Тема 4. Документы по личному составу

Классификация документов по личному составу. Оформление документов при поступлении на работу

Трудовые правоотношения работодателя (организации, соб­ственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ РФ). Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность взаи­мосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы тру­довой деятельности работника, называют документацией по личному составу.

Документацию по личному составу (персоналу, кадрам) мож­но классифицировать на четыре группы: документация, связанная с комплектованием персонала организации; документация, связанная с процессом продвижения пер­сонала по службе; документация, связанная с выполнением работником тре­бований трудовой дисциплины; документация, связанная с прекращением трудовых отно­шений работников с организацией, с увольнением.

Прием на постоянную работу нового сотрудника при нали­чии вакантной должности, предусмотренной штатным расписа­нием, сопровождается оформлением документов: резюме, заявление, анкета, автобиография, трудовой контракт приказ о приеме (ф.№ Т-1 или Т-1а), запись в трудовой книжке, личной карточки, открытие лицевого счета в бухгалтерии.

Резюме в настоящее время, наряду с объявлениями в сред­ствах массовой информации, предложениями кадровых агентств, является наиболее оперативным и экономичным способом выявления претендентов, желающих поступить на рабо­ту в организацию на вакантную должность.

Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предвари­тельно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непо­средственном контакте остановиться на одном из них.

Согласие на прием нового работника дает будущий непосред­ственный руководитель. Свое согласие он выражает визирова­нием письменного заявления претендента.

При приеме на работу кроме письменного заявления адми­нистрация обязана потребовать от поступающего предъявления следующих документов: трудовой книжки, а если данное лицо поступает на рабо­ту впервые, — справки о последнем занятии, выданной по месту жительства; паспорта; военного билета (для военнообязанных).

При оформлении на работу, требующую специальных зна­ний, необходимо предъявление диплома или иного документа о полученном образовании и профессиональной подготовке.

При поступлении на работу лиц от 14 до 15 лет от них требу­ется предъявление свидетельства о рождении.

Если гражданин РФ принимается на государственную служ­бу в федеральные органы, он обязан представить сведения о своем имущественном положении, а также ряд других докумен­тов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья).

Право поступления на госслужбу имеют граждане Россий­ской Федерации не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечаю­щие требованиям, установленным Федеральным законом для государственных служащих1.

Для привлечения на работу иностранных граждан необходи­мо получение разрешения Федеральной миграционной службы России. Разрешения выдаются, как правило, на срок до одного года. Российские граждане на занятие вакантных рабочих мест имеют приоритет перед иностранными.

Общий порядок приема на работу предусматривает ознаком­ление поступающего работника с правилами внутреннего рас­порядка, коллективным договором, правилами охраны труда, а также другими необходимыми сведениями и его обязанностя­ми. Проводится инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране.

В связи с тем, что согласно КЗоТ РФ среди документов, не­обходимых при поступлении на работу, не значится анкета, ра­ботодатель не вправе требовать ее заполнения. Однако если по­ступающий не возражает против того, чтобы сообщить дополнительные сведения о себе, служба управления персона­лом от этого только выиграет. Форма анкеты приведена ниже.

Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при при­еме на работу. Например, при проведении конкурса на замеще­ние вакантных должностей в вузах от конкурсантов требуется письменная служебная характеристика с последнего места ра­боты, при приеме на работу инвалидов должна быть представ­лена трудовая характеристика МСЭК. В некоторых случаях за­конодательство предоставляет администрации право требовать от принимаемых на работу предоставления сведений о проти­воэпидемических иммунизациях, а также о нахождении на учете в наркологических и психоневрологических диспансерах.

В последнее время некоторые организации проводят тести­рование или другие мероприятия с целью уточнения пригодно­сти принимаемого работника к должности. Поскольку такие испытания при приеме на работу не предусмотрены действую­щим законодательством, можно рекомендовать, в случае затруд­нительности определения деловых качеств работника, прини­мать претендента на должность с испытательным сроком.

Испытание не устанавливается при приеме на работу: лиц, не достигших восемнадцати лет; молодых рабочих по окончании профессионально-технических учебных заведений; молодых специалистов по окончании высших и средних специальных учебных заведений; инвалидов Отечественной войны, направ­ленных на работу в счет брони. Испытание не устанавливается также при приеме на работу в другую местность.

Испытание не может быть установлено и для руководителей, избранных на должность, для лиц, поступающих на выборные должности и по конкурсу, а также для работников, направлен­ных на работу по окончании аспирантуры с отрывом от произ­водства.

При приеме на работу временных работников испытание не устанавливается, это относится также и к сезонным работникам.

Срок испытания, если иное не установлено законодатель­ством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случа­ях, по согласованию с соответствующим выборным профсоюз­ным органом, — шести месяцев.

Если в трудовом договоре (контракте) или в приказе (распо­ряжении) о приеме на работу не оговаривается испытание, ра­ботник вправе считать себя принятым на работу без испытания.

Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, он считается выдержавшим испытание. При неудовлетворитель­ном результате испытания освобождение работника от работы производится администрацией предприятия, организации без согласования с соответствующим выборным профсоюзным ор­ганом.

В период испытания на работника полностью распространя­ется законодательство о труде.

Запрещается совместная служба на одном и том же государ­ственном или муниципальном предприятии, в учреждении, организации лиц, состоящих между собой в близком родстве или свойстве, если их служба связана с непосредственной под­чиненностью или подконтрольностью одного из них другому.

Анкета составляется собственноручно при оформлении на ра­боту. Все записи в анкете должны быть подтверждены докумен­тально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу заполняется на основе предъявленных документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета и др.) по унифицированной форме № Т-1, если оформление производится индивидуально, или по форме № Т-1 а в случае одновременного оформления нескольких работников. Фор­мы № Т-1 и № Т-la приводятся соответственно на с. 166, 167.

Указанные формы применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются инспектором отдела персонала или другим ли­цом, ответственным за прием на работу.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме на рабо­ту указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также усло­вия приема на работу и характер предстоящей работы (по совме­стительству, в порядке перевода из другой организации, для за­мещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномо­ченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работ­нику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточ­ка (форма № Т-2 или Т-2 ГС), а в бухгалтерии открывается ли­цевой счет на каждого работника.

Личная карточка по форме № Т-2 (см. стр. 168—172) запол­няется на всех работников, кроме государственных служащих. При приеме на государственную службу на работника заполня­ется личная карточка по форме № Т-2 ГС (см. стр. 173—177). Для научных и научно-педагогических работников заполняет­ся учетная карточка по форме № Т-4. Форма карточки № Т-4 приведена на с. 178—179.

Заключение трудового договора (контракта) осуществляется согласно Кодексу законов о труде РФ. Трудовой договор (кон­тракт) — это соглашение между работником и работодателем (предприятием, учреждением, организацией, отдельным граж­данином), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работода­тель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

Трудовой договор (контракт) должен иметь следующие рек­визиты: название документа, цату, индекс, место составления, текст, подписи, печать. Договор (контракт) составляется в двух экземплярах, подписывается сторонами и скрепляется печатью. Один экземпляр остается у работодателя в организации, другой вручается работнику

Министерством труда и социального развития РФ рекоменду­ется следующая типовая форма трудового договора (контракта).

Оформление документов о приеме на работу заканчивается составлением личного дела.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятель­ности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и ее структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работни­ков. Личные дела содержат следующие документы: заявление о приеме на работу; приказ (распоряжение) о приеме на работу; анкету; автобиографию; резюме; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности (в отдель­ных случаях); характеристики или рекомендательные письма; трудовой договор (контракт); аттестационные листы; список научных трудов и изобретений; приказы (распоряжения) о перемещении работника; справки разного рода о данном работнике; приказы (распоряжения) о прекращении действия трудо­вого договора (контракта).

Анкета и автобиография составляются по взаимному согласию работника и работодателя

Особенность подготовки и хранения личных дел государ­ственных служащих заключается в том, что они могут быть толь­ко постоянными, передаваемыми на новые места работы госу­дарственной службы. Ведения нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно.

Личное дело работника содержит внутреннюю опись доку­ментов.

Личное дело — документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудо­вой книжки не допускается. Трудовая книжка не предъявляет­ся лишь при оформлении на работу по совместительству и по трудовому соглашению (договору подряда). Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представит администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уво­ленные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.

Заполнение трудовых книжек производится на языке респуб­лики, автономной области, на территории которых расположе­но данное предприятие, организация, и на официальном (рус­ском) языке Российской Федерации.

Заполнение трудовой книжки впервые производится адми­нистрацией организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку вносятся: сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рож­дения, образование, профессия, специальность; сведения о работе: прием на работу, перевод на другую по­стоянную работу, увольнение; сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с дей­ствующим законодательством (ордена, медали счетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.); сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, ис­пользованных изобретениях и рационализаторских предло­жениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой предприятия, организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обяза­на ознакомить владельца книжки с каждой записью в нее под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2 ГС.

Перевод работника на другую работу. Меры взыскания и поощрения. Оформление отпуска.

Условия и порядок перевода работника на другую работу оп­ределяются КЗоТ РФ.

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора (контракта) допускаются только с согласия работника, за ис­ключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается переводом на другую работу и не требует согла­сия работника перемещение его на том же предприятии, в уч­реждении, организации на-другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение ра­боты на другом механизме или агрегате в пределах специально­сти, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом). Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здо­ровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работни­ка, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льго­ты, преимущества и иные существенные условия труда, обуслов­ленные при заключении трудового договора (контракта).

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации на другую долж­ность.

Перевод на другую должность может быть осуществлен в ре­зультате аттестации работника на предмет соответствия занима­емой должности или достаточности его квалификации.

В соответствии с рекомендацией аттестационной комиссии и с соблюдением действующего законодательства принимается решение о материальном или моральном поощрении отдельных работников за достигнутые ими успехи, изменении должност­ных окладов по соответствующей должности, установлении или отмене надбавок к должностным окладам, повышении или по­нижении в должности, об освобождении от занимаемой долж­ности.

Перевод на другую должность оформляются приказом (рас­поряжением) по форме № Т-5 для одного работника (см. с. 188) и № Т-5а для группы работников.

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места и подписывает руко­водитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в лич­ной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда». Поэтому копия со­ответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

Меры взыскания и поощрения

Кодекс законов о труде Российской Федерации преду­сматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. В КЗоТе РФ со­держится перечень поощрений и взысканий, а также порядок применения их к работникам. За образцовое выполнение тру­довых обязанностей, повышение производительности труда, улучшение качества продукции, продолжительную и безупреч­ную работу, новаторство в труде и за другие достижения в работе применяются следующие поощрения: объявление благодарно­сти; выдача денежной премии; награждение ценным подарком; награждение Почетной грамотой; занесение в Книгу почета, на Доску почета. Перечень перечисленных мер поощрения явля­ется примерным.

Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по фор­ме № Т-11 или № Т-11а, доводится до сведения трудового кол­лектива и заносится в трудовую книжку работника. Форма № Т-11 приведена на с. 190. Форма № Т-11а идентична по со­держанию форме № Т-11, рассчитана на группу работников.

За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, к награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и к присвоению почетных званий и звания лучшего работника по данной профессии.

КЗоТ РФ за допущенные проступки предусматривает приме­нение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, вы­говор, строгий выговор, увольнение. Для государственных слу­жащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

Применение мер взыскания, не предусмотренных действую­щим законодательством, не допускается. Взыскания в трудовую книжку не записываются.

Оформление отпуска

Все работники предприятий, организаций в соответствии с трудовым законодательством пользуются в течение года отпус­ком продолжительностью 28 рабочих дней с сохранением сред­ней заработной платы.

Используемые при оформлении отпуска формы документов (указание о составлении графика отпусков, график отпусков и приказ о предоставлении отпуска) приводятся ниже.

Сводный график отпусков составляется отделом персонала организации, а на малых предприятиях это может быть вмене­но в обязанности секретаря-референта. Унифицированная фор­ма графика отпусков - форма № Т-7.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работни­ку (форма № Т-6) дана на с. 193. Приказ (распоряжение) о пре­доставлении отпуска одновременно группе работников состав­ляется по форме № Т-6а. Форма № Т-6а идентична по содержанию форме №Т-6 и здесь не приводится. Согласно при­казу бухгалтерией организации производится расчет оплаты от­пуска по каждому работнику и составляется платежная ведо­мость.