Совершенствование процесса автоматизации закупочной деятельности предприятия

 

Вопрос оптимизации управления запасами в торговле всегда стоит очень остро. Во всем разнообразии подходов к управлению запасами можно выделить две основные крайности:

- "творческий подход" к формированию запасов

-   "математический" подход.

"Творческий" подход подразумевает тщательную и кропотливую "ручную" работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень (это в лучшем случае, часто принимаются во внимание только "эфирные" озарения) условий для создания каждого заказа. Основой для этого метода служит предпосылка, что полностью предугадать спрос невозможно, поэтому и поставить на конвейер составление заказов невозможно. Указанная предпосылка часто верна. В части, что полностью предугадать невозможно.

"Математический" подход - это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма.

Естественно, как и любые идеализированные модели, в чистом виде эти методы в природе не встречаются.

Но в настоящий момент подход большинства компаний ближе к "творческим" алгоритмам, чем к математическим. Это объясняется целым рядом факторов:

1) Спрос на многие товары в России действительно нельзя назвать регулярным. Постоянный рост рынка, быстрые структурные изменения не позволяют говорить о значимом объеме достоверной статистики. На что еще накладывается и долгое невнимание к информационным системам в торговле и управлению ассортиментом.

2) Существующие алгоритмы расчета оптимального размера заказа и товарного запаса опираются на что угодно, кроме желания покупателя. А это для предприятий розничной торговли более чем нерентабельно.

)   Технологии работы многих компаний-поставщиков еще до сих пор оставляют желать много лучшего, что вносит такую степень неопределенности в работу розничной торговли, что большинство давно махнуло рукой на попытки создать хоть какие-либо алгоритмы.

Указанные ограничения привели к тому, что большинство заказов делаются вручную и по, так называемому, "стоковому" алгоритму (когда заказ делается не в фиксированный момент времени, а в момент падения запаса до безопасного запаса - "safety stock’а"). Подобные подходы и привели к устойчивому мнению, что автоматизация практически невозможна. Однако на сегодняшний день это не так, существует достаточное количество систем автоматизации закупочной деятельности на предприятиях розничной торговли.

Большинство информационных систем, автоматизирующих торговую деятельность позволяют:

- формировать заявку на закупку,

-   отслеживать доставку товара, путем формирования транзитных накладных,

    осуществлять приемку и учет поступающего товара,

    осуществлять возврат товара поставщику.

Большой практический интерес представляет решение логистических задач управления закупками (определение оптимального объема закупки и оптимальной периодичности, управление запасами в случае единичных и постоянных сбоев в поставках, прогнозирование спроса). Автоматизация закупок приводит к снижению времени обслуживания и ликвидации избыточных запасов.

При внедрении автоматизированной системы управления запасами возрастает их оборачиваемость, а следовательно возрастают объем реализации и прибыль. Стоимость содержания запасов на складах растет из года в год вследствие инфляции, роста стоимости аренды помещений, расходов на заработную плату, накладных расходов и т.д., что вызывает естественное стремление снизить уровень запасов за счет более частого заказа товаров меньшими партиями. Увеличение оборачиваемости увеличивает прибыль предприятия.

Однако если в результате снижения уровня хранимых запасов склад потеряет возможность удовлетворять запросы клиентов, то потерянная при этом прибыль может превысить стоимость содержания соответствующих запасов. Для крупного дистрибьютора размещение у поставщиков слишком большого числа срочных заказов может привести к существенному снижению получаемой им торговой скидки и, следовательно, к снижению прибыли. Эти проблемы вызвали применение современных методов управления запасами, которые обеспечивают увеличение оборачиваемости и прибыли.

Управление оборачиваемостью запасов позволит привести запасы товаров в соответствие с целевым показателем деятельности компании, сохранить хорошие отношения с поставщиками, вовремя рассчитаться с банком. В условиях высокой конкуренции жизненная необходимость этих достижений очевидна.

Эффективность торгового предприятия не сводится исключительно к высокой прибыльности. Не менее важно, как компания управляет своими ресурсами, а именно какое количество ресурсов она использует для достижения своей прибыльности, а также какие денежные потоки при этом генерирует.

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1) Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2) Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основе прогнозирования спроса.

)   Правила принятия решений. Система должна содержать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Система составляет заказы автоматически на основании принятых решений.

)   Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

)   Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как единственному показателю, что приводит к неправильным управленческим решениям.

)   Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). Данный блок может помогать анализировать изменения условий работы с поставщиками (изменение закупочных цен, способов транспортировки и т.д.).

Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они действительно помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами.

Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем. Во многих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется так называемое примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода. Программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т.п.

Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных "систем управления" не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.

Что касается методики, то надо сказать, что недалеко разработчики ушли от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%). В некоторых программах есть номинально поля: "минимальный запас" и "максимальный запас", но они не находятся оптимально самой программой, а определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при этом запасы доводятся до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения.

Иногда в системах используется эмпирический подход к определению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, также как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых осуществляется перенос практики неэффективной работы на будущее, и в управлении запасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо, на мой взгляд, использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальной партии закупки).

По результатам проведенного финансово-экономического анализа оборотных средств и запасов организации ИП Аксенова Н.В. можно сделать вывод, что на предприятии мало внимания уделяется оперативному управлению и планированию закупочной деятельности.

Особо остро в организации стоит проблема управления закупкой товаров, в связи с чем постоянно возникают потребности в некоторых видах товаров, которые быстро заканчиваются на складе, так как их запас не нормируется. Одновременно отмечается наличие на складе избытка невостребованных и "купленных про запас" товаров, срок годности по многим из которых давно вышел.

Таким образом, руководству ИП Аксенова Н.В. и бухгалтерии следует обратить внимание на контроль за наличием, использованием и нормированием товарных запасов, их оперативному управлению и планированию объема закупок. Здесь значительную помощь может оказать использование современных компьютерных технологий.

Главная задача системы управления запасами должна заключаться не только в учете запасов на складе, но и в применении современных моделей и правил восполнения запасов, в планировании оптимальных объемов закупок с выходом на финансовый контролинг бюджетных и собственных средств, направляемых на приобретение запасов и материалов, а также на стратегическое планирование запасов организации ИП Аксенова Н.В..

Для планирования запасов ИП Аксенова Н.В. необходимо исследовать динамику потребления (списания) в разрезе отдельных видов материальных запасов. Эта динамика может быть представлена в виде графика, на котором кривая продаж будет совершать колебания относительно некоторой усредненной кривой.

Исследование предшествующей истории потребления (списания) запасов дает материал для "предсказаний" тенденции на несколько шагов вперед. С этого момента и начинается процесс управления запасами.

Главной целью проектируемой системы управления запасами является повышение эффективности управления материальными запасами в организации ИП Аксенова Н.В., обеспечение контроля за их расходованием, увеличение балансовой прибыли предприятия за счет снижения затрат на управление, оптимизация финансовых взаимоотношений с поставщиками сырья и материалов.

При использовании автоматизированной системы управления материальными запасами, могут быть достигнуты следующие улучшения в работе ИП Аксенова Н.В.:

- рациональное использование материальных запасов;

-   повышение ликвидности сверхнормативных запасов материалов;

    ускорение оборачиваемости всех видов запасов;

    обеспечение оптимальных расходов на приобретение запасов;

    расчет оптимальной партии запасов;

    снижение затрат на хранение запасов;

    обеспечение налаженной работы транспорта;

    выявление дефицитных позиций отдельных видов запасов;

    выбор позиций тех средств, по которым сформировались лишние запасы, с целью их последующей реализации;

    определение потребности в финансовых ресурсах для обеспечения необходимых поставок материалов в плановом периоде и т.д.

Для решения задачи автоматизации управления запасами в ИП Аксенова Н.В. будут использоваться уже имеющиеся в организации электронно-вычислительные устройства и средства периферии. Приобретение дополнительных технических средств не требуется.

Рассмотрим количество и конфигурации автоматизированных рабочих мест в организации ИП Аксенова Н.В., (таблица 12).

 

 

Таблица 12 - Состав и конфигурация автоматизированных рабочих мест в ИП Аксенова Н.В.

Подразделение, должность	Техническая оснащенность АРМ	Конфигурация технического средства
Бухгалтерия:
Главный бухгалтер	ЭВМ, принтер, сканер, копир	PIII/256Mb/HDD60Gb/CD Epson Stylus CX 3200 all-in-one
Бухгалтер-экономист	ЭВМ, принтер	PII/128Mb/HDD30Gb/CD HP LaserJet 1010
Отдел снабжения:
Заместитель директора	ЭВМ, принтер, модем	PIII/512Mb/HDD60Gb/CD HP LaserJet 1020
Заведующий складом	ЭВМ, принтер	PIII/512Mb/HDD60Gb/CD HP LaserJet 1020

 

В качестве входной информации для обеспечения управлениями запасами организация должна использовать данные бухгалтерской отчетности - формы № 1 баланс, № 2, 3, 4, 5; регистры бухгалтерских счетов 10, 15, 16; главную книгу, журнал-ордер № 6, учетные ведомости по ТМЦ.

