Отчет по практической работе 8

«Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных
 мероприятий».

1 Цель работы: научиться организовывать совещания.

2 Ход работы:

. Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Совещание ­ это	Форма делового общения коллектива с целью обмена информацией  и принятия коллективного решения по актуальным для данного коллектива проблемам, по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
С чего начинается работа по подготовке совещания?	С указания руководителя о необходимости проведения совещания, выносимых на него вопросов и привлекаемых лицах.
Что указывается в повестке дня?	Вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Что должен знать секретарь, чтобы приступить к организации совещания?	Повестку дня и предполагаемый круг участников.
Какие документы необходимо разослать участникам совещания?	Доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.
Какие документы составляет секретарь на подготовительном этапе?	Повестка дня, в которой формулируются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа.
Когда начинается обслуживание совещания?	В день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне.
Что такое документирование совещания?	Запись процесса обсуждения внесенных на повестку дня вопросов.
Что такое протокол совещания?	Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
Как можно вести запись совещания?	Можно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись, протоколировать.
Кто ведет протокол?	Секретарь или специально назначенное лицо.
Как оформляется протокол?	По форме общего бланка.

 

Задание 2.2

1. Изучить и описать подготовительные организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, входящие в обязанность секретаря.

· - оповещает предполагаемых участников;

· - составляет уточненный список участников совещания;

· - подготавливает, размножает и рассылает участникам документы, намечаемые для коллегиального обсуждения (доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков);

· - составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов;

· - организовывает рабочую группу по обслуживанию совещания;

· - выясняет финансовые затраты, необходимые для проведения совещания;

· - для больших совещаний продумывает культурную программу;

· - размещает иногородних участников совещания;

· -заботится о транспортном обеспечением участников;

· - выбирает помещение для проведения совещания и занимается его техническим оснащением.

2. Составить повестку дня совещания.

1. О Государственном Стандарте по делопроизводству.

Доклад преподавателя Осиповой В.М.

2. О проекте государственного стандарта по архивоведению.

Доклад председателя цикловой комиссии Беловой Н.А..

       

3. Изучить и описать операции, которые проводит секретарь в первый день совещания, а если есть приглашенные из других городов, то накануне?

· - встречу с участниками;

· - регистрацию участников;

· - проставление отметок на командировочных удостоверениях.

Задание 2.3 Оформить протокол совещания (по приведенному макету).

Задание 2.4 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

 

1. Когда можно начинать организацию совещания?

МАКЕТ ПРОТОКОЛА

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

 

ПРОТОКОЛ

00.00.0 № 00

 

Место составления

 

Форма заседания

Председатель     И.О. Фамилия

Секретарь           И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел (указываются инициалы, фамилия или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом).

 

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка).

Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

       2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).

 

1 СЛУШАЛИ:

Фамилия (в именительном падеже) И.О. – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

 

ВЫСТУПИЛИ:

       Фамилия И.О. – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

 

ПОСТАНОВИЛИ:

       1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

       1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

 

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

 

Председатель                            (подпись)                                    И.О. Фамилия

Секретарь                                   (подпись)                                    И.О. Фамилия