Заглавная страница
Избранные статьи
Случайная статья
Познавательные статьи
Новые добавления
Обратная связь

ТОП 10 на сайте

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Техника нижней прямой подачи мяча.

Франко-прусская война (причины и последствия)

Организация работы процедурного кабинета

Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний

Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Обработка изделий медицинского назначения многократного применения

Образцы текста публицистического стиля

Четыре типа изменения баланса

Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву

Мы поможем в написании ваших работ!

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Влияние общества на человека

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Практические работы по географии для 6 класса

Организация работы процедурного кабинета

Изменения в неживой природе осенью

Уборка процедурного кабинета

Сольфеджио. Все правила по сольфеджио

Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления

Главная Избранные Случайная статья Познавательные Новые добавления Обратная связь FAQ

Отчет по практической работе 1

Стр 1 из 8Следующая ⇒

Отчет по практической работе 1

«Организация секретарской службы.»

1 Цель работы: изучить правила организации секретарской службы.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Какая основная задача секретарской службы?	Документационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.
На какие две группы разделяются все операции, выполняемые секретарем?	Документационные и организационные.
Какие операции проводятся с входящими документами?	Передача документов на рассмотрение руководству.
Что появляется на документе, переданном руководству при получении их от него?	Указания и резолюции о порядке исполнения этих документов.
Какие операции совершает секретарь при приеме документов от работников организации?	Передачу на рассмотрение руководству; изготовление документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); копирование и размножение.
Какие документы передаются работникам организации?	Поступившие от руководства с резолюциями; направляемые в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступившие после изготовления.
Какого вида контроль осуществляет секретарь?	За исполнением документов и поручений руководства
За сохранность чего отвечает секретарь?	Всех документов.
Имеет ли право секретарь давать указания работникам служб и подразделений от имени руководителя?	Да.
Какие вопросы может самостоятельно решать секретарь?	Текущие вопросы, не вызывающие сомнения

Задание 2.2

1. Изучить и описать состав документационных операций, выполняемых секретарем.

· Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

· Прием и отправка исходящих документов.

· Прием документов от работников организации: для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); для копирования и размножения.

· Передача работникам организации документов: поступивших от руководства с резолюциями; направляемых в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступивших после изготовления.

· Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

· Оформление и хранение документов, а также печатей и бланков.

· Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

· Обеспечение сохранности документов.

2. Изучить и описать состав организационных операций, выполняемых секретарем.

· Подготовка рабочего места руководителя.

· Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

· Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

· Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

· Подготовка служебных командировок руководства.

· Подготовка совещаний, заседаний.

· Подготовка материалов по указанию руководства.

3. Изучить и описать права секретаря.

давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений;
выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя;
самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения;
составлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя;
не принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов.
замещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время;
устанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ::

1. Секретарь должен отличаться высоким уровнем:

ü коммуникабельности

ü надежности

ü самоорганизованности

2. При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование:

ü умение организовывать свою работу

ü сохранение служебной тайны

ü специальное образование

3. Одно из основных личных качеств, которое необходимо для выработки деловых качеств:

ü любознательность

ü доброжелательность

ü умение адаптироваться

4. Внешний вид секретаря должен всегда отличаться:

ü скромностью

ü умением одеваться с учетом деловой обстановки:

ü привлекательностью

Задание 2.2

1. На своем рабочем столе смоделировать рабочее мест о секретаря.

2. Разложить правильно документы в ящиках стола.

3. Разложить предметы, необходимые для работы, обосновать их выбор.

4. Расставить личные вещи вокруг рабочего стола.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ:

Задание 2.2

1. Описать основные правила организации рабочего дня секретаря.

· постепенное вхождение в работу;

ритмичность труда;
обязательное чередование труда и отдыха;

· планирование работы.

2. Составить примерную схему первой половины рабочего дня секретаря.

· Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя, для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

· Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

· Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать..

· По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям..

· Просмотреть поступившие обзоры, приглашения, сообщения о конференциях, встречах, юбилеях и др. мероприятиях. Даты и время проведения записать в своем дневнике-календаре.

· Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

· Оставить у себя документы, необходимы для текущей информационно-справочной работы.

· Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

· Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, сделать пометки в своих записях. Отмененные мероприятия зачеркиваются.

· Передать по телефону (или лично) указания руководителя исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

· Работа с посетителями, телефонные переговоры.

· Подшивка исполненных документов в дела.

· Выполнение работ на компьютере.

· Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

3. Составить примерную схему второй половины рабочего дня секретаря.

· Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

· Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

· Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

· Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

· Наметить мероприятия на следующий день.

4. Составить примерную схему конца рабочего дня секретаря

· Просмотреть свой дневник и проинформировать отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию и т. п.).

· Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

· Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, выключить из сети технические средства.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ:

Задание 2.2

1. Описать, что должен рассказать руководитель секретарю во время вводной беседы?