Для автоматизации системы управления материальными запасами в ИП Аксенова Н.В. необходимы будут следующие виды операционных систем и пакетов прикладных программ:

Store Management SAP/R3;

-   Windows 9x/NT 4.0/2000 Server/XP;

-   MS Excel 2007 (русская версия);

    MS Word 2007 (русская версия);

    MS Access 2007 (русская версия);

    Internet Explorer 6.0 (русская версия);

    1С-Бухгалтерия 8.1.

Все вышеперечисленное программное обеспечение, кроме предлагаемой к приобретению программы управления запасами Store Management SAP/R3, уже установлено на ЭВМ автоматизированных рабочих мест организации, в связи с чем нет необходимости приобретать или устанавливать дополнительное программное обеспечение.

При внедрении информационной системы управления запасами трансформации и реинжиниринга организационной структуры управления учреждением не потребуется. Сбор первичных данных, копирование информации из баз данных в таблицы информационной системы, расчет показателей, получение и анализ результативной (выходной) информации будет осуществляться ответственными лицами учреждения на основе разработанного регламента и должностных инструкций.

Сбор информации будет осуществляться путем ее занесения в таблицы данных пакета Store Management SAP/R3. Передача данных в системе будет осуществляться с помощью коммуникационного оборудования.

Все ответственные должностные лица, включенные в организационную модель управления закупочной деятельностью в ИП Аксенова Н.В. имеют высшее образование, обладают навыками работы с ПК на пользовательском уровне. В состав информационной модели Store Management SAP/R3 входят следующие блоки:

. Исходная информация.

В качестве исходной информации для определения и расчета оптимального среднего размера партии поставки конкретного вида материальных запасов будут служить оперативные данные бухгалтерского и управленческого учета предприятия:

справочник материальных запасов;

-   сумма операционных затрат по размещению заказов;

    объем потребления материальных запасов в рассматриваемом периоде;

    средний размер одной партии поставки запасов;

    средняя стоимость размещения одного заказа;

    сумма операционных затрат по хранению запасов на складе;

    стоимость хранения единицы запаса в рассматриваемом периоде.

2. Результативная информация:

общая сумма затрат по размещению запасов (включающих расходы по транспортировке и приемке);

-   общая сумма затрат по хранению товаров на складе;

    оптимальный средний размер партии поставки материальных запасов;

    оптимальный средний размер материальных запасов;

    норматив запаса сырья и материалов на складе.

На основе входных данных (справочник материальных запасов, справочник потребления материальных средств за период, справочник по стоимости размещения и хранения запасов) с использованием математического инструментария и вышеописанных моделей управления запасами будут формироваться следующие документы:

таблица оптимальных средних размеров партии запасов;

-   таблица оптимальных средних размеров запасов на складе;

    таблица показателей оборачиваемости запасов;

    таблица нормативов запаса сырья и материалов на складе;

    таблица дефицитных материальных запасов;

    таблица излишков материальных запасов на складе.

В таблице 13 представлена сравнительная характеристика системы Store Management SAP/R3с системами конкурентов.

 

 

Таблица 13 - Сравнительная характеристика системы Store Management SAP/R3 с другими автоматизированными системами управления запасами

Показатель	Store Management SAP/R3	Традиционные системы
Функции	Система класса МРП, осуществляющая управление, включающее учет, прогнозирование спроса, нормирование, оперативные готовые решения, оценку эффективности, имитационное моделирование, оптимизацию ассортимента. Наличие другой учетной программы - необходимое условие работы системы	Учетно-аналитические процедуры
Методы	Использование математико-статистических, аналитических методов в области теории управления запасами и ряда авторских методов и методик	Использование простейших математических методов обработки: сложение, вычитание, умножение, сводка, группировка и др.
Цель	Одновременное значительное сокращение запасов, снижение транспортных расходов, снижение дефицита и, как следствие, повышение рентабельности запасов. Обеспечение автоматизации работы логиста и переход на более высокий уровень управления - управление по параметрам	Достоверная, полная, оперативная информация о фактах хозяйственной жизни
Результаты	Выработка готовых ответов на вопросы управления запасами: что, в какой момент, в каком количестве заказывать	Получение отчетов для целей налогообложения и обеспечения управления
Параметры	Учет всех факторов (причин), определяющих оптимальный материальный запас	Не требуется учет факторов, влияющих на оптимальные запасы.

 

Внедрение автоматизированной системы закупок в ИП Аксенова Н.В. поможет избежать избыточного образования товарных ресурсов на складах. Каким бы приятным не казалось зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке, всегда есть риск того, что цены на товары внезапно снизятся после того, как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения. Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Нежелателен и слишком низкий уровень запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой товаров, предприятию нельзя закупать товары лишь в момент получения заказа от потребителя. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом сбыта способствует устойчивости и ритмичности реализации.

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством товаров, чтобы без промедления выполнять заказы, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе. Оптимальный уровень запасов представляет собой нечто среднее между уровнями "слишком высоким" и "слишком низким". Запасы нельзя представлять как единую товарную категорию, надо контролировать каждое наименование товаров.

Наименьшие затраты - это соблюдение бюджета путем размещения заказов по наиболее выгодной системе. Снижение затрат на заказы, получение и хранение партий товаров достигается при следовании рекомендациям поставщиков относительно оптимизации объемов и сроков заказов.

Максимальное удовлетворение спроса - достижение установленного процента удовлетворения заказов по номенклатуре. Ни один поставщик не надеется на полное удовлетворение спроса ввиду невозможности хранения всей номенклатуры товаров даже в системе складов. Уровень удовлетворения спроса редко превышает 90-95%, и этот конкретный уровень устанавливается каждым поставщиком для своей сбытовой сети как параметр стратегии управления запасами, влияющий на объем запасов и расходы по их содержанию.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами.

Управление запасами осуществляется обычно при различных ограничениях - по срокам подачи заказов и их исполнения, по экономичному объему партий, по уровню запасов.

Нормирование и контроль запасов - составляющие системы управления, от которых зависит своевременное устранение дефицита или затоваривания. Организация пополнения запасов характеризуется определенными и случайными параметрами. Интервалы между поставками, объемы партий и спрос не являются постоянными величинами, так как находятся под влиянием многих факторов, которые необходимо учитывать при формировании запасов. Например, время на перевозку одной партии отличается от времени на перевозку следующей, на оформление документов также может требоваться разное время и т.д.

Нормирование, регулирование и контроль запасов предусматривает поддержание такого соотношения товаров частого и нерегулярного спроса, которое обеспечивает высокую оборачиваемость запасов при удовлетворительном обеспечении покупателей и оптимальных расходах на содержание запасов. Нормирование запасов заключается в определении и уровня, оптимального по конкретному критерию, и в разработке условий, которые обеспечивают поддержание запасов на этом уровне.

Нормы запасов - количество товаров каждого наименования, которые должны храниться на складе для обеспечения бесперебойной реализации. Различают максимальные, минимальные, средние нормы запасов, точки заказов, нормы страховых запасов. Точка заказа может быть установлена на уровне минимального запаса, если этого запаса хватит до поступления новой партии товара.

Прежде чем решить вопрос о том, сколько данного товара следует иметь в запасе, необходимо определить потребность в этом товаре. Однако потребность не является единственным критерием для обоснования уровня запасов. Руководство предприятия должно определить цель создания запасов определенных товаров и в свете поставленных задач рассматривать вопрос о потребности.

Большинство предприятий стремятся к тому, чтобы обеспечить:

постоянную готовность к отгрузке товаров;

-   минимальные вложения в запасы денежной наличности;

    минимальный риск;

    простоту восполнения запасов;

    непрерывный, устойчивый ход реализации.

Такие цели и требуют поддержания запасов на оптимальном уровне, чем чаще оборачиваются запасы, тем ниже капиталовложения на их образование, тем меньше становится риск и тем больше высвобождается денег на приобретение новых товаров, на совершенствование и расширение деятельности.

Поддержание запасов на минимальном уровне является средством увеличения прибыли. Поэтому главной задачей является нахождение оптимального уровня запасов для каждого товара. Независимо от других соображений для бесперебойного снабжения потребителей следует всегда иметь в наличии достаточное количество товаров каждого наименования, а для этого нужно знать статистику расхода каждого товара.

Высокоэффективная торговля в настоящее время возможна только при условии:

системной организации сбыта;

-   управления запасами на основе научных методов;

    организации управленческого учета;

    компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза и обработки информации.

Это позволит не только оптимизировать запасы, снизить расходы на хранение, высвободить оборотные средства, но и значительно ускорить обслуживание клиентов.

Экономическая эффективность информационной системы управления может быть установлена прямым сопоставлением затрат и результатов от ее внедрения, а также выражена относительными величинами. Сопоставив результаты до и после внедрения информационной системы, можно определить, с одной стороны, снижение трудоемкости и стоимости обработки экономической информации, необходимой для рационального управления, и, с другой стороны, эффекты, получаемые непосредственно в производственно-хозяйственной деятельности за счет улучшения качества управления.