Как используется рабочее время государственного служащего. Какие оно включает этапы.

Одним из факторов эффективной организации труда государственных служащих является правильное использование рабочего времени. Продолжительность их рабочего времени (сорок часов в неделю) определяется нормативно-правовыми актами в сфере труда с учетом особенностей, предусмотренных Законом "О государственной службе". Однако с целью своевременного и качественного выполнения трудовых обязанностей государственный служащий может эпизодически работать сверх нормы рабочего времени. Кроме того, для выполнения неотложной и непредвиденной работы государственные служащие обязаны по распоряжению руководителя органа исполнительной власти, в котором они работают, являться на службу в выходные, праздничные и нерабочие дни, которые компенсируются в соответствии с действующим законодательством.

В основе научной организации труда положены результаты изучения затрат рабочего времени и разработка мероприятий по его эффективному использованию с обеспечением сокращения сроков выполнения определенных управленческих функций.

На режим труда и отдыха государственных служащих влияет степень нервно-эмоциональной напряженности, санитарно-гигиенические условия и тому подобное. Так как наибольшая работоспособность государственного служащего зарегистрирована с 9 до 12 и с 14 до 16 часов, то именно на этот период рекомендуется планировать выполнение наиболее трудоемких видов работ.

Работа большинства государственных служащих не подвергается временной регламентации. Однако во многих случаях игнорирование режима труда и отдыха с учетом определенных физиологических закономерностей становится результатом порочного стиля работы. Чтобы этого не произошло, при работе на грани постоянных нервных перегрузок рекомендуется увеличивать перерывы для отдыха:

- при большом напряжении внимания и зрения - 5 мин. через каждый час работы;

- при работе на печатной машинке - 3-4 мин. через каждые 45 мин. работы;

- при текущей сидячей работе - 5-8 мин. через каждые 2:00 работы.

Во время отдыха рекомендуется выполнять гимнастические упражнения, подобранные с учетом конкретных условий, возрастного состава и состояния здоровья государственных служащих.

Все затраты рабочего времени управленческого персонала классифицируются на время работы и время перерывов. При этом время работы можно разделить на время выполнения должностных обязанностей и на время выполнения работ, не предусмотренных этими обязанностями, в том числе - время временного исполнения обязанностей других сотрудников.

Исходя из содержания труда, рабочее время можно разделить на подготовительное и заключительное время, время основной работы, время отдыха и личных потребностей и время обслуживание рабочего места. К подготовительно-заключительному времени относится время получения задания и отчет о его выполнении. Время обслуживания рабочего места - это время на получение и доставку документов и материалов к рабочему месту, приведение в рабочее состояние оргтехники.

Время основной работы делится в зависимости от ее характера, обусловленного содержанием функций управления на время организационно-административной, творческой и технической работы.

Время организационно-административной работы - это затраты времени на организацию и управление трудовым процессом, проведения заседаний и совещаний, решения внутренних вопросов организации выполнения той или иной работы (задания). Время творческой работы включает затраты времени на анализ существующих обстоятельств, документов, информации, поиск и разработку оптимальных решений, проектов документов, программ. Время технической работы - это затраты времени на выполнения простых работ (которые регулярно повторяются) работ, связанных с информационным поиском материалов, документов; работы по подготовке отчетов, деловой переписки и т.д.

Перерывов в процессе рабочего дня может быть несколько:

- перерывы на отдых и перерывы на личные нужды;

- обеденные перерывы, которые определяются правилами внутреннего трудового распорядка (они не включается в рабочее время, предоставляются для отдыха, питания или по своему усмотрению) и предоставляются, как правило, через 4 часа после начала работы;

- перерыва, вызванные нарушением режима труда (связанные в основном с факторами, не зависящими от работника: ожиданиям задачи, неисправность технических средств и т.д.);

- непредвиденные перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины (опоздание на работу, преждевременное оставление рабочего места, самовольная временное отсутствие, выполнение работы, не связанной со служебными обязанностями).

Подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время на отдых и личные надобности, включая физические паузы, как правило, составляет 10% времени основной работы.

Для изучения затрат рабочего времени государственных служащих может применяться анкетный и устный опрос работников, фотография или самофотография их рабочего дня.

Исследование затрат рабочего времени производится по следующей методике: подготовка опросов или наблюдений; проведение опросов или наблюдений; обработка и анализ полученной информации с последующей разработкой соответствующих организационно-технических мероприятий по использованию соответствующих результатов.

На первом этапе определяется субъект опроса или наблюдения (структурное подразделение органа исполнительной власти, отдельная группа государственных служащих, отдельные категории служащих). Затем определяются продолжительность опроса или изучение затрат рабочего времени (непрерывно, с перерывами) и срок проведения опроса или наблюдений (месяц, неделю), а также круг специалистов, которые будут проводить опрос или наблюдение и анализ полученных данных.

Минимальным сроком проведения фотографии или самофотографии рабочего дня государственных служащих должен быть одна рабочая неделя.

Уровень производительного использования рабочего времени каждым государственным служащим может быть определенным по формуле:

где Тосн - время основной работы, мин.;

Трд - продолжительность рабочего дня без обеденного перерыва, мин.

Тпз - подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места, мин.

То - время на отдых, мин.

Тлн - время, регламентированое на личные нужды, мин.

Рост во времени уровня этого показателя позволит сделать вывод о повышение эффективности использования рабочего времени государственного служащего.

Значительная часть недостатков в организации труда связана, как показывает практика управления, с потерями рабочего времени. Вот почему в повышении эффективности организации труда государственных служащих важное значение приобретает поведение руководителя, организация его личного труда и его производительность, методы и стиль руководства.

Организуя свой труд, государственный служащий должен избегать чрезмерной перегрузки и одновременно обеспечить четкий ритм в работе подчиненных с наиболее эффективной их загрузкой. Только при этих условиях он сможет максимально проявить свои интеллектуальные способности, имея полную информацию о деятельности вверенного ему структурного подразделения и одновременно освободившись от второстепенных вопросов, которые могут быть выполнены подчиненными. Государственный служащий должен лично решать только те вопросы, которые невозможно передать на рассмотрение и решение подчиненных, что обеспечит эффективную организацию управления и эффективный труд его подчиненных.

Еще одним принципом организации труда государственных служащих является его планомерность. Она обеспечивает соответствующую систему исполнения управленческих работ, гарантирует, что ни одно задание или вопрос не останется без внимания, позволяет заранее отделить главные вопросы от второстепенных, рационально загрузить работой государственных служащих и предотвращать возникновение критических ситуаций.

Основой планирования является четкая регистрация задач, разработка и систематическое уточнение планов работы, что обеспечивает равномерность выполнения функций, эффективное использование рабочего времени как руководителя, так и подчиненных; ликвидацию или уменьшение до минимума работ повторяющихся дублирования функций и составление параллельных документов; четкую координацию выполнения задач и функций, разграничение их на первоочередные и второстепенные; эффективное распределение труда и контроль за выполнением задач и функций.

Составлению планов работы предшествует предварительный анализ задач и документов по содержанию, трудоемкостью, последовательностью их выполнения и картотека заданий с учетом сроков исполнения. Рабочий план органа исполнительной власти должен быть связан с планом работы его структурных подразделений и быть реальным с учетом резерва времени на выполнение непредвиденных задач и работ.

Руководитель органа исполнительной власти не должен допускать, чтобы порядок его рабочего дня определяли подчиненные и посетители. Во время проведения совещаний он должен руководствоваться следующими требованиями: совещание, в котором участвует значительное количество руководителей структурных подразделений, должно начинаться не ранее чем через час после начала рабочего дня; к совещанию надо привлекать только тех руководителей, к компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов. Такой подход применяется и на совещаниях, проводимых в структурных подразделениях.

С целью повышения интенсивности труда и обеспечения своевременного и качественного рассмотрения документов, целесообразно предусматривать их параллельное обращение (которые поступают для руководителя органа исполнительной власти и конкретным структурным подразделениям). Например, общий отдел или канцелярия копию документа, который адресуется высшему руководству, направляет соответствующему структурному подразделению. При этом необходимо помнить:

- о специализации структурных подразделений органа исполнительной власти;

- об уровне сложности документа;

- об установленных сроках рассмотрения документа и т.п.

 

22. Что представляет собой личное планирование деятельности государственного служащего?

Планирование - вид управленческой деятельности, направленный на определение перспективного состояния объекта управления и способствует формированию ориентиров его деятельности в будущем. Находясь в органической взаимосвязи с государственным управлением, планирование, во-первых, является главной частью всех систем управления, во-вторых, является процессом, с помощью которого система приспосабливает свои ресурсы к изменению внешних и внутренних условий, и, в-третьих, является первостепенной общей функцией управления, которая предшествует всем остальным, определяя их сущность.

Любой орган исполнительной власти осуществляет свою работу на плановых началах. В соответствии с "Положением о работе с кадрами в центральных и местных органах исполнительной власти" в каждом государственном органе в установленном порядке ведется учет кадров, в котором должны быть предусмотрены годовые и перспективные планы работы с кадрами, определяться меры по их отбору, подготовки, переподготовки и повышения квалификации, поощрения и контроля.

Общее планирование государственного органа может иметь следующие составляющие:

- перспективный план работы на год;

- план работы на квартал;

- план работы или основных мероприятий на месяц;

- месячные планы работы специалистов всех уровней.

Кроме того, государственные служащие составляют личные планы работы на год, которые анализируются при проведении ежегодной оценки выполнения государственными служащими возложенных на них обязанностей и задач.

Личные планы работы государственного служащего формируются по поручению или резолюцией непосредственного руководителя в начале года в соответствии с планами работы структурного подразделения и дополняются в течение года по поручению непосредственного руководителя в случае возложения на подразделение новых задач, а также поступления поручений вышестоящих органов. В течение года в личный план работы государственного служащего могут вноситься изменения и дополнения на основании документов, по которым государственный орган или подразделение направляет внеплановые задания (поручения органа высшего уровня, приказы или другие распорядительные документы руководителя государственного органа, решения коллегии и т.д.). Личные планы используются при проведении ежегодной оценки выполнения государственными служащими своих обязанностей.

Конкретные требования к планированию деятельности государственных служащих в нормативно-правовых актах отсутствуют, а соответствующие процедуры составления планов в инструктивных документах четко не выписаны. Форма личного плана предусматривает приведение перечня задач, сроков их выполнения, а также отметки о результатах оценки состояния выполнения каждой задачи самым государственным служащим и непосредственным руководителем. При планировании нельзя допускать формальное отношение к заполнению личных планов работы, потому что это несравненно сокращает результативность работы государственных служащих.

Государственный служащий, выполняющий профессиональное задание без учета собственных целей (например, материальных - при низкой заработной плате) вряд ли сможет получать удовольствие от своей работы. Вот почему согласование тактических планов отдельных сотрудников с оперативными планами учреждения может быть реальным, если оно базируется на заинтересованности - материальной, карьерной и др.

Чтобы достичь поставленных целей не следует пытаться переделать самостоятельно все дела, важно четко представлять, соответствует бюджет времени поставленной задачи, если нет, тогда передоверять выполнение менее важных дел подчиненным или отодвигать их выполнение на более поздние сроки. План составлять, исходя из реальных возможностей организации и прогноза изменений в приоритетах государственной политики или ситуации в обществе.

Одни из основных источников эффективного планирования - нормативные требования, которые следует неукоснительно соблюдать. Эти требования регламентируют направления работы границу ее выполнения, включая наличие ресурсов определенного учреждения.

Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, который предусматривает регулярную проверку своих планов, осуществления контроля результатов труда, анализ своей деятельности и эффективности использования рабочего времени. Доказано, что у разных людей работоспособность разная в разные периоды времени - это следует учитывать при планировании своего рабочего дня. Диалектика планирования также утверждает, что для разгрузки необходимо добавить себе нагрузки в виде самоконтроля.

 

23. Какие существуют виды планирования в сфере государственного управления? Каковы их цели?

С целью рационализации системы государственного управления необходимо вводить планирование результатов работы, которое предусматривает управляемость, оценку по сравнению с запланированным уровнем и соответствие результатов заданиям конкретной организации и государственной политики в целом.

Деятельность органов исполнительной власти должна планироваться на среднесрочную перспективу, ориентируясь на поставленные правительством цели, с обязательным учетом финансовых возможностей и критериев исполнения.

Составление планов в любом учреждении или организации невозможно без определения основных принципов их существования, учитывающие все стороны деятельности в разные периоды. С точки зрения иерархии существуют такие виды планирования:

- стратегическое (долгосрочное развитие учреждения или организации с учетом изменений в приоритетах государственной политики в определенной области)

- тактическое (планирование при условии осуществления деятельности с привлечением необходимых ресурсов);

- оперативное (планирование конкретных действий на краткосрочный период).

Цель стратегического планирования - дать основательную оценку будущей пользы для общества или территориальной общины от деятельности определенного учреждения (организации, структурных подразделений) и на этой основе принять решение о необходимости изменения приоритетов в реализации определенного вида государственной политики. Стратегический и годовой планы, которые будут основой введения системы стратегического планирования, должны обеспечить последовательность и логичность выполнения задач, возложенных на соответствующий орган исполнительной власти.

Тактическое и оперативное планирование основываются на показателях стратегического плана. Основным документом оперативно-тактического планирования является годовой план - документ, определяющий направления деятельности учреждения и использование ресурсов (в том числе и человеческих). Оперативным планированием охватываются отдельные функциональные области деятельности учреждения (организации).

Основными объектами прогнозирования на уровне учреждения или организации является результаты деятельности и потребности в необходимых ресурсах (материальных, финансовых, трудовых, информационных). Таким образом, программа деятельности состоит, исходя из максимально возможной пользы, из того что может принести учреждение в ходе реализации определенной государственной политики, исходя из реальных ресурсов при их максимально возможном и рациональном использовании. Разработка программы предполагает учет сроков, содержания действий персонала, возможностей достичь соответствующей эффективности работы и конкретных результатов при реализации функций государства в той или иной области.

В большинстве организаций планирование осуществляется "сверху вниз". На высшем уровне руководства определяются основные цели, направления и главные задачи развития, разрабатываются плановые директивы, которые спускаются на более низкие ступени управления, где эти задачи конкретизируются в отдельных подразделениях. После согласования плановых заданий с конкретными исполнителями они окончательно утверждаются высшим руководством.

 

24. Какие существуют основные принципы планирования деятельности государственного служащего?

При осуществлении планирования деятельности государственного служащего должны быть учтены следующие основные принципы:

1. Принцип "Парето" ("соотношение 80:20"). Он позволяет ранжировать задачи и устанавливать очередность их выполнения. Можно потратить 80% времени, решая "второстепенные" проблемы и получить при этом 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, потратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

2. Принцип АБВ. Это механизм установления приоритетов, который позволяет разделять задачи на категории и планировать время с учетом их важности. Принцип АБВ, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного и их доля в общем количестве дел примерно одинакова. В соответствии с этими принципом все дела можно разделить на три группы:

А - важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% от всего количества дел, которыми занимается государственный служащий. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%;

Б - важные задачи. На них приходится до 20% от общего числа дел и их значимость тоже колеблется в пределах 20%;

В - менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а их значимость составляет лишь 15%.

Чтобы применить принцип АБВ, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; Задание категории Б следует частично перепоручить; задачи, которые остались (В), подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач надо и вовсе отказаться.

3. Принцип "Планирование 60:40" - это принцип, подсказанный опытом, который указывает, что при коллективной работе в учреждении целесообразно установить план только на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, эти проценты охватят непредвиденные встречи, прием посетителей, телефонные разговоры и тому подобное.

4. Принцип приоритетности. Он предусматривает разделять дела на долго-, средне- и краткосрочные, установив приоритетность их выполнения, и действовать в соответствии с этим планом.

5. Принцип временных норм. На выполнение задания уходит столько времени, сколько его есть в наличии. Вот почему, установив сроки их выполнения, надо их корректировать, если они оказываются невыполнимыми.

6. Принцип "я руковожу работой, а не она мной". Организация рабочего дня должна соответствовать принципу "я руковожу работой, а не она мной". Достаточно часто неопытный служащий приходит на работу, разбирает почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимость ее выполнения в данный момент. На самом деле служащий должен постоянно ранжировать задачи по степени важности. Работнику может приходить масса поручений, просьб, задач, жалоб с разным эмоциональным окрасом. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над важными делами, что может обернуться реальными проблемами в будущем.

Основой для деятельности системы исполнительной власти должно стать не "ливень" поручений, который ежедневно "падает на голову" рядового бюрократа и не дает ему возможности эффективно использовать время и качественно работать, а четкая система планирования, которая должна объединить индивидуальные планы каждого государственного служащего с планами работы структурных подразделений, в дальнейшем - со стратегическими планами органов исполнительной власти, и, наконец, с политическими приоритетами, сформулированными программой деятельности правительства.