О методах своей работы, привычном для него стиле, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать и т. д. Важно проинформировать секретаря об основных направлениях деятельности учреждения, достижениях в отрасли. Облегчит процесс вхождения в работу знакомство со структурой учреждения, канцелярии, с сотрудниками.

2. Описать, какие две ситуации бывают при знакомстве секретаря с руководителем?

· Руководитель испытывает способности своего секретаря наилучшим образом и дает ему широкую инициативу:

· Не хочет выявлять способности секретаря. В этом случае секретарь должен ненавязчиво и дипломатично показать руководителю свои деловые качества.

3. Описать, какие основные необходимые качества секретаря для успешной работы с руководителем? - Такт; преданность, предусмотрительность и инициатива.

Задание2.3 Изучив тему, ответьте на вопрос:

Задание 2.2

1. Изучить и описать в чем заключаются функции секретаря по подготовке к командировке руководителя?

· подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и т.п.

· печатает программу командировки, с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия.

2. Какую информацию содержит предварительная программа командировки?

· дату отправления, прибытия, продолжительность поездки;

· способ передвижения;

· бронирование мест в гостиницах;

· места посещения и проезд к ним;

· отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (наименования, адреса, телефон).

3. Опишите перечень документов, необходимых руководителю в командировке:

· паспорт (при необходимости загранпаспорт);

· авиабилеты или железнодорожные билеты;

· командировочное удостоверение;

· служебное задание.

Задание 2.3 Заполнить командировочное удостоверение, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

От 5 января 2004 г. № 1

			Код

Форма по ОКУД

0301024

ГБПОУ РО ТМК

по ОКПО

Наименование организации

		Номер документа	Дата составления
	КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ	54	07.10.2020

Табельный номер

Работник

Иванова Татьяна Ивановна

Фамилия, имя, отчество

Отдел кадров

Структурное подразделение

Секретарь

Командируется в

Г.Ростов, ЗАО «БЕТА»

Сдачи документов

Цель командировки

на

Выбыл из

Г.Таганрог

Прибыл в

Г.Ростов

“

”

Октября

г.

“

”

Октября

г.

Нач. отдела кадров

С. Сидоров

Секретарь

А .В.Папков

Должность

Личная подпись

Должность

Личная подпись

С.С.Сидоров

А.В.Папков

Расшифровка подписи

М.П.

Выбыл из

Г.Ростова

Прибыл в

Г.Таганрог

“

”

Октября

г.

“

”

Октября

г.

Секретарь

А .В.Папков

Нач. отдела кадров

С. Сидоров

Должность

Личная подпись

Должность

Личная подпись

А.В.Папков

С.С.Сидоров

Расшифровка подписи

М.П.

Унифицированная форма № Т-9
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301022
ГБПОУ РО ТМТ		по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
ПРИКАЗ	98	07.10.2020

(распоряжение)
о направлении работника в командировку

Направить в командировку:

	Табельный номер
Иванову Татьяну Ивановну	22

(фамилия, имя, отчество)

Отдел кадров

(структурное подразделение)

Секретарь

(должность (специальность, профессия))

Г.Ростов, ЗАО «БЕТА»

(место назначения (страна, город, организация))

сроком на

календарных дней

“

”

октября

2020

г. по “

”

октября

2020

г.

с целью	для сдачи документов

Командировка за счет средств	бюджетных
	(указать источник финансирования)

Основание (документ, номер, дата):	служебное задание №101 от 07 октября 2020 г.
(служебное задание, другое основание (указать))

Руководитель организации	Директор				Л.И.Прорерва
	(должность)		(личная подпись)		(расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен	Иванова	“		”		20		20г.
	(личная подпись)

Унифицированная форма № Т-10а
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301025

ГБПОУ РО ТМТ

по ОКПО

(наименование организации)

	Номер документа	Дата составления
СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ	101	07.10.2020

Задание 2.2

1. Изучить правила ведения служебных телефонных переговоров.

2. Изучить действия секретаря при передаче телефонограммы.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Вам звонят по телефону и требуют соединить с начальником. Ваши действия?

2. Вам нужно позвонить по телефону в бухгалтерию какой-либо организации и узнать вопрос, интересующий вашего начальника. Ваши действия?

3. Каких рекомендаций желательно придерживаться в тех случаях, когда звонят секретарю?

4. Что следует сделать в конце разговора?

5. Кто заканчивает разговор первым?

6. Каких рекомендаций желательно придерживаться в тех случаях, когда звонит секретарь?

7. Как быть, если при междугороднем телефонном разговоре нужный сотрудник отсутствует?

Задание 2.2

1. Изучить и описать, что должен сделать секретарь при входе посетителя?

