Работа, выполняемая секретарем в течение каждого дня, условно делится на:

· повторяющуюся и неповторяющуюся;

· сложную и простую;

· срочную и несрочную.

2. При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен: выберите несколько вариантов ответа

· переделать план работы на день;

· проинформировать об этом руководителя;

· во чтобы то ни было выполнить план работы на день;

· предложить вариант решения проблемы.

Отчет по практической работе 4

«Взаимодействие секретаря с руководителем. Организация работы
по обслуживанию руководителя».

1 Цель работы: научится правильно организовывать работу по обслуживанию
руководителя.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

 

Вопросы	Ответы
Что должно стать началом совместной работы руководителя и секретаря?	Вводная беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководителю.
Если этап вводной беседы не состоялся?	Секретарю придётся самостоятельно разобраться в характере своего руководителя, стиле его работы, привычках. В результате страдает дело, усиливается вероятность ошибок и возникают отношения недоверия между руководителем и секретарем.
Должна ли секретарь наводить порядок на столе руководителя?	Да, если руководитель не против.
Как рекомендуется планировать отпуск руководителя и секретаря и руководителя?	На одно и то же время.
Какие вопросы может самостоятельно решать секретарь?	Текущие вопросы, не вызывающие сомнения

 

Задание 2.2

1. Описать, что должен рассказать руководитель секретарю во время вводной беседы?

О методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать и т. д. Важно проинформировать секретаря об основных направлениях деятельности учреждения, достижениях в отрасли. Облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой учреждения, канцелярии, с сотрудниками.

2. Описать, какие две ситуации бывают при знакомстве секретаря с руководителем?

· Руководитель испытывает способности своего секретаря наилучшим образом и дает ему широкую инициативу:

· Не хочет выявлять способности секретаря. В этом случае секретарь должен ненавязчиво и дипломатично показать руководителю свои деловые качества.

3. Описать, какие основные необходимые качества секретаря для успешной работы с руководителем?  - Такт; преданность, предусмотрительность и инициатива.

 

Задание2.3 Изучив тему, ответьте на вопрос:

 

Какие документы не должны передаваться на рассмотрение руководителю:

· Документы вышестоящих организаций;

· Имеющие конкретного исполнителя;

· Важные документы, касающиеся деятельности организации.

В общении с младшими коллегами секретарю необходимо:

Выберите несколько правильных ответов

· использовать полную форму личного общения;

· удерживать инициативу;

· оказывать знаки внимания;

· оказывать помощь и поддержку;

· опекать младшего коллегу.

3. Хороший специалист — это не тот человек, который знает все, а тот, который: - знает, где найти информацию

В перечне основных обязанностей руководителя уберите лишнюю:

· обработка информации;

· постановка целей и задач;

· планирование;

· подготовка и реализация управленческого решения;

· подготовка и передача документов в архив;

· контроль реализации управленческого решения.

5. Какое из требований наиболее важно в профессии секретаря:

· умение эффективно взаимодействовать с людьми

· вежливость

· создание психологического комфорта в офисе

6.  Секретарю необходимо:

· знать основные направления работы руководителя и фирмы

· знать увлечения руководителя

· знать все новости дня

7. Секретарь должен уметь:

· выбрать для руководителя важные факты и информацию

· возразить руководителю на его порицания

· самостоятельно решать все вопросы