Какие виды совещаний используются в управленческом процессе?

Совещание как средство коллективного решения проблем является одной из эффективных форм управленческой деятельности. Исследования показывают, что примерно 90% идей возникает в процессе коллективного обмена мнениями. Очевидно, что именно этим обусловлена частотность его использования в работе коллектива.

Совещания является одной из важнейших форм управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Совещание - это способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам государственной службы.

В управленческом процессе используют такие виды совещаний:

- диктаторское совещание - руководитель знакомит присутствующих со своими распоряжениями, собственным взглядом, с постановлением или приказом высшего руководства. Иногда позволяет участникам совещания задавать вопросы. Обмен мыслями отсутствует;

- автократическое совещание - разновидность диктаторского совещания. Руководитель каждому ставит вопросы и выслушивает ответы. В таком совещании участвует немного работников. Кроме ситуации, когда подчиненному приходится отвечать на вопросы руководителя, он ведет себя пассивно. Активизация участника совещания, как правило, не предусматривает споры с руководителем;

- сегрегативное совещание - руководитель или работник по его поручению оглашает доклад, затем происходят дебаты, в которых участвует несколько участников по выбору председательствующего. Это совещание является псевдодискусионным (выступление подготовлено заранее). Оно может привести к расколу в коллективе, антипатии к руководителю или оратору, поэтому не стоит им злоупотреблять;

- дискуссионное совещание - свободный обмен мнениями, всеобщее голосование, принятие решения, которое затем подлежит утверждению руководством. Вариантом может быть единоличное принятие решения руководителем после осмысления выраженного и предложенного на совещании;

- свободное совещание - аморфное, без сформулированой повестки дня, а иногда и без председателя. Целью его является обмен мнениями; принятие решения необязательно. Такой обмен, как правило, возникает в кулуарах официального совещания и тому подобное;

- проблемное совещание - направлено на поиск решения определенной проблемы. Происходит оно по традиционной схеме: доклад - вопрос - дебаты - принятие решения. Для решения проблем часто используют метод "мозговой атаки";

- инструктивное (информативное) совещание - предусматривает передачу распоряжений и необходимых данных по иерархической лестнице управления. Организуют его при необходимости конкретизировать задачи для исполнителей, разъяснить вопросы, которые назрели, установить сроки выполнения поручений;

- оперативное совещание ("диспетчерское", "пятиминутка", "летучки" и т.д.) - предназначено для получения информации подчиненным о состоянии дел на производстве. Получив необходимые данные, председательствующий на месте принимает решение, предоставляет необходимую помощь. При организации оперативных совещаний важно четко определить их основную цель, которая может быть информативно-познавательной (взаимный обмен информацией между дирекцией и руководителями цехов, подразделений о движении материальных потоков в производстве), контрольно-регулирующей (выявление нарушений, отклонений и побуждение к их устранению), нормативно-оценочной (подведение итогов работы за сутки, определения передовиков) или творчески поисковой (поиск коллективных решений в сложных и межведомственных проблем).

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание приобретает и важное учебно-воспитательное значение. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, развивать культуру общения и тому подобное.

Совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в ограниченный срок и имеет определенную направленность. Совещания классифицируют по следующим признакам:

1) по назначению:

- те которые производят и принимают решения;

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации принятых решений;

- подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

- оперативные (диспетчерские).

2) по периодичности проведения:

- разовые;

- регулярные;

- периодические.

3) по количеству участников:

- узкий состав (до пяти человек)

- расширенные (до двадцати человек)

- представительные (свыше двадцати человек).

Выбор конкретного вида совещания зависит от предмета обсуждения, управленческих традиций в организации, предпочтений руководителя и др. Как правило, большинство совещаний сочетают в себе элементы различных видов, так главное требование к ним - объективный анализ проблемы, принятия эффективного решения, доведение его до исполнителей и тому подобное.