· отложить все дела, встать и поприветствовать вошедшего;

· - установить причину посещения;

· - определить, сможет ли справиться с этим вопросом кто-либо из заместителей руководителя или других сотрудников фирмы и направить посетителя к ним;

· - предупредить руководителя о посетителе, если вопрос можно решить только с ним;

Задание 3. Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Как быть, если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует?

2. Действия секретаря при приеме командированных работников.

3. Действия секретаря при приеме делегаций.

4. Действия секретаря при приеме сотрудников своего предприятия по текущим вопросам.

Задание 2.2

1. Изучить и описать подготовительные организационно-технические мероприятия по подготовке совещания, входящие в обязанность секретаря.

· - оповещает предполагаемых участников;

· - составляет уточненный список участников совещания;

· - подготавливает, размножает и рассылает участникам документы, намечаемые для коллегиального обсуждения (доклады или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков);

· - составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов;

· - организовывает рабочую группу по обслуживанию совещания;

· - выясняет финансовые затраты, необходимые для проведения совещания;

· - для больших совещаний продумывает культурную программу;

· - размещает иногородних участников совещания;

· -заботится о транспортном обеспечением участников;

· - выбирает помещение для проведения совещания и занимается его техническим оснащением.

2. Составить повестку дня совещания.

1. О Государственном Стандарте по делопроизводству.

Доклад преподавателя Осиповой В.М.

2. О проекте государственного стандарта по архивоведению.

Доклад председателя цикловой комиссии Беловой Н.А..

3. Изучить и описать операции, которые проводит секретарь в первый день совещания, а если есть приглашенные из других городов, то накануне?

· - встречу с участниками;

· - регистрацию участников;

· - проставление отметок на командировочных удостоверениях.

Задание 2.3 Оформить протокол совещания (по приведенному макету).

Задание 2.4 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Когда можно начинать организацию совещания?

МАКЕТ ПРОТОКОЛА

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

справочные данные об организации

ПРОТОКОЛ

00.00.0 № 00

Место составления

Форма заседания

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали 00 чел (указываются инициалы, фамилия или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом).

Повестка дня:

1. Первый вопрос (формулировка).

Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже).

2. Второй вопрос (формулировка). Доклад (оформление аналогичное).

1 СЛУШАЛИ:

Фамилия (в именительном падеже) И.О. – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть приведена должность выступающего).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.п.), исполнитель (должностное лицо, структурное подразделение), срок исполнения.

1.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

Председатель (подпись) И.О. Фамилия

Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

В дело № за г. Должность Подпись Дата

ПРОТОКОЛ

03.09.2020 №5

г.Таганрог

Комиссии

Председатель - Медведев П.Б.
Cекретарь - Антонова И.М.

Присутствовали: Аксенова К.З.,
Лобов М.К..

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О Государственном Стандарте по делопроизводству.

Доклад преподавателя Осиповой В.М.

2. О проекте государственного стандарта по архивоведению.

Доклад председателя цикловой комиссии Беловой Н.А.

1. СЛУШАЛИ:

Осипова В.М.- изложение содержания доклада.

ВЫСТУПИЛИ:

Макаренко В.Б., нач. учебного отдела - необходимо учесть специфику делопроизводства в учебном заведении при внедрении предлагаемого ГОСТ.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Проект стандарта утвердить.

1.2. Установить срок введения стандарта в действие с 01.10.2020.

1.3. Контроль за введением стандарта возложить на преподавателя Осипову В.М.

2. СЛУШАЛИ:

Белову Н.А. - Доклад прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

Егоров А.И., преподаватель архивоведения - содержание выступления.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Утвердить...........

2.2. Установить.........

Председатель подпись П.В.Медведев

Секретарь подпись И.М.Антонова

Забелина Юлия Андреевна, секретарь директора,

31-67-01, Zabelinа-tmt@yandex.ru

В дело 08-15 за 2020 г. Секретарь Лебедева 15.03.2021 №48/08-15

Задание 2.2

1. Изучить и описать, что необходимо знать секретарю для работы с конфиденциальными документами?

Критерии ценности информации и методы выделения ценных документов; порядок документирования конфиденциальных сведений и работы персонала с конфиденциальными материалами; систему движения, обработки и хранения конфиденциальных документов; методы защиты информации при работе с посетителями, проведении совещаний и переговоров.

2. Изучить и описать типовые направления, включаемые в систему защиты информации?

· правовое регламентирует правоотношения в области применения методов и средств защиты;

· организационное регламентирует состав защищаемой информации, технологию обработки информации, порядок работы с персоналом;

· инженерно-техническое регламентирует защиту недокументированной информации от перехвата ее с помощью технических средств разведки, а также охрану здания, помещений и персонала фирмы;

· программно-аппаратное регламентирует защиту электронной информации в компьютерах и сетях;

· криптографическое регламентирует методы шифрования информации при обработке ее на ЭВМ и передачи по каналам связи.

3. Составить список документов, кот. можно отнести к конфиденциальным.

· в государственных структурах – документы, проекты документов и материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения или содержащие сведения, имеющие юридически не подтвержденный, рабочий характер (например, черновики документов);

· в предпринимательских структурах – документы, содержащие сведения, которые их собственник в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой, банковской, предпринимательской тайне

· документы и базы данных, фиксирующие любые персональные сведения о гражданах, тайну предприятия связи, сферы обслуживания и т.п., а также несекретные технические новшества, пака не переданные для патентования.

4. Описать характеристики документов долговременного периода конфиденциальности?

Программы и планы развития бизнеса, технологическая документация, изобретения и др. имеют усложненный способ обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя.

5. Описать характеристики документов кратковременного периода конфиденциальности?

Имеют оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных мер безопасности.

6. Описать, что включают перечни конфиденциальных сведений и документов?

Действительно ценные сведения, касающиеся деятельности фирмы.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо уметь ответить на следующие контрольные вопросы:

1. Какими могут быть информационные ресурсы организации (документы, в т.ч. записанные на электронных носителях) в соответствии с правовыми, экономическими и другими ее интересами?

2. Что подразумевается под информационными ресурсами, отнесенными законом к категории ограниченного доступа к ним любых лиц?

3. Какие несекретные информационные ресурсы, именуются конфиденциальными?

4. Какие документы нельзя относить к конфиденциальным?

5. Что включают в себя конфиденциальные документы и недокументированная конфиденциальная информация ограниченного доступа?

6. Какие типовые направления включаются в систему защиты информации?

7. Перечислить обязанности секретаря по ведению конфиденциального делопроизводства.

Отчет по практической работе 1

«Организация секретарской службы.»

1 Цель работы: изучить правила организации секретарской службы.

2 Ход работы:

Задание 2.1 Ответить на вопросы:

Вопросы	Ответы
Какая основная задача секретарской службы?	Документационное и организационное обеспечение деятельности организации (подразделения) и ее руководства вне зависимости от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности.
На какие две группы разделяются все операции, выполняемые секретарем?	Документационные и организационные.
Какие операции проводятся с входящими документами?	Передача документов на рассмотрение руководству.
Что появляется на документе, переданном руководству при получении их от него?	Указания и резолюции о порядке исполнения этих документов.
Какие операции совершает секретарь при приеме документов от работников организации?	Передачу на рассмотрение руководству; изготовление документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.); копирование и размножение.
Какие документы передаются работникам организации?	Поступившие от руководства с резолюциями; направляемые в соответствии с имеющимися в организации указателем распределения поступающих документов; поступившие после изготовления.
Какого вида контроль осуществляет секретарь?	За исполнением документов и поручений руководства
За сохранность чего отвечает секретарь?	Всех документов.
Имеет ли право секретарь давать указания работникам служб и подразделений от имени руководителя?	Да.
Какие вопросы может самостоятельно решать секретарь?	Текущие вопросы, не вызывающие сомнения

Задание 2.2

1. Изучить и описать состав документационных операций, выполняемых секретарем.

· Прием и отправка исходящих документов.

· Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

· Оформление и хранение документов, а также печатей и бланков.

· Обеспечение сохранности документов.

2. Изучить и описать состав организационных операций, выполняемых секретарем.

· Подготовка рабочего места руководителя.

· Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места.

· Организация приема посетителей, вызов сотрудников организации.

· Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

· Подготовка служебных командировок руководства.

· Подготовка совещаний, заседаний.

· Подготовка материалов по указанию руководства.

3. Изучить и описать права секретаря.

давать указания от имени руководителя работникам служб и подразделений;
выполнять функции посредника; участвовать в управлении деятельности руководителя;
самостоятельно решать текущие вопросы, не вызывающие сомнения;
составлять распорядительные документы и письма на основе устных указаний руководителя;
не принимать служебные документы, оформленные с нарушением требований ГОСТов.
замещать руководителя при телефонных переговорах, сберегая его время;
устанавливать и поддерживать деловые и дружеские контакты с секретарями руководителей других учреждений.

Задание 2.3 Выполнив практическую работу, необходимо выбрать правильный ответ::

1. Секретарь должен отличаться высоким уровнем:

ü коммуникабельности

ü надежности

ü самоорганизованности

2. При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование:

ü умение организовывать свою работу

ü сохранение служебной тайны

ü специальное образование

3. Одно из основных личных качеств, которое необходимо для выработки деловых качеств:

ü любознательность

ü доброжелательность

ü умение адаптироваться

4. Внешний вид секретаря должен всегда отличаться:

ü скромностью

ü умением одеваться с учетом деловой обстановки:

ü привлекательностью