Документы, оформляющие исполнение экспортно-импортных операций.

    Контракт является главным документом при внешнеторговой сделке, но он составляет только небольшую часть документации, необходимой для ее осуществления. Все остальные документы, дополняющие контракт оформляются по строго определенной форме на стандартных бланках, на которых указывается название фирмы-экспортера и импортера, их адреса, номера телефонов, номер контракта и т.п.

    Документы, оформляющие исполнение экспортно-импортной сделки, делятся на следующие группы:

· по обеспечению производства экспортного товара;

· по подготовке товара к отгрузке;

· коммерческие документы;

· по платежно – банковским операциям;

· страховые документы;

· транспортные документы;

· транспортно – экспедиторские документы;

· складские документы;

· таможенные документы;

· техническая документация.

    Остановимся на них подробнее.

    Для обеспечения производства экспортного товара могут оформляться поручения на покупку сырья и материалов, инструкция по изготовлению, по упаковке, наряд на внутреннюю транспортировку и другие внутренние административные документы.

    Для подготовки товара к отгрузке на экспорт составляется инструкция по отправке: если используется водный транспорт – пишется заявка на фрахт, если воздушный – поручение на отгрузку. Затем оформляются ордер на перевозку, ордер на отправку, извещение об отправке.

    Коммерческие документы – самая большая группа требуемой документации. В них содержится информация о стоимости товара, его качестве и количестве. Оформляет их экспортер на своих фирменных бланках. Импортер же по ним платит требуемую сумму. Главным здесь является коммерческий счет.

    Коммерческие счета – это основные документы, которые могут иметь следующий вид:

а) счет-фактура – выписывается продавцом на имя покупателя, удостоверяет поставку товара и требует оплаты предписанной в нем суммы;

б) спецификация – дополнительный счет, указывающий сорт товара и плату за них;

в) счет-спецификация – перечень всех товаров с указанием цен и сортов;

г) предварительный счет.

    В каждом из видов счетов указываются: общая сумма причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где будет производиться платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда и кем оплачивается); кем оплачивается страхование.

    При экспорте химической продукции счет выписывается примерно в 20 экземплярах. Счет необходим банку для осуществления оплаты товара, страховому обществу – для определения суммы страховки, таможне – для взыскания размера пошлины. Счета нужны для получения лицензий для транспортно – экспедиторских фирм, несущих ответственность за сохранность груза, статистическим органам, ведущим учет внешнеторговых операций, и для выполнения других разнообразных функций.

    Нередко туда, где не будут производится денежные расчеты, посылается не счет, а проформа-счет. В нем содержится та же информация, что и в счете, но нет требования об уплате указанной в нем суммы.

    Один из видов коммерческих документов – сертификат качества. Он может выдаваться торговой палатой в Москве или зарубежными экспертами. В любом случае результаты проверки качества товара заносятся в акт экспертизы.

    Обязательно оформляется также упаковочный лист – перечень предметов, находящихся в одном контейнере или ящике. Он заполняется для товаров смешанного ассортимента и для оборудования.

    Платежно-банковские операции определяются многочисленными документами: векселями, долговыми обязательствами, аккредитивами и извещениями о них, о принятии документов к оплате, гарантийными письмами, инкассовыми поручениями, банковскими гарантиями и т.п.

    Страховые документы помогают возместить полученные убытки. К ним относятся страховой полис и сертификат. Страховой полис содержит условия договора со страховой компанией (сумму, условия ответственности, страховой взнос и т.п.). Страховой сертификат это документ, выдаваемый страховой фирмой о том, что груз застрахован.

    Транспортные документы выписывает перевозчик грузов, когда эти грузы им приняты. Чаще всего для продуктов химической промышленности используются коносаменты – документы, выдаваемые перевозчиком грузов отправителю при перевозке грузов морским путем. Коносамент свидетельствует о наличии договора морской перевозки, расписки в получении груза для перевозки, товарораспорядительного документа, дающего право владельцу груза распоряжаться им. В коносаменте значатся наименование судна и фирмы-перевозчика, место погрузки, наименование платежа, объем товаров, фрахт (платеж).

    Все это характерно для случая, когда фрахтуется часть судна. Если же нанимается судно в целом, то используется термин «чартер». Если при авиаперевозках – авиагрузовая накладная, при автодорожных перевозках – автогрузовая накладная, при смешанных перевозках – универсальный транспортный документ.

    Транспортно-экспедиторские документы оформляют   складирование, обработку груза, хранение и перетарку в пути, экспедирование и оформление экспедитором транспортных, таможенных, страховых и других документов. Документ, поручающий экспедитору выполнении различных функций, называется отгрузочным поручением.

   Складские документы выдаются владельцем склада владельцу груза.

    Таможенные документы – неотъемлемый элемент оформления внешнеторговой сделки, так как, они всегда обязательны при пересечении товаром границы. К ним относится таможенная декларация, содержащая сведения о видах ввозимых товаров, их количестве, стоимости. Другим таможенным документом является консульская фактура, бумага, в которой консул страны назначения товара свидетельствует цену товара и стоимость всей партии. Этот вид документов обязателен в тех странах, где пошлина берется с цены товара.

    Свидетельство о происхождении товара – документ, необходимый для выяснения вопроса, каким государством произведен товар, что влияет на размер пошлины (например, режим наибольшего благоприятствования).

    К таможенным документам относятся экспортные и импортные лицензии.

    При ввозе растений, плодов (овощей и фруктов), продуктов животноводства на таможне оформляются также санитарные, карантинные и ветеринарные свидетельства.

    Техническая документация оформляется при экспорте машин и приборов.

    Договор (контракт) может заключаться не только должностным лицом, но и его представителем, т.е. лицом, заключающим сделки по доверенности.

    Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьим лицом.

    Доверенность всегда содержит объем полномочий. Любая сделка, в которой превышены полномочия, не налагает никаких обязанностей на организацию.

    Виды доверенности:

v разовые – на совершение одной конкретной сделки;

v специальные – на совершение комплекса однородных сделок;

v общие (генеральные) – предусматривают совершение самых разнообразных сделок по управлению имуществом представляемого.

    Форма доверенности: обязательно письменная, нотариально заверена должна быть только, если она выдается для совершения сделок, требующих нотариального заверения (например: купля-продажа дома в городе).

Доверенность подписывает руководитель организации. Если доверенность дается на совершение денежных обязательств необходима подпись главного бухгалтера или старшего бухгалтера на его права.

    Срок, действия доверенности указан в самой доверенности.

    Если в доверенности на совершение внешнеторговой сделки не указан срок действия, и она заверена нотариально, то она действует до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

    Доверенность можно как отозвать, так и отказаться от нее в любое время без указания причин.