообразования на предприятии

 

Основным принципом, на котором ООО ТД «Агрегат» строит взаимоотношения со своими клиентами и партнерами, является принцип взаимовыгодного сотрудничества и установления партнерских отношений.

Для воплощения данного принципа в жизнь разработано «Положение по обслуживанию клиентов».

Положение по обслуживанию клиентов

. Общие положения

Настоящее положение определяет порядок и качество обслуживания клиентов.

. Порядок приема и рассмотрения заявок

. Обслуживание юридических лиц осуществляется на основании поданной заявки.

. Заявки подаются на фирменном бланке за подписью руководителя и должны включать в себя информацию об объеме отгружаемой продукции, требуемых фракциях, места и способе отгрузки, а в случае железнодорожной поставки указывается станция назначения.

. Порядок отгрузки и оплаты

. Отгрузка осуществляется в течении пяти рабочих дней на основании утвержденных для клиента лимитов отгрузки и 100% предоплаты за отгружаемую продукцию.

. Счет оплачивается в течение трех банковских дней с момента выставления.

. Иной порядок может быть установлен только по решению Генерального директора на основании официального письма клиента.

. Условия и размер предоставляемых скидок

Скидки предоставляются только на основании утвержденного Генеральным директором положения о скидках.

. Качество и оперативность обслуживания

Отдел продаж для обеспечения качества и оперативности обслуживания должен:

в течение 3 рабочих дней сообщить о результатах рассмотрения заявки, а в случае наличия договора и приложений, устанавливающих ежемесячные объемы отгрузки подтвердить их у клиента;

по запросу клиента после согласования поданной заявки в течение 1 рабочего дня выставить счет;

по запросу клиента в течение 1 рабочего дня предоставлять всю необходимую для отгрузки и приобретения продукции информацию.

Кроме того, в компании внедряется система оперативного и качественного обслуживания клиентов, которая позволяет клиенту:

оперативно получить всю необходимую информацию по вопросам сотрудничества и приобретения продукции;

в режиме реального времени получить информацию об остатках на складе и возможности отгрузки;

в удобной и простой форме подать заявку;

после утверждения заявки оперативно оформить заказ и все необходимые документы;

получить информационную поддержку по своему заказу за пределами рабочего времени;

получить индивидуальный подход, гибкие условия работы, скидки и бонусы;

получить гарантии качества продукции и сроков поставки.

. Особые условия

. Особые условия определяются индивидуально из объемов закупок продукции клиентом и истории сотрудничества.

Типовая форма договора представлена в приложении.