Организация движения информации в местной администрации

 

Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования (рис. 9). Она фиксируется на определенном носителе в виде документа.

Особенностью систем документированной информации является наличие операций по составлению, приему, передаче, регистрации, визированию, подписанию, копированию, хранению и уничтожению документов. Совокупность всех операций, выполняемых с документами, называется делопроизводством. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления адресату представляет собой документооборот. Рациональная организация документооборота в органах местного самоуправления обеспечивает оперативное прохождение документов.

 

 

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, движущихся между пунктами обработки информации (руководители и специалисты органа управления) и пунктами технической обработки документов (экспедиция, машинописное бюро, копировальномножительная служба и т.п.). Документооборот разделяется на входящие, исходящие и внутренние потоки документов. К основным параметрам потоков документов относятся: направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения; объем потока, характеризующийся количеством документов, проходящих в единицу времени; структура потока, характеризующаяся разновидностью документов, авторством и другими признаками; режим потока, определяемый периодичностью движения информации через пункты обработки.

Порядок работы с документами в органах муниципального управления регламентируют нормативные акты: «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов органами муниципального управления.

Номенклатура дел - утвержденный в установленном порядке, систематизированный список наименований дел, образуемых в органе муниципального управления. Используется в качестве схемы распределения и группировки документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и дел и сроков хранения, а также в качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы по их видам и содержанию, и потому от качества ее построения зависит оперативность работы с документами и их сохранность.

Особенности исходной информации для принятия управленческих решений состоит в следующем:

• исходная информация не всегда достоверна: если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных; для экспертной информации ошибки могут возникать из-за недостаточной компетентности экспертов и неправильных методов обработки;

• информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности, длительности сбора и обработки информации;

• в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;

• большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.

 

Правовое регулирование в сфере информационных технологий отражается в нормативно-правовых актах федерального уровня

♦ Конституция РОССИЙСКОЙ Федерации;

♦ Гражданский кодекс Российской Федерации;

♦ УГОЛОВНЫЙ кодекс РОССИЙСКОЙ Федерации;

♦ Бюджетный кодекс Российской Федерации;

♦ Федеральный закон № 24-ФЗ от 20 февраля 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации»;

♦ Федеральный закон № 1-ФЗ ОТ 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи»;

♦ Федеральный закон № 126-ФЗ от 7 июля 2003 года «О связи»;

♦ Федеральный закон № 85-ФЗ от 1 июля 1996 года «Об участии в международном информационном обмене»;

♦ Федеральный закон № 3523-1 от 23 сентября 1992 года «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных»;

♦ Федеральный закон № 5351-1 от 9 июля 1993 года «Об авторе ком праве и смежных правах»;

♦ Федеральный закон № 2124-1 от 27 декабря 1991 года «О средствах массовой информации»;

♦ Федеральный закон № 5185-1 от 21 июля 1993 года «О государственной тайне»

♦ Федеральный закон № 77-ФЗ от 29 декабря 1991 года «Об обязательном экземпляре документов».

 

ТЕМА 2.
Территориальная информационная система

 

2.1. Муниципальное образование